Mẫu Bảng câu hỏi phân tích công việc để xác định nhiệm
vụ của một công việc mới
• File đính kèm có hai Bảng câu hỏi phân tích công việc.
 Bảng đầu tiên dành cho các công việc văn phòng và hành chính.
 Bảng thứ hai dành cho những người có trách nhiệm quản lý và ra quyết
định ảnh hưởng đến doanh nghiệp.
 Hãy coi cả hai bảng là xuất phát điểm để nghiên cứu nhu cầu của doanh
nghiệp bạn.
 Mỗi bảng cần được điều chỉnh cho phù hợp điều kiện thực tế của bạn.
 Những nội dung nêu ở đây có thể áp dụng ngay, hoặc là tiền đề để sáng
tạo ra các hoạt động phù hợp hơn với doanh nghiệp của bạn.
• Bản đầu tiên cho thấy những nhiệm vụ có tính chất thường xuyên của một
cán bộ văn phòng hoặc hành chính. Bản này có một cột ghi tần suất sử dụng
nhân viên cho mỗi công việc (D: hàng ngày, W: hàng tuần, M: hàng tháng, O
= khác). Điều đó sẽ giúp bạn xác định xem những nhiệm vụ chính là gì.
• Bản thứ hai được sử dụng khi bạn muốn tuyển một người quản lý hay đốc
công. Trong trường hợp này, bản chất công việc thường quan trọng hơn so
với tần suất của một hoạt động cụ thể nào đó. Hãy tập trung vào dạng quyết
định mà người đó phải ra, đối tượng giám sát và những nội dung công việc
mà người này phải quản lý.
Bảng phân tích công việc mẫu
DANH MỤC CÔNG VIỆC VĂN PHÒNG THƯỜNG NGÀY
Hoạt động Tần suất
D W M
O
Đánh máy nhãn hiệu, thư, phong bì, và hóa đơn.    
Xác định cách trình bày, định dạng và đánh máy văn bản hoàn chỉnh.
   
Đọc kiểm tra và sửa lỗi.    
Chuẩn bị mẫu báo cáo tài chính hay thống kê.    
Đánh máy lời đọc và chỉnh sủa lại.    

Lên lịch làm việc cho đồng nghiệp nếu được yêu cầu.    
Giữ tiền mặt và các giấy tờ có giá trị chuyển nhượng khác.    
Giữ két tiền mặt.    
Xin chữ ký cho các văn bản mang tính pháp lý.    
Chỉ dẫn cho mọi người về các nhân viên và vị trí của họ trong
cơ quan.    
Lưu trữ các biên lai thu và chi tiền.    
Xem xét các đơn/người nộp đơn xin việc và tiến hành phỏng vấn
sơ tuyển.    
Thu thập và đóng quyển .    
Sao tài liệu.    
Ghi ngày tháng và đóng dấu các văn bản.    
Đề xuất ý kiến cải tiến công việc và các thủ tục hành chính.
   
Sửa đổi cách làm việc và các thủ tục.    
Lưu trữ các văn bản hướng dẫn quy trình thủ tục và thông tin.    
Lập ngân sách hoạt động để trình phê duyệt.    
Nghiên cứu, lập bảng và tóm tắt thông tin về các báo cáo
thường xuyên, định kỳ hay báo cáo đặc biệt.    
Trực tiếp trình bày những phát hiện của mình hoặc
bằng văn bản, hoặc bằng miệng.    
Ghi và kiểm tra việc ghi sổ sách, tài khoản, báo chí, …
các loại nhật ký, và sổ cái chung.    
Cân đối các tài khoản và làm khớp các số liệu sổ sách    
Hãy chỉ ra những thiết bị nào được sử dụng thường xuyên như là một phần
nhiệm vụ công việc:
Máy tính tay Camera Máy tính tiền tự động/két
tiền lẻ
Máy vi tính Thiết bị viết chính tả Máy fax
Thiết bị vi phim Máy Photocopy Máy dán tem

sách.
• Thông báo cho các nhà quản lý cấp trên và cấp dưới về những diễn biến
có ảnh hưởng đến nhiệm vụ công việc. Đảm bảo truyền đạt đúng.
• Duy trì kỷ luật, đề xuất và quản lý hành động sửa lỗi căn cứ vào chính
sách và quy chế.
• Truyền đạt và quản lý các chương trình nhân sự theo đúng thiết kế và
mục đích.
• Duy trì việc lập hồ sơ chính xác cho tất cả cấp dưới.
• Các nhiệm vụ khác: