KHóa LUậN TốT NGHIệP Nguyễn Hồng Hà - Lớp A1 - K37
Một số giải pháp nhằm hoàn thiện bộ chứng từ trong thanh
toán xuất nhập khẩu
I. kinh nghiệm về việc lập bộ chứng từ thanh toán đối với một số thị tr-
ờng và mặt hàng chủ yếu.
1. Một số thị trờng:
1.1. Thị trờng Mỹ.
Thị trờng Mỹ là một thị trờng mới và đầy tiềm năng của các doanh nghiệp
xuất nhập khẩu Việt Nam. Tuy nhiên, đây cũng là một thị trờng dễ gặp rủi ro đòi
hỏi các doanh nghiệp phải thận trọng, đặc biệt là trong công tác lập bộ chứng từ
thanh toán nhằm tránh tình trạng bộ chứng từ bị từ chối do không đúng tiêu chuẩn
quốc tế.
Muốn thâm nhập vào thị trờng Mỹ, cần phải nắm vững các phơng thức
thanh toán tại Mỹ, trên cơ sở đó sẽ lập bộ chứng từ phù hợp. Thông thờng, nếu
công ty Mỹ là ngời bán, họ thờng đòi trả tiền trớc (cash in advance), kế đó mới là
mở th tín dụng. Còn nếu họ là ngời mua, họ thờng yêu cầu phơng thức thanh toán
open account, tức là giao hàng trớc, nhận hàng rồi mới thanh toán. Ví dụ, hiện
nay trong ngành cà phê, các doanh nghiệp Việt Nam thờng phải áp dụng phơng
thức này và do đó độ rủi ro rất lớn. Nguyên nhân chủ yếu là do họ cha tin ngời
bán, họ muốn biết trớc hàng hoá nh thế nào. Tuy nhiên, phơng thức thanh toán chủ
yếu cho các hợp đồng xuất khẩu sang Mỹ lại là phơng thức tín dụng chứng từ. Và
điều mà các doanh nghiệp Việt Nam quan tâm nhất hiện nay là làm thế nào để làm
đợc một bộ chứng từ phù hợp và đợc chấp nhận thanh toán. Nhìn chung, một bộ
chứng từ đợc chấp nhận thanh toán thờng đòi hỏi đáp ứng những yêu cầu sau:
- Cần thu thập đầy đủ các chứng từ mà L/C đã quy định. Bộ chứng từ này
thờng bao gồm:
*. Vận đơn hoàn hảo
*. Giấy chứng nhận chất lợng, trọng lợng.
*. Giấy chứng nhận kiểm dịch.
1
KHóa LUậN TốT NGHIệP Nguyễn Hồng Hà - Lớp A1 - K37
2
KHóa LUậN TốT NGHIệP Nguyễn Hồng Hà - Lớp A1 - K37
*. Trong nhập khẩu từ Mỹ, nếu sử dụng phơng thức th tín dụng thì
doanh nghiệp nên tiến hành thanh toán qua những ngân hàng có uy tín bởi ngời
Mỹ không cần quan tâm đến ngời mua là ai, chỉ cần biết ngân hàng phát hành th
tín dụng là đủ.
Hiện nay, phần lớn các loại hàng nhập khẩu vào Mỹ đợc làm thủ tục chứng
từ bằng hệ thống điện tử. Bởi vậy, các doanh nghiệp Việt Nam cũng cần làm quen
với hệ thống chứng từ điện tử để tạo điều kiện thuận lợi hơn nữa khi xâm nhập vào
thị trờng khó tính này.
1.2. Thị trờng EU:
EU là một thị trờng quan trọng và lâu đời của Việt Nam. Việt Nam có thể
xuất khẩu sang EU các sản phẩm nh: gạo, nông sản nhiệt đới, hàng dệt, may
mặc,...và nhập khẩu từ EU những sản phẩm công nghiệp nh máy móc trang thiết
bị, hoá chất, hàng điện tử,.. Khách hàng là thị trờng EU không khó tính, không đòi
hỏi nhiều loại chứng từ phức tạp. Thông thờng thị trờng này chỉ yêu cầu ngời xuất
khẩu lập những chứng từ cơ bản nh phiếu đóng gói, hoá đơn thơng mại, hối phiếu,
vận đơn, giấy chứng nhận xuất xứ (chú ý, nếu là hàng dệt may xuất sang EU thì
nhất thiết phải lập giấy chứng nhận xuất xứ form T),giấy chứng nhận vệ sinh,... .
