ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY TNHH
NHỰA COMPOSITE VIỆT Á
3.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty
Hoạt động của một đơn vị phụ thuộc rất lớn vào bộ máy quản lý, do đó tổ chức bộ
máy quản lý sao cho phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty,
gọn nhẹ và hiệu quả là một điều kiện tiên quyết quyết định thành công của đơn vị. Với
Công ty TNHH Nhựa Composite Việt Á, do mới thành lập được 5 năm và quy mô còn
tương đối nhỏ nên công ty đã lựa chọn cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý theo kiểu trực
tuyến - chức năng. Theo đó, mỗi phòng ban, bộ phận được giao chuyên trách một lĩnh
vực cụ thể và chịu sự quản lý thống nhất của Giám đốc công ty.
Bộ máy quản lý của công ty được khái quát qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 3-1: Tổ chức bộ máy quản lý sản xuất kinh doanh
3.2 Nhiệm vụ của các bộ phận trong công ty
Giám đốc
PGĐ kinh doanh
PGĐ KT và SX kiêm ĐDLĐ
về chất lượng và môi trường
Phòng
QLSX
Phòng
KD
Phòng
KT
Phòng
TC-HC
Phòng KT-
TC
Nhà máy sản xuất Nhựa
Composit Việt Á
Xưởng sản xuấtKho vật tư
3.2.1 Giám đốc
ty.
3.2.4 Phòng tổ chức-hành chính
Phòng tổ chức-hành chính thực hiện các công việc liên quan đến tổ chức nhân sự
và quản trị hành chính. Dựa trên nhu cầu của các phòng ban, bộ phận và chỉ đạo của
Giám đốc, phòng xây dựng và thực hiện các kế hoạch về nhân sự để tiến hành tuyển
dụng, đào tạo, bố trí lao động, quản lý hồ sơ lý lịch của các cán bộ công nhân viên trong
công ty; Xây dựng kế hoạch tiền lương, lập kế hoạch quỹ lương, trích quỹ lương theo
các quy chế về tiền lương mà đơn vị đã xây dựng, thực hiện các chính sách đãi ngộ với
người lao động theo quy chế của công ty và theo các chính sách của Nhà nước đã ban
hành; Quản lý các chứng từ về thời gian lao động của công nhân viên để tính và trả
lương, đồng thời thực hiện các chính sách khen thưởng.
Phòng đồng thời đảm nhận công tác lễ tân, là đầu mối thông tin liên lạc với các cá
nhân, tổ chức bên ngoài. Sắp xếp và triển khai việc mua sắm và điều phối, sử dụng các
máy móc thiết bị, phương tiện vận tải sử dụng tại công ty.
3.2.5 Phòng kinh doanh
Phòng kinh doanh thực hiện các công việc liên quan đến lĩnh vực tiêu thụ sản
phẩm của công ty. Để thực hiện chức năng của mình, phòng nghiên cứu, xây dựng và
thực hiện các kế hoạch nhằm quảng bá sản phẩm và thương hiệu VAPLASCOM đến
các khách hàng như: đưa sản phẩm của công ty đi tham dự các hội chợ triển lãm trong
và ngoài nước, tổ chức việc trưng bày, giới thiệu sản phẩm tại các văn phòng đại diện
của Tập đoàn ở Hà Nội, TP.Nha Trang và TP.Hồ Chí Minh và chào hàng đến từng khách
hàng. Phòng kết hợp với phòng kỹ thuật để tham gia đấu thầu ký kết các hợp đồng kinh
tế, đồng thời theo dõi quá trình thực hiện hợp đồng (giao hàng, vận chuyển…) để giải
quyết các vấn đề phát sinh và đảm bảo uy tín của công ty. Trên cơ sở nghiên cứu thị
trường và nắm bắt nhu cầu của khách hàng, phòng xây dựng và đề xuất các kế hoạch về
giá bán cho từng loại sản phẩm đồng thời phòng phối hợp với các phòng ban đơn vị
trong công ty trong việc nghiên cứu và phát triển sản phẩm Composite mới.
Phòng kinh doanh của công ty gồm 5 người: trưởng phòng chịu trách nhiệm quản
lý toàn bộ hoạt động của phòng và 4 nhân viên phụ trách các hợp đồng phân theo khu
vực miền Bắc, miền Trung và miền Nam.
2
bao gồm 1 phân xưởng và 1 kho vật
tư, phòng quản lý sản xuất cũng đặt tại đây.
*) Xưởng sản xuất: Là nơi tiến hành sản xuất, lắp ráp sản phẩm theo kế hoạch sản
xuất của phòng quản lý sản xuất. Quá trình sản xuất được phân thành 3 giai đoạn chính
và giao cho các tổ sản xuất như sau:
- 3 tổ ép nhựa: có nhiệm vụ ép nhựa để định hình sản phẩm, làm việc liên tục 3
ca/ngày.
