KHáI QUáT Về Bộ CHứNG Từ trong THANH TOáN xuất
nhập khẩu
I. Khái niệm và vai trò của bộ chứng từ của bộ chứng từ trong thanh
toán xuất nhập khẩu.
1. Một số khái niệm
1.1. Phơng thức thanh toán quốc tế:
Trong một môi trờng khi mà xu thế hội nhập và toàn cầu hoá đang diễn ra ở
khắp các vùng lãnh thổ, các quốc gia trên thế giới, hoạt động xuất nhập khẩu cũng
không ngừng phát triển. Để có thể đáp ứng đợc nhu cầu thanh toán quốc tế ngày
càng gia tăng, chúng ta cần có một khái niệm cụ thể, rõ ràng về phơng thức thanh
toán nh sau:
Mọi khoản chi trả phát sinh giữa các chủ thể của các nớc đợc diễn ra thông
qua một quy trình xử lý kỹ thuật các giấy tờ thanh toán, đợc gọi là phơng thức
thanh toán.
Nh vậy, phơng thức thanh toán quốc tế là toàn bộ quá trình, cách thức đòi
và hoàn trả tiền hàng trong giao dịch mua bán ngoại thơng giữa ngời nhập khẩu
và ngời xuất khẩu. Trong ngoại thơng, có rất nhiều phơng thức thanh toán khác
nhau nh chuyển tiền, ghi sổ, nhờ thu, tín dụng chứng từ... Mỗi phơng thức thanh
toán đều có u điểm, nhợc điểm, thể hiện quyền lợi giữa ngời nhập khẩu và ngời
xuất khẩu. Vì vậy, việc chọn phơng thức thanh toán thích hợp phải đợc hai bên
thống nhất, ghi vào hợp đồng mua bán ngoại thơng. Mỗi phơng thức thanh toán là
một phơng pháp bảo đảm thanh toán; việc chuyển giao tiền thực sự hay chi
trả giữa ngời mua và ngời bán đợc thực hiện bởi các phơng thức đó.
Trong thanh toán quốc tế có nhiều phơng thức thanh toán khác nhau, chia
làm hai nhóm chính:
- Nhóm những phơng thức thanh toán không phụ thuộc vào chứng từ hàng
hoá gồm phơng thức chuyển tiền, phơng thức ghi sổ, phơng thức nhờ thu phiếu
trơn.
Trong các phơng thức thanh toán kể trên, căn cứ đòi và trả tiền của các bên
không phải là bộ chứng từ thanh toán mà dựa chủ yếu trên thực tế của việc giao
hàng. Ngân hàng chỉ đóng vai trò thứ yếu, trung gian và không có tính quyết định

1.2. Chứng từ và phân loại chứng từ:
Trong thơng mại quốc tế hiện nay, căn cứ vào các nguồn luật khác nhau có
nhiều cách phân loại chứng từ. Trong cuốn Các nguyên tắc thống nhất về nhờ
thu (Bản sửa đổi 1995, có hiệu lực 1/1/1996, số 522 của phòng thơng mại quốc
tế, ICC soạn thảo), viết tắt là URC 522 có định nghĩa về chứng từ nh sau:
Chứng từ bao gồm chứng từ tài chính và chứng từ thơng mại... (điều 2).
-Chứng từ tài chính: Bao gồm các chứng từ : hối phiếu, kỳ phiếu, séc, hoặc
các loại chứng từ tơng tự khác dùng để thu tiền (nh th tín dụng, điện chuyển tiền,
biên lai ký phát,...)
- Chứng từ thơng mại: Gồm có các hoá đơn, chứng từ vận chuyển, chứng từ
về quyền sở hữu hoặc bất kỳ một loại chứng từ tơng tự nào khác miễn là không
phải chứng từ tài chính.
Trong hoạt động xuất nhập khẩu, bộ chứng từ thanh toán thông thờng gồm
có: hối phiếu, hoá đơn thơng mại, vận đơn, giấy chứng nhận bảo hiểm, giấy chứng
nhận kiểm nghiệm hàng hoá, giấy chứng nhận xuất xứ, giấy kê khai đóng gói bao
bì chi tiết.
Việc nghiên cứu chi tiết, cụ thể từng loại chứng từ sẽ đợc đề cập tới ở phần
sau (phần II, Chơng I).
2. Vai trò của bộ chứng từ trong thanh toán xuất nhập khẩu.
2.1. Bộ chứng từ là cơ sở thanh toán giữa các bên trong hoạt động xuất
nhập khẩu.
