TỔNG QUAN VỀ CÔNG TÁC XÂY DỰNG KẾ HOẠCH NGÂN SÁCH
TRONG DOANH NGHIỆP DỊCH VỤ
VẬN TẢI ĐƯỜNG BỘ
I. TỔNG QUAN VỀ KẾ HOẠCH NGÂN SÁCH TRONG DOANH NGHIỆP
DỊCH VỤ VẬN TẢI ĐƯỜNG BỘ
1.Một số khái niệm
1.1. Dịch vụ vận tải đường bộ
Các doanh nghiệp khi tham gia kinh doanh có thể lựa chọn hàng hoá hoặc
dịch vụ làm phương tiện của mình. Tuy nhiên, khái niệm về dịch vụ thực ra vẫn
chưa được định nghĩa một cách thống nhất, mà thường được hiểu là những hoạt
động hỗ trợ cho việc kinh doanh hàng hóa.
Theo giáo trình: “ Kế toán cho các ngành dịch vụ” định nghĩa: Kinh doanh
dịch vụ là hoạt động cung ứng lao vụ, dịch vụ phục vụ nhu cầu sinh hoạt và đời
sống cho dân cư cũng như những nhu cầu của sản xuất kinh doanh toàn xã hội.
Theo GS.TS Nguyễn Thị Mơ- trong cuốn sách “ Lựa chọn bước đi và giải
pháp để Việt Nam mở cửa về dịch vụ – thương mại ”- NXB Lí luận chính trị –
2005, định nghĩa: Dịch vụ là hoạt động của con người được kết thành các loại sản
phẩm vô hình và không thể cầm nắm được.
Tóm lại, hoạt động dịch vụ rất đa dạng, bao gồm các hoạt động kinh doanh:
bưu điện, vận tải, du lịch, may đo, sửa chữa, dịch vụ khoa học kĩ thuật, dịch vụ tư
vấn, dịch vụ công cộng, vui chơi, giải trí, chụp ảnh, cho thuê đồ dùng, cắt tóc, giặt
là…
Căn cứ vào tính chất của dịch vụ người ta có thể chia thành 2 loại dịch vụ:
+ Dịch vụ có tính chất sản xuất: bao gồm dịch vụ vận tải, bưu điện, may đo,
sửa chữa…
+ Dịch vụ có tính chất không sản xuất: hướng dẫn du lịch, giặt là, chụp ảnh…
Tuỳ thuộc vào từng doanh nghiệp mà dịch vụ có thể có vai trò khác nhau.
Với một doanh nghiệp hoạt động bán hàng hoá là chủ yếu thì dịch vụ là hoạt động
hỗ trợ. Còn với các doanh nghiệp dịch vụ thì ngược lại dịch vụ chính là hoạt động
mang lại lợi nhuận chính cho công ty.
Trong ngành dịch vụ, vận tải đường bộ là một bộ phận không thể tách rời.

Người ta thường nghĩ ngân sách chỉ bao gồm những khoản thu- chi dự
kiến( tài khoản lãi lỗ), cho thấy lợi nhuận mỗi đơn vị trong công ty được kì vọng sẽ
đạt được và tổng chi tiêu được phép có. Tuy nhiên, ngân sách cũng nên bao gồm
những kế hoạch về tài sản có, tài khoản nợ( dự toán bảng cân đối kế toán) cũng
như ước lượng về các khoản thu chi tiền mặt( dự toán báo cáo lưu chuyển tiền tệ).
Ngân sách không chỉ quan tâm đến khía cạnh tài chính, cho dù đây là mặt
quan trọng mà nó còn gắn nguồn lực với các kế hoạch sản xuất, cung cấp dịch
vụ… đảm bảo cho các mục tiêu của kế hoạch sản xuất kinh doanh trở nên khả thi.
Ngân sách ở bất cứ cấp độ nào cũng rất quan trọng. Ở tầm vĩ mô ngân sách đã
khẳng định vị thế của mình khi nó luôn được xem xét rất thận trọng trong các kì
họp quan trọng của Chính Phủ. Một bản ngân sách không hợp lí có thể là nguyên
nhân dẫn đến những bất đồng lớn và lãng phí lớn trong quá trình thực hiện các mục
tiêu. Còn ở cấp độ các doanh nghiệp ngân sách cũng không hề mất đi vị trí của nó.
Đó chính là những hành động trong tương lai của doanh nghiệp. Vì thế một ngân
sách tốt sẽ giúp doanh nghiệp đi đúng con đường đã lựa chọn của mình.
2. Đặc điểm của doanh nghiệp dịch vụ vận tải đường bộ và ảnh hưởng của nó
đến kế hoạch ngân sách.
Doanh nghiệp dịch vụ vận tải đường bộ quản lí quá trình hoạt động kinh
doanh theo nhiều khâu khác nhau như: giao dịch, hợp đồng vận chuyển hàng hoá
hoặc hành khách, thanh toán hợp đồng, lập kế hoạch điều vận và kiểm tra tình hình
thực hiện kế hoạch điều vận. Chính vì thế kế hoạch ngân sách gắn với những hợp
đồng, những kế hoạch điều vận. Ngân sách bán hàng trong các doanh nghiệp kinh
doanh hàng hoá ở đây chính là ngân sách cung cấp dịch vụ. Ngân sách giành cho
việc kí kết hợp đồng là vô cùng quan trọng đối với doanh nghiệp. Có hợp đồng
đồng nghĩa với việc doanh nghiệp có thể tiến hành hoạt động.
Thứ hai, kế hoạch tác nghiệp vận tải được thực hiện cụ thể, chi tiết cho từng
ngày, từng giờ. Người điều hành phương tiện và phương tiện chủ yếu hoạt động ở
bên ngoài doanh nghiệp. Đặc điểm này chi phối rất lớn đến thời gian của các kế
hoạch ngân sách hay kì ngân sách. Kế hoạch sẽ được lập thành nhiều kì điều hành
trong một năm sao cho thật linh hoạt. Ngoài ra ngân sách lao động, tiền lương cần

công ty
- Chuẩn hoá
ngân sách
- Đánh giá
hệ thống
- Phân tích
sự khác biệt
giữa thực tế
v dà ự toán
- Theo dõi sự
khác biệt và
phân tích sai
số
-dự báo lại
v à điều
chỉnh, xem
xét sử dụng
những dạng
ngân sách
khác, rút kinh
- Thu thập
thông tin,
chuẩn bị dự
toán ngân sách
đầu tiên
- Kiểm tra các
con số dự toán
bằng cách chất
vấn v phânà
tích

sau khi xây dựng kế hoạch kinh doanh công ty mới dự toán ngân sách cho các kế
hoạch ấy.
Chuẩn hoá ngân sách cũng là một công việc có ý nghĩa. Doanh nghiệp nên
thiết lập Ban ngân sách để phối hợp giải quyết những vấn đề gặp phải giữa các
phòng ban với nhau, và xây dựng các biểu mẫu ngân sách. Công việc này sẽ giúp
cho công tác hoạch định thật thống nhất và nhanh chóng hơn.
Đánh giá lại hệ thống là công việc các nhân viên trong toàn công ty cùng nhau
xem xét, kết hợp với nhau xem có theo một chuẩn chung hay không. Công việc
này không hề đơn giản nếu như mọi cá nhân chỉ khư khư giữ lấy cái tôi của mình.
Tuy nhiên, một ngân sách chỉ thực sự phát huy được hiệu quả nếu chúng ta
tiến hành kiểm soát nó. Kiểm soát và xây dựng kế hoạch luôn luôn phải đi cùng
với nhau. Các bản kế hoạch được xây dựng không chỉ được xây dựng để tính đến
các kết quả trong tương lai mà quan trọng hơn là phải dùng để kiểm soát.
Kiểm soát nên được tiến hành thường xuyên theo những kì điều hành ngắn
được cho là phù hợp với những biến đổi của doanh nghiệp: có thể theo tháng hoặc
theo quí. Công việc này do chính những người thực hiện kế hoạch làm và gửi các
báo cáo sai số của mình lên Ban ngân sách. Công việc kiểm soát sẽ được giảm nhẹ
nếu đảm bảo đủ hai yêu cầu sau:
Thứ nhất, công tác kiểm soát thường xuyên có chất lượng tốt do mỗi cán bộ
phụ trách tiếp tục thực hiện mà không cần phải báo cáo lên cấp trên.
Thứ hai, đối với mỗi cán bộ phụ trách, bắt buộc phải tính đến các chênh lệch,
vào bất kì lúc nào mà anh ta cho là quan trọng.
Để theo dõi thật chặt chẽ ngân sách, doanh nghiệp cần phải theo 4 bước của
qui trình sau đây:
Hình 2: Qui trình kiểm soát ngân sách
Lâp/điều chỉnh ngân
sách
So sánh kết quả
thực tế với ngân
sách

* Phân tích các chênh lệch
Sau khi đã có những báo cáo sai số chúng ta tiến hành phân tích chúng. Cần
phải tìm hiểu kĩ càng những sai lệch, xem đó là sai số do lập ngân sách hay sai số
do không đo lường trước được.
Tuy nhiên, điều đó không có nghĩa là chúng ta phải phân tích tất cả các sai
lệch. Chúng ta có hai cách để đo lường các chênh lệch: theo ngoại lệ hoặc linh
hoạt.
** Kiểm soát theo ngoại lệ: là cách chỉ trình bày và giải thích các chênh lệch
có ý nghĩa nhất giữa thực tế và dự báo.
Chênh lệch có thể được đo lường theo số lượng tuyệt đối hoặc theo giá trị
tương đối. Thường thì cách này dựa vào kinh nghiệm của những người kiểm soát
ngân sách. Họ có thể biết chênh lệch nào là đáng cần phải đem ra phân tích khi qua
một ngưỡng nào đó. Điều này xem ra là khó khăn đối với những doanh nghiệp mới
áp dụng việc kiểm soát ngân sách nhưng thường thì chỉ sau đó một thời gian ngắn
họ có thể tự tin tìm ra điểm chênh lệch có ý nghĩa nhất và đặt ra được ngưỡng
chênh lệch. Tuy nhiên, kiểm soát linh hoạt sẽ giúp ích rất nhiều trong giai đoạn đầu
này.
** Kiểm soát linh hoạt
Kiểm soát linh hoạt là cách đo lường thực sự, không dừng lại ở việc xem xét
đơn thuần các chênh lệch mà phải đặt chúng trong mối quan hệ có ảnh hưởng với
nhtheer‡
Ví dụ Bảng 1: Ví dụ về kiểm soát linh hoạt
Chỉ tiêu Kế hoạch Thực hiện
Chênh lệch
số tuyệt đối số tương đối(%)
Sản lượng vận tải 12000 12500 500 4.2
Giá cung cấp dịch vụ 3600 2500 -1100 -30.6
Chi phí 200000 250000 50000 25.0
Như vậy, chi phí đã tăng lên đến 25%, điều này là ngưỡng đáng phải quan
tâm. Tuy nhiên, nếu để phân tích chi phi một mình như vậy thực sự là không có ý

trình bày chi tiết hơn trong các phần sau, sau khi xem xét vai trò của kế hoạch ngân
sách trong các doanh nghiệp dịch vụ vận tải đường bộ.
3.2. Mối quan hệ với các bộ phận kế hoạch khác trong doanh nghịêp.
Hệ thống kế hoạch trong doanh nghiệp vô cùng rộng. Nếu phân theo thời gian
chúng ta có kế hoạch dài hạn, trung hạn, ngắn hạn. Còn phân theo nội dung, tính
chất của kế hoạch có kế hoạch chiến lược và kế hoạch chiến thuật. Kế hoạch chiến
lược được soạn thảo cho thời gian dài, tuy nhiên nó không đồng nghĩa với kế
hoạch dài hạn. Kế hoạch chiến lược có thể chỉ trong một thời gian ngắn, miễn là
doanh nghiệp sử dụng nó như là hành động tổng thể để phát triển doanh nghiệp:
thay đổi, cải thiện hay củng cố vị thế cạnh tranh của doanh nghiệp mình. Để thực
hiện được những chiến lược đó, kế hoạch phải được cụ thể hoá bằng hệ thống các
kế hoạch chiến thuật. Kế hoạch chiến thuật bao gồm: kế hoạch cung cấp dịch vụ,
kế hoạch đầu tư phương tiện mới, kế hoạch mua sắm xăng dầu, thiết bị, kế hoạch
nhân sự, kế hoạch tài chính, kế hoạch marketing. Kế hoạch chiến thuật có thể hiểu
như kế hoạch tác nghiệp.
Hình 3: Mối quan hệ của kế hoạch ngân sách với các bộ phận kế hoạch khác
trong doanh nghiệp dịch vụ vận tải đường bộ.
kế hoạch đầu tư
Kế hoạch cung cấp
dịch vụ

Nguồn: Giáo trình Kế hoạch kinh doanh-Khoa Kế hoạch và Phát triển- Trường
ĐHKTQDHN
Sau khi các kế hoạch được xây dựng xong, công việc tiếp theo là lượng hoá
chúng dưới dạng tiền tệ các dự toán về mua sắm phương tiện vận tải, chi phí cung
cấp dịch vụ, nhu cầu vốn, chi phí kí kết hợp đồng vận tải…Đây chính là công việc
của kế hoạch ngân sách. Ngoài ngân sách chung, mỗi bộ phận hay chương trình
của doanh nghiệp cũng cần soạn lập ngân sách riêng của mình.
Như vậy, khả năng nắm bắt nhu cầu sẽ là yếu tố đầu tiên quyết định sự thành
công của kế hoạch. Kế hoạch marketing sẽ là trung tâm và cơ sở của mọi kế hoạch

công ty có thể theo dõi tình hình phát triển và điều chỉnh kế hoạch kinh doanh đã
thống nhất dựa trên hoạt động thực tế.
Tuy các hệ thống ngân sách tại các công ty lớn phổ biến hơn, nhưng ở các
công ty nhỏ công tác dự toán ngân sách cũng không kém phần hữu dụng. Ngân
sách sẽ giúp các cá nhân trong công ty nhận rõ trách nhiệm và quyền lợi của họ
trong sự phát triển của công ty bằng việc tự họ là những người lập ra. Ngân sách
thể hiện khả năng của người chuẩn bị.
Vai trò của kế hoạch ngân sách có thể tóm tắt trong bảng sau
Bảng 2: Tóm tắt vai trò của kế hoạch ngân sách trong doanh nghiệp
Vai trò Mô tả
Hoạch định
Hoạch định hoạt động công ty một cách logic và có hệ thống, gắn
liền với chiến lược kinh doanh dài hạn
Điều phối
Điều phối hoạt động và đảm bảo sự nhất quán của các phòng ban
trong công ty
Thông tin
Truyền đạt dễ dàng hơn các mục tiêu, cơ hội, và những kế hoạch
kinh doanh đến các trưởng phòng ban.
Khích lệ
Khích lệ các nhà quản lí đạt được mục tiêu của cá nhân và mục tiêu
của công ty
Kiểm soát
Kiểm soát các hoạt động thông qua đối chiếu với kế hoạch ban
đầu, điều chỉnh những chỗ cần thiết.
Đánh giá
Cung cấp khuôn khổ để đánh giá hiệu quả của những nhà quản lí
trong việc đạt được mục tiêu của phòng ban và của cá nhân.
Nguồn: Sách “ Quản lí kinh tế”-Lý Tuyên ( Dịch)-NXB Trẻ-2004
Trên đây là những vấn đề có tính chất tổng quan về kế hoạch ngân sách trong

đặt hàng hay hợp đồng vận tải có khoảng thời gian ngắn. Mặt khác doanh nghiệp
kinh doanh vận tải cũng là doanh nghiệp kinh doanh mặt hàng chịu sự thay đổi liên
tục của giá cả thị trường đầu vào như xăng dầu, giá các loại phương tiện, giá của
các đối thủ cạnh tranh nên những thay đổi này chỉ có thể được thể hiện trong các
kế hoạch ngân sách được lập một cách thường xuyên.
Thứ hai, xây dựng ngân sách liên tục nhưng không có nghĩa là nóng vội.
Ngân sách cần được xây dựng sau khi đã chuẩn bị những thông tin cần thiết. Ngân
sách đòi hỏi phải xây dựng sau khi đã suy nghĩ kĩ càng. Bản kế hoạch ngân sách
sau khi xây dựng nên cần phải có tính thực tế.
Thứ ba, khi xây dựng cần sự tham gia của mọi người. Đây dường như được
xem là yêu cầu thật dễ dàng vì bản thân việc hoạch định ngân sách không phải
trách nhiệm của riêng ai. Thế nhưng, thường thì tại các doanh nghiệp công việc

Trích đoạn Ngân sách chi phí dịch vụ Lưu chuyển tiền tệ từ hoạt động kinh doanh

---