- 3 tổ lắp ráp: Tiến hành lắp ráp các chi tiết để tạo thành sản phẩm hoàn chỉnh.
- 1 tổ phụ kiện: Chuẩn bị các phụ kiện cho tổ lắp ráp 3: các loại vít, ốc, bulông,
cầu đấu…
Bình quân mỗi tổ sản xuất gồm 11người, được quản lý bởi 1 tổ trưởng.
Toàn bộ công việc ở xưởng được giám sát, kiểm tra bới quản đốc phân xưởng, có
nhiệm vụ chấm công cho công nhân, 1 nhân viên quản lý vật tư xưởng, 1 nhân viên phụ
trách an toàn lao động xưởng.
*) Kho vật tư: Là nơi chứa các loại vật tư phục vụ cho sản xuất và sản phẩm hoàn
thành chờ xuất bán. Kho được quản lý bởi 1 thủ kho.
Phần 4
ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN CỦA
CÔNG TY TNHH NHỰA COMPOSITE VIỆT Á
Bộ máy kế toán của công ty có chức năng thực hiện việc ghi chép, hệ thống hoá,
xử lý, tổng hợp và cung cấp đầy đủ, chính xác và kịp thời thông tin về toàn bộ các mặt
hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty cho nhu cầu của quản lý. Công ty và phòng
kế toán cần nắm vững các quy định của chế độ kế toán hiện hành, vận dụng linh hoạt
vào việc xây dựng tổ chức bộ máy, phân công lao động kế toán hợp lý, xác định khoa
học và hợp lý khối lượng công tác trên hệ thống chứng từ, tài khoản, sổ sách và báo cáo
kế toán phù hợp với đặc điểm hoạt động để thực hiện tốt nhiệm vụ của mình. Tổ chức
công tác kế toán tại công ty hiện nay như sau:
4.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán
định định mức tồn quỹ và lập kế hoạch cân đối thu chi hàng tháng, quý, năm phục vụ
cho sản xuất kinh doanh.
4.1.4. Kế toán vật tư kiêm TSCĐ
Kế toán vật tư chịu trách nhiệm theo dõi, ghi chép biến động hàng ngày về NVL,
CCDC, thành phẩm thông qua việc tiếp nhận, kiểm tra và ghi sổ các chứng từ có liên
quan, đồng thời, định kỳ tiến hành đối chiếu số liệu với thủ kho về mặt số lượng vật tư
thực tế có ở kho tại thời điểm kiểm kê, làm cơ sở xác định tình hình ứ đọng, thừa thiếu
của từng loại vật tư, tình hình chấp hành các định mức tiêu hao NVL.
Kế toán trưởng
Kế toán tổng hợp
Kế toán tiền
lương kiêm chi
phí giá thành
Kế toán TM,
TGNH kiêm
Thủ quỹ
Kế toán
thanh toán
Kế toán vật tư
kiêm TSCĐ
Kế toán vật tư kiêm kế toán TSCĐ, có nhiệm vụ ghi chép, phản ánh kịp thời, chính
xác về mặt số lượng và giá trị TSCĐ hiện có, tình hình biến động tăng giảm của TSCĐ
của toàn công ty cũng như từng bộ phận sử dụng. Cuối tháng, tiến hành tính toán và
phân bổ khấu hao TSCĐ vào chi phí sản xuất kinh doanh.
4.1.5. Kế toán thanh toán
Là người chịu trách nhiệm theo dõi chi tiết các khoản công nợ phải thu, phải trả
đối với từng đối tượng trong và ngoài công ty về mặt giá trị và thời hạn; Kiểm tra, giám
sát quá trình thanh toán các khoản phải thu khách hàng để đôn đốc khách hàng trả nợ,
tránh bị chiếm dụng vốn; Theo dõi các khoản nợ phải trả để phổi hợp với kế toán tiền
mặt lên kế hoạch và thực hiện trả nợ đúng thời hạn.
lập Phiếu thu, Phiếu chi, Hoá đơn GTGT… đồng thời chịu trách nhiệm tập hợp và bảo
quản các chứng từ. Bên cạnh các yếu tố theo quy định, để thuận tiện cho công tác kiểm
tra và ghi sổ kế toán, trên các chứng từ thường có thêm phần định khoản kế toán.
Các chứng từ được tập hợp tại phòng kế toán, giao cho nhân viên kế toán phần hành
kiểm tra lại và tiến hành ghi sổ chi tiết, từ đó phần mềm kế toán tự động kết xuất chứng
từ ghi sổ. Do áp dụng kế toán máy vào công tác kế toán nên để đơn giản cho việc kiểm
tra và đối chiếu, công ty lập một chứng từ ghi sổ tương ứng với một chứng từ gốc.
2.2.2 Đặc điểm vận dụng chế độ tài khoản
Công ty áp dụng hệ thống tài khoản được ban hành theo Quyết định số 15/2006 của
Bộ Tài chính, được mở chi tiết thành các tài khoản con theo yêu cầu của quản lý và tổ
chức hạch toán kế toán. Việc mã hoá không theo quy luật nhất định mà tuỳ đặc điểm
của đối tượng kế toán mà tài khoản phản ánh
Ví dụ: Tài khoản 112 sẽ được chi tiết theo các ngân hàng công ty mở tài khoản:
TK 1121: Tiền gửi Ngân hàng Mỹ Hào, Hưng Yên
TK 1122: Tiền gửi Ngân hàng Ngoại thương Hải Dương
Tài khoản 152 được chi tiết thành 5 tài khoản cấp 2 theo vai trò và mức độ sử dụng
các loại nguyên vật liệu trong sản xuất là:
TK 1522: Nguyên vật liệu chính –nhựa Composite
TK 1523: Nguyên vật liệu phụ
TK 1525: Nguyên vật liệu chính - Công tơ
TK 1526: Nguyên vật liệu chính - Aptomat
TK 1527: NGuyên vật liệu chính - Cầu đấu.
Cũng do đặc thù của một doanh nghiệp sản xuất nên có một số tài khoản không được
công ty sử dụng như: TK 156 (công ty là doanh nghiệp sản xuất thuần tuý và không
kinh doanh thương mại, mua bán hàng hoá), TK 157 (công ty tiêu thụ sản phẩm theo
các hợp đồng kinh tế và không qua ký gửi tại các cửa hàng đại lý)…
Hệ thống tài khoản được các nhân viên kế toán nắm rõ và vận dụng thành thạo vào
việc hạch toán.
2.2.3 Đặc điểm vận dụng chế độ sổ kế toán
Để tạo thuận lợi cho công tác ghi sổ kế toán và giảm nhẹ lao động kế toán, công ty
chứng từ là rất quan trọng. Nhân viên kế toán sẽ đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán và các
báo cáo sau khi đã in ra giấy.
Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán chi tiết, tổng hợp được in ra giấy, đóng thành
quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay.
2.2.4 Đặc điểm vận dụng chế độ báo cáo
Hệ thống báo cáo của công ty bao gồm các báo cáo tài chính và báo cáo quản trị.
Báo cáo tài chính được lập theo mẫu quy định của Quyết định số 15/2006 bao
gồm: Bảng Cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, Báo các
lưu chuyển tiền tệ và Thuyết minh Báo cáo tài chính. Các báo cáo này do Kế toán tổng
Sổ đăng ký
chứng từ ghi sổ
Chứng từ ghi sổ
Sổ cái
Báo cáo tổng hợp
Bảng cân đối
số phát sinh
BÁO CÁO
TÀI CHÍNH
hợp lập dựa trên tổng hợp số liệu của các phần hành, thực hiện định kỳ cuối năm tài
chính hoặc bất thường theo yêu cầu. Báo cáo sau khi lập chuyển cho kế toán trưởng và
Giám đốc kiểm tra và ký duyệt để nộp cho Tập đoàn hoặc Cơ quan Nhà nước có thẩm
quyền như Cục thuế huyện…
Bên cạnh các báo cáo tài chính, để nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh
doanh, phòng kế toán còn lập các Báo cáo quản trị. Số lượng các báo cáo khá đa dạng
và tuỳ thuộc vào yêu cầu từng thời kỳ. Mỗi phần hành kế toán lập các báo cáo riêng.
Kế toán vật tư lập các báo cáo liên quan đến vật tư như: Bảng tổng hợp Công cụ
dụng cụ, Bảng tổng hợp Nguyên vật liệu để tổng hợp tình hình mua sắm sử dụng các
loại vật tư trong tháng, xác định số vật liệu tồn kho, trên cơ sở đó lên kế hoạch mua sắm
cho tháng tiếp theo.
Kế toán chi phí giá thành lập các báo cáo giá thành sản xuất của từng tháng so
(aptomat S232 ABB, aptomat 1P63A….), Gông treo cột (gông treo cột hộp 1 công tơ
1pha loại 1, gông treo cột 2-4 công tơ 1 pha…)
- NVL phụ: Các loại bulông, ốc vít, hộp cactôn 3 lớp, mác đề can, băng dính bao
gói…
Trên cơ sở các hợp đồng kinh tế, cán bộ kế hoạch lên kế hoạch các loại vật tư cần
thiết để sản xuất sản phẩm và giao cho cán bộ vật tư tiến hành thu mua. Ngoại trừ Nhựa
Composite phải nhập khẩu từ nước ngoài (Trung Quốc, Hàn Quốc…), các loại vật tư
khác đều được mua từ các nhà cung cấp trong nước như: Công ty sx và thương mại
nhựa Việt Quang, công ty Dây và Cáp điện Thượng Đình, Công ty hoá chất và vật tư kỹ
thuật Sông Lam…
*) Đối với CCDC: Các CCDC được sử dụng phần lớn trong giai đoạn gia công các
bán thành phẩm và lắp ráp các chi tiết, bộ phận như mũi khoan, mũi Taro, dao cắt, cân,
kìm… Đồng thời, trong quá trình sản xuất, lao động công ty được trang bị các dụng cụ
bảo hộ công nghiệp như Khẩu trang, găng tay vải bạt, mũ bảo hộ,… Các loại CCDC
này thường có giá trị nhỏ nên giá trị CCDC được xuất vào kỳ nào tính hết vào chi phí
của kỳ đó.
Vật tư mua về được nhập kho theo giá thực tế và xuất theo tiến độ sản xuất khi có
giấy đề nghị của Tổ trưởng tổ sản xuất. Giá thực tế xuất được tính theo phương pháp
bình quân cuối kỳ dự trữ nên mỗi lần xuất chỉ quan tâm đến số lượng NVL xuất dùng.
Cuối năm, công ty lập Ban kiểm nghiệm gồm kế toán vật tư, thủ kho và cán bộ vật
tư của phòng QLSX.để tiến hành kiểm kê kho nhằm đối chiếu về mặt số lượng vật tư
tồn kho giữa thẻ kho với sổ sách kế toán.
b) Tổ chức hạch toán ban đầu:
Các loại chứng từ được sử dụng trong phần hành vật tư bao gồm:
*) Đối với việc nhập vật tư: Hầu hết các loại NVL đều được mua trong nước, khi
đó chứng từ nguồn là Hợp đồng thương mại, Hoá đơn thuế GTGT do bên bán cung cấp.
Trong trường hợp nhập khẩu (chủ yếu là nhựa Composite) chứng từ nguồn là Hợp đồng
thương mại hoăc Hoá đơn thương mại, Tờ khai hàng hoá nhập khẩu, giấy thông báo
thuế của hải quan… Trên cơ sở đó, nhân viên thu mua tiến hành lập bảng tính giá hàng
nhập khẩu (quy ra VNĐ). Với những lần thu mua vật tư có giá trị lớn, công ty tiến hành
Sơ đồ 4-4: Hạch toán chi tiết vật tư theo phương pháp thẻ song song
Tại kho, thủ kho mở thẻ kho cho từng loại vật tư ở từng kho để theo dõi tình hình
Nhập-xuất-tồn của từng loại theo số lượng. Cơ sở để ghi thẻ kho là các chứng từ Nhập,
Xuất. Mỗi chứng từ ghi 1 dòng trên thẻ kho. Thẻ kho là cơ sở để tiến hành đối chiếu với
kế toán vật tư vào cuối kỳ.
Tại phòng kế toán: Kế toán mở sổ chi tiết theo từng loại nguyên vật liệu để theo
dõi cả về số lượng và giá trị. Mỗi nguyên vật liệu được quản lý thông qua một mã số
riêng. Khi có nhu cầu về thông tin của một loại nào đó, kế toán chỉ nhập mã số này tại
phần "sổ sách, báo cáo", phần mềm sẽ tự động kết xuất ra sổ chi tiết liên quan. Số liệu
trên các sổ này được máy tính tự động kết chuyển từ việc cập nhật các phiếu nhập, xuất
kho. Cuối tháng phần mềm tự động lên Bảng cân đối nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ
để làm căn cứ đối chiếu với thẻ kho và với kế toán tổng hợp.
d) Tổ chức hạch toán tổng hợp:
Là một doanh nghiệp sản xuất nên số lượng các nghiệp vụ nhập xuất diễn ra tương
đối nhiều và thường xuyên, nhưng do quy mô sản xuất không quá lớn nên công ty tổ
chức hạch toán tổng hợp vật tư theo phương pháp kê khai thường xuyên nhằm theo dõi
một cách thường xuyên, liên tục tình hình vật tư.
Quy trình ghi số kế toán tổng hợp được khái quát qua sơ đồ sau:
Phiếu
nhập
- Bảng cân đối
NVL
- Bảng cân đối
công cụ, dụng cụ
Sổ kế toán chi
tiết
Thẻ kho
Phiếu xuất
Kế toán tổng hợp
Chứng từ nhập
Bảng cân đối
số phát sinh
BÁO CÁO
TÀI CHÍNH
Copyright: Tài liệu đại học ©