Trong giao thơng quốc tế, việc thực hiện hợp đồng và việc thanh toán đợc
tiến hành độc lập nhau về: nhân sự, thủ tục, thời gian và nơi chốn. Do đó, cơ sở
tiến hành thanh toán là bộ chứng từ xác thực việc chuyển quyền sở hữu hàng hoá
và việc hoàn tất các nghĩa vụ giao hàng của bên xuất khẩu.
Chứng từ có thể xác nhận ngời bán đã giao đúng, đủ hàng hay cha và giao
có đúng thời hạn hay không. Còn ngời mua thì căn cứ vào bộ chứng từ để nhận
hàng và tiến hàng thanh toán. Trong trờng hợp có sự xuất hiện của ngân hàng-với
t cách là ngời trung gian giữa ngời xuất khẩu và ngòi nhập khẩu- thì quan hệ giữa
các bên và ngân hàng cũng căn cứ vào bộ chứng từ. Thông qua bộ chứng từ, ngân

mua lại tìm ngay đợc một đối tác để bán lại thì anh ta có thể chuyển giao ngay bộ
chứng từ cho ngời thứ ba đó. Khi đó, ngời mua lại bộ chứng từ có thể dùng bộ
chứng từ để nhận hàng và vấn đề thanh toán sẽ đợc tiến hành giữa ngời bán và ng-
ời thứ ba này.
Bộ chứng từ hay hối phiếu có thể đợc dùng để cầm cố: Ngời chủ bộ chứng
từ hay hối phiếu có thể mang chứng từ hay hối phiếu của mình đến ngân hàng hay
một tổ chức tín dụng để cầm cố cho một khoản vay nào đó tại ngân hàng đó.
Ngân hàng cầm cố có thể sử dụng hối phiếu hoặc bộ chứng từ nếu nh ngời chủ
hối phiếu không thực hiện việc trả nợ đúng hạn cho ngân hàng. Khi áp dụng hình
thức này, ngời cầm cố hối phiếu phải ghi vào mặt sau của tờ hối phiếu nh sau:
Bộ chứng từ cũng có thể đợc sử dụng làm vật thế chấp để vay tín dụng.
Trong trờng hợp nhà nhập khẩu phải thanh toán toàn bộ gửi hàng trong khi hàng
lại cha cập bến, anh ta có thể yêu cầu ngân hàng ứng trớc một khoản tín dụng. Sau
khi giải phóng hàng hoá và thu hồi vốn, nhà nhập khẩu sẽ hoàn trả tiền cho ngân
hàng. Với nghiệp vụ này, ngân hàng phải đơng đầu với các rủi ro mất vốn cho vay,
vì vậy ngân hàng đòi hỏi phải có thế chấp cho các khoản ứng trớc. Các chứng từ
về quyền sở hữu hàng hoá nh vận đơn đờng biển, giấy gửi hàng đờng biển, vận
đơn đờng không, hoá đơn kiêm phiếu nhận hàng, biên lai chứng nhận gửi hàng,...
hay còn gọi là các giấy tờ theo lệnh đều có thể dùng làm vật thế chấp. Các chứng
từ này phải đợc lập dới dạng có thể chuyển nhợng đợc (ký hậu để trắng hoặc ký
hậu chuyển nhợng cho ngân hàng). Một khi các chứng từ trên không thể chuyển
nhợng đợc (ví dụ vận đơn đích danh) thì nhà nhập khẩu phải sử dụng hình thức thế
chấp khác.
Bộ chứng từ hay hối phiếu có thể đợc sử dụng để chiết khấu tại các ngân
hàng. Đối với chiết khấu bộ chứng từ có hai hình thức sau:
- Chiết khấu miễn truy đòi là hình thức chiết khấu theo đó nhà xuất khẩu
bán hẳn bộ chứng từ gửi hàng cho ngân hàng, nhận tiền và không còn trách nhiệm
gì về việc hoàn trả tiền. Trách nhiệm thu tiền từ phía nớc ngoài và việc sử dụng số
tiền thu đợc hoàn toàn thuộc về ngân hàng. Hình thức chiết khấu này bao hàm
nhiều rủi ro đối với ngân hàng, do vậy ngân hàng thờng thu phí chiết khấu cao.

tầng về thanh toán điện tử, đa ra những quy định quy tắc về giao dịch chứng từ
điện tử thanh toán và chữ ký điện tử. Để đạt đợc nh vậy, các phơng thức thanh
toán quốc tế phải dựa trên cơ sở là bộ chứng từ thanh toán chứ không phải là hàng
hoá. Bộ chứng từ sẽ dần dần đợc chuyển từ hình thức bằng giấy truyền thống sang
hình thức mã hoá điện tử, và việc xuất trình bộ chứng từ sẽ trở nên đơn giản thông
qua hệ thống mạng máy tính cho bất kỳ ngân hàng nào. Chính điều này tạo tiền đề
cho phơng thức kinh doanh qua mạng, TMĐT phát triển.
II. Yêu cầu về việc tạo lập chứng từ trong thanh toán xuất nhập khẩu.
Nh đã đề cập ở trên, công việc hết sức quan trọng đối với các nhà xuất khẩu
là phải lập đợc bộ chứng từ phù hợp hợp đồng và/ hoặc phơng thức thanh toán áp
dụng, còn đối với các nhà nhập khẩu là kiểm tra đợc các chứng từ trớc khi thanh
toán. Vì vậy tìm hiểu về nội dung, tác dụng của từng loại chứng từ là rất cần thiết
đối với cả hai bên trong quan hệ buôn bán xuất nhập khẩu. Thông thờng, yêu cầu
đối với bộ chứng từ thanh toán nh loại chứng từ, số lợng từng loại, yêu cầu tạo lập
đối với từng loại chứng từ, cơ quan lập chứng từ...là do hợp đồng mua bán ngoại
thơng và các phơng thức thanh toán của hợp đồng quy định. Trong các phơng thức
thanh toán quốc tế sử dụng phổ biến hiện nay, phơng thức tín dụng chứng từ
(L/C) là phơng thức thanh toán quy định cụ thể, chi tiết và chặt chẽ nhất đối với
việc tạo lập chứng từ. Xuất phát từ thực tế đó mà khuôn khổ khoá luận này sẽ
nghiên cứu về chứng từ chủ yếu dựa trên những yêu cầu của phơng thức tín dụng
bằng L/C.
Thông thờng, nhà xuất khẩu muốn lấy tiền trong thanh toán bằng L/C thì
phải xuất trình một bộ chứng từ thanh toán đạt 5 tiêu chuẩn sau đây:
- Đầy đủ chứng từ: Tuỳ vào từng loại L/C mà yêu cầu từng loại chứng từ và
số lợng của từng loại phải nộp cho ngân hàng khi thanh toán.
- Hoàn chỉnh về mặt hình thức bề ngoài của bộ chứng từ xuất trình: bộ
chứng từ cần phải hoàn toàn đáp ứng các yêu cầu nêu trong L/C từ mô tả đặc điểm
của hàng hoá đến chất lợng, phơng thức vận tải, giao nhận,...
- Sự nghiêm ngặt về nội dung chứng từ: Vì ngân hàng thanh toán cho ngời
xuất khẩu dựa vào bộ chứng từ chứ không dựa vào hàng hoá, nên ngân hàng giám

Hối phiếu là phơng tiện đảm bảo:
Hối phiếu là một công cụ đảm bảo trong các quan hệ tín dụng. Điều này
dựa trên cơ sở về tính nghiêm ngặt của hối phiếu về trả tiền vô điều kiện, nghĩa là
ngời chủ nợ luôn luôn có quyền đòi hỏi thanh toán hối phiếu mà họ sở hữu vào
ngày đến hạn.
Hối phiếu là phơng tiện đầu t vốn
Trong nghiệp vụ chiết khấu hối phiếu, tất cả các ngân hàng đều có thể đầu
t vào hối phiếu bằng cách mua các loại hối phiếu của ngời bán.
Hối phiếu là công cụ thanh toán:
Hối phiếu là công cụ thanh toán đối với tất cả ai liên quan đến nó. Khi hối
phiếu đợc thanh toán vào ngày đến hạn thì món nợ gốc ghi trên hối phiếu đợc coi
là đã thanh toán.
1.3. Yêu cầu về hình thức và nội dung của hối phiếu.
Do hối phiếu là một công cụ thanh toán và cần phải đợc lu hành nên nó
phải có một hình thức nhất định để ngời ta có thể phân biệt hối phiếu với các ph-
ơng tiện thanh toán khác. Hối phiếu thơng mại là một văn bản xác nhận một trái
vụ trả tiền có tính chất thơng mại, cho nên hối phiếu phải có hình thức và nội
dung nhất định phù hợp với luật lệ chi phối nó. Trên thế giới hiện nay, hối phiếu
chủ yếu đợc tạo lập theo Luật điều chỉnh về hối phiếu (Uniform Law for Bills of
Exchange) viết tắt là ULB 1930 và theo luật Anh - Mỹ. Trong bối cảnh Việt Nam,
mặc dù chúng ta đã có Pháp lệnh thơng phiếu nhng Pháp lệnh này đợc xây dựng
chủ yếu trên cơ sở luật ULB 1930. Chính vì vậy, bài khóa luận này chủ yếu tập
trung vào việc phân tích hối phiếu trên cơ sở ULB 1930.
1.3.1. Hình thức của hối phiếu:
Hình thức của hối phiếu đợc quy định nh sau:
- Hối phiếu làm thành văn bản. Hối phiếu nói, điện tín, điện thoại...đều
không có giá trị pháp lý. Theo luật của các nớc nói chung, hối phiếu có thể viết
tay, đánh máy, in sẵn... vẫn có giá trị nh nhau.
- Nhìn chung, các mẫu hối phiếu của các nớc đợc in sẵn, có để trống những
đoạn nhất định để ngời ký phát hối phiếu điền chữ vào. Hình mẫu hối phiếu của n-

tuỳ ý, có thể có hoặc không, miễn là nội dung thoả mãn định nghĩa về hối phiếu
hoặc trong nội dung có bắt gặp từ hối phiếu. Trừ luật BEA 1882 và UCC 1962,
ngôn ngữ của tiêu đề phải cùng ngôn ngữ của toàn bộ nội dung hối phiếu.
Địa điểm ký phát hối phiếu và ngày tháng ký phát hối phiếu (3):
- Địa điểm ký phát: Thông thờng, địa chỉ của ngời lập phiếu là địa điểm ký
phát hối phiếu. Không loại trừ, hối phiếu đợc ký phát ở đâu thì lấy địa điểm ký
phát ở đó. Một hối phiếu không ghi rõ địa điểm ký phát thì ngời ta cho phép lấy
địa chỉ bên cạnh tên của ngời ký phát làm địa chỉ ký phát hối phiếu. Nếu trên hối
phiếu thiếu cả địa chỉ của ngời phát hành thì hối phiếu đó là vô giá trị. Địa điểm
phát hành là một yếu tố rất quan trọng vì nó là cơ sở để chọn luật áp dụng.
- Ngày tháng ký phát: ngày tháng ký phát hối phiếu là một yếu tố có tính
bắt buộc, quan trọng bởi nó gắn liền với một số mốc pháp lý sau:
+ Thứ nhất, nó xác định khả năng thanh toán hối phiếu hay năng lực
chủ thể tham gia hối phiếu. Ví dụ, nếu ngày ký phát hối phiếu xảy ra sau ngày ng-
ời có nghĩa vụ trả tiền hối phiếu mất khả năng thanh toán nh bị phá sản , bị đa ra
toà, bị chết,...thì khả năng thanh toán hối phiếu đó không còn nữa.
+ Thứ hai, ngày tháng ký phát xác định thời hạn thanh toán hối phiếu
đối với hối phiếu có kỳ hạn (trên hối phiếu có ghi rằng: Sau X ngày kể từ ngày
ký phát hối phiếu này)
+ Thứ ba, ngày tháng ký phát xác định thời hạn của việc xuất trình
theo luật. Ví dụ, theo luật ULB thì thời hạn xuất trình là 1 năm.
+ Thứ t, ngày tháng ký phát là cơ sở để Ngân hàng kiểm tra sự đồng
nhất về mặt thời gian giữa các chứng từ thanh toán theo L/C. Ví dụ, ngày ký phát
hối phiếu trớc ngày phát hành vận đơn thì Ngân hàng sẽ từ chối thanh toán hối
phiếu này.
Thông thờng, theo luật các nớc thì tháng phát hành phải ghi bằng chữ. Ví
dụ, tháng mời hai - December.
Thời hạn trả tiền hối phiếu (4): Thời hạn này gồm có hai dạng sau:
- Thời hạn trả tiền ngay: khi đó cách ghi trên hối phiếu sẽ là Ngay sau khi
nhìn thấy bản thứ nhất (hai) của hối phiếu này hoặc sau khi nhìn thấy bản thứ

số thì thờng căn cứ vào số tiền ghi bằng chữ. Trờng hợp có sự chênh lệch giữa số
tiền toàn ghi bằng số hay toàn bằng chữ thì căn cứ vào số tiền nhỏ hơn. Cũng cần
chú ý rằng số tiền trên hối phiếu không đợc vợt quá số tiền ghi trên hóa đơn và số
tiền ghi trong th tín dụng (L/C).
