UBND TỈNH LÂM ĐỒNG
TRƯỜNG CAO ĐẲNG NGHỀ ĐÀ LẠT

GIÁO TRÌNH
MÔN HỌC: SOẠN THẢO VĂN BẢN
NGHỀ: KẾ TOÁN DOANH NGHIỆP
TRÌNH ĐỘ: TRUNG CẤP
Ban hành kèm theo Quyết định số: /QĐ-CĐNĐL ngày ………tháng.... năm……
của Hiệu trưởng Trường Cao đẳng Nghề Đà Lạt

(LƯU HÀNH NỘI BỘ)

Đà Lạt, năm 2017


TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN
Tài liệu này thuộc loại sách giáo trình nên các nguồn thông tin có thể được
phép dùng nguyên bản hoặc trích dùng cho các mục đích về đào tạo và tham khảo.
Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc hoặc sử dụng với mục đích kinh
doanh thiếu lành mạnh sẽ bị nghiêm cấm.


LỜI GIỚI THIỆU
Vài nét về xuất xứ giáo trình:
Giáo trình này được viết theo Kế hoạch số 1241/KH-CĐNĐL ngày 30
tháng 12 năm 2016 của Trường Cao đẳng nghề Đà Lạt về việc triển khai xây dựng
chương trình đào tạo theo Luật Giáo dục nghề nghiệp để làm tài liệu dạy nghề
trình độ trung cấp.
Quá trình biên soạn:
Trên cơ sở tham khảo các giáo trình, tài liệu về quy trình soạn thảo
văn bản trong kinh doanh, kết hợp với các thông tư hướng dẫn về nguyên tắc soạn


1.1 Khái niệm văn bản, văn bản quản lý nhà nước, văn bản hành chính. ................ 1
1.2 Phân loại văn bản và bản sao văn bản. ............................................................. 2
2

Phong cách ngôn ngữ hành chính, công vụ ...................................................... 7

2.1 Khái niệm phong cách ngôn ngữ. ..................................................................... 7
2.2 Phân loại phong cách ngôn ngữ. ....................................................................... 8
2.3 Đặc điểm của phong cách ngôn ngữ hành chính – công vụ .............................. 8
3

Kỹ thuật sử dụng tiếng Việt trong văn bản hành chính, công vụ..................... 11

3.1 Từ, ngữ trong văn bản hảnh chính – công vụ.................................................. 11
3.2 Câu trong văn bản hành – công vụ. ................................................................ 12
3.3 Đoạn văn và cấu trúc đoạn văn trong văn bản hành chính – công vụ. ............. 13
3.4 Cấu trúc văn bản hành chính – công vụ. ......................................................... 14
4

Yêu cầu đối với việc soạn thảo và ban hành văn bản ...................................... 14

4.1 Nội dung văn bản phải hợp hiến và hợp pháp. ................................................ 14
4.2 Văn bản phải được soạn thảo đúng thể thức quy định. ................................... 14
4.3 Văn bản phải được soạn thảo đúng thẩm quyền quy định. .............................. 15
4.4 Văn bản phải đảm bảo tính khả thi ................................................................. 15
4.5 Văn bản phải được trình bày theo phong cách ngôn ngữ hành chính – công vụ.15
5

Các bước soạn thảo và ban hành văn bản. ...................................................... 15

2.1 Thể thức bản sao ............................................................................................ 34
2.2 Kỹ thuật trình bày........................................................................................... 37
2.3 Một số ứng dụng của Microsoft Word ............................................................ 46
Chương 3: KỸ THUẬT SOẠN THẢO VÀ TRÌNH BÀY QUYẾT ĐỊNH,
BIÊN BẢN, TỜ TRÌNH, BÁO CÁO, CÔNG VĂN HÀNH CHÍNH. .............. 75
1

Quyết định...................................................................................................... 75

1.1 Khái niệm....................................................................................................... 75
1.2 Thẩm quyền ban hành. ................................................................................... 75
1.3 Cấu trúc của quyết định. ................................................................................. 75
1.4 Mẫu trình bày quyết định. .............................................................................. 77
2

Biên bản ....................................................................................................... 108

2.1 Khái niệm. .................................................................................................... 108
2.2 Phân loại biên bản. ....................................................................................... 108
2.3 Phương pháp ghi biên bản. ........................................................................... 108
2.4 Cấu trúc của biên bản. .................................................................................. 108
2.5 Mẫu trình bày biên bản. ................................................................................ 109
3

Tờ trình ........................................................................................................ 124

3.1 Khái niệm. .................................................................................................... 124
3.2 Yêu cầu của tờ trình. .................................................................................... 124
3.3 Cấu trúc của tờ trình. .................................................................................... 124
3.4 Mẫu trình bày tờ trình. ................................................................................. 124


3

Hiệu lực của hợp đồng. ................................................................................ 157

4

Phân loại hợp đồng....................................................................................... 157

5

Phân biệt hợp đồng dân sự và hợp đồng thương mại .................................... 157

6

Cấu trúc của hợp đồng. ................................................................................ 159

7

Mẫu trình bày một số loại hợp đồng dân sự, thương mại thông dụng. .......... 162

Chương 5: THƯ THƯƠNG MẠI .................................................................... 215
1

Cấu trúc thư thương mại............................................................................... 215

2

Các quy tắc khi soạn thảo thư thương mại .................................................... 216


nghĩa hẹp nói trên.
Khái niệm văn bản quản lý Nhà nước.
Văn bản quản lý Nhà nước là những quyết định quản lý thành văn do các cơ
quan nhà nước có thẩm quyềnhoặc cá nhân được nhà nước ủy quyền theo chức
năng ban hành theo thể thức và thủ tục do luật định, mang tínhquyền lực nhà nước,
làm phát sinh các hệ quả pháp lý cụ thể. Trong thực tế, văn bản quản lý Nhà nước
được sửdụng như một công cụ của nhà nước pháp quyền khi thể chế hóa các quy
phạm pháp luật thành văn bản nhằmquản lý xã hội.
Khái niệm văn bản hành chính.
Khái niệm hành chính theo nghĩa gốc, là sự quản lý của Nhà nước, không
phải là sự quản lý thông thường củabất kỳ một chủ thể nào dối với bất kỳ một đối
tượng và một khách thể nào. Tuy nhiên, theo cách hiểu hiện nay,khái niệm này
dùng để chỉ sự tổ chức, điều hành kiểm tra, nắm tình hình trong hoạt động của một
cơ quan, tổchức, doanh nghiệp nói chung. Khái niệm văn bản hành chính được sử
dụng với nghĩa là văn bản dùng làmcông cụ quản lý và điều hành của các nhà quản
1


trị nhằm thực hiện nhiệm giao tiếp, truyền đạt mệnh lệnh, trao đổi thông tin dưới
dạng ngôn ngữ viết, theo phong cách hành chính – công vụ.
1.2 Phân loại văn bản và bản sao văn bản.
a. Phân loại văn bản.
Việc phân loại văn bản có vai trò rất quan trọng, giúp cho người soạn thảo
văn bản lựa chọn loại văn bản phùhợp với mục đích sử dụng của mình, vì mỗi loại
văn bản khác nhau thường có nội dung, hình thức và chứcnăng khác nhau.Văn bản
phân loại theo nhiều cách dựa vào nhiều tiêu chí như tính chất của văn bản , chủ
thể ban hành văn bản,chức năng của văn bản, thuộc tính pháp lý của văn bản, hình
thức của văn bản.
Theo nghị định số110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính
phủ, hệ thống văn bản được chia thành các loại: hệ thống văn bản quy phạm pháp