Khi xuất khẩu đi thị trờng này, chúng ta chỉ cần chú trọng lập chứng từ đúng, đúng
đến từng dấu chấm, dấu phẩy so với L/C. Hiện nay, thị trờng EU cũng đã sử dụng
chứng từ điện tử trong thanh toán khá phổ biến.
1.3. Thị trờng Nhật Bản:
Ngày nay, Nhật Bản là một bạn hàng lớn của Việt Nam. Nhật Bản thờng
xuất khẩu sang Việt Nam máy móc, trang thiết bị, hàng tiêu dùng, phân bón,.. và
nhập khẩu từ Việt Nam dầu thô, hàng dệt, may mặc, thuỷ sản,..
Khi xuất khẩu đi Nhật Bản những mặt hàng nông sản, thực phẩm, ngoài
những chứng từ thông thờng, họ thờng đòi hỏi khắt khe về giấy chứng nhận kiểm
dịch, giấy chứng nhận vệ sinh động thực vật.
1.4. Thị trờng Asean (nh Singapore, Malaysia, Thailand, Indonexia,
- Mộc dấu của chứng th Phytosanitary hình tam giác, trong khi dấu sửa hình
tròn.
- Mộc dấu g iao dịch là tên tiếng Anh, dấu sửa là tên viết tắt.
4
KHóa LUậN TốT NGHIệP Nguyễn Hồng Hà - Lớp A1 - K37
Ví dụ, An Giang Trading Corporation có tên viết tắt là Angitexim
- L/C quy định ràng buộc chứng từ mà phía ngời hởng khó có khả năng thực
hiện. Ví dụ, L/C yêu cầu trên một chứng th xác nhận phải có chữ ký đại diện của
ngời mua, đồng thời ràng buộc phải có chữ ký mẫu của ngời đó. Nếu không quy
định rõ ràng trên L/C thì có thể xảy ra tranh chấp do hai quan điểm khác nhau về
kiểm tra chữ ký này, ảnh hởng đến khả năng thanh toán:
*. Phía ngời bán và ngân hàng của ngời bán có thể chấp nhận chữ ký
photo từ passport của ngời này vì L/C không quy định cụ thể là phải chữ ký gốc.
*. Phía ngân hàng mở L/C có thể cho là trờng hợp này là bất hợp lệ.
Họ không chấp nhận chữ ký photo khi trong L/C không đề cập đến trờng hợp này.
Bởi vậy, sau đây chúng ta sẽ tìm hiểu sâu hơn những yêu cầu đối với bộ
chứng từ thanh toán tiền hàng đối với những mặt hàng xuất khẩu chủ yếu này để
tránh xảy ra những rủi ro nh trên.
2.1.1. Mặt hàng gạo.
- Gạo là một mặt hàng giao tay ba, tay t, các L/C về mua bán gạo thờng dài
và phức tạp, đòi hỏi nhiều loại chứng từ khác nhau, trung bình từ 10 đến 15 loại:
ngoài những chứng từ thông thờng nh vận đơn, hối phiếu, hoá đơn, phiếu đóng
gói, giấy chứng nhận xuất xứ,...còn phải kể đến những giấy chứng nhận khử trùng,
giấy chứng nhận xông khói, giấy chứng nhận chất lợng, trọng lợng, giấy chứng
nhận vệ sinh kiểm dịch thực vật, chứng từ bảo hiểm,...Chính vì vậy, doanh nghiệp
Việt Nam khi xuất khẩu gạo cần chú ý lập đủ tất cả các chứng từ cần thiết theo
yêu cầu của L/C, đặc biệt là các giấy chứng nhận nên đợc cơ quan có thẩm quyền,
uy tín cấp nh Công ty giám định SGS hoặc Vinacontrol.
- Chứng từ trong thanh toán mặt hàng này rất hay bị tu chỉnh nhiều lần,
khiến ngời bán rất dễ lầm lẫn khi lập chứng từ. Bởi vậy, khi kiểm tra L/C, cần thận
doanh nghiệp Việt Nam cần phải dặc biệt quan tâm đến việc lập các loại chứng từ
về phẩm chất, trọng lợng,.. một cách chính xác và các giấy này phải do cơ quan
giám định Nhà nớc có uy tín cấp.