Với loại hối phiếu thanh toán ngay hoặc hối phiếu thanh toán chậm (quy
định thời điểm thanh toán cụ thể sau khi hối phiếu đợc xuất trình) thì ngời phát
hành có thể quyết định số tiền đó có đợc tính lãi hay không. Nếu có thì lãi suất
phải đợc ghi rõ bên cạnh số tiền trên hối phiếu. Số tiền trên hối phiếu có thể là
ngoại tệ.
Ngời hởng lợi hối phiếu (6): Tên và họ của ngời hởng lợi phải ghi đầy đủ và rõ
ràng. Ngời hởng lợi là ngời ký phát hối phiếu, đối với hối phiếu thơng mại, đó là
ngời xuất khẩu và có thể là một ngời khác do ngời hởng lợi chỉ định. Theo luật
quản chế ngoại hối ở nớc ta thì ngời hởng lợi hối phiếu là các Ngân hàng kinh
doanh ngoại hối đợc Ngân hàng Nhà nớc cấp giấy phép.
- Nếu ngời phát hành là ngời thụ hởng hối phiếu: trên hối phiếu sẽ ghi: Quý
ông (bà) thanh toán vào ngày... tháng... năm... cho tôi số tiền...
- Nếu ngời hởng lợi là ngời thứ hai: Hối phiếu sẽ ghi: Quý ông (bà) phải
thanh toán vào ngày... tháng...năm...cho ông (bà) (công ty)... số tiền...
- Nếu ngời hởng lợi hối phiếu là ngời thứ ba theo lệnh của của ngời thứ hai:
Trên hối phiếu sẽ ghi: Quý ông (bà) phải thanh toán vào ngày... tháng...năm ...
theo lệnh của ông (bà) (công ty)... số tiền...
Ngời trả tiền hối phiếu (7): Họ tên và địa chỉ của ngời trả tiền hối phiếu
phải đợc ghi rõ chi tiết ở mặt trớc, góc bên trái cuối cùng của tờ hối phiếu, sau chữ
gửi. Ví dụ, trong phơng thức tín dụng chứng từ dùng L/C không thể huỷ ngang
(irrevocable letter of credit) thì ngời nhập khẩu yêu cầu Ngân hàng mở L/C đứng
ra cam kết trả tiền cho mình, do đó Ngân hàng mở L/C là ngời trả tiền hối phiếu
trong thời hạn hiệu lực của nó. Hối phiếu loại này đợc gửi cho ngân hàng mở L/C
và trên đó ghi: To issuing bank... hoặc nếu có gửi cho ngời nhập khẩu thì cũng
phải thông qua Ngân hàng mở L/C và ghi: To importer, through issuing bank....
Trong trờng hợp phơng thức tín dụng chứng từ dùng L/C không thể huỷ bỏ có xác

Mẫu hối phiếu dùng trong tín dụng th
BILL OF EXCHANGE (2)
No___(1)___
For___(5)____
____________ _____(3)_________20______
____________
At ___(4)_____Sight of This FIRST BILL OF EXCHANGE
(Second of the same tenor and date being unpaid) pay to the
order of ___________(6)____________________________
________________________________________the sum of
(5)
Value received as per our Invoice(s) No.(s):__(9)________
dated ________________________________(10)_______
Drawn under __________________________(11)_______
Irrevocable L/C No.:_____(12)_______dated__(13)______
To____(7)_____ Sign
______________ (8)
Đối với hối phiếu là một phơng tiện đòi tiền của phơng thức tín dụng chứng từ,
nội dung hối phiếu cần thêm một số chi tiết sau:
- Số và ngày của hóa đơn thơng mại: (9), (10)
- Tên Ngân hàng phát hành L/C: (11)
- Số và ngày phát hành của th tín dụng (L/C): (12), (13)
Có thể nói hối phiếu là chứng từ quan trọng nhất trong bộ chứng từ thanh
toán, đặc biệt nó đợc sử dụng phổ biến nhất trong các phơng thức thanh toán nhờ
thu và tín dụng chứng từ:
- Trong phơng thức nhờ thu phiếu trơn, hối phiếu sẽ đợc chuyển cho ngân
hàng nhờ thu còn bộ chứng từ nhận hàng sẽ đợc chuyển cho ngời mua để nhận
hàng. Việc thanh toán hối phiếu này phụ thuộc rất nhiều vào thiện chí của ngời
mua và tốc độ thanh toán thờng chậm.
- Trong phơng thức nhờ thu kèm chứng từ: hối phiếu cùng các chứng từ