bằng văn bản luật mới. luật được Quốc hội thông qua và Chủ tịch nước ký lệnh
công bố.
Pháp lệnh (PL): là văn bản có giá trị pháp lý như luật, cụ thể hóa những
nguyên tắc được quy định trongHiến pháp, quy định những vấn đề được Quốc hội
giao, sau một thời gian thực hiện trình Quốc hội xem xétquyết định ban hành thành
luật. Pháp lệnh có thể sữa đổi, bổ sung trong quá trình thực hiện, do Ủy ban
Thườngvụ Quốc hội thông qua và Chủ tịch nước ký lệnh công bố.
Lệnh (L): Là văn bản dùng để công bố Hiến pháp, luật, pháp lệnh; để tổng
động viên cục bộ; để công bố tìnhtrạng khẩn cấp trong cả nước hoặc từng địa
phương; để công bố lệnh đặc xá hoặc ân xá; để phong cấp hàmngoại giao hoặc
quân sự cao cấp. Lệnh do Chủ tịch nước ban hành.
Nghị quyết (NQ): Là văn bản dùng để quyết định chủ trương, chính sách của
Chính phủ, thông qua các dựán, kế hoạch và ngân sách nhà nước, phê duyệt và
điều ước quốc tế thuộc thẩm quyền của Chính phủ; cụ thểhóa các chương trình
hoạt động của Quốc hội, Hội đồng Nhân dân và Ủy ban Nhân dân; thông qua ý
kiến kếtluận tại các kỳ họp của các cơ quan quản lý Nhà nước.Nghị quyết là cơ sở
để tổ chức hoạt động và ban hànhcác văn bản về quản lý nhà nước như hiến pháp,
luật, pháp lệnh. Nghị quyết do Quốc hội, Chính phủ, Hội đồngNhân các cấp ban
hành.
Nghị quyết liên tịch (NQLT): Là nghị quyết do các cơ quan Nhà nước có
thẩm quyền kết hợp ban hành,thống nhất ý kiến trong quá trình tham gia quản lý
Nhà nước. Thẩm quyền ban hành của các văn bản liên tịchgồm có Thủ trưởng các
Bộ, cơ quan ngang Bộ, các tổ chức chính trị - xã hội cấp Trung ương có thẩm
quyềntham gia quản lý nhà nước theo luật định.
Nghị định (NĐ): Là văn bản quy định chi tiết thi hành luật, nghị quyết của
Quốc hội; pháp lệnh, nghị quyếtcủa Ủy ban Thường vụ Quốc hội; lệnh, quyết định
của Chủ tịch nước; quy định nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chứcbộ máy của cơ quan nhà
nước ở cấp trung ương; quy định những vấn đề cấp thiết nhưng chưa được xây
dựngthành luật hoặc pháp lệnh. Nghị định do Chính phủ ban hành.
Quyết định (QĐ): Là văn bản dùng để quy định hay định ra chế độ chính

tùy theo thẩm quyền giải quyết công việc có thể ban hành loại văn bản phù hợp.
Hệ thống văn bản hành chính bao gồm các loại văn bản cá biệt, văn bản
hành chính thông thường có tên loại, văn bản hành chính thông thường không có
tên loại.
Văn bản cá biệt:
Quyết định ( cá biệt) (QĐ): Là loại văn bản dùng để quy định các vấn đề về
chế độ, chính sách, tổ chức bộmáy, nhân sự và giải quyết những vấn đề khác dưới
hình thức áp dụng các văn bản quy phạm pháp luật. Việc ápdụng này chỉ được
thực hiện một lần cho một cá nhân, một sự việc hay một vấn đề cụ thể. Do đặc
điểm nóitrên, chủ thể ban hành quyết định là Thủ trưởng các cơ quan quản lý Nhà
nước (Thủ tướng, Bộ trưởng hoặc thủTrưởng cơ quan ngang Bộ, UBND các cấp),

4


Thủ trưởng các cơ quan hành chính sự nghiệp, Thủ trưởng cácdoanh nghiệp nhà
nước và doanh nghiệp dân doanh.
Chỉ thị ( cá biệt) (CT): Là loại văn bản dùng để giải quyết những công việc
mang tính chất cá biệt của các cơquan quản lý Nhà nước. Chỉ thị (cá biệt) do Thủ
tướng, Bộ trưởng và Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ ban hành.
Văn bản hành chính thông thường có tên loại:
Thông cáo (TC): Là văn bản do các cơ quan quản lý Nhà nước trung ương
dùng để công bố với Nhân dânmột quyết định hoặc một sự kiện quan trọng về đối
nội, đối ngoại của quốc gia. Thông cáo do Quốc hội, Ủy banThường vụ Quốc hội,
Chính phủ, Ban chấp hành trung ương Đảng cộng sản Việt nam ban hành.
Thông báo(TB): Là loại văn bản dùng để thông tin các vấn đề trong hoạt
động của các cơ quan,đơn vị, tổchức, cá nhân… để các đối tượng có liên quan biết
hoặc thực thi.
Chương trình(CTr): Là loại văn bản dùng để sắp xếp nội dung công tác, lịch
làm việc cụ thể theo một trình tựnhất định và trong một thời gian nhất định.

người có quyền (hoặc người đạidiện theo pháp luật) và người được ủy nhiệm. Theo
đó, người được ủy nhiệm thực hiện quyền hoặc nghĩa vụthay cho người có quyền
(hoặc người đại diện theo pháp luật).
Giấy mời (GM): Là loại văn bản dành cho cơ quan nhà nước sử dụng khi
cần triệu tập công dân đến trụ sởcơ quan để giải quyết những vấn đề liên quan đến
yêu cầu hoặc khiếu nại của công dân đó (giấy mời của cơquan hành chính).
Giấy giới thiệu (GT): Là loại văn bản dùng để cấp cho cán bộ, nhân viên
liên hệ giao dịch, giải quyết cácnhiệm vụ được giao khi đi công tác.
Giấy nghỉ phép (NP): Là loại văn bản dùng để cấp cho cán bộ, nhân viên
được nghỉ phép tho Luật lao độngđể giải quyết các công việc của cá nhân.
Giấy đi đường (Đ Đ): Là loại văn bản dùng để cấp cho cán bộ, nhân viên đi
công tác để tính phụ cấp điđường, không có giá trị thay cho giấy giới thiệu.
Giấy biên nhận hồ sơ (BN): Là loại văn bản dùng để xác nhận số lượng và
loại hồ sơ, giấy tờ do cơ quanhoặc cá nhân khác gửi đến.
Phiếu gửi (PG): Là loại văn bản dùng để gửi tài liệu của cơ quan, tổ chức
đơn vị, cá nhân này đến cơ quan,tổ chức đơn vị, cá nhân khác. Phiếu gửi không
thay thế cho công văn.
Phiếu chuyển (PC): Là loại văn bản dùng để chuyển hồ sơ, tài liệu của cơ
quan, tổ chức, đơn vị, cá nhânđến bộ phận khác để tiếp tục giải quyết hoặc do chủ
thể chuyển không có thẩm quyền giải quyết.
Văn bản hành chính thông thường không có tên loại:
Công văn (hành chính) Là loại văn bản dùng làm phương tiện giao dịch
hành chính giữa các cơ quan, tổ chức hoặc giữa cơ quan, tổ chức với công dân.
Phạm vi sử dụng của công văn rất rộng, liên quan đến các lĩnhvực hoạt động
thường xuyên của cơ quan, tổ chức.
b. Phân loại bản sao văn bản.
Bản sao văn bản được quy định gồm các loại sau đây:

6


hoàn cảnh giao tiếp tự nhiên, thân mật. Hoàn cảnh giao tiếp theo nghi thức đòi hỏi
phải sử dụng ngôn ngữ mang tính chất trang nghiêm. Hoàn cảnh giao tiếp tự nhiên,
thân mật không đòi hỏi ngôn ngữ trang trọng, không phải chuẩn bị trước, không
cần thiết gọt giũa ngôn ngữ.
Để tài và mục đích giao tiếp: Đề tài thường gắn với mục đích (thông báo;
trao đổi tư tưởng, tình cảm hay tác động, thuyết phục).
Đối tượng tham gia giao tiếp: Mỗi loại đối tượng có những đặc điểm riêng
về lứa tuổi, về trình độ văn hóa, nghề nghiệp, tầng lớp xã hội, tâm lý… cũng góp
phần tạo nên vẻ riêng của phong cách.
Vai và quan hệ vai của những người tham gia giao tiếp: Mỗi người trong
giao tiếp bao giờ cũng xuất hiện trong một vai, một tư cách, một cương vị nhất
định mà xã hội đã dành cho như nhà chính trị, nhà khoa học, người quản lý, giáo
viên, học sinh, giám đốc, nhân viên, bố, con … tạo ra hai kiểu quan hệ vai cơ bản
là bằng vai và không bằng vai.
2.2 Phân loại phong cách ngôn ngữ.
Các nhà ngôn ngữ học có nhiểu cách giải quyết khác nhau trong vấn đề phân
loại phong cách chức năng của ngôn ngữ tiếng Việt. Theo Đinh Trọng Lạc: “Ở
bình diện hoạt động lời nói, ta sẽ có các phong cách chức năng có tư cách bình
đẳng với nhau, đều là những khuôn mẫu, những chuẩn mực trong hoạt động lời nói
để xây dựng (hoặc lĩnh hội) các lớp văn bản (hoặc phát ngôn). Có năm phong cách
chức năng như vậy: phong cách hành chính – công vụ, phong cách khoa học – kỹ
thuật, phong cách báo chí – công luận, phong cách chính luận và phong cách sinh
hoạt hàng ngày.” (Đinh Trọng Lạc chủ biên, (2001), Phong cách học Tiếng Việt,
Nhà xuất bản giáo dục, trang 56). Cách phân loại trên dựa vào những tiêu chí sau
đây:
Sự phân loại như trên dựa trên cơ sở sự lệ thuộc của chủ thể nói (viết) vào
một nhóm xã hội nhất định, vào vai trò xã hội của chủ thể, vào thái độ của chủ thể
đối với đối tượng được nói đến và đối với người nhận.
Trình tự phân loại trên cũng dựa vào mức độ ngày càng cao của sự tác động
cá nhân đến mức độ của tính diễn cảm của lời nói.

lý của văn bản chứ không phải xác nhận tác giả của văn bản.
Chức năng:
Phong cách hành chính – công vụ có những chức năng chủ yếu sau đây:
Chức năng thông tin: Đây là chức năng cơ bản của các loại phong cách ngôn
ngữ nói chung. Đối với phong cách hành chính – công vụ thì chức năng này có vai
trò đặc biệt quan trọng bởi vì trong lĩnh vựa quản lý hành chính nhà nước, văn bản
là phương tiện chủ yếu để truyền đạt thông tin nhằm phục vụ hoạt động quản lý,
điều hảnh và giao dịch của các cơ quan, tổ chức.
Chức năng pháp lý:
Văn bản quy phạm pháp luật là công cụ của Nhà nước pháp quyền trong
việc đề ra những quy định, các nguyên tắc xử sự chung trong các quan hệ xã hội;
thể hiện sự chi phối mang tính quyền lực nhà nước trong hoạt động của các cơ
quan quản lý hành chính.

9


Văn bản là chứng cứ pháp lý trong quá trình hoạt động của các cơ quan quản
lý hành chính Nhà nước khi vận dụng các quy phạm pháp luật nhẳm thực hiện các
nhiệm vụ cụ thể của mình.
Văn bản là yếu tố trách nhiệm ràng buộc giữa các chủ thể có tham gia quan
hệ xã hội, giữa các chủ thể và cá nhân khi tiến hành thực hiện nghĩa vụ theo quy
định của pháp luật.
Chức năng quản lý: Văn bản hành chính là công cụ chủ yếu trong toàn bộ
hoạt động của các cơ quan quản lý hành chính nhà nước. Tất cả các bước trong quy
trình quản lý từ khi ra quyết định ban hành đến tổ chức thực hiện, chỉ đạo, kiểm
tra, giám sát… đều cần đến văn bản.
Chức năng văn hóa: Văn bản quản lý hành chính nhẳm mục đích truyền đạt
thông tin, làm rõ và thuyết phục mọi người chấp hành nghiêm minh các quy định
xã hội, các quy tắc xử sự chung, do đó mang tính văn hóa rõ nét. Chức năng này

phải theo đúng mẫu quy định của pháp luật. Cách trình bày từng loại văn bản cũng
được quy định cụ thể.
3
3.1

