THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG CỦA TRUNG TÂM HỘI CHỢ
TRIỂN LÃM VIỆT NAM
I. QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA TRUNG TÂM
HỘI CHỢ TRIỂN LÃM VIỆT NAM (VEFAC)
1. QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN
VEFAC là Trung tâm Hội chợ Triển lãm quốc gia Việt nam, được thành
lập theo quyết định 06/HĐBT ngày 18/1/1989 của Hội đồng Bộ trưởng (nay là
Chính phủ) là một đơn vị trực thuộc Bộ Văn hoá-Thông tin. Hoạt động theo
phương thức lấy thu bù chi, có con dấu và tài khoản tiền Việt nam và ngoại tệ
tại Ngân hàng.
Trụ sở đặt tại khu Triển lãm Giảng Võ - đường Giảng Võ, Quận Ba Đình,
Hà nội.
Tên giao dịch quốc tế: VIETNAM EXHIBITION - FAIR CENTRE
Viết tắt: VEFAC
1.1. Từ năm 1975 đến 1981.
Khu Triển lãm Giảng Võ được Nhà nước khởi công xây dựng từ năm
1962, nhưng do chiến tranh nên cho đến sau ngày giải phóng miền Nam, Tổng
cục Thông tin mới đước nhận bàn giao và giao cho khu Triển lãm Trung Ương
(thuộc Tổng Cục Thông tin) quản lý và tổ chức hoạt động.
Trong giai đoạn này hoạt động chủ yếu là tổ chức các cuộc triển lãm về
chính trị nhằm tuyên truyền biểu dương thắng lợi của dân tộc, động viên tài
năng sáng tạo trong lao động, sản xuất và chiến đấu, khuyến khích động viên
nhân dân thực hiện hai nhiệm vụ chiến lược là xây dựng Chủ Nghĩa Xã Hội và
bảo vệ tổ quốc.
Về kinh phí hoàn toàn do Nhà nước cấp.
Cuộc triển lãm lớn đầu tiên tại Giảng Võ được khai mạc nhân dịch ngày
quốc khánh 2-9-1975 với chủ đề "30 năm thành lập nước Việt Nam dân chủ
cộng hoà", tiếp theo là triển lãm "Nước Việt Nam là một" tổ chức năm 1976,
chào mừng sự kiện bầu cử Quốc hội chung của đất nước Việt Nam thống nhất,
triển lãm "Chiến thắng Trung Quốc xâm lược" tổ chức tháng 4/1979 phản ánh
âm mưu bành trướng bá quyền của ngoại xâm và cuộc chiến đấu anh dũng của
tích của các ngành, các địa phương, thúc đẩy phong trào thi đua cải tiến kỹ
thuật, chất lượng, khuyến khích phát triển các ngành nghề truyền thống, đẩy
mạnh sản xuất hàng xuất khẩu.
Trong bối cảnh khi đất nước vừa thống nhất sau nhiều năm chia cắt, nền
kinh tế hai miền phát triển không đồng đều, những cuộc hội chợ triển lãm nói
trên là nơi giao lưu thông tin, mở ra khả năng hợp tác, ký kết hợp đồng mua
bán, trao đổi nguyên liệu, sản phẩm và công nghệ, liên kết liên doanh trong
nước. Bạn bè nước ngoài cũng có dịp được biết về bức tranh toàn cảnh của nền
kinh tế Việt Nam, bước đầu tạo điều kiện để tìm hiểu, thăm dò và đi đến những
bước phát triển làm ăn cho những năm sau.
Ngoài những Hội chợ-Triển lãm nói trên, trong giai đoạn này còn có một
số cuộc triển lãm chuyên đề được tổ chức tại Giảng Võ như "40 năm bảo vệ
chính quyền cách mạng" do Bộ Nội vụ phối hợp tổ chức, "Hội chợ triển lãm Hà
Nội" chào mừng 30 năm giải phóng thủ đô (10/1984) do Uỷ ban nhân dân thành
phố Hà Nội tổ chức "Hội thi triển lãm tuổi trẻ sáng tạo" do Trung ương đoàn
thanh niên phối hợp tổ chức, Hội thi triển lãm thủ công mỹ nghệ toàn quốc
(1986)...,Triển lãm quốc gia Liên Xô (10/1987) tổ chức vào dịp kỷ niệm 70 năm
cách mạng tháng 10.
