Phân tích cơng việc

PHÂN TÍCH CƠNG VIỆC

File đính kèm cĩ hai Bảng câu hỏi phân tích cơng việc. Bảng đầu tiên dành cho các
cơng việc văn phịng và hành chính. Bảng thứ hai dành cho những người cĩ trách nhiệm
quản lý và ra quyết định ảnh hưởng đến doanh nghiệp. Hãy coi cả hai bảng là xuất phát
điểm để nghiên cứu nhu cầu của doanh nghiệp bạn. Mỗi bảng cần được điều chỉnh cho
phù hợp điều kiện thực tế của bạn. Những nội dung nêu ở đây cĩ thể áp dụng ngay, hoặc
là tiền đề để sáng tạo ra các hoạt động phù hợp hơn với doanh nghiệp của bạn.
Bản đầu tiên cho thấy những nhiệm vụ cĩ tính chất thường xuyên của một cán bộ văn
phịng hoặc hành chính. Bản này cĩ một cột ghi tần suất sử dụng nhân viên cho mỗi
cơng việc (D: hàng ngày, W: hàng tuần, M: hàng tháng, O = khác). Điều đĩ sẽ giúp bạn
xác định xem những nhiệm vụ chính là gì.
Bản thứ hai được sử dụng khi bạn muốn tuyển một người quản lý hay đốc cơng. Trong
trường hợp này, bản chất cơng việc thường quan trọng hơn so với tần suất của một hoạt
động cụ thể nào đĩ. Hãy tập trung vào dạng quyết định mà người đĩ phải ra, đối tượng
giám sát và những nội dung cơng việc mà người này phải quản lý.
File này dưới dạng RTF cĩ thể sử dụng được với hầu hết các chương trình xử lý văn bản
chạy trong mơi trường Windows.

Bảng phân tích cơng việc mẫu
DANH MỤC CƠNG VIỆC VĂN PHỊNG THƯỜNG NGÀY
Hoạt động Tần suất

D W M Y
Đánh máy nhãn hiệu, thư, phong bì, và hĩa đơn.    
Xác định cách trình bày, định dạng và đánh máy văn bản hồn chỉnh.
   
Ng ày 13/10/09
Page 1 of 6

Tính tốn, vào sổ và kiểm tra số liệu, theo dõi và chỉnh sửa
các sai sĩt.    
Duy trì kho lưu trữ các đồ dùng văn phịng, yêu cầu mua mới, và
phân phát đến các phịng/ban.    
Lên lịch và theo dõi việc sửa chữa thiết bị và các hợp đồng
dịch vụ.    
Giữ khĩa và chìa khĩa các kho lưu trữ và các trang thiết
bị khác, và phân phát đến các phịng/ban.    
Giới thiệu và đào tạo nhân viên mới.    
Lên lịch làm việc cho đồng nghiệp nếu được yêu cầu.    
Giữ tiền mặt và các giấy tờ cĩ giá trị chuyển nhượng khác.    
Giữ két tiền mặt.    
Xin chữ ký cho các văn bản mang tính pháp lý.    
Chỉ dẫn cho mọi người về các nhân viên và vị trí của họ trong
cơ quan.    
Lưu trữ các biên lai thu và chi tiền.    
Xem xét các đơn/người nộp đơn xin việc và tiến hành phỏng vấn
sơ tuyển.    
Thu thập và đĩng quyển .    
Sao tài liệu.    
Ghi ngày tháng và đĩng dấu các văn bản.    
Đề xuất ý kiến cải tiến cơng việc và các thủ tục hành chính.
Ng ày 13/10/09
Page 3 of 6

Phân tích cơng việc
   
Sửa đổi cách làm việc và các thủ tục.    
Lưu trữ các văn bản hướng dẫn quy trình thủ tục và thơng tin.    
Lập ngân sách hoạt động để trình phê duyệt.    

Đề xuất thay đổi trình độ nhân viên trong một đơn vị cơng việc.
Xem xét tài liệu cho một vị trí cơng việc mới và cho vị trí đã cĩ sự sửa đổi.
Trình để được phê duyệt việc sửa đổi một vị trí cơng việc.
Phỏng vấn các ứng viên đến xin việc và ra quyết định tuyển người hoặc đưa ra đề xuất
chọn lựa.
Hướng dẫn người dưới quyền mới những quy trình thủ tục và chính sách, các quy tắc
trong cơng việc, và cấp độ thực hiện cơng việc cần đạt được. Điểm qua các nhiệm vụ
của vị trí cơng việc này.

Lập kế hoạch, ủy quyền, truyền đạt và kiểm sốt các cơng việc đã giao và các dự án đặc
biệt cĩ liên quan đến cấp dưới.
Thiết lập và duy trì các mục tiêu hoặc mục đích cơng việc cụ thể và các tiêu chuẩn định
tính và định lượng của cơng việc mà cấp dưới phải đạt được.
Đào tạo, phát triển, tạo động lực cho cấp dưới nâng cao kết quả cơng việc hiện tại và
chuẩn bị cho những cơng việc ở cấp cao hơn.
Xác định những thay đổi đáng kể trong nghĩa vụ và nhiệm vụ chính của cấp dưới bằng
cách thường xuyên xem xét nhiệm vụ của họ.
Ng ày 13/10/09
Page 5 of 6