Kỹ thuật sử dụng tiếng Việt trong văn bản hành chính, công vụ.
Từ, ngữ trong văn bản hảnh chính – công vụ.
Văn bản hành chính – công vụ thường sử dụng các nhóm từ sau đây:

Nhóm từ thông dụng đơn nghĩa: Là những từ chỉ có một cách hiểu nhằm
đảm bảo việc hiểu một cách chính xác văn bản. Vì vậy, văn bản hảnh chính – công
vụ không sử dụng các biện pháp tu từ như ẩn dụ, hoán dụ; không sử dụng từ ngữ
văn chương bóng bẩy ; không sử dụng từ địa phương mà chỉ sử dụng lớp từ toàn
dân; không sử dụng tiếng lóng; không sử dụng những từ ngữ mang ý nghĩa đặc
biệt; không sử dụng những từ ngữ mang màu sắc hội thoại hoặc thoại thông tục;
không sử dụng những từ ngữ mới phát sinh mà nghĩa của nó chưa ổn định.
Nhóm từ ngữ hành chính: nhóm từ ngữ hành chính tạo nên phong cách hành
chính – công vụ. Nhóm từ này làm hình thành tỉ lệ phần trăm cao của các phương
tiện khuôn mẫu trong hệ thống thuật ngữ và tỉ lệ phần trăm cao của các phương
tiện khuôn mẫu trong hệ thống thuật ngữ và tỉ lệ khá lớn của từ ngữ Hán Việt (ví
dụ: tổ chức, quyền hạn, chỉ thị, thông tư, quản lý…). Khi sử dụng từ ngữ Hán Việt
cần tránh sự nhầm lẫn giữa những từ gần âm, gần nghĩa (ví dụ: khuyến mãi và
khuyến mại, thường xuyên và thường trực, yếu điểm và nhược điểm, xâm nhập và
thâm nhập …); nên sử dụng những từ chính âm, ví dụ:
Nên dùng:
Hành chính
Phản ánh
Sáp nhập
Không nên dùng:
Hành chánh

đầy đủ hai thành phần với trật tự thuận (cụm chủ vị) hoặc câu đơn có thành phần
phụ là trạng ngữ chỉ điều kiện, nguyên nhân, mục đích, thời gian, tình thế…
Có thể đùng câu khuyết chủ ngữ khi chủ ngữ đã được xác định rõ trước đó
trong văn cảnh, ví dụ:
Kính trình bộ xem xét, chấp nhận. (Trích tờ trình)
Trân trọng cám ơn. (Trích công văn)
Đề nghị khách hàng của Ngân hàng Á Châu, nếu nhận được tin đồn và lời lẽ
xúi giục, báo ngay những thông tin cần thiết cho Công an TP. HCM. (Trích thông
báo)
Không sử dụng lời nói trực tiếp (trừ một vài thể loại như văn bản tòa án
hoặc biên bản, sử dụng khi cần thiết); không sử dụng những câu tình thái và những
kiến trúc xen có nội dung đưa đẩy.
12


Có thể sử dụng câu ghép có nhiều vế câu chỉ điều kiện – hệ quả, nguyên
nhân – kết quả, phù hợp với mục đích phân loại, trình bày chi tiết.
Cần lưu ý vị trí của từ, ngữ trong câu. Nếu xếp đặt sai trật tự từ, câu văn sẽ
trở không chuẩn xác về mặt cấu trúc và không rõ nghĩa, ví dụ:
Tất cả các sinh viên, kể cả sinh viên đã học hết các môn học và đang đi thực
tập cuối khóa, nhà trường điều phải tổ chức học tập môn học Tư tưởng Hồ Chí
Minh theo Quyết định số 35/ QĐ-BGD&ĐT ngày 31/7/2003…(Trích công văn)
Cần sử dụng dấu câu hợp lý, theo quy tắc bắt buộc để đảm bảo độ chính xác
của câu. Theo đó, ở một vị trí nào đó trong câu, bắt buộc phải sử dụng loại dâu câu
phù hợp . Vì vậy, người soạn thảo văn bản cần nắm vững chức năng của từng loại
dấu câu trong Tiếng Việt.
3.3 Đoạn văn và cấu trúc đoạn văn trong văn bản hành chính – công vụ.
Đoạn văn được nhận biết trong văn bản bằng chỗ bắt đầu thụt đầu dòng và
kết thúc ở chỗ chấm xuống hàng. Về nội dung, đoạn văn thường diễn đạt một ý
tương đối trọn vẹn. Số lượng câu trong đoạn văn không hạn chế, ít hay nhiều là do

