Trờng Đại học Ngoại thơng
Khoa Kinh Tế Ngoại thơng
========
Khoá luận tốt nghiệp
Khoá luận tốt nghiệp
Đề tài:
Tìm hiểu về bộ chứng từ
trong thanh toán xuất nhập khẩu
Thực trạng và các giải pháp hoàn thiện tại Việt Nam
Sinh viên thực hiện : Nguyễn Hồng Hà
Lớp : A1 - K37
Giáo viên hớng dẫn : ThS. Đặng Thị Nhàn
Hà Nội - 2002
KHóa LUậN TốT NGHIệP Nguyễn Hồng Hà - Lớp A1 - K37
Lời mở đầu
Hội nhập kinh tế quốc tế là xu hớng tất yếu và là một yêu cầu khách quan đối
với bất kỳ quốc gia nào trên thế giới trong quá trình phát triển. Xu hớng này ngày
càng hình thành rõ rệt mà nét nổi bật là nền kinh tế thị trờng đang trở thành một
sân chơi chung cho tất cả các nớc.
Trong nhiều năm qua, Việt Nam cùng với chính sách mở cửa nền kinh tế
đã từng bớc hoà nhập vào nền kinh tế toàn cầu. Các doanh nghiệp Việt Nam ngày
càng thiết lập đợc nhiều mối quan hệ với các doanh nghiệp khác trên thế giới, góp
phần thúc đẩy hoạt động thơng mại phát triển mạnh mẽ và đa dạng. Với t cách là
yếu tố quan trọng không thể thiếu đợc cho sự phát triển thơng mại quốc tế, thanh
toán quốc tế đã không ngừng đợc đổi mới và hoàn thiện với các phơng thức thanh
toán ngày càng an toàn và hiệu quả, đặc biệt là các phơng thức thanh toán có sử
dụng bộ chứng từ. Tuy nhiên, trong thực tế, các rủi ro trong thanh toán là điều
không thể tránh khỏi đối với các doanh nghiệp xuất nhập khẩu và cũng không ít tr-
ờng hợp nguyên nhân xuất phát từ bộ chứng từ thanh toán không hoàn thiện,
không trung thực, giả mạo...Xác định đợc tầm quan trọng của bộ chứng từ thanh
toán xuất nhập khẩu, việc hoàn thiện công tác thiết lập và xuất trình bộ chứng từ

nhập khẩu...................................................................................................1
I. Khái niệm và vai trò của bộ chứng từ trong thanh toán xuất nhập khẩu......1
1. Một số khái niệm.................................................................................................1
1.1. Phơng thức thanh toán quốc tế...............................................................1
1.2. Chứng từ và phân loại chứng từ.............................................................3
2. Vai trò của bộ chứng từ trong thanh toán xuất nhập khẩu..................................3
2.1. Bộ chứng từ là cơ sở thanh toán giữa các bên trong hoạt động xuất nhập
khẩu. 3
2.2. Chứng từ có thể mua đi bán lại, cầm cố, thế chấp hoặc chiết khấu tại
ngân hàng.................................................................................................................3
2.3. Tạo điều kiện áp dụng đợc những thành tựu của khoa học công nghệ
hiện đại vào việc sử dụng chứng từ.........................................................................6
II. Yêu cầu về việc tạo lập chứng từ trong thanh toán xuất nhập khẩu..............7
1. Hối phiếu thơng mại............................................................................................8
2. Hoá đơn thơng mại .............................................................................................17
3. Vận đơn đờng biển..............................................................................................21
4. Chứng từ bảo hiểm...............................................................................................27
5. Phiếu đóng gói.....................................................................................................28
6. Giấy chứng nhận xuất xứ.....................................................................................31
7. Giấy chứng nhận số lợng, chất lợng....................................................................35
8. Giấy chứng nhận kiểm dịch và giấy chứng nhận vệ sinh ...................................37
Chơng II: Tìm hiểu thực trạng bộ chứng từ thanh toán Xuất
nhập khẩu ở Việt Nam hiện nay........................................................38
Khoá luận tốt nghiệp Nguyễn Hồng Hà - Lớp A1 - K37
I. Thực trạng sử dụng bộ chứng từ trong thanh toán xuất nhập khẩu ở Việt
Nam. .......................................................................................................................38
1. Tình hình sử dụng bộ chứng từ trong thanh toán xuất nhập khẩu.......................39
1.1. Tình hình sử dụng các phơng thức thanh toán dùng chứng từ tại Việt
Nam hiện nay...........................................................................................................39
1.2. Tình hình chiết khấu hối phiếu và bộ chứng từ tại các ngân hàng tại Việt

quan, kết hợp với việc thiết lập môi trờng pháp lý trong nớc thuận lợi...................72
1.2. Tiến tới đơn giản hoá và tiêu chuẩn hoá bộ chứng từ trong thanh toán
xuất nhập khẩu.........................................................................................................73
1.3. Tiêu chuẩn hoá sơ đồ lu chuyển chứng từ.............................................79
1.4. Vận dụng chứng từ điện tử trong thanh toán xuất nhập khẩu................79
2. Giải pháp tầm vi mô............................................................................................83
2.1. Đối với hệ thống các ngân hàng............................................................83
2.2. Đối với đơn vị làm công tác lập chứng từ..............................................88
Kết luận
Tài liệu tham khảo
Phụ lục
KHóa LUậN TốT NGHIệP Nguyễn Hồng Hà - Lớp A1 - K37
Chơng I:
KHáI QUáT Về Bộ CHứNG Từ trong THANH TOáN xuất nhập khẩu
I. Khái niệm và vai trò của bộ chứng từ của bộ chứng từ trong thanh
toán xuất nhập khẩu.
1. Một số khái niệm
1.1. Phơng thức thanh toán quốc tế:
Trong một môi trờng khi mà xu thế hội nhập và toàn cầu hoá đang diễn ra ở
khắp các vùng lãnh thổ, các quốc gia trên thế giới, hoạt động xuất nhập khẩu cũng
không ngừng phát triển. Để có thể đáp ứng đợc nhu cầu thanh toán quốc tế ngày
càng gia tăng, chúng ta cần có một khái niệm cụ thể, rõ ràng về phơng thức thanh
toán nh sau:
Mọi khoản chi trả phát sinh giữa các chủ thể của các nớc đợc diễn ra thông
qua một quy trình xử lý kỹ thuật các giấy tờ thanh toán, đợc gọi là phơng thức
thanh toán.
Nh vậy, phơng thức thanh toán quốc tế là toàn bộ quá trình, cách thức đòi
và hoàn trả tiền hàng trong giao dịch mua bán ngoại thơng giữa ngời nhập khẩu
và ngời xuất khẩu. Trong ngoại thơng, có rất nhiều phơng thức thanh toán khác
nhau nh chuyển tiền, ghi sổ, nhờ thu, tín dụng chứng từ... Mỗi phơng thức thanh

những trờng hợp ngời mua và ngời bán mới quen biết nhau và giá trị hợp đồng lớn.
Tuy nhiên, việc áp dụng những phơng thức này, đặc biệt là phơng thức tín dụng
chứng từ khá phức tạp, thể hiện trong việc lập chứng từ. Chứng từ là căn cứ duy
nhất để ngân hàng trả tiền, ngân hàng chỉ chịu trách nhiệm duy nhất về chứng từ
chứ không chịu trách nhiệm về hàng hoá, nên ngời mua khó loại trừ khả năng ngời
bán giả mạo chứng từ hoặc thay đổi chứng từ để đợc thanh toán. Đối với ngời bán,
rủi ro vẫn có thể xảy ra do ngời mua có thể dựa vào lỗi chứng từ để từ chối thanh
toán mặc dù hàng hóa đã đợc giao đúng phẩm chất và đúng theo hợp đồng ký giữa
hai bên.
Mặc dù mỗi nhóm đều có những u điểm, nhợc điểm riêng, song trên thực tế
nhóm các phơng thức thanh toán phụ thuộc vào bộ chứng từ , mà trong đó đặc biệt
là phơng thức tín dụng chứng từ đợc sử dụng phổ biến hơn cả. Qua đó thấy rằng bộ
chứng từ thanh toán đóng vai trò vô cùng quan trọng, là linh hồn của phơng thức
2
KHóa LUậN TốT NGHIệP Nguyễn Hồng Hà - Lớp A1 - K37
thanh toán, là căn cứ không thể thiếu trong việc tiến hành việc đòi và trả tiền giữa
hai bên trong hoạt động mua bán xuất nhập khẩu.
1.2. Chứng từ và phân loại chứng từ:
Trong thơng mại quốc tế hiện nay, căn cứ vào các nguồn luật khác nhau có
nhiều cách phân loại chứng từ. Trong cuốn Các nguyên tắc thống nhất về nhờ
thu (Bản sửa đổi 1995, có hiệu lực 1/1/1996, số 522 của phòng thơng mại quốc
tế, ICC soạn thảo), viết tắt là URC 522 có định nghĩa về chứng từ nh sau:
Chứng từ bao gồm chứng từ tài chính và chứng từ thơng mại... (điều 2).
-Chứng từ tài chính: Bao gồm các chứng từ : hối phiếu, kỳ phiếu, séc, hoặc
các loại chứng từ tơng tự khác dùng để thu tiền (nh th tín dụng, điện chuyển tiền,
biên lai ký phát,...)
- Chứng từ thơng mại: Gồm có các hoá đơn, chứng từ vận chuyển, chứng từ
về quyền sở hữu hoặc bất kỳ một loại chứng từ tơng tự nào khác miễn là không
phải chứng từ tài chính.
Trong hoạt động xuất nhập khẩu, bộ chứng từ thanh toán thông thờng gồm

toán tiền dựa vào hợp đồng hay chứng từ (nh L/C; A/P...)
- Tuỳ từng điều kiện giao hàng mà phơng thức thanh toán cũng cần phải xác
định cho phù hợp. Bộ chứng từ sẽ phát huy tác dụng tốt nhất đối với các điều kiện
cơ sở giao hàng nh FOB, CIF, CFR...Ví dụ, đối với điều kiện DAF (giao hàng tại
biên giới) ta vẫn có thể sử dụng phơng thức thanh toán kèm chứng từ (nh phơng
thức tín dụng chứng từ). Nhng trong trờng hợp này, xét về bản chất, L/C cũng
giống nh L/G.
2.2. Chứng từ có thể mua đi bán lại, cầm cố, thế chấp hoặc chiết khấu tại
ngân hàng.
Thông thờng thì ngời mua, hoặc ngời bán (hoặc ngời sản xuất) luôn cần tài
chính để thực hiện một thơng vụ. Thí dụ, một ngời nhập khẩu (ngời mua) chỉ
muốn thanh toán hàng nhập sau khi anh ta bán đợc một số hàng. Mặt khác, ngời
xuất khẩu (ngời bán) lại có nhu cầu về tài chính để mua nguyên vật liệu thô phục
vụ cho sản xuất hàng hoá mà anh ta bán. Xuất phát từ đặc điểm bộ chứng từ là căn
cứ thanh toán giữa các bên nên có thể coi chứng từ là đại diện của hàng hoá. Thay
vì hàng hoá, ngời ta có thể buôn bán trao tay bộ chứng từ, hoặc có thể dùng nó làm
vật cầm cố, thế chấp hay chiết khấu tại ngân hàng.
Bộ chứng từ có thể đợc mua đi bán lại nhằm chuyển giao quyền sở hữu đối
với hàng hoá. Trong trờng hợp hàng hoá vẫn còn trên đờng vận chuyển, nhng ngời
4
KHóa LUậN TốT NGHIệP Nguyễn Hồng Hà - Lớp A1 - K37
mua lại tìm ngay đợc một đối tác để bán lại thì anh ta có thể chuyển giao ngay bộ
chứng từ cho ngời thứ ba đó. Khi đó, ngời mua lại bộ chứng từ có thể dùng bộ
chứng từ để nhận hàng và vấn đề thanh toán sẽ đợc tiến hành giữa ngời bán và ng-
ời thứ ba này.
Bộ chứng từ hay hối phiếu có thể đợc dùng để cầm cố: Ngời chủ bộ chứng
từ hay hối phiếu có thể mang chứng từ hay hối phiếu của mình đến ngân hàng hay
một tổ chức tín dụng để cầm cố cho một khoản vay nào đó tại ngân hàng đó. Ngân
hàng cầm cố có thể sử dụng hối phiếu hoặc bộ chứng từ nếu nh ngời chủ hối
phiếu không thực hiện việc trả nợ đúng hạn cho ngân hàng. Khi áp dụng hình thức

miễn truy đòi do ngân hàng chịu ít rủi ro hơn.
Đối với chiết khấu hối phiếu: đây là nghiệp vụ tài trợ ngắn hạn đợc thực
hiện dới hình thức khách hàng chuyển quyền hởng lợi hối phiếu cha đáo hạn cho
ngân hàng để nhận một số tiền bằng mệnh giá hối phiếu trừ đi lãi chiết khấu và phí
chiết khấu. Thực chất đây là hình thức ngân hàng mua lại hối phiếu cha tới hạn
thanh toán của nhà xuất khẩu. Với nghiệp vụ này ngân hàng cung ứng một khoản
vốn cho nhà xuất khẩu để họ có điều kiện tiếp tục quá trình tái sản xuất. Nhà nhập
khẩu sẽ có ngay vốn thay vì phải chờ nhà nhập khẩu thanh toán do anh ta đã cung
cấp một khoản tín dụng thơng mại (bán chịu hàng). Còn ngân hàng có lợi là thu đ-
ợc lãi suất chiết khấu. Một nét đặc trng của chiết khấu hối phiếu là ngân hàng sẽ
khấu trừ tiền lãi ngay khi chiết khấu và chỉ chuyển cho khách hàng số tiền còn lại.
Số tiền đó là giá trị chiết khấu.
2.3. Tạo điều kiện áp dụng đợc những thành tựu của khoa học công
nghệ hiện đại vào việc sử dụng chứng từ.
Ngày nay, thơng mại điện tử (TMĐT) không chỉ đợc các quốc gia coi là
một giải pháp hữu hiệu nhất cho việc toàn cầu hoá mà còn là một trong những cơ
hội lớn để phát triển nền kinh tế quốc gia và toàn cầu lên một bớc mới. Theo con
số của Tập đoàn t vấn Boston Consulting thì doanh số TMĐT năm 1999 đã tăng tr-
ởng ở mức 120%, đạt 33,1 tỷ USD, chiếm 1,4% tổng doanh thu bán lẻ trên thế
giới. Theo dự đoán, đến năm 2003 doanh thu từ TMĐT sẽ là 1400 tỷ USD. Để có
thể chia sẻ một phần con số doanh thu khổng lồ đó, các quốc gia phải có những
thay đổi căn bản từ chính sách vĩ mô, cơ sở hạ tầng. Một trong những chuyển đổi
quan trọng có tính quyết định để tham gia TMĐT là việc thiết lập một cơ sở hạ
tầng về thanh toán điện tử, đa ra những quy định quy tắc về giao dịch chứng từ
6
KHóa LUậN TốT NGHIệP Nguyễn Hồng Hà - Lớp A1 - K37
điện tử thanh toán và chữ ký điện tử. Để đạt đợc nh vậy, các phơng thức thanh toán
quốc tế phải dựa trên cơ sở là bộ chứng từ thanh toán chứ không phải là hàng hoá.
Bộ chứng từ sẽ dần dần đợc chuyển từ hình thức bằng giấy truyền thống sang hình
thức mã hoá điện tử, và việc xuất trình bộ chứng từ sẽ trở nên đơn giản thông qua

đơn phải giống mô tả trong vận đơn và phải đúng quy định của L/C; số lợng hàng
hoá ghi trong các chứng từ phải thống nhất và đúng quy định của L/C...
- Xuất trình bộ chứng từ phải đúng thời gian quy định của L/C: Nếu trong
L/C không quy định thời gian xuất trình bộ chứng từ, điều 43 UCP-DC quy định:
các Ngân hàng sẽ không chấp nhận các chứng từ xuất trình cho Ngân hàng sau 21
ngày kể từ ngày giao hàng. Vì vậy, trong mọi trờng hợp, các chứng từ không đợc
xuất trình sau khi hết thời hạn có hiệu lực của L/C.
Thông thờng bộ chứng từ thanh toán trong ngoại thơng và đặc biệt trong
thanh toán bằng L/C bao gồm các chứng từ sau:
1. Hối phiếu thơng mại (Bill of exchange)
1.1. Định nghĩa
Hối phiếu là một tờ mệnh lệnh trả tiền vô điều kiện do một ngời ký phát
cho một ngời khác, yêu cầu ngời này khi nhìn thấy phiếu, hoặc đến một ngày cụ
thể nhất định, hoặc đến một ngày có thể xác định trong tơng lai, phải trả một số
tiền nhất định cho một ngời nào đó, hoặc theo lệnh của ngời này trả cho một ng-
ời khác, hoặc trả cho ngời cầm phiếu.
Trong ngoại thơng, hối phiếu đợc coi là một công cụ thanh toán quốc tế
thông dụng và một phơng tiện tín dụng. Nó biểu hiện sự cam kết bằng văn bản
giữa ngời mắc nợ (ngời nhập khẩu) và ngời chủ nợ (ngời xuất khẩu).
1.2. Tác dụng của hối phiếu.
Hối phiếu là công cụ tín dụng
Hối phiếu là một công cụ tín dụng phổ biến giữa:
- Ngời ký phát hối phiếu và ngời mắc nợ họ.
- Ngời sở hữu hối phiếu và ngời ký phát hối phiếu.
- Một ngân hàng với ngời có hối phiếu hoặc ngời phát hành hối phiếu thông
qua hành vi chiết khấu hối phiếu.
Hối phiếu là phơng tiện đảm bảo:
8
KHóa LUậN TốT NGHIệP Nguyễn Hồng Hà - Lớp A1 - K37
Hối phiếu là một công cụ đảm bảo trong các quan hệ tín dụng. Điều này

KHóa LUậN TốT NGHIệP Nguyễn Hồng Hà - Lớp A1 - K37
nớc khác, hình mẫu hối phiếu thơng mại là do t nhân tự định ra và tự phát hành.
Hình mẫu hối phiếu không quyết định giá trị pháp lý của hối phiếu.
- Ngôn ngữ sử dụng để điền vào các đoạn để trống phải thống nhất với ngôn
ngữ đã in sẵn trên hối phiếu, trừ tên các đơng sự và tên các địa điểm nếu nh không
thể phiên âm, phiên dịch đợc. Tiếng Anh là tiếng thông dụng của ngôn ngữ tạo lập
hối phiếu. Một hối phiếu sẽ không có giá trị pháp lý, nếu nó đợc lập bằng nhiều
ngôn ngữ khác nhau. Những hối phiếu viết bằng bút chì, bằng thứ mực dễ phai
mầu nh mực đỏ đều trở thành vô giá trị.
Theo pháp lệnh thơng phiếu Việt Nam, ngôn ngữ sử dụng có quy định hơi
khác. Cụ thể, hối phiếu phát hành để sử dụng nội địa thì sử dụng ngôn ngữ thống
nhất là Tiếng Việt, còn hối phiếu có yếu tố nớc ngoài thì cho phép lập song ngữ,
vừa Tiếng Anh, vừa Tiếng Việt.
- Hối phiếu có thể lập thành một hay nhiều bản, mỗi bản đều đánh số thứ tự,
các bản đều có giá trị nh nhau.Ngời trả tiền có thể chọn bất kỳ một bản trong số
những bản đó để thanh toán. Trên bản thứ nhất có ghi rõ: sau khi nhìn thấy bản
thứ nhất của tờ hối phiếu này (bản thứ hai viết cùng nội dung ngày tháng không trả
tiền).. (at ...sight of this FIRST of exchange (SECOND of the same tenor and date
being unpaid) và trên bản thứ hai có ghi rõ: sau khi nhìn thấy bản thứ hai của tờ
hối phiếu này (bản thứ nhất viết cùng nội dung ngày tháng không trả tiền)... (at ...
sight of this SECOND of exchange (FIRST of the same tenor and date being
unpaid). Hối phiếu không có bản chính, bản phụ.
1.3.2. Nội dung của hối phiếu.
Hối phiếu đợc quy định rất chặt chẽ về mặt nội dung. Có hai mẫu hối phiếu:
hối phiếu dùng trong phơng thức thanh toán nhờ thu và hối phiếu dùng trong ph-
ơng thức tín dụng chứng từ.
Số của hối phiếu (1): ngời phát hành tự đánh số để tiện theo dõi.
Tiêu đề của hối phiếu (2): Chữ Hối phiếu (Bill of exchange, có khi
đợc viết tắt là EXCHANGE) là tiêu đề của một hối. Không có tiêu đề
này, hối phiếu sẽ trở thành vô giá trị. Tuy nhiên, theo luật Anh- Mỹ, tiêu

Thời hạn trả tiền hối phiếu (4): Thời hạn này gồm có hai dạng sau:
- Thời hạn trả tiền ngay: khi đó cách ghi trên hối phiếu sẽ là Ngay sau khi
nhìn thấy bản thứ nhất (hai) của hối phiếu này hoặc sau khi nhìn thấy bản thứ
nhất (hai) của hối phiếu này ( at sight of this FIRST (SECOND) of exchange)
11
KHóa LUậN TốT NGHIệP Nguyễn Hồng Hà - Lớp A1 - K37
- Thời hạn trả tiền sau: Khi đó ta thờng có 4 cách ghi nh sau:
+ Nếu mốc thời gian tính từ ngày chấp nhận hối phiếu thì ghi: X
ngày sau khi nhìn thấy bản thứ....của hối phiếu này... (at X days after sight...)
+ Nếu mốc thời gian tính từ ngày ký phát hối phiếu (Hối phiếu Dato)
thì ghi: X ngày kể từ ngày ký bản thứ ... của hối phiếu này ( at X days after
date...)
+ Nếu mốc thời gian là một ngày cụ thể nhất định thì ghi: Đến
ngày...của bản thứ...của hối phiếu này... (On ...of this FIRST (SECOND) bill of
exchange...).
+ Nếu mốc thời gian tính từ ngày giao hàng thì ghi: X ngày sau khi
ký vận đơn... (at ...days after Bill of Lading date...). Trờng hợp này thờng xảy
ra trong thanh toán bằng L/C trong đó, thời hạn của hối phiếu bị ràng buộc bởi
ngày phát hành B/L. Mặc dù theo luật Hối phiếu là không đợc nhng trong thực tiễn
buôn bán ngoại thơng, ngời ta vẫn chấp nhận hình thức quy định này.
Những cách ghi thời hạn trả tiền của hối phiếu mơ hồ, tối nghĩa khiến cho
ngời ta không thể xác định đợc thời hạn trả tiền là bao nhiêu hoặc nó biến việc trả
tiền của hối phiếu thành có điều kiện thì hối phiếu sẽ vô giá trị. Ví dụ ghi: Sau
khi tàu biển cập cảng thì trả cho bản thứ... của hối phiếu này hoặc Sau khi hàng
hoá đã đợc kiểm nghiệm xong... thì trả cho bản thứ... của hối phiếu này....v.v.
Địa điểm trả tiền của hối phiếu: phải đợc ghi rõ ràng trên hối phiếu.
Trong thanh toán quốc tế, địa điểm trả tiền thờng là tên một thủ đô hay
thành phố nh LONDON, PARIS,...Nếu trên hối phiếu không ghi rõ hoặc
không ghi, ngời ta có thể lấy địa chỉ ghi bên cạnh tên của ngời trả tiền là
địa điểm trả tiền của hối phiếu.

theo lệnh của ông (bà) (công ty)... số tiền...
Ngời trả tiền hối phiếu (7): Họ tên và địa chỉ của ngời trả tiền hối phiếu
phải đợc ghi rõ chi tiết ở mặt trớc, góc bên trái cuối cùng của tờ hối
phiếu, sau chữ gửi. Ví dụ, trong phơng thức tín dụng chứng từ dùng L/
C không thể huỷ ngang (irrevocable letter of credit) thì ngời nhập khẩu
yêu cầu Ngân hàng mở L/C đứng ra cam kết trả tiền cho mình, do đó
Ngân hàng mở L/C là ngời trả tiền hối phiếu trong thời hạn hiệu lực của
nó. Hối phiếu loại này đợc gửi cho ngân hàng mở L/C và trên đó ghi:
To issuing bank... hoặc nếu có gửi cho ngời nhập khẩu thì cũng phải
thông qua Ngân hàng mở L/C và ghi: To importer, through issuing
13
KHóa LUậN TốT NGHIệP Nguyễn Hồng Hà - Lớp A1 - K37
bank.... Trong trờng hợp phơng thức tín dụng chứng từ dùng L/C không
thể huỷ bỏ có xác nhận (confirmed irrevocable letter of credit) thì ngời
trả tiền hối phiếu là Ngân hàng xác nhận L/C đó (To confirming
bank), bởi vì Ngân hàng này thay Ngân hàng mở L/C trả tiền hối phiếu
của ngời ký phát.
Ngời ký phát hối phiếu (8): đợc ghi ở mặt trớc, góc phải cuối cùng của
tờ hối phiếu. Cần chú ý là ngời có liên quan đợc ghi trên tờ hối phiếu
phải ghi đầy đủ, rõ ràng tên, địa chỉ mà họ đã dùng để đăng ký kinh
doanh. Ngời ký phát hối phiếu phải ký tên trên mặt trớc, góc phải cuối
cùng của tờ hối phiếu đó. Chữ ký này thể hiện ý chí cam kết của họ và
phải do chính tay ngời lập phiếu viết ra và không đợc đóng dấu đè lên
chữ ký. Trong thực tế, có nơi vẫn đóng dấu nhng phải đóng dấu bên
cạnh chữ ký. Ví dụ ở Việt Nam, mọi chữ ký dới dạng in, photocopy,
đóng dấu... mà không phải viết tay đều không có giá trị pháp lý. Nhìn
chung, theo luật ULB 1930, việc ký hối phiếu không loại trừ việc uỷ
quyền. Ngời đợc uỷ quyền ký phát hối phiếu phải thể hiện đợc sự uỷ
quyền ngay bên cạnh chữ ký của mình. Ngôn ngữ thể hiện sự uỷ quyền
phải trùng với ngôn ngữ của hối phiếu, điều quy định này tạo điều kiện

dated ________________________________(10)_______
Drawn under __________________________(11)_______
Irrevocable L/C No.:_____(12)_______dated__(13)______
To____(7)_____ Sign
______________ (8)
Đối với hối phiếu là một phơng tiện đòi tiền của phơng thức tín dụng
chứng từ, nội dung hối phiếu cần thêm một số chi tiết sau:
- Số và ngày của hóa đơn thơng mại: (9), (10)
- Tên Ngân hàng phát hành L/C: (11)
- Số và ngày phát hành của th tín dụng (L/C): (12), (13)
Có thể nói hối phiếu là chứng từ quan trọng nhất trong bộ chứng từ thanh
toán, đặc biệt nó đợc sử dụng phổ biến nhất trong các phơng thức thanh toán nhờ
thu và tín dụng chứng từ:
15
KHóa LUậN TốT NGHIệP Nguyễn Hồng Hà - Lớp A1 - K37
- Trong phơng thức nhờ thu phiếu trơn, hối phiếu sẽ đợc chuyển cho ngân
hàng nhờ thu còn bộ chứng từ nhận hàng sẽ đợc chuyển cho ngời mua để nhận
hàng. Việc thanh toán hối phiếu này phụ thuộc rất nhiều vào thiện chí của ngời
mua và tốc độ thanh toán thờng chậm.
- Trong phơng thức nhờ thu kèm chứng từ: hối phiếu cùng các chứng từ
khác trong bộ chứng từ sẽ đợc đa cho ngân hàng để nhờ thu hộ. Tuy phơng thức
này giúp ngời bán khống chế đợc quyền định đoạt hàng hoá nhng lại không thể
khống chế ngời ngời mua trả tiền đúng hạn hoặc thậm chí việc ngời mua có trả
tiền hay không.
- Trong phơng thức tín dụng chứng từ: hối phiếu phải hoàn toàn phù hợp với
yêu cầu của L/C và các chứng từ khác trong bộ chứng từ. Hơn nữa chúng ta cần
chú ý một số điểm sau khi lập hối phiếu theo L/C:
*. Nếu hối phiếu ký phát đòi tiền Ngân hàng mở L/C thì hối phiếu phải gửi
cho Ngân hàng này: to the Issuing Bank. Nếu quy định Drafts drawn on
applicant bearing the issuing banks name thì cũng là hối phiếu gửi cho Ngân

tiền có thể đóng vai trò của một chứng từ đảm bảo cho việc vay mợn.