Về chi phí hoạt động của Trung tâm triển lãm thành tựu kinh tế kỹ thuật
Việt Nam trong thời kỳ này vẫn hoàn toàn được Nhà nước bao cấp, mỗi cuộc
HCTL toàn quốc, Ngân sách Nhà nước phải chi rất lớn, nếu cả ngân sách Nhà
nước ở các tỉnh, thành phố và các bộ nghành cấp để tổ chức các gian hàng tham
gia hội chợ thì chi phí thật khổng lồ. Để phục vụ nhiệm vụ chính trị không bao
giờ có hoạch toán mà sẵn sàng chi bằng mọi giá.
1.3. Giai đoạn 1990 đến nay
Theo Quyết định 06/HĐBT ngày 18/1/1989 của Hội đồng Bộ trưởng,
Trung tâm được mang tên "Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt nam", là một đơn
vị kinh doanh độc lập trực thuộc Bộ Văn hoá-Thông tin, hoạt động theo phương
thức hoạch toán kinh doanh lấy thu bù chi và có trách nhiệm nộp các khoản thuế
cho ngân sách Nhà nước.
Bộ máy quản lý của Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt nam như sau:
-Tổng giám đốc
- Các Phó Tổng giám đốc
- Văn phòng
- Phòng Tài chính-Kế toán
- Phòng Hội chợ Triển lãm
- Phòng dịch vụ Hội chợ Triển lãm
- Phòng dịch vụ tổng hợp
- Phòng Quản lý cơ sở hạ tầng
- Phòng Điện nước
- Phòng Bảo vệ
- Chi nhánh Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt nam tại TP. Hồ Chí Minh.
Ngoài ra Trung tâm còn có một số đại lý và đại diện của mình ở nước
ngoài như: Pháp, Đức, Nhật, Hồng kông, Thailan, Singapo, Hàn quốc, Trung
quốc, Ba lan...
Phương thức tổ chức bộ máy quản lý:
- Giám đốc quản lý các phòng ban theo chức năng của phòng ban đó.
Nhận xét:
Hiện nay, phương thức quản lý này là phù hợp với đặc điểm của đơn vị:
- Quyết định được truyền trực tiếp đến từng phòng ban và các phòng ban
thể hiện được tinh thần tự chủ, phát huy được nội lực của mình.
- Tạo được mối quan hệ toàn diện giữa các phòng ban với nhau.
- Các Phó tổng giám đốc giữ vai trò tham mưu cho Tổng giám đốc, từ đó
chia xẻ bớt gánh nặng công việc cho Tổng giám đốc.
5. SƠ ĐỒ QUẢN LÝ
Tổng giám đốc
Phòng Hội chợ
Triển lãm
Phó tổng giám đốc Phó tổng giám đốc
Hãng Quảng cáo-
11. Phòng Quản lý cơ sở hạ tầng 15 8.88
Tổng cộng 169 100
Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt nam là đơn vị có một cơ sở hạ tầng
hoàn chỉnh, một dây chuyền công nghệ đủ để tổ chức và các công đoạn của dây
chuyền đều có các bộ phận chức năng hoạt động cố định. Hầu như các cuộc hội
chợ triển lãm lớn nhỏ, Trung tâm đều có thể tự mình đảm đương không cần thuê
thêm lực lượng từ bên ngoài.
Trong số cán bộ công nhân viên ở Trung tâm có trình độ Đại học và sau
Đại học chiếm khoảng 40%. Ngoài ra là tốt nghiệp Cao đẳng, Trung cấp...Điều
đó được thể hiện ở biểu đồ dưới đây:
Để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao, Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt
nam đã có chủ trương chính sách khuyến khích, tạo điều kiện cho nhân viên của
mình nâng cao trình độ như: mời giáo viên Ngoại ngữ, trang bị thêm kiến thức
sử dụng máy vi tính. Vừa qua Trung tâm đã có danh sách 6 người sang bồi
dưỡng tại Đức về "Quy hoạch và Tổ chức Hội chợ chuyên đề" vào tháng
12/2000.
7. CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ CÁC PHÒNG BAN TRONG TRUNG TÂM
HỘI CHỢ TRIỂN LÃM
7.1. Văn phòng:
-Giúp giám đốc quản lý nhân sự, tổ chức cán bộ, đào tạo, công tác quản
lý hành chính quản trị.
- Quản lý hệ thống xe ô tô của cơ quan, thiết bị văn phòng.
- Quản lý khu nhà khách.
7.2. Phòng Tài chính-Kế toán:
- Giúp giám đốc quản lý về tài chính, tiền tệ và thanh toán.
7.3. Phòng Hội chợ Triển lãm:
Tổ chức tiếp thị mời khách vào tham gia Hội chợ Triển lãm do Trung tâm
Hội chợ Triển lãm tổ chức. Đồng thời tổ chức các cuộc hội chợ triển lãm tại
Giảng Võ và phối hợp với các đơn vị khác để tổ chức cho các cơ quan Việt nam
tham gia hội chợ nước ngoài.
- Tổ chức kinh doanh trong hoạt động hội chợ, triển lãm trong nước và
quốc tế.
- Cùng với các đơn vị tổ chức các hội thảo, hội nghị trong nước và quốc tế.
- Tổ chức các hoạt động văn hoá nghệ thuật, thể thao vui chơi giải trí cho
nhân dân trong khu vực hội chợ triển lãm Việt nam.
- Tổ chức thực hiện các loại hình quảng cáo, quản lý và khai thác kinh
doanh thông tin trên mạng Internet.
- Duy trì và phát triển cơ sở hạ tầng, dần từng bước hiện đại hoá Trung
tâm đạt tiêu chuẩn quốc tế.
II. TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC HỘI CHỢ TRIỂN LÃM TẠI
TRUNG TÂM HỘI CHỢ TRIỂN LÃM VIỆT NAM.
1. TÁC ĐỘNG CỦA MÔI TRƯỜNG NỀN KINH TẾ.
Tối đa hoá lợi nhuận là một trong những mục tiêu hàng đầu của các
doanh nghiệp kinh doanh. Trong nền kinh tế thị trường, mọi doanh nghiệp muốn
tồn tại và phát triển thì phải dựa vào tiềm lực và sự khôn ngoan của chính mình.
Nhưng cái đích của mọi doanh nghiệp đều là những khách hàng, mọi bộ phận,
mọi chức năng của doanh nghiệp hoạt động đều hướng tới đích ưu tiên này: Đó
là thoả mãn khách hàng. Thoả mãn được khách hàng cũng có nghĩa là doanh
nghiệp tiêu thụ được sản phẩm.
Môi trường nền kinh tế bao gồm những nhân tố mà doanh nghiệp không
làm chủ được nhưng phải biết phân tích, nghiên cứu, dự báo để hướng hoạt
động kinh doanh của mình theo chiều hướng có lợi nhất. Mọi nhân tố trong môi
trường nền kinh tế đều có những ảnh hưởng đến thị trường của doanh nghiệp
tuỳ theo tính chất từng lĩnh vực hoạt động.
1.1. Môi trường văn hoá-xã hội.
Tổ chức kinh doanh hoạt động trong môi trường xã hội nhất định. Xã hội
là nguồn cung cấp các nguồn nhân lực mà doanh nghiệp cần và tiêu thụ những
hàng hoá dịch vụ do nó sản xuất. Các yếu tố của môi trường xã hội gồm có dân
số, thu nhập, lứa tuổi, giới tính, mức sống và các điều kiện giáo dục đào tạo.
Nắm bắt được những đặc điểm ảnh hưởng của môi trường xã hội tới hoạt động
sống của nhân dân, nâng cao tích luỹ từ nội bộ nền kinh tế, tạo tiền đề vững
chắc cho bước phát triển cao hơn vào đầu thế kỷ sau" (Văn kiện đại hội đại biểu
toàn quốc lần thứ VIII). Đến nay, chúng ta đã đạt được nhiều thành công về
kinh tế và ngoại giao, nước ta giữ được mức tăng trưởng cao về kinh tế, là thành
viên năng động trong khối ASEAN, tham gia ASEM và APEC, đặc biệt Việt
Nam đang tích cực xúc tiến việc gia nhập chính thức vào WTO. Mặc khác Việt
Nam còn nhận được những khoản tài trợ chính cho những dự án phát triển cơ sở
hạ tầng từ các định chế tài chính quốc tế như WB, IMF, ADB...Mặc dù còn
nhiều khó khăn trên con đường đi tới thịnh vượng nhưng giờ đây thế và lực của
nền kinh tế nước ta rất vững chắc.
1.4. Môi trường chính trị.
Sự ổn định chính trị tạo ra môi trường thuận lợi đối với hoạt động kinh
doanh. Một chính phủ mạnh và sẵn sàng đáp ứng những đòi hỏi chính đáng của
xã hội sẽ đem lại lòng tin và thu hút các nhà đầu tư trong và ngoài nước. Trong
một xã hội ổn định về chính trị, các nhà kinh doanh được đảm bảo an toàn về
đầu tư, quyền sở hữu và các tài sản khác của họ và họ sẵn sàng đầu tư những
lớn hơn vào các dự án dài hạn.
1.5. Môi trường cạnh tranh
Trong một vài năm gần đây, sự gia tăng về số lượng các doanh nghiệp
tham gia kinh doanh trong lĩnh vực hội chợ triển lãm đã làm cho tính chất cạnh
tranh trong nghành trở nên căng thẳng và phức tạp. Do cường độ cạnh tranh lớn
đã làm cho thị phần lĩnh vực hội chợ triển lãm bị xé nhỏ. Để đối phó với tình
hình này doanh nghiệp cần phải nắm bắt được những thông tin về đối thủ, phân
tích được lợi thế cũng như điểm yếu của họ để từ đó đề ra những chến lược phù
hợp. Đồng thời cũng cần có những kiến nghị đối với cơ quan có chức năng chấn
chỉnh lại tình trạng hoạt động của các doanh nghiệp trong lĩnh vực này tạo ra
hành lang pháp lý hoạt động.
2. KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC HỘI CHỢ TRIỂN LÃM TRONG
VÀI NĂM GẦN ĐÂY.
1.1. Hoạt động hội chợ triển lãm.
hợp tác thương mại trong nước và quốc tế.
Cụ thể hàng năm Trung tâm vẫn thường tổ chức hội chợ hàng công
nghiệp, một trong những cuộc hội chợ có quy mô lớn nhất được tổ chức thường
xuyên ở Việt Nam trong những năm gần đây. Tại hội chợ này thu hút nhiều
khách tham dự trong nước và quốc tế, cùng khách tham quan. Mỗi năm số đó lại
tăng lên đánh dấu những thành công quan trọng và hiệu quả tổ chức năm sau
cao hơn năm trước của Trung tâm. Khách tham gia vào hội chợ này đã thực sự
tìm được cho mình một môi trường thuận lợi để giao lưu thương mại, theo đó gá
trị hợp đồng được ký kết trong hội chợ có khi lên tới vài trăm triệu. Doanh thu
mà Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam thu được từ cuộc hội chợ triển lãm
hàng công nghiệp cũng rất lớn thông thường chiếm tới 1/4 doanh thu cả năm. Ta
có thể thấy được sự tăng trưởng trong công tác tổ chức hội chợ hàng công
nghiệp qua biểu sau:
Biểu 3: Số lượng khách tham gia và khách tham quan trong Hội chợ hàng công
nghiệp.
Stt Tên hội chợ Số đv trong
nước tham
gia
Số đv nước
ngoài tham
gia
Khách
tham quan
(người)
1 Hàng công nghiệp 95 230 70 50000
2 Hàng công nghiệp 96 250 50 55000
3 Hàng công nghiệp 97 363 80 150000
4 Hàng công nghiệp 98 402 90 180000
5 Hàng công nghiệp 99 459 60 200000
Hội chợ Xuân cũng được Trung tâm tổ chức thường xuyên vào dịp tết
Hội chợ hàng tiêu dùng được tổ chức được tổ chức liên tục hàng năm vẫn
chưa khẳng định được vai trò của nó. Thực chất đây là một lĩnh vực rất quan
trọng trong đời sống kinh tế đã được Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam
tìm hiểu và đề cập tới nhưng chưa quấn hút thật nhiều khách hàng trong nước
tham gia. Tuy là hội chợ hàng tiêu dùng nhưng lượng người tiêu dùng đến thăm
quan không lớn. Tình hình đó là do nhiều nguyên nhân khác nhau nhưng nói
chung thực tế vẫn phản ánh đúng tình trạng sản xuất và thị truờng chung, cũng
không loại trừ khả năng thu hút khách hàng của Ban tổ chức và những hội chợ
cùng chủ đề hàng tiêu dùng được tổ chức nhiều trong năm do các đơn vị tổ chức
hội chợ triển lãm khác nhau thực hiện.
Bên cạnh đó, Trung tâm đã tổ chức đuợc rất nhiều các cuộc hội chợ triển
lãm chuyên nghành, tổng hợp, quốc tế, trong nước và địa phương với những
quy mô, tầm cỡ khác nhau đáp ứng được nhu cầu của nhiều nghành, nhiều lĩnh
vực. Điều đó thể hiện qua biểu 5 và 6 như sau:
Biểu 5: Số lượng đơn vị tham gia trong một số hội chợ
Stt Loại hội chợ Số đơn vị tham gia
1998 1999
1 Tổng hợp 2000 2200
2 Chuyên nghành 800 950
3 Quốc tế 1100 1000
Copyright: Tài liệu đại học ©