Lý luận chung về tổ chức công tác kế toán bán hàng
và xác định kết quả kinh doanh
I. Sự cần thiết tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định
kết quả kinh doanh tại doanh nghiệp kinh doanh thơng mại
1. Đặc điểm hoạt động kinh doanh thơng mại
Kinh doanh thơng mại khác với hoạt động sản xuất, thực hiện chức năng cầu
nối giữa sản xuất với tiêu dùng, nhằm đa sản phẩm tới tay ngời tiêu dùng, phục vụ
nhu cầu sản xuất,tiêu dùng cũng nh xuất khẩu của họ. Do đó, đối tợng kinh doanh
thơng mại là hàng hóa - đó là những sản phẩm lao động đợc các doanh nghiệp
các doanh nghiệp thơng mại mua về để bán ra. Và vốn hàng hoá ở doanh nghiệp
thơng mại là vốn chủ yếu nhất.
Thơng mại có thể đợc hiểu là buôn bán, tức là mua hàng hóa để bán ra nhằm
kiếm lời, thu tiền rồi lại tiếp tục mua hàng hoá, bán ra với số lợng nhiều hơn. Nh
vậy, hoạt động thơng mại chỉ bao gồm quá trình mua hàng, dự trữ hàng, trao đổi
và bán hàng hoá trên thị trờng chứ không liên quan đến quá trình sản xuất ra sản
phẩm ra sao, sản phẩm đợc sản xuất ở đâu ...Quá trình này đợc gọi là quá trình lu
chuyển hàng hoá hay lu thông hàng hoá.
Trong nền kinh tế thị trờng, hoạt động thơng mại bao trùm lên tất cả các lĩnh
vực trong cuộc sống, việc mua bán hàng hoá đợc dựa trên sự thoả thuận về giá cả
giữa ngời mua và ngời bán. Các doanh nghiệp kinh doanh thơng mại chỉ có thể
bán dợc hàng hoá thông qua thị trờng.Thị trờng chính là nơi kiểm nghiệm, là thớc
đo cho tất cả các mặt hàng kinh doanh của các doanh nghiệp kinh doanh thơng
mại.Do đó, việc đáp ứng đúng, kịp thời và đầy đủ nhu cầu thị trờng là mục tiêu
hàng đầu đối với bất kỳ một doanh nghiệp thơng mại nào.
Hoạt động kinh doanh thơng mại có ảnh hởng trực tiếp tới sản xuất và trên
thực tế nó ảnh hởng đến tất cả các chỉ tiêu kinh tế chủ yếu của một doanh
nghiệp. Bởi vì nếu hàng hoá của một doanh nghiệp không tiêu thụ, không lu
thông trao đổi đợc trên thị trờng thì doanh nghiệp đó sẽ không thu hồi đợc vốn,
không có vốn để quay vòng và nh vậy doanh nghiệp đó sẽ không tồn tại và phát
triển đợc. Nh vậy, doanh nghiệp thơng mại chủ yếu có hai hoạt động đó là mua
và bán.

công bằng cho tất cả mọi ngời. Mọi sản phẩm làm ra trong xã hội đều phải nộp
lại cho nhà nớc. Nhà nớc phân phối lại cho ngời dân. Trong nền kinh tế này, thì
sản phẩm làm ra không đủ để đáp ứng nhu cầu của con ngời, do đó công tác
bán hàng không dợc coi trọng. Nhng trong nền kinh tế thị trờng thì sản phẩm
sản xuất ra d thừa, cung vợt quá cầu rất nhiều cho nên các doanh nghiệp bắt
đầu thấy rõ vai trò của công tác bán hàng.
Với chính sách bán hàng hợp lý sