LÝ LUẬN CHUNG VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN
LÝ VÀ MÔ HÌNH CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ
I. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý:
1. Khái niệm về cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý:
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý là tổng hợp các bộ phận (đơn vị và
cá nhân) có mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hoá, có
những nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm nhất định, được bố trí theo
những cấp, những khâu khác nhau nhằm thực hiện các hoạt động của
tổ chức và tiến tới những mục tiêu đã xác định.
Cơ cấu tổ chức thể hiện cách thức trong đó các hoạt động của tổ
chức được phân công giữa các phân hệ, bộ phận và cá nhân. Nó xác
định rõ mối tương quan giữa các hoạt động cụ thể, những nhiệm vụ,
quyền hạn và trách nhiệm gắn liền với các cá nhân, bộ phận, phân hệ
của tổ chức, và các mối quan hệ quyền lực bên trong tổ chức.
2. Phân biệt cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý và bộ máy quản lý:
Bộ máy quản lý của một tổ chức là hệ thống các bộ phận, các
phân hệ, cá nhân với trách nhiệm, quyền hạn nhất định được phân công
thực hiện điều hành mọi hoạt động của tổ chức nhằm thực hiện mục
tiêu của tổ chức.
Như vậy về mặt lý thuyết, cơ cấu bộ máy quản lý là khái niệm rộng
hơn. Nếu như bộ máy quản lý chỉ bao gồm các bộ phân, các phân hệ,
cá nhân và trách nhiệm của từng phân hệ, cá nhân đó thì cơ cấu bộ
máy quản lý còn bao gồm thêm mối quan hệ giữa các bộ phận, phân hệ,
cá nhân đó: tính chuyên môn hoá, tính phối hợp, quyền hạn và trách
nhiệm trong đó, sự ảnh hưởng của mỗi bộ phận, phân hệ tới cả bộ máy
như thế nào.
Nếu như nhìn vào bộ máy quản lý của một công ty chúng ta chỉ có
thể nhìn thấy được họ bao gồm những ai, họ có quyền hạn và trách
nhiệm gì ở mỗi vị trí để thực hiện điều hành công ty đạt mục tiêu thì khi
nhìn vào cơ cấu bộ máy quản lý chúng ta lại có thể biết được họ làm thế
nào để đạt được các mục tiêu đó: họ phối hợp với nhau trong công việc

bên trong và bên ngoài tổ chức với mức độ thay đổi trong từng trường
hợp:
5.1. Chiến lược:
Chiến lược và cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý là hai mặt không thể
tách rời trong cơ sở phân tích: các cơ hội và đe doạ của môi trường,
những điểm mạnh và điểm yếu của tổ chức trong đó có cơ cấu đang tồn
tại. Ngược lại xây dựng mô hình cơ cấu bộ máy quản lý là để phục vụ
việc thực hiện các mục tiêu chiến lược nên nó sẽ phải thay đổi khi có sự
thay đổi chiến lược. Động lực khiến các tổ chức phải xây dựng lại mô
hình sự kém hiệu quả của nó trong việc thực hiện các chiến lược cũ.
Tuy nhiên cũng phải nhớ rằng không phải bất kì một sự thay đổi
nào trong chiến lược cũng dẫn đến sự thay đổi mô hình.
5.2. Quy mô của tổ chức và mức độ phức tạp của tổ chức:
Quy mô và mức độ phức tạp trong hoạt động của tổ chức có ảnh
hưởng lớn đến cơ cấu tổ chức. Tổ chức có quy mô lớn, thực hiện
những hoạt động phức tạp thường có mức độ chuyên môn hoá, tiêu
chuẩn hóa, hình thức hoá cao hơn, nhưng lại ít tập trung hơn các hình
thức nhỏ, thực hiện những hoạt động không quá phức tạp.
5.3. Công nghệ:
Đặc điểm chung và mức độ phức tạp của công nghệ mà doanh
nghiệp đó đang sử dụng có thể ảnh hưởng đến việc tổ chức bộ máy
quản lý:
Các tổ chức chú trọng công nghệ cao thường có tầm quản lý thấp
nên mô hình xây dựng phải được bố trí sao cho tăng cường được khả
năng thích nghi của tổ chức trước sự thay đổi nhanh chóng về công
nghệ. Các tổ chức khai thác công nghệ mới thường có xu hướng sử
dụng các cán bộ cấp cao học vấn và kinh nghiệm về kỹ thuật, các cán
bộ quản lý có chủ trương đầu tư cho các dự án hướng vào việc hậu
thuẫn và duy trì vị trí dẫn đầu của tổ chức về mặt công nghệ và đảm bảo
sự điều phối hoạt động một cách chặt chẽ trong việc ra các quyết định

Địa bàn tập trung hay phân tán cũng ảnh hưởng đến cơ cấu tổ
chức bộ máy quản lý. Việc mở rộng địa bàn hoạt động hoặc phân tán
địa bàn hoạt động cũng đòi hỏi có sự bố trí lại lao động nói chung và lao
động quản lý nói riêng, có thể phải dẫn đến sự xuất hiện của một cơ cấu
tổ chức quản lý mới.
6. Các yêu cầu của mô hình cơ cấu bộ máy quản lý:
Việc xây dựng mô hình cơ cấu tổ chức cho mỗi công ty phải đảm
bảo những yêu cầu sau:
- Tính thống nhất trong mục tiêu: mỗi cơ cấu được coi là có kết quả
nếu nó cho phép mỗi cá nhân góp phần vào các mục tiêu của tổ chức.
Lãnh đạo tổ chức
Lãnh đạo tuyến 1 Lãnh đạo tuyến 2
A1 A2 AN B1 B2 BN
- Tính tối ưu: giữa các bộ phận và cấp tổ chức đều thiết lập những
mối quan hệ hợp lý với số cấp nhỏ nhất, nhờ đó cơ cấu sẽ mang tính
năng động cao, luôn đi sát và phục vụ mục đích đề ra của tổ chức.
- Tính tin cậy: Cơ cấu tổ chức phải đảm bảo tính chính xác, kịp thời,
đầy đủ của các thông tin được sử dụng trong tổ chức, nhờ đó đảm bảo
phối hợp tốt các hoạt động và nhiệm vụ của tất cả các bộ phận của tổ
chức.
- Tính linh hoạt: được coi là một hệ tĩnh, cơ cấu tổ chức phải có khả
năng linh hoạt thích ứng với bất kì tình huống nào xảy ra trong tổ chức
và ngoài môi trường.
- Tính hiệu quả: cơ cấu tổ chức phải đảm bảo thực hiện những mục
tiêu của tổ chức với chi phí nhỏ nhất.
II. Một số mô hình cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý cơ bản:
1. Theo mỗi quan hệ quyền hạn của tổ chức( cách tiếp cận hệ thống):
1.1. Cơ cấu trực tuyến:
Là mô hình cơ cấu đơn giản nhất được xây dựng theo đường
thẳng, chỉ có một chủ thể cấp trên và một chủ thể cấp dưới chịu trách

- Không thể thực hiện trong điều kiện phức tạp, đòi hỏi tính chuyên
môn hoá cao trong một tổ chức.
- Không sử dụng được các chuyên gia trong khi gánh nặng quản lý
đè lên vai các nhà lãnh đạo trực tuyến.
- Sự phối hợp ngang giữa các bộ phận yếu.
Thường mô hình này chỉ áp dụng với các tổ chức bé và kinh doanh
đơn lĩnh vực, đơn thị trường hoặc áp dụng với các bộ phận cấp thấp đối
với công ty lớn, phức tạp.
1.2. Cơ cấu trực tuyến - chức năng:
Lãnh đạo tổ chức
Lãnh đạo tuyến I Lãnh đạo chức năng ALãnh đạo chức năng BLãnh đạo tuyến II
A1 A2 AN B1 B2 BN
Là mô hình cơ cấu kết hợp những ưu điểm chính của hai loại hình
cơ cấu trực tuyến và cơ cấu chức năng hình thành cơ cấu mang tính
liên hợp.
Sơ đồ 2: mối quan hệ trong cơ cấu trực tuyến- chức năng.
Trong đó: A
1,
A
2
…A
N
; B
1,
B
2
…B
N
là những người thực hiện trong các
bộ phận.