VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC XÃ HỘI VIỆT NAM
HỌC VIỆN KHOA HỌC XÃ HỘI

HOÀNG VĂN TÁ

CHỨNG THỰC CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP XÃ
TỪ THỰC TIỄN HUYỆN CHƯ PƯH,
TỈNH GIA LAI

LUẬN VĂN THẠC SĨ LUẬT HỌC
Ngành: Luật Hiến pháp và luật Hành chính
Mã số: 8380102
Khóa: IX, đợt 01 năm 2018

ĐẮK LẮK, Năm 2020



VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC XÃ HỘI VIỆT NAM
HỌC VIỆN KHOA HỌC XÃ HỘI

HOÀNG VĂN TÁ

CHỨNG THỰC CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP XÃ
TỪ THỰC TIỄN HUYỆN CHƯ PƯH,
TỈNH GIA LAI

Ngành: Luật Hiến pháp và luật Hành chính
Mã số: 8380102.

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC



Mục Lục
Phần mở đầu.......................................................................................... 1
Chương 1: Những vấn đề lý luận về chứng thực của Ủy ban nhân
dân cấp xã ............................................................................................ 6
1.1. Khái niệm về chứng thực theo quy định của pháp luật hiện hành
............................................................................................................... 6
1.2. Nội dung, cơ sở của chứng thực, giá trị pháp lý của văn bản được
chứng thực............................................................................................. 11
1.3. Thẩm quyền, trình tự thủ tục chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp
xã ........................................................................................................... 15
1.4. Các tác động ảnh hưởng đến công tác chứng thực của Ủy ban nhân
dân cấp xã.............................................................................................. 21
Chương 2: Thực trạng về chứng thực tại Uỷ ban nhân dân cấp xã
từ thực tiễn huyện Chư Pưh, tỉnh Gia Lai........................................ 25
2.1. Điều kiện tự nhiên, kinh tế - xã hội của huyện Chư Pưh .............. 25
2.2. Thực tiễn về chứng thực tại Ủy ban nhân cấp xã .......................... 28
2.3. Những hạn chế, bất cập và nguyên nhân ....................................... 36
2.4. Đánh giá chung về thẩm quyền, những ưu điểm, hạn chế ............. 46
Chương 3: Phương hướng và giải pháp hoàn thiện quy định của
pháp luật về chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp xã ................... 55
3.1. Những phương hướng hoàn thiện về chứng thực của Ủy ban nhân
dân cấp xã.............................................................................................. 55
3.2. Giải pháp về lựa chọn và bố trí cán bộ .......................................... 62
3.3. Những giải pháp cơ bản ................................................................. 68
Kết luận ................................................................................................ 71
Tài liệu tham khảo




Công chức tư pháp

CB,CC,VC

Cán bộ, công chức, viên chức

TTLT-TP-NV

Thông tư liên tịch - Tư Pháp - Nội vụ

DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU
Sơ đồ và mô hình tổ chức UBND cấp xã
1.3.4. Sơ đồ bộ phận tiếp nhận hành chính
2.1.3. Sơ đồ tổ chức của Ủy ban nhân dân cấp xã
2.2.1. Sơ đồ bộ phận tiếp nhận hành chính của UBND cấp xã
2.2.3. Chứng thực của các xã, thị trấn trên địa bàn huyện Chư Pưh từ
năm 2015 đến 2019
2.2.4. Bảng số liệu chứng thực của UBND xã Ia Hla, Ia Dreng, Ia Hrú
từ năm 2015 đến 2019.


MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của luận văn
Trong những năm qua, Nhà nước đã ban hành nhiều văn bản quy phạm
pháp luật quy định về chứng thực; các cơ quan có thẩm quyền chứng thực đã
tổ chức thực hiện tốt nhiệm vụ được giao, đáp ứng yêu cầu của công dân cấp
bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký ... Tuy
nhiên, việc tổ chức thực hiện chứng thực còn gặp nhiều khó khăn, vướng mắc
xuất phát từ các quy định của pháp luật và thực tiễn.