2.1.3. Mặt hàng may mặc.
- Đây là một mặt hàng đem lại kim ngạch xuất khẩu lớn cho Việt Nam
trong những năm qua. Chúng ta xuất khẩu hàng dệt may không chỉ sang các nớc
6
KHóa LUậN TốT NGHIệP Nguyễn Hồng Hà - Lớp A1 - K37
EU, Mỹ mà còn Hồng Kông, Canada,..Ngoài ra, có thể nói rằng chiếm phần lớn
trong kim ngạch xuất khẩu dệt may là hàng gia công xuất khẩu.
- Bộ chứng từ xuất trình thanh toán trong xuất khẩu hàng dệt may thờng đơn
giản. Vì đa số là hàng gia công nên trớc khi xuất hàng, thờng có đại diện của
khách hàng sang kiểm hàng và chứng nhận chất lợng tại chỗ rồi mới cho phép
xuất. Chính vì vậy, bộ chứng từ thông thờng chỉ gồm:
*. Vận đơn hoàn hảo
*. Hối phiếu.
*. Phiếu đóng gói chi tiết (cần liệt kê chi tiết thành phần hàng dệt may)
*. Hoá đơn thơng mại, giấy chứng nhận xuất xứ, giấy khai báo về nguồn gốc
nguyên vật liệu, chứng từ bảo hiểm.
*. Giấy chứng nhận của nhà sản xuất (ví dụ giấy chứng nhận của nhà sản xuất về
các điều kiện sản xuất phù hợp tiêu chuẩn của khách hàng đề ra và phù hợp với
tiêu chuẩn quốc tế,...)
- Đối với hàng dệt may xuất khẩu thì ngoài những chứng từ nh hàng gia
công xuất khẩu thì còn cần giấy chứng nhận chất lợng và số lợng của Cơ quan
giám định của Nhà nớc cấp (nếu xuất sang khu vực ngoài EU vì lẽ EU là thị trờng
đã ký Hiệp định dệt may với Việt Nam)
Ví dụ, Công ty may Việt Tiến xuất khẩu một lô hàng dệt may sang công ty
Nomura Trading Co., Ltd của Nhật Bản. Trong L/C do công ty Nomura mở qua
Musashino Bank Ltd. Tokyo có yêu cầu bộ chứng từ xuất trình thanh toán nh sau:
- Hoá đơn thơng mại đợc ký gồm 4 bản
- Giấy chứng nhận xuất xứ gồm 3 bản
- Giấy chứng nhận chất lợng của nhà sản xuất
2.2. Mặt hàng nhập khẩu
Hiện nay, mặt hàng chiếm kim ngạch nhập khẩu lớn nhất của Việt Nam là
mặt hàng thiết bị máy móc. Để tiến hành thanh toán nhập khẩu mặt hàng này, các
doanh nghiệp Việt Nam thờng sử dụng phơng thức thanh toán kết hợp: đặt cọc
(khoảng 10% trị giá đơn hàng, thanh toán bằng th tín dụng chứng từ (khoảng 70-
80% trị giá đơn hàng), phần còn lại sẽ thanh toán sau khi lắp đặt và có biên bản
bàn giao nghiệm thu.
8
KHóa LUậN TốT NGHIệP Nguyễn Hồng Hà - Lớp A1 - K37
Do đặc điểm mặt hàng nên ngời nhập khẩu Việt Nam khi nhập khẩu thờng
chú ý yêu cầu ngời xuất khẩu xuất trình những chứng từ chủ yếu sau:
- Hoá đơn thơng mại (thờng là 3 bản gốc)
- 2/3 bộ vận đơn đờng biển gốc hoàn hảo.
- Giấy chứng nhận chất lợng của nhà sản xuất có quy định thời hạn bảo
hành tính từ ngày có biên bản nghiệm thu lần cuối.
- Giấy chứng nhận số lợng (thờng 3 bản gốc)
- Giấy chứng nhận xuất xứ.
- Chứng từ bảo hiểm trị giá 110% trị giá hoá đơn (thờng là 1 bản gốc và 2
bản sao).
- Phiếu đóng gói chi tiết (bởi thông thờng mặt hàng máy móc thiết bị có rất
nhiều chi tiết bộ phận cấu thành)
- Biên lai của DHL chứng minh về việc một bộ chứng từ thanh toán đã đợc
gửi cho ngời mua ngay sau khi xuất hàng (thờng bao gồm 1/3 bộ vận đơn còn lại
và một số chứng từ khác).
- Biên bản nghiệm thu sau khi giao hàng. Chứng từ này chiếm vai trò đặc
biệt quan trọng bởi nó là cơ sở xác định ngời bán có giao hàng đúng theo hợp
đồng hay không.
Thông thờng, việc nhập khẩu máy móc, thiết bị hay gặp phải tranh chấp do
có thể tìm hiểu chi tiết về yêu cầu đối với công tác lập và sử dụng chứng từ thông
qua những văn bản pháp lý quan trọng có liên quan đến nghiệp vụ thanh toán sử
dụng chứng từ đang đợc áp dụng phổ biến trên phạm vi quốc tế:
- Quy tắc và thực hàng thống nhất về tín dụng chứng từ do Phòng thơng
mại quốc tế ban hành năm 1933 và bản sửa đổi vào các năm 1957, 1962, 1974,
1983, 1993. Đặc biệt là văn bản sửa đổi 10/1993 (có hiệu lực từ 1/1/1994) đã đề
cập một cách chi tiết và rất nhiều về những sửa đổi trong công tác lập và xuất trình
chứng từ thanh toán. Các bản quy tắc này mang tính chất pháp lý tuỳ ý, có nghĩa là
khi áp dụng nó, các bên phải thoả thuận ghi vào L/C.
- Quy tắc thống nhất về nhờ thu chứng từ thơng mại của Phòng thơng mại
Quốc tế. Bản quy tắc này quy định những vấn đề có tính nguyên tắc về khái niệm,
10
KHóa LUậN TốT NGHIệP Nguyễn Hồng Hà - Lớp A1 - K37
quyền lợi và nghĩa vụ của các bên có liên quan, thủ tục nhờ thu, chi phí nhờ thu,
chứng từ nhờ thu.
Trong việc sử dụng các văn bản pháp quy, tập quán hay thông lệ quốc tế thì
ta cũng cần chú ý rằng không thể đồng nhất chúng với luật, tập quán Việt Nam,
cho dù phía Việt Nam có chính thức phê chuẩn hay tự nguyện tham gia các văn
bản pháp lý quốc tế đó. Thực tiễn tại nớc ta cho thấy, cho tới nay, chúng ta vẫn cha
có một hệ thống pháp luật hoàn chỉnh, càng cha có một văn bản pháp lý nào chính
thức quy định về những vấn đề lập và sử dụng chứng từ trong ngoại thơng. Đây
cũng chính là một vớng mắc cần tháo gỡ trong thời gian tới nhằm tiến tới thống
nhất phơng thức lập và sử dụng chứng từ trong phạm vi cả nớc nói riêng, trên
phạm vi thơng mại quốc tế nói chung. Để khẵc phục hạn chế này, cụ thể Việt Nam
trong thời gian tới cần:
- Ban hành các văn bản pháp luật liên quan tới quy định về thủ tục lập
chứng từ, cách thức giải quyết những mâu thuẫn giữa luật Việt Nam và luật quốc
tế, tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp Việt Nam thực hiện đúng yêu cầu
của nghiệp vụ thanh toán sử dụng chứng từ, tăng cờng uy tín với bạn hàng quốc tế.
- Ban hành các văn bản dới luật nhằm hớng dẫn các doanh nghiệp kinh
*. Ngời gửi: (ngời xuất khẩu- Shipper/ Exporter)
Khu vực này nhằm nêu tên và địa chỉ của ngời gửi hàng hoặc ngời khởi thuỷ
ra chứng từ, tuỳ từng trờng hợp.
*. Ngời nhận: (Consignee)
Khu vực dành ghi tên và địa chỉ của ngời nhận đợc bố trí vào chỗ phù hợp
với bu điện quốc tế để cho phép sử dụng khuôn để hở trên phong bì.
*. Địa chỉ thông báo giao hàng: (Notify party)
Trong vận tải đờng biển, nếu hàng hóa đợc gửi theo lệnh (to order) thì cần
phải có địa chỉ thông báo. Nếu không khoảng này có thể dùng để ghi địa chỉ cần
phải giao đến đó trong trờng hợp địa chỉ đó khác với địa chỉ (gửi th) ngời nhận.
*. Phơng tiện vận tải: (Means of transport)
Khu vực này dùng để mô tả phần vận tải, bao gồm các địa điểm trong quá
trình vận tải, phơng thức và phơng tiện chuyên chở.
*. Ngày tháng, số tham chiếu: (Date, reference No.)
