Lý luận chung về tổ chức công tác kế toán lao
động tiền lơng và các khoản trích theo lơng ở
các doanh nghiệp
1. 1. Sự cần thiết tổ chức công tác kế toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng:
1. 1. 1. Vai trò, ý nghĩa và yêu cầu quản lý lao động:
* Vai trò của lao động:
Trong lịch sử phát triển của loài ngời, chúng ta biết rằng bất kỳ một quá trình sản
xuất nào cũng là sự kết hợp của 3 yếu tố: sức lao động, đối tợng lao động và t liệu lao
động. Trong đó, sức lao động - toàn bộ thể lực và trí lực của con ngời đợc kết hợp lại
trong quá trình lao động - là yếu tố quyết định.
Lao động là hoạt động có mục đích, có ý thức của con ngời nhằm tác động biến
đổi các vật tự nhiên thành những vật phẩm đáp ứng nhu cầu sinh hoạt của con ngời.
Trong mọi xã hội, việc sáng tạo ra của cải vật chất đều không tách rời lao động. Lao
động là điều kiện đầu tiên cần thiết cho sự tồn tại và phát triển của xã hội loài ng ời, là
yếu tố cơ bản có tác dụng quyết định trong quá trình sản xuất. Để quá trình tái tạo sản
xuất nói chung và quá trình sản xuất kinh doanh ở các doanh nghiệp nói riêng đợc diễn
ra liên tục thì một vấn đề thiết yếu là tái sản xuất sức lao động. Vì vậy, khi con ngời
tham gia lao động sản xuất ở các doanh nghiệp thì đòi hỏi các doanh nghiệp phải trả
thù lao lao động cho họ. Trong nền kinh tế hàng hoá, thù lao lao động đợc biểu hiện
bằng thớc đo giá trị gọi là tiền lơng.
Nh vậy, tiền lơng là biểu hiện bằng tiền của hao phí lao động sống cần thiết mà
doanh nghiệp cần phải trả cho ngời lao động theo số lợng và chất lợng lao động mà họ
đã đóng góp cho doanh nghiệp.
Ngoài tiền lơng, ngời lao động còn đợc hởng các khoản trợ cấp thuộc phúc lợi xã
hội, trong đó có trợ cấp bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và kinh phí công đoàn mà theo
chế độ tài chính hiện hành các doanh nghiệp phải tính vào chi phí sản xuất kinh doanh.
Cùng với tiền lơng, các khoản bảo hiểm và kinh phí nói trên hợp thành khoản chi
phí về lao động sống trong tổng chi phí của doanh nghiệp. Khoản chi phí này là một
trong các yếu tố cơ bản cấu thành nên giá trị sản phẩm do doanh nghiệp sản xuất ra.
Sử dụng hợp lý sức lao động là cũng chính là tiết kiệm lao động sống, do đó góp phần
hạ thấp giá thành sản phẩm, tăng doanh lợi cho doanh nghiệp và là điều kiện để cải

1.1.2. ý nghĩa tiền lơng và các khoản trích theo lơng:
Tiền lơng (hay tiền công) là số tiền thù lao mà doanh nghiệp trả cho ngời lao
động do họ đóng góp cho doanh nghiệp, để tái sản xuất sức lao động, bù đắp hao phí
lao động của họ trong quá trình sản xuất kinh doanh.
Để trả tiền lơng cho ngời lao động đúng, hợp lý, doanh nghiệp phải đảm bảo
đợc các yêu cầu sau: Đúng với chế độ tiền lơng của Nhà nớc, gắn với quản lý lao
động của doanh nghiệp. Các yêu cầu trên có quan hệ chặt chẽ với nhau và chỉ có
trên cơ sở đó thì tiền lơng mới kích thích đợc ngời lao động nâng cao tay nghề, nâng
cao ý thức kỷ luật, thi đua lao động sản xuất, thúc đẩy đợc sản xuất phát triển.
Ngoài tiền lơng, ngời lao động còn đợc hởng các khoản phụ cấp, trợ cấp bảo
hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, . . . các khoản này cũng góp phần trợ giúp ngời lao động
và tăng thêm thu nhập cho họ trong các trờng hợp khó khăn, tạm thơì hoặc vĩnh viễn
mất sức lao động.
1.1.3. Nhiệm vụ của kế toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng:
Tổ chức tốt hạch toán lao động và tiền lơng, một mặt giúp cho công tác quản
lý lao động của doanh nghiệp vào nề nếp, tạo cơ sở cho việc tính toán lơng theo
đúng nguyên tắc phân phối theo lao động. Mặt khác, giúp cho doanh nghiệp quản lý
tốt quỹ tiền lơng, đảm bảo việc trả tiền lơng và trợ cấp bảo hiểm xã hội theo đúng
chế độ kích thích ngời lao động hoàn thành nhiệm vụ đợc giao, đồng thời tạo cơ sở
cho việc phân bổ chi phí nhân công vào giá thành sản phẩm đợc chính xác. Do đó
kế toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng ở doanh nghiệp phải thực hiện các
nhiệm vụ chủ yếu sau:
Tổ chức hạch toán và thu thập đầy đủ, đúng đắn các chỉ tiêu ban đầu theo yêu
cầu quản lý về lao động theo từng ngời lao động, từng đơn vị lao động.
Tính đúng, tính đủ, kịp thời tiền lơng và các khoản có liên quan cho từng ng-
ời lao động, từng tổ sản xuất,. . . đúng chế độ nhà nớc, phù hợp với các qui định quản
lý của DN.
Tính toán, phân bổ chính xác, hợp lý chi phí tiền lơng, các khoản tích theo l
ơng theo đúng đối tợng liên quan.
Thờng xuyên tổ chức phân tích, cung cấp tình hình sử dụng lao động, quản lý

Chính sách tiền lơng là một chính sách linh động, uyển chuyển phù hợp với hoàn
cảnh xã hội, với khả năng của từng công ty - xí nghiệp. Chúng ta không thể và không
nên áp dụng công thức lơng một cách máy móc có tính chất đồng nhất cho mọi đơn vị.
Có công ty áp dụng chế độ khoán sản phẩm thì năng suất lao động cao, giá thành hạ.
Nhng công ty khác lại thất bại nếu áp dụng chế độ trả lơng này, mà phải áp dụng chế
độ trả lơng theo giờ cộng với thởng . . . Do vậy, việc trả lơng rất đa dạng. Các công ty
cần phối hợp nhiều phơng pháp trả lơng cho phù hợp với khung cảnh kinh doanh của
mình. Thờng thì các công ty, xí nghiệp áp dụng những hình thức trả lơng nh sau:
1. 2. 1. 1. Trả lơng theo thời gian:
Đây là hình thức trả lơng căn cứ vào thời gian làm việc, cấp bậc kỹ thuật và thang
lơng để tính cho từng ngời lao động. Hình thức này chủ yếu chỉ áp dụng cho lao động
gián tiếp, còn lao động trực tiếp chỉ áp dụng với bộ phận không áp dụng đợc định mức
sản phẩm.
Hình thức trả lơng này đợc áp dụng với viên chức nhà nớc thuộc khu vực hành
chính sự nghiệp, những ngời hoạt động trong lĩnh vực quản lý, chuyên môn, kỹ thuật,
nghiệp vụ thuộc lĩnh vực sản xuất kinh doanh. Với công nhân sản xuất chỉ áp dụng cho
những ngời làm công việc không thể định mức đợc sản phẩm lao động chính xác, hoặc
do tính chất của sản xuất nếu trả lơng sản phẩm sẽ không đạt chất lợng. Chẳng hạn
công việc sửa chữa, công việc sản xuất hay pha chế thuốc chữa bệnh .
Tiền lơng thời gian phải trả = Thời gian làm việc * Đơn giá tiền lơng thời gian
(áp dụng đối với từng bậc lơng).
Nh vậy, trả lơng theo thời gian là dựa vào độ dài thời gian làm việc, trình độ
chuyên môn kỹ thuật và mức độ phức tạp của công việc.
+ Ưu điểm: Dễ tính, dễ trả lơng.
+ Nhợc điểm: Mang tính bình quân cao, không đánh giá đợc kết quả lao động
của mỗi ngời.
Các hình thức cụ thể trả lơng theo thời gian:
* Hình thức trả lơng theo thời gian lao động giản đơn:
Chế độ trả lơng theo thời gian lao động giản đơn quy định mức tiền lơng lao
động của mỗi ngời lao động đợc hởng phụ thuộc vào mức lơng cấp bậc, chức vụ hay

Tiền lơng = Tiền lơng theo thời gian + Tiền thởng lao động giản đơn
- Ưu điểm: Phản ánh đợc trình độ thành thạo, thời gian làm việc thực tế và hiệu
quả công việc của ngời lao động, khuyến khích ngời lao động có trách nhiệm với công
việc.
- Nhợc điểm: Cha đảm bảo phân phối theo lao động.
1. 2. 1. 2. Hình thức trả lơng theo sản phẩm:
Là hình thức tiền lơng tính theo số lợng, chất lợng sản phẩm, công việc đã hoàn
thành đảm bảo yêu cầu chất lợng và đơn giá tiền lơng tính cho một đơn vị sản phẩm,
công việc đó. Tiền lơng sản phẩm phải tính bằng số lợng hoặc khối lợng công việc, sản
phẩm hoàn thành đủ tiêu chuẩn chất lợng nhân với đơn giá tiền lơng sản phẩm.
Đây là hình thức trả lơng cơ bản mà hiện nay các đơn vị áp dụng chủ yếu trong
khu vực sản xuất vật chất. Hình thức trả lơng này phù hợp với nguyên tắc phân phối
lao động, gắn thu nhập của ngời lao động với kết quả lao động, khuyến khích ngời lao
động hăng say lao động. Hình thức này tỏ ra có hiệu quả hơn so với việc trả lơng theo
thời gian, do đó xu hớng hiện nay mở rộng trả lơng theo hình thức này.
Việc xác định tiền lơng sản phẩm phải dựa trên cơ sở các tài liệu về hạch toán kết
quả lao động (phiếu xác nhận lao động hoặc công việc hoàn thành ...) và đơn giá tiền l-
ơng sản phẩm mà doanh nghiệp áp dụng đối với từng loại công việc hoặc sản phẩm.
Hình thức trả lơng theo sản phẩm còn tuỳ thuộc vào tình hình cụ thể ở từng
doanh nghiệp mà vận dụng theo hình thức cụ thể sau:
* Tiền lơng sản phẩm trực tiếp (trả lơng theo sản phẩm trực tiếp cá nhân):
Hình thức này áp dụng cho những công nhân trực tiếp sản xuất trong điều kiện
quy trình lao động của họ mang tính độc lập tơng đối, có thể đa ra định mức, tổ chức
kiểm tra và nghiệm thu sản phẩm một cách riêng biệt. Đơn giá tiền lơng của cách trả l-
ơng này là cố định và tính theo công thức:
ĐG = = L*T
ĐM
Trong đó: ĐG: Đơn giá tiền lơng
L : Lơng cấp bậc công nhân
Q

: Tiền lơng sản phẩm của lao động i
T
i
: Thời gian làm việc thực tế của lao động i
H
i
: Hệ số cấp bậc lơng của lao động i
L
t
: Tổng tiền lơng sản phẩm tập thể
n: Số lợng lao động của tập thể
- Phơng pháp chia lơng sản phẩm tập thể theo mức lơng cấp bậc và thời gian làm
việc thực tế của từng ngời:
Theo phơng pháp này, căn cứ vào thời gian làm việc thực tế và mức lơng cấp bậc
của từng ngời để tính chia lơng sản phẩm tập thể cho từng ngời theo công thức:
L
i
=
Trong đó: Li: Tiền lơng sản phẩm của lao động i
Ti: Thời gian làm việc thực tế của lao động i
Hi: Hệ số cấp bậc lơng của lao động i
Lt: Tổng tiền lơng sản phẩm tập thể
n: Số lợng lao động của tập thể
M
i
: Mức lơng cấp bậc của lao động i
- Phơng pháp chia lơng sản phẩm tập thể theo hệ số lơng cấp bậc hoặc theo mức
lơng cấp bậc và thời gian làm việc thực tế của từng công nhân kết hợp vời bình công
chấm điểm:
Phơng pháp này áp dụng trong trờng hợp cấp bậc kỹ thuật của từng công nhân

tiến càng nhiều.
Hình thức trả lơng này áp dụng trong trờng hợp doanh nghiệp cần hoàn thành gấp
một số công việc trong khoảng thời gian nhất định (ví dụ để kịp giao sản phẩm cho
khách hàng theo hợp đồng). Thực chất đây là cách trả lơng theo sản phẩm kết hợp với
hình thức tiền thởng (hoặc đơn giá tiền lơng luỹ tiến) theo một tỷ lệ nhất định đối với
định mức lao động một cách chính xác.
Với cách trả lơng này, tốc độ tăng tiền lơng vợt tốc độ tăng sản phẩm. Nó có tác
động kích thích công nhân tích cực làm việc, tăng năng suất lao động, phấn đấu vợt
định mức đợc giao, nhng ngời lao động ít quan tâm đến máy móc, không tiết kiệm
nguyên vật liệu. Mặt khác các doanh nghiệp cần chú ý không nên áp dụng rộng rãi
hình thức trả lơng này vì tốc độ tăng tiền lơng của công nhân tăng nhanh hơn tốc độ
tăng năng suất lao động, thời gian trả lơng không nên quá ngắn để tránh tình trạng
công nhân nhận lơng luỹ tiến nhng không đạt định mức tháng.
* Tiền lơng sản phẩm có thởng, có phạt:
Thực chất, hình thức trả lơng này là sự hoàn thiện hơn của hình thức trả lơng sản
phẩm trực tiếp. Theo hình thức này, ngoài tiền lơng đợc lĩnh theo đơn giá sản phẩm trực
tiếp, ngời công nhân còn đợc hởng thêm một khoản tiền thởng nhất định căn cứ vào trình
độ hoàn thành các chỉ tiêu thởng. Ngoài ra trong trờng hợp ngời lao động làm ra sản phẩm
hỏng, lãng phí vật t, không đảm bảo đủ ngày công, định mức quy định thì có thể phải
chịu tiền phạt vào thu nhập của họ bằng tiền lơng theo sản phẩm trực tiếp trừ đi khoản tiền
phạt.
*Tiền lơng khoán:
Hình thức trả lơng khoán đợc áp dụng trong trờng hợp sản phẩm hay công việc
khó giao chi tiết, mà phải giao cả khối lợng công việc, hay nhiều việc tổng hợp phải
làm trong một thời gian nhất định với yêu cầu chất lợng nhất định. Trả lơng khoán có
thể tạm ứng lơng theo phần khối lợng đã hoàn thành trong từng đợt và thanh toán lơng
sau khi đã hoàn thành toàn bộ khối lợng công việc đợc hợp đồng giao khoán. Đơn giá
khoán xác định theo đơn vị hoặc cũng có thể trọn gói cho cả khối lợng công việc hay
công trình.
Yêu cầu của chế độ trả lơng này là đơn giá phải tính toán chặt chẽ và phải có hợp

tháng trong năm.
Tỷ lệ trích trớc tiền
lơng nghỉ phép của
ngời lao động
=
Tổng số tiền lơng nghỉ phép theo kế hoạch năm của
công nhân sản xuất trực tiếp
x 100%
Tổng số tiền lơng cơ bản kế hoạch năm của công
nhân trực tiếp sản xuất
Mức trích trớc tiền l-
ơng phép kế hoạch
=
Tiền lơng cơ bản thực tế
phải trả cho công nhân
tiếp trong tháng
x Tỷ lệ trích trớc
Nếu ngời lao động vì lý do gì mà không nghỉ phép đợc thì đợc thanh toán 100% l-
ơng cấp bậc theo số ngày nghỉ còn lại mà ngời đó cha nghỉ.
*Chế độ phụ cấp lơng:
- Phụ cấp khu vực: áp dụng với những nơi xa xôi, hẻo lánh, có nhiều khó khăn
và khí hậu xấu. Phụ cấp gồm 7 mức: 0,1; 0,2 ; 0,3 ; 0,4 ; 0,5 ; 0,7 và 1,0 so với mức l-
ơng tối thiểu.
- Phụ cấp độc hại nguy hiểm: áp dụng đối với nghề hoặc công việc có điều kiện
lao động độc hại, nguy hiểm cha đợc xác định trong mức lơng. Phụ cấp gồm 4 mức:
0,1 ; 0,2 ; 0,3 ; và 0,4 so với mức lơng tối thiểu.