yêu cầu chứng thực tài liệu và giấy tờ. Để phục vụ công việc của người dân
thuận lợi nhất, Nghị định số 23/2015/ND-CP đã góp phần quan trọng vào
công cuộc cải cách Tư Pháp của Nhà nước ta hiện nay.
Sau một thời gian thi hành và áp dụng Nghị định số 23/2015/ND-CP,
đã bộc lộ nhiều khuyết điểm cũng như đã phát sinh khó khăn từ việc xác minh
thể chế đến thực hiện áp dụng và thi hành vào thực tế, gây phiền hà cho người
dân. Vì vậy, tôi chọn đề tài “Chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp xã từ
thực tiễn huyện Chư Pưh, tỉnh Gia Lai” làm đề tài luận văn Thạc sĩ.
2. Tình hình về nghiên cứu của luận văn
Hiện nay việc nhận thức pháp luật về công tác chứng thực là rất quan
trọng, đã có rất nhiều công trình nghiên cứu về chứng thực nói chung và quản
lý chứng thực nói riêng, một số công trình nghiên cứu về chứng thực như:
- Luận văn thạc sĩ: “Chứng thực của ủy ban nhân cấp xã từ thực tiễn
huyện Mỹ Đức, thành phố Hà Nội của tác giả Nguyễn Thị Thúy Vân (2015)”
- Luận văn thạc sĩ: “Quản lý nhà nước về chứng thực của ủy ban nhân
dân phường từ thực tiễn quận Thanh Xuân, thành phố Hà Nội của tác giả Hà
Thị Hồng (2017)”.

2


- Luận văn thạc sĩ: “Hệ thống về quản lý văn bản nhà nước về chứng
thực ở cấp xã - từ thực tiễn thành Phố Buôn Ma Thuột, tỉnh Đắk Lắk của tác
giả Lương Xuân Hùng (2017)”;
- Luận văn thạc sĩ: “Chứng thực của UBND phường từ thực tiễn quận
Nam Từ Liêm, thành phố Hà Nội của tác giả Dương Văn Đức (2018)”...
Những công trình này đã tiếp cận vấn đề chứng thực và quản lý nhà
nước về chứng thực ở nhiều góc độ khác nhau, làm cơ sở lý thuyết cho hoạt
động chứng thực.
Như vậy với đề tài “Chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp xã từ thực

Về không gian: Luận văn nghiên cứu thực tiễn chứng thực của Ủy ban
nhân dân cấp xã từ thực tiễn huyện Chư Pưh, tỉnh Gia Lai.
5. Phương Pháp nghiên cứu của luận văn
Luận văn sử dụng các phương pháp nghiên cứu như:
Phương pháp thu thập thông tin, phương pháp đánh giá, phương pháp
chứng minh, phương pháp nghiên cứu khoa học phương pháp so sánh,
phương pháp phân tích và tổng hợp, thống kê và so sánh được sử dụng để thu
thập, phân tích và khai thác thông tin từ các nguồn có sẵn liên quan đến chứng
thực của Ủy ban nhân dân cấp xã trên địa bàn huyện Chư Pưh, tỉnh Gia Lai.
6. Ý nghĩa lý luận của luận văn về đề tài nghiên cứu
- Về mặt lý luận: Luận văn nghiên cứu về các quy định chứng thực của
Ủy ban nhân dân cấp xã và thực tiễn áp dụng các quy định đó. Khi hoàn
thành, luận văn sẽ đóng góp thiết thực vào việc hoàn thiện pháp lý về chứng
thực, và góp phần cải cách Tư pháp, hành chính nhà nước.
- Về mặt thực tiễn: Thông qua những phân tích và đánh giá thực trạng
chứng thực tại Ủy ban nhân dân các xã của huyện Chư Pưh, luận văn sẽ chỉ ra
những ưu điểm và khó khăn trong việc quản lý các hoạt động chứng thực tại
Ủy ban nhân cấp xã trên địa bàn huyện Chư Pưh. Đồng thời, đề xuất các giải

4


pháp cơ bản để nâng cao hiệu quả trong công tác chứng thực của Ủy ban nhân
dân cấp xã.
Những kết quả nghiên cứu của luận văn có thể được sử dụng làm tài
liệu tham khảo cho các hoạt động học tập, nghiên cứu và thực hành trong lĩnh
vực chứng thực.
7. Kết cấu luận văn
Luận văn được chia làm 3 chương:
Chương 1: Những vấn đề lý luận về chứng thực của Ủy ban nhân

hợp đồng giao dịch...
Theo Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP có quy định:
Một là:“Chứng thực bản sao từ bản chính” là việc cơ quan, tổ chức có
thẩm quyền theo quy định tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP căn cứ vào bản
chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính.