12
KHóa LUậN TốT NGHIệP Nguyễn Hồng Hà - Lớp A1 - K37
Nếu không quy định khác thì ngày tháng có nghĩa là ngày phát hành
chứng từ. Số tham chiếu là con số hoặc tên gọi chung cho toàn bộ chứng từ. Nó có
thể là số thứ tự, số hóa đơn. Trong khu vực này, có thể đa thêm ngày tháng và con
số khác vào, hoặc là khi hoàn thành chứng từ hoặc chậm hơn trong khi làm thủ tục
chuyển chứng từ cho các bên liên quan. Chi tiết của các mục trên có thể điều
chỉnh theo trình tự.
*. Ngời mua: (ngoài tên ngời nhận) hay địa chỉ khác (Buyer)
Thông thờng hàng hóa đợc gửi đến một địa chỉ, còn chứng từ lại đến một
địa chỉ khác. Trong trờng hợp nh vậy, phần ngời nhận đợc dùng cho địa chỉ gửi
hàng, cùng các vấn đề khác, trong chứng từ vận tải, trong khi đó khu vực dành cho
địa chỉ đợc dùng để gửi địa chỉ khác, nh hoá đơn chẳng hạn (địa chỉ ngời mua).
*. Chi tiết về nớc: (Country)
Thông tin về nớc xuất xứ, nớc gửi hàng và nớc nhận cần ghi và để thống kê
hoặc đáp ứng các mục đích khác, nếu chi tiết này không cần thì khoảng đó có thể
hoá. Nó đợc ghi trong cùng một cột nh trọng lợng tịnh, nhng có thể tách riêng ra
bằng cách dùng cách bố trí chặt chẽ hơn hoặc đặt nó vào một dòng khác.
*. Khối lợng: Phần này cần cho việc ghi khối lợng của hàng hoá đa vào chuyên
chở. Số khối lợng nên đặt cạnh trọng lợng bao bì.
*. Trọng lợng bao bì:(Net weight)
Cột này dành để ghi trọng lợng tịnh và số lợng chi tiết bổ sung cần thiết
cùng với các thông tin khác để thống kê theo quy định trong danh mục hàng hoá
hoặc biểu thuế hải quan.
*. Trị giá (Amount)
Việc nêu giá trị ở đây nhằm mục đích thống kê. Đối với hầu hết các nớc,
thống kê hàng xuất khẩu dựa trên giá trị FOB, thống kê hàng nhập dựa trên giá trị
CIF.
*. Phần trình bày tự do: Khu vực này có thể đợc dùng theo tuỳ ý, dành cho các
thông tin bổ sung không thể đa vào các khu vực khác. Những yêu cầu riêng từng
khoảng đợc chia theo từng chỗ có các đờng chấm ngăn cách.
14
KHóa LUậN TốT NGHIệP Nguyễn Hồng Hà - Lớp A1 - K37
Mẫu chủ cho chứng từ thơng mại
Ngời gửi (ngời xuất khẩu) Ngày tháng, số tham chiếu
Ngời nhận Ngời mua (ngoài tên ngời nhận) hay địa chỉ
ngời khác
Địa chỉ báo hoặc giao Nớc gửi
Nớc xuất xứ Nớc nhận
Chi tiết về vận tải Điều kiện giao hàng và thanh toán
Ký mã hiệu
bao bì. Số
container
Số lợng và
loại hòm
kiện.
phơng tiện nhận chữ bằng quang học.
*. Lề và các nguyên tắc thiết kế: Lề phía trên (để kẹp) rộng 10mm và lề bên trái
(để lu hồ sơ) 20 mm. Thiết kế dựa trên tiêu chuẩn quốc tế ISO 3535-1975. "Thiết
kế mẫu và biểu đồ, bố cục" dùng bề rộng các cột tiêu chuẩn phù hợp với các vị trí
theo cột tiêu chuẩn định trớc.
*. Nghiên cứu và thiết kế: Nói chung, thiết kế trên mẫu chủ dựa trên nguyên tắc
"Thiết kế mẫu chủ". Ngời ta chú ý đặt địa chỉ ngời nhận ở khu vực đợc bu điện
chấp nhận dùng để vào chỗ để ngỏ ở phong bì. Khi đặt các yếu tố dữ kiện khác
trong mẫu chủ, ngời ta chú ý đến lập luận về các mặt kỹ thuật, pháp lý, thơng mại,
hành chính và thực tiễn do các tổ chức khác nhau có liên quan đợc hỏi ý kiến. Một
khu vực dành cho "kê khai tự do" ở phần dới của mẫu nhằm cung cấp thêm các
yếu tố cần thiết khác đối với nhiều loại chứng từ.
1.2.2. Đơn giản hóa chứng từ:
Ngoài ra, chúng ta cũng cần nghiên cứu để đơn giản hoá bộ chứng từ thanh
toán nhng vẫn đảm bảo tính đầy đủ và chặt chẽ của nó. Hiện nay, bộ chứng từ
16
KHóa LUậN TốT NGHIệP Nguyễn Hồng Hà - Lớp A1 - K37
thanh toán thờng gồm nhiều chứng từ khác nhau và phức tạp, nếu có thể ghép
chúng lại với nhau thì sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lập và xuất trình. Ví
dụ, ta có thể gộp chung hoá đơn và giấy chứng nhận xuất xứ, phiếu đóng gói với
giấy chứng nhận số lợng, trọng lợng, ...
1.3. Tiêu chuẩn hoá sơ đồ lu chuyển chứng từ:
Nh đã nghiên cứu ở trên, mỗi loại mặt hàng, thị trờng lại đòi hỏi bộ chứng
từ thanh toán khác nhau. Chẳng hạn có loại hàng hoá khi xuất khẩu phải có giấy
chứng nhận vệ sinh kiểm dịch (nh nông sản thực phẩm xuất khẩu), nhng cũng có
loại lại không cần (chẳng hạn nh hàng dệt may). Để chuẩn bị cho việc lập bộ
chứng từ đó, nhà xuất khẩu phải đến nhiều nơi để làm thủ tục,...phải chú ý chứng
từ nào xin cấp trớc, làm ở đâu và làm nh thế nào,...và những vấn đề này không
phải là đơn giản, đặc biệt là đối với những ngời mới bắt đầu bớc vào môi trờng
kinh doanh.
trên chứng từ bằng giấy là hai ngời riêng biệt và mắt thờng nhìn thấy hình thù chữ
ký và con dấu, còn CKĐT trên chứng từ điện tử thì chỉ do một ngời ký và mắt th-
ờng không thể nhìn thấy chữ ký này.
- Chứng từ điện tử khác chứng từ bằng giấy truyền thống ở chỗ nó đã đợc
mã hoá và ngời không có khoá quy ớc để mở chứng từ điện tử đó thì không thể
xem đợc. Trong đó, CKĐT là một yếu tố tạo nên chứng từ điện tử, luôn gắn liền
với các dữ liệu của chứng từ điện tử nhằm xác định tính đúng đắn, chuẩn xác của
các yếu tố tạo nên chứng từ điện tử khi thực hiện truyền nhận qua mạng máy tính
giữa các tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán.
- Quy trình thực hiện giao dịch thanh toán khi sử dụng chứng từ điện tử đòi
hỏi cần phải có ba khâu: kế toán giao dịch, kế toán thanh toán và kế toán kiểm
soát, truyền đi thông tin thanh toán. Ba khâu này hoàn toàn độc lập và đều đợc
kiểm soát thông qua chữ ký điện tử. Mỗi cán bộ thực hiện một khâu sẽ có một mật
mã riêng, mà ngay cả khi họ có mật mã của nhau vẫn không thể mở đợc chứng từ
điện tử đó, bởi trong đó 2 ngời luôn kiểm soát một ngời.
- Cách thức sử dụng chứng từ điện tử: sẽ có một quy ớc giữa hai ngân hàng
với nhau về cách thức sử dụng chứng từ điện tử và CKĐT. Mỗi ngân hàng trong số
đó có thể cũng chỉ biết đợc 1/2 bí mật để thực hiện giao dịch. Mọi việc còn do quá
18
KHóa LUậN TốT NGHIệP Nguyễn Hồng Hà - Lớp A1 - K37
trình xử lý nghiệp vụ của các thiết bị nh phần cứng và phần mềm và việc này đòi
hỏi các ngân hàng phải nhập dữ liệu cần thiết cho quá trình thanh toán.
- Sử dụng chứng từ điện tử trong thanh toán ngoại thơng sẽ giúp đẩy nhanh
tốc độ chuyển tiền qua các ngân hàng. Thông thờng trớc đây, một khoản tiền
chuyển của Ngân hàng nhà nớc và Ngân hàng thơng mại phải mất ít nhất 2-3 ngày,
nay khi sử dụng chứng từ điện tử thì giao dịch đó có thể thực hiện trong 1-1/2
ngày, thậm chí chỉ trong một giờ đối với trờng hợp gấp. Phí chuyển tiền mà khách
hàng phải trả cũng không thay đổi so với trớc và trong tơng lai còn có xu hớng
giảm khi mà hình thức thanh toán này gia tăng và trở nên phổ biến.
- Sử dụng chứng từ điện tử trong thanh toán ngoại thơng sẽ giúp các bên
thức cấp phát, bảo mật, quản lý các chứng từ điện tử này, đặc biệt là chữ ký điện
tử.
- Các cơ quan Nhà nớc và các tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán sử dụng
chứng từ điện tử cần có cơ chế bảo mật và bảo toàn dữ liệu thông tin về chứng từ
điện tử trong quá trình sử dụng và lu trữ. Đồng thời phải có biện pháp quản lý,
kiểm tra chặt chẽ để ngăn ngừa và chống các hình thức lợi dụng để khai thác, xâm
nhập, sao chép, đánh cắp hoặc sử dụng chứng từ điện tử vào việc trái với quy định
về bảo mật, cung cấp số liệu của các tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán. Khi
chứng từ điện tử hay CKĐT bị lộ, h hỏng, thì các biện pháp thu hồi, cấp mới và
biện pháp khắc phục hậu quả cũng cần đợc thể hiện bằng những văn bản quản lý
một cách chặt chẽ. Cụ thể nh việc thay CKĐT nên đợc thực hiện định kỳ có khi
hàng tuần, hàng tháng, tuỳ thuộc vào quy mô của dịch vụ thanh toán.
- Cần xây dựng cơ sở pháp lý quy định về công tác lu trữ chứng từ điện tử
để tạo điều kiện thuận lợi cho cả ngân hàng và khách hàng trong vấn để kiểm tra,
bảo quản. Chẳng hạn, các tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán phải xây dựng hệ
thống dự phòng để lu trữ chứng từ điện tử không dới hai địa điểm, hai thiết bị lu
trữ để nếu có sự cố ở một địa điểm nào thì còn một cơ sở dự phòng. Hay là chứng
từ điện tử còn phải in ra giấy để tiến hành ký xác nhận đóng dấu giữa cơ quan
cung ứng dịch vụ thanh toán và doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu. Nh vậy,
những chứng từ điện tử sẽ không chỉ đợc lu trữ bảo quản ở các file mà còn trên
giấy, đảm bảo tuyệt đối không xảy ra hiện tợng mất toàn bộ dữ liệu.
20
KHóa LUậN TốT NGHIệP Nguyễn Hồng Hà - Lớp A1 - K37
- Cuối cùng, cần có sự đầu t và khuyến khích từ phía Nhà nớc để tăng cờng
cơ sở hạ tầng viễn thông, đờng truyền, máy móc thiết bị, trình độ nhân lực cho các
Ngân hàng và các doanh nghiệp để tạo điều kiện đa chứng từ điện tử vào áp dụng
thuận lợi.
Để làm đợc điều này, Việt Nam cần tham khảo Pháp lệnh TMĐT của Liên
Hiệp Quốc và một số nớc khác trong khu vực nh Philippin, Xingapo,...Đó cũng là
một thuận lợi nhng cái khó là TMĐT ở Việt Nam cha phát triển cao và còn khá
chúng mâu thuẫn với nhau sẽ đợc coi nh là trên bề mặt của chúng không phù hợp
với điều khoản và điều kiện của th tín dụng... Qua nghiên cứu tài liệu giải thích
UCP 500, thấy rằng các cụm từ bề mặt chứng từ và Tiêu chuẩn quốc tế của
thực tiễn ngân hàng rất mơ hồ, không rõ ràng. Cùng một trờng hợp, ngân hàng
này có thể coi là bất hợp lệ chứng từ nhng ngân hàng khác lại không, thậm chí có
ngân hàng cho là bất hợp lệ chứng từ nhng vẫn chấp nhận thanh toán.
Kinh nghiệm cho thấy các ngân hàng thờng đánh giá tính phù hợp và sai
biệt của bộ chứng từ khác nhau ở các điểm chính sau đây:
- Thứ nhất, các lỗi chính tả không làm ảnh hởng nội dung chứng từ và làm
chứng từ này mâu thuẫn với chứng từ khác thờng đợc các ngân hàng bỏ qua vì sai
sót này thuộc lỗi đánh máy. Tuy nhiên, với những lỗi chính tả nhỏ nh vậy thì đôi
khi các doanh nghiệp Việt Nam khi xuất khẩu thờng vẫn bị các ngân hàng mở th
tín dụng nớc ngoài và khách hàng chậm thanh toán vì họ coi đó là lỗi chứng từ.
- Thứ hai, đối với các điều khoản không liên quan đến chứng từ thì theo
điều 13 UCP 500 ngân hàng sẽ bỏ qua không kiểm tra xem những điều khoản này
có đợc thực hiện hay không. Nhng một số ngân hàng lại bị nhầm lẫn giữa các điều
khoản này với các điều khoản quy định có chứng từ liên quan yêu cầu. Ví dụ về
một th tín dụng yêu cầu hàng hoá có xuất xứ từ CHLB Đức. Đây là một điều
khoản không liên quan đến chứng từ và là một phần của mô tả hàng hóa. Nhng
điều này sẽ trở thành điều khoản chứng từ khi L/C yêu cầu phải xuất trình một
giấy chứng nhận xuất xứ từ CHLB Đức. Điều này khiến các doanh nghiệp Việt
Nam rất dễ nhầm lẫn trong việc lập bộ chứng từ thanh toán và cũng rất dễ gây bất
đồng giữa cách hiểu của các Ngân hàng về yêu cầu của bộ chứng từ thanh toán.
- Sự bất đồng quan điểm giữa các Ngân hàng về sự thống nhất giữa các
chứng từ trong một bộ chứng từ thanh toán. Thực tế, quan điểm của các ngân hàng
22
KHóa LUậN TốT NGHIệP Nguyễn Hồng Hà - Lớp A1 - K37
có thể khác nhau về một trờng hợp thực tế mà điều này cũng không vi phạm quy
định của UCP 500. Tuy nhiên cũng cần hiểu rằng UCP 500 chỉ đa ra khung pháp
lý cho các bên tham gia quan hệ th tín dụng và tiêu chuẩn kiểm tra bộ chứng từ là
viên trong Hiệp hội ngân hàng Việt Nam về thống nhất cách hiểu UCP 500 và
pháp điển hoá thành văn bản pháp luật có tính bắt buộc đối với mọi ngân hàng
thành viên.
2.1.2. Tăng cờng đào tạo nghiệp vụ chuyên môn cho các nhân viên
ngân hàng.
Việc thanh toán trong ngoại thơng có diễn ra nhanh chóng và thuận lợi hay
không còn phụ thuộc vào trình độ nghiệp vụ củabản thân những ngời làm công tác
thanh toán quốc tế tại các ngân hàng. Chính vì vậy, tăng cờng đào tạo các thanh
toán viên giỏi về nghiệp vụ cũng chính là một trong những chiến lợc của các ngân
hàng nhằm đảm bảo công tác kiểm tra chứng từ, t vấn về chứng từ cho khách hàng
đạt hiệu quả cao, tránh sai sót, nhầm lẫn và chậm chễ trong thanh toán quốc tế.
2.1.3. T vấn cho nhà xuất khẩu khi bộ chứng từ có sai biệt.
Qua thực tế tại các ngân hàng, ta có thể thấy rằng bộ chứng từ thanh toán bị
gặp sai sót không phải là ít. Điều này dẫn đến bộ chứng từ đợc chuyển qua lại
nhiều lần để chỉnh sửa, gây tốn kém về mặt thời gian và chi phí. Bởi vậy, cho dù
khi ngân hàng không thực hiện việc thanh toán hay chiết khấu bộ chứng từ thì với
tinh thần trách nhiệm để bảo vệ quyền lợi cho khách hàng, thông thờng khi kiểm
tra nếu bộ chứng từ có sai sót thì tiến hành t vấn khách hàng nh sau:
- Sai sót có thể sửa chữa hoặc thay thế thì đề nghị khách hàng sửa chữa hoặc
thay thế.
- Sai sót không thể sửa chữa hay thay thế đợc thì đề nghị khách hàng xin tu
chỉnh L/C (nếu có thể) hoặc thông báo cho ngân hàng phát hành nêu rõ các sai sót,
xin chấp nhận thanh toán.
- Sai sót không đợc chấp nhận thì đề nghị khách hàng chuyển sang hình
thức thanh toán nhờ thu hoặc trả lại chứng từ cho họ.
Trong thực tế, nhiều nhà xuất khẩu Việt Nam do cha hiểu biết rõ về thanh
toán trong th tín dụng với những u thế của nó về trách nhiệm của ngân hàng phát
hành và quyền lợi của ngời hởng lợi khi xuất trình chứng từ, cho nên khi biết bộ
chứng từ có sai sót gì thì họ thờng yêu cầu ngân hàng chuyển chứng từ đi để thanh
24
Cụ thể:
25
Copyright: Tài liệu đại học ©