Ngoài ra, hoá đơn thơng mại còn đợc dùng để xin giấy chứng nhận xuất
xứ, xuất trình cho công ty bảo hiểm để tính phí bảo hiểm, xuất trình cho
cơ quan quản lý ngoại hối của nớc nhập khẩu xin cấp ngoại tệ,...
2.3. Phân loại hoá đơn:
Ngoài hoá đơn thơng mại, trong thực tế ta còn thờng gặp các loại hoá đơn
sau:
Hoá đơn tạm thời (Provisional Invoice):
Là hoá đơn dùng để thanh toán sơ bộ tiền hàng trong các trờng hợp :
- Giá hàng mới là giá tạm tính
- Thanh toán từng phần hàng hoá (trong trờng hợp giao hàng từng phần).
Ngoài tác dụng dùng để thanh toán nh trên, hoá đơn tạm thời còn đợc dùng
nh là một tài liệu ghi nhớ khi thơng lợng mua bán hoặc dùng để làm thủ tục xin
giấy phép nhập khẩu, nếu cần. Trong những trờng hợp này, trên hóa đơn tạm phải
luôn ghi một mệnh đề: không dùng cho mục đích thuế quan (not for custom
purposes).
Hoá đơn chính thức (Final Invoice):
Là hóa đơn dùng để thanh toán tiền hàng khi thực hiện toàn bộ hợp đồng.
17
KHóa LUậN TốT NGHIệP Nguyễn Hồng Hà - Lớp A1 - K37
Hoá đơn chi tiết (Detailed Invoice):
Là hoá đơn có tác dụng nêu chi tiết các bộ phận và đơn giá hàng từng loại.
(nh phụ tùng máy nhiều loại)
Hoá đơn chiếu lệ (Proforma Invoice):
Là loại chứng từ có hình thức giống nh hoá đơn, không có tác dụng thanh
toán vì nó không phải là một yêu cầu đòi tiền, đợc lập trớc khi bán hàng. Nó đợc
sử dụng làm:
- Đơn chào hàng
- Khai giá trị hàng đem đi hội chợ triển lãm tại nớc ngoài, bán đấu giá, gửi
kho,...

- Mục L/C No.và Date: Số và ngày phát hành L/C
- Mục Notify party: Tên và địa chỉ của ngời đợc thông báo
- Mục L/C issuing bank: Tên Ngân hàng phát hành tín dụng th.
- Mục Port of loading, Port of discharge: Tên cảng bốc hàng, cảng dỡ hàng
- Mục Carrier: Tên phơng tiện vận chuyển
- Mục Sailing on or about: Ngày tàu (phơng tiện vận chuyển) đi.
- Phần các mục No. of carton, Description of goods, quantity: phải ghi rõ số
lợng thùng carton, quy cách phẩm chất của hàng hoá (tên hàng hoá, ký mã hiệu
của hàng hoá), số lợng hàng hóa.
- Mục Unit Price: Ghi đơn giá của hàng hoá, loại tiền.
- Mục Amount: ghi tổng trị giá của đơn hàng, loại tiền.
- Mục In say: ghi tổng trị giá của đơn hàng bằng chữ. Số này phải trùng
khớp với phần ghi bằng số ở trên.
- Ngoài ra, trên hoá đơn phải thể hiện điều kiện cơ sở giao hàng.
- Nếu L/C yêu cầu phải ghi những ghi chú bổ sung vào hoá đơn thì ghi vào
phần cuối cùng bên trái của hoá đơn.
Commercial Invoice
Shippet / Exporter
(Tên, địa chỉ nhà xuất khẩu, ngời gửi hàng)

Invoice No.: (Số hoá đơn)
Date: (Ngày ký hóa đơn)
Consignee
(Tên, địa chỉ ngời nhận hàng)
L/C No (Số L/C)
Date (Ngày phát hành
Notify Party
(Tên và địa chỉ ngời đợc thông báo)
L/C issuing bank
(Ngân hàng phát hành