Phương pháp song hành: đưa ra những luận chứng cùng có giá trị như
nhau trong việc thể hiện chủ đề của đoạn văn. Đây là đoạn có câu chủ đề được hiểu
ngầm, không hiện ra trong văn bản, ví dụ:
Chi phí quảng cáo, tiếp thị, khuyến mại, tiếp tân khánh tiếp, chi phí giao
dịch, đối ngoại, chi hoa hồng môi giới, chi phí hội nghị và các loại chi phí khác
được tính vào chi phí hợp lý để xác định thu nhập chịu thuế nhưng tối đa không
quá 10% tổng số các khoản chi phí hợp lý từ Điểm 1 đến Điểm 10, Mục III Thông
tư nêu trên. Đối với hoạt động kinh doanh thương nghiệp, chi phí hợp lý để xác
định mức khống chế bao gồm giá vốn của hàng hóa bán ra. (Trích công văn)
Đoạn hỗn hợp: Trong thực tế, nhiều đoạn văn trong văn bản thường kết hợp
chung những cách lập luận trên.
3.4 Cấu trúc văn bản hành chính – công vụ.
Văn bản hành chính – công vụ có cấu trúc khác nhau tùy theo từng loại. Dù
vậy, văn bản hành chính – công vụ vẫn phải đảm bảo hoàn chỉnh về mặt nội dung
và trọn vẹn về mặt hình thức. Thông thường, văn bản hành chính – công vụ có cấu
trúc ba phần, phần mở đầu, phần nội dung và phần kết thúc. Giữa các phần, các
đoạn nên trình bày cách dòng để văn bản được rõ về tổ chức nội dung và đạt tính
thẩm mỹ về mặt hình thức.
4

Yêu cầu đối với việc soạn thảo và ban hành văn bản

4.1 Nội dung văn bản phải hợp hiến và hợp pháp.
Văn bản được ban hành phải có nội dung phù hợp với Hiến pháp và luật
pháp hiện hảnh.
Văn bản của cơ quan nhà nước cấp dưới ban hành phải phù hợp và không
trái với quy định trong văn bản của các cơ quan nhà nước cấp trên.
Các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước cấp dưới nếu trái với
Hiến pháp, trái với các văn bản luật và các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên
phải được cơ quan nhà nước có thẩm quyền bãi bỏ, đình chỉ việc thi hành.

chỉnh.
5

Các bước soạn thảo và ban hành văn bản.

Công việc soạn thảo văn bản là một khâu rất quan trọng trong công tác quản
lý và điều hành ở các cơ quan Nhà nước, các tổ chức, doanh nghiệp… Điều 12 của
bản điều lệ công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ của Hội đồng Chính phủ
kèm theo Nghị định 142/CP ngày 28/9/1963 đã nêu rõ: “Thảo công văn là công
việc quan trọng trong công tác công văn giấy tờ của mỗi cơ quan, phải tổ chức việc
thảo công văn một cách hợp lý, có người đủ năng lực phụ trách”.
Quy trình cơ bản của việc soạn thảo văn bản được tiến hành theo các bước
sau đây:

15


5.1 Bước chuẩn bị.
- Xác định mục đích của văn bản: Khi dự định ban hành một văn bản, cần
xác định rõ văn bản ban hành nhằm giải quyết vấn đề gì.
- Xác định nội dung và tên loại văn bản: Người soạn thảo văn bản cần xác
định rõ vấn đề định trình bày, từ đó xác định mẫu trình bảy của văn bản cần soạn
thảo, trên cơ sở đó, người soạn thảo sẽ dựa vào bố cục của từng loại văn bản để
xác định nội dung trình bày từng phần trong văn bản. Việc xác định đúng mẫu văn
bản cần sử dụng sẽ giúp cho người soạn thảo văn bản tránh được lỗi về thể thức và
kỹ thuật trình bày, khẳng định được giá trị pháp lý của văn bản.
- Xác định được đối tượng nhận văn bản: Người soạn thảo văn bản cần xác
định đối tượng mà văn bản sẽ tác động đến để lựa chọn cách viết cho phù hợp.
- Thu thập và xử lý thông tin: Cần tập hợp các thông tin, sau đó lựa chọn
những thông tin cần thiết và chính xác; loại bỏ những thông tin không cần thiết,

5.5 Bước hoàn chỉnh, ban hành và triển khai văn bản.
- Các công việc ở giai đoạn này do nhân viên văn thư của cơ quan, công ty,
doanh nghiệp thực hiện, người soạn thảo có thể phối hợp để hoàn thành quy trình.
- Từ bản gốc đã được duyệt, hình thành bản trình ký. Bản trình ký phải tuyệt
đối trung thành với bản gốc. Trước khi trình ký, phải kiểm tra kỹ lưỡng văn bản về
thể thức, về nội dung, về lỗi diễn đạt (lỗi chính tả, lỗi ngữ pháp…).
- Trình văn bản cho trưởng phòng hoặc thủ trưởng trực tiếp kiểm tra và ký tắt
về phía bên phải của thảnh phần thể thức ký của bản trình ký.
- Nhân bản bản trình ký đúng số lượng quy định.
- Trình thủ trưởng hoạc được thủ trưởng ủy quyền ký chính thức.
- Đánh dấu lên chữ ký trên văn bản, đăng ký vào sổ công văn đi, ghi số, ký
hiệu và ngày tháng năm ban hành văn bản. Văn bản khi đã hoàn chỉnh những khâu
này được gọi là bản chính văn bản. Bản chính có thể được làm thành nhiều bản, có
giá trị như nhau.
- Chuyển văn bản đến các cá nhân và các phòng ban có liên quan trong nội bộ
cơ quan và ngoài cơ quan theo yêu cầu.
- Sau khi văn bản đã được triển khai, cần có kế hoạch theo dõi việc tổ chức
thực hiệ của các bộ phận để kịp thời điều chỉnh cho phù hợp với thực tế, rút kinh
nghiệm trong việc ban hành văn bản mới.

17


Chương 2: THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN, BẢN
SAO VĂN BẢN
Mục tiêu:
- Trình bày được thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, bản sao văn bản
- Sử dụng được một số ứng dụng của Microsoft Word trong soạn thảo văn
bản
1

18


Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản bao gồm tên của cơ quan, tổ chức chủ
quản trực tiếp (nếu có) (đối với các tổ chức kinh tế có thể là công ty mẹ) và tên của
cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
a) Tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản phải được ghi đầy đủ hoặc
được viết tắt theo quy định tại văn bản thành lập, quy định chức năng nhiệm vụ,
quyền hạn và cơ cấu tổ chức bộ máy, phê chuẩn, cấp giấy phép hoạt động hoặc
công nhận tư cách pháp nhân của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền, ví dụ:
BỘ GIAO THÔNG
VẬN TẢI
_____________
HỘI ĐỒNG NHÂN
DÂN
TỈNH NGHỆ AN

TẬP ĐOÀN ĐIỆN LỰC VIỆT NAM
_____________
ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH THÁI NGUYÊN
_____________

_____________
b) Tên của cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp có thể viết tắt những cụm từ
thông dụng như Ủy ban nhân dân (UBND), Hội đồng nhân dân (HĐND), Việt
Nam (VN), ví dụ:

UBND TỈNH
QUẢNG BÌNH