6


Hai là:“Chứng thực chữ ký” là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền
theo quy định tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP chứng thực chữ ký trong giấy tờ,
văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực.
Ba là:“Chứng thực hợp đồng, giao dịch” là việc cơ quan có thẩm quyền
theo quy định tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP chứng thực về thời gian, địa
điểm giao kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện,
chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch.
Bốn là:“Văn bản chứng thực” là loại giấy tờ, văn bản, hợp đồng, giao
dịch đã được cơ quan, tổ chức có thẩm quyền chứng thực theo quy định của
Nghị định 23/2015/NĐ-CP.
*Chứng thực theo nghĩa hẹp và nghĩa rộng như sau:
Chứng thực theo nghĩa hẹp: Chứng thực là một trong những hoạt
động mang tính chất hành chính của cơ quan công quyền, do cơ quan nhà
nước có thẩm quyền (Ủy ban nhân dân xã, thị trấn, Phòng tư pháp huyện)
chứng thực sao y bản chính, sao từ sổ gốc, chứng thực chữ ký, chứng thực
hợp đồng giao dịch và chịu trách nhiệm về tính xác thực của văn bản theo quy
định của pháp luật.
Chứng thực theo nghĩa rộng: Chứng thực là một trong những hoạt
động mang tính chất hành chính do cơ quan nhà nước có thẩm quyền (Ủy ban
nhân dân xã, thị trấn, Phòng tư pháp huyện) chứng thực và chịu trách nhiệm
về tính xác thực của việc sao y từ bản chính, sao y từ sổ gốc và chứng thực

1.1.2. Đặc điểm của chứng thực.
Chứng thực của Ủy ban nhân xã là một hoạt động của cơ quan có thẩm
quyền được thực hiện bởi phòng giải quyết thủ tục hành chính của Ủy ban
nhân dân cấp xã. Do đó, chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp xã mang đầy đủ
các đặc điểm của quy trình chứng thực nói chung, đó là:
Trước hết công tác chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp xã là mang
tính hành chính. Theo đó, khi thực hiện chứng thực, Ủy ban nhân cấp xã phải

8


bắt buộc tuân thủ đầy đủ các quy định của pháp luật về thẩm quyền, trình tự,
thủ tục theo quy định của pháp luật.
Những hoạt động chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp xã là hoạt động
xác nhận tính hợp lệ của các loại giấy tờ văn bản sẽ được chứng thực. Bản sao
được cấp từ sổ đăng ký gốc có giá trị sử dụng thay cho bản gốc trong các giao
dịch (Bản sao giấy khai sinh được cấp một lần số lượng hơn 06 bản).
Bản sao được chứng thực từ bản gốc có giá trị pháp lý thay cho bản gốc
được sử dụng để so sánh tính xác thực trong giao dịch;
Chữ ký được chứng thực theo quy định của pháp luật có giá trị để
chứng minh rằng người yêu cầu xác thực đã ký chữ ký ví dụ: Chữ ký trong tờ
khai lý lịch, trong các hợp đồng giao dịch... là cơ sở để xác định trách nhiệm
của người ký đối với nội dung của giấy tờ và tài liệu;
Những loại hợp đồng và giao dịch được chứng thực theo quy định của
pháp luật có giá trị pháp lý xác nhận thời gian và địa điểm nơi các bên đã ký
kết hợp đồng và giao dịch.
1.1.3. Vai trò của hoạt động chứng thực tại Ủy ban nhân dân cấp xã.
Hiện nay hoạt động chứng thực là cung cấp dịch vụ công của nhà nước
nhằm đảm bảo văn bằng, giấy tờ và hợp đồng, giao dịch được thực hiện đúng
pháp luật, hoạt động chứng thực của nhà nước là phục vụ tổ chức, cá nhân

liên quan mật thiết đến quyền lợi ích của tổ chức, cá nhân: Đó là các hoạt
động chứng thực bản sao, chữ ký, chứng thực hợp đồng giao dịch, di
chúc/giấy ủy quyền... Thông qua các hoạt động chứng thực đảm bảo các
quyền, lợi ích chính đáng của cá nhân, tổ chức trong các quan hệ, giao dịch;
đảm bảo được sự công bằng trật tự trong xã hội và đảm bảo an toàn trong hoạt
động quản lý nhà nước.
Vậy nên những vai trò trên có thể thấy các văn bản, giấy tờ, các hợp
đồng giao dịch được cơ quan nhà nước có thẩm quyền chứng thực làm giảm
thời gian đi lại, tiết kiệm chi phí cho xã hội đồng thời là một công cụ hỗ trợ,

10


lá chắn phòng ngừa các vi phạm pháp luật trong các giao dịch, các giao dịch
được chứng thực có tính pháp lý, góp phần phòng ngừa rủi ro, hạn chế tranh
chấp, bảo vệ các quyền lợi ích hợp pháp của các bên tham gia hợp đồng dân
sự góp phần không nhỏ trong việc làm thông thoáng và lành mạnh hóa thủ tục
hành chính và ổn định cho sự phát triển kinh tế, trật tự xã hội của đất nước.
1.2. Nội dung, cơ sở của chứng thực, giá trị pháp lý của văn bản
được chứng thực.
1.2.1. Nội dung, cơ sở của chứng thực.
Hoạt động chứng thực được thực hiện bởi các cơ quan hành chính nhà
nước, các tổ chức hành nghề công chứng và được tiến hành theo một trình tự,
thủ tục do pháp luật về chứng thực quy định nhằm đem lại hiệu quả nhất định
trong quản lý Nhà nước về chứng thực.
Khi chứng thực văn bản giấy tờ tại Ủy ban nhân dân cấp xã, giấy tờ văn
bản cần chứng thực phải phù hợp với nội dung và mục đích định hướng phát
triển kinh tế - xã hội trong từng giai đoạn, không trái với Hiến pháp và pháp
luật chuyên ngành có liên quan. Ví dụ: Việc thực hiện chứng thực các hợp
đồng giao dịch, chứng thực chữ ký, chứng thực sao y bản chính, chứng thực

tính dự báo. Các quy định về trình tự thủ tục thực hiện chứng thực phải đảm
bảo tính thường xuyên, liên tục, kịp thời, không bị gián đoạn, các việc chứng
thực phải được giải quyết ngày trong buổi, trong ngày làm việc (trừ những
trường hợp đặc biệt theo quy định của pháp luật) để đảm bảo tối đa nhất
quyền lợi của cá nhân, tổ chức có yêu cầu chứng thực, đáp ứng yêu cầu của
quản lý nhà nước về chứng thực
1.2.2. Giá trị pháp lý của các giấy tờ văn bản đã được chứng thực.
- Giá trị pháp lý của giấy tờ văn bản đã được chứng thực như sau:
* Về giá trị pháp lý bản sao được cấp từ sổ gốc của Ủy ban nhân dân
cấp xã chứng thực.

12


- Bản sao từ sổ gốc là bản sao do cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc
Ví dụ: Bản sao giấy khai sinh, căn cứ vào sổ gốc để cấp.
- Ủy ban nhân dân cấp xã chứng thực bản sao từ sổ gốc có nội dung đầy
đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc được quy định tại khoản 1 Điều 2
Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ví dụ: bản sao giấy khai sinh được cấp từ sổ
gốc dùng để giao dịch.
Như vậy bản sao cấp từ sổ gốc do Ủy ban nhân dân cấp xã chứng thực
có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp
luật có quy định khác. Nói cách khác thì, bản sao từ sổ gốc được dùng như
bản chính.
Chứng thực bản sao từ bản chính ít phức tạp hơn so với việc cấp bản
sao từ sổ gốc. Người chứng thực bản sao từ bản chính chỉ cần xuất trình bản
chính giấy tờ và bản photo, bản chính là có thể chứng thực được.
* Về giá trị pháp lý bản sao chứng thực từ bản chính đã được Ủy ban
nhân dân cấp xã chứng thực.
- Uỷ ban nhân dân xã chứng thực bản sao từ bản chính theo khoản 2

chuyên ngành.
- Người yêu cầu chứng thực phải chịu trách nhiệm về toàn bộ nội dung
trong tờ khai lý lịch cá nhân của mình. Đối với những mục không có nội dung
trong tờ khai lý lịch cá nhân thì phải gạch chéo trước khi yêu cầu chứng thực.
* Về giá trị pháp lý của hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực.
- Uỷ ban nhân dân xã chứng thực hợp đồng, giao dịch theo khoản 4
điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP. Những loại văn bản, giấy tờ, hợp đồng,
giao dịch được chứng thực theo quy định của Nghị định 23/2015/NĐ-CP có
giá trị làm chứng cứ chứng minh về thời gian, địa điểm các bên đã ký kết hợp
đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu
điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch.

14


1.3. Thẩm quyền, trình tự thủ tục chứng thực của Ủy ban nhân dân
cấp xã.
1.3.1. Thẩm quyền chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp xã.
- Thẩm quyền chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp xã được quy định
như sau: Uỷ ban nhân dân cấp xã có thẩm quyền chứng thực quy định tại
khoản 2 Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, Ủy ban nhân xã, phường, thị trấn
(gọi chung là Ủy ban nhân cấp xã) có thẩm quyền chứng thực các loại giấy tờ.
Thứ nhất: Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ
quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận.
Thứ hai: Uỷ ban nhân dân cấp xã có thẩm quyền chứng thực chữ ký
trong các giấy tờ, văn bản, trừ việc chứng thực chữ ký người dịch.
Thứ ba: Uỷ ban nhân dân cấp xã có thẩm quyền chứng thực hợp đồng,
giao dịch liên quan đến tài sản là động sản.
Thứ tư: Uỷ ban nhân dân cấp xã có thẩm quyền chứng thực hợp đồng,
giao dịch liên quan đến thực hiện các quyền của người sử dụng đất theo quy

có quyền yêu cầu cơ quan, tổ chức từ chối giải thích rõ lý do bằng văn bản
hoặc khiếu nại theo quy định của pháp luật.
Khi thực hiện chứng thực ở Ủy ban nhân dân cấp xã người yêu cầu
chứng thực phải chịu trách nhiệm về nội dung, tính hợp lệ, hợp pháp của giấy
tờ, văn bản mà mình yêu cầu chứng thực hoặc xuất trình khi làm thủ tục
chứng thực theo quy định của Nghị định 23/2015/NĐ-CP.
Thứ hai: Nghĩa vụ, quyền của người thực hiện chứng thực
Căn cứ theo điều 9 Nghị định 23/2015/NĐ-CP thì:
- Phải bảo đảm tính trung thực, tính chính xác, tính khách quan khi thực
hiện chứng thực ở Ủy ban nhân dân cấp xã.

16


- Phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc chứng thực của mình.
- Khi thực hiện chứng thực ở Ủy ban nhân dân cấp xã không được
chứng thực hợp đồng, giao dịch, chứng thực chữ ký có liên quan đến tài sản,
lợi ích của bản thân mình hoặc của những người thân thích là vợ hoặc chồng;
cha mẹ đẻ, cha mẹ nuôi; cha mẹ đẻ, cha mẹ nuôi của vợ hoặc chồng; con đẻ,
con nuôi, con dâu, con rể; ông, bà; anh chị em ruột, anh chị em một của vợ
hoặc chồng; cháu là con của con đẻ, con nuôi. Mục đích nhằm công khai
minh bạch, tránh tình trạng tư lợi cá nhân, phòng chống tham nhũng.
- Khi thực hiện chứng thực ở Ủy ban nhân dân cấp xã Cán bộ Tư pháp
không được chứng thực trong các trường hợp quy định tại các Điều 22, 25 của
Nghị định 23/2015/NĐ-CP.
- Cần phải yêu cầu cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan cung cấp
thông tin cần thiết để xác minh tính hợp pháp của giấy tờ, văn bản yêu cầu
chứng thực khi thực hiện chứng thực ở Ủy ban nhân dân cấp xã.
- Bắt buộc phải lập biên bản tạm giữ, chuyển cơ quan nhà nước có thẩm
quyền xử lý theo quy định của pháp luật đối với giấy tờ, văn bản yêu cầu

thực hiện chứng thực phải bố trí người tiếp nhận yêu cầu chứng thực các ngày
làm việc trong tuần; phải niêm yết công khai lịch làm việc, thẩm quyền, thủ
tục, thời gian giải quyết và lệ phí, chi phí để chứng thực tại trụ sở của cơ
quan, tổ chức có thẩm quyền.
1.3.3. Quy chế thực hiện chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp xã.
Thủ tục chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp xã được thực hiện theo cơ
chế “một cửa, một cửa liên thông”. Thực hiện theo Quyết định số
61/2018/QĐ-TTg ngày 23/4/2018 của Thủ tướng Chính phủ về ban hành Quy
chế thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục
hành chính Nhà nước.
Việc áp dụng hoạt động chứng thực ở Ủy ban nhân dân cấp xã được
thực hiện theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông có vai trò rất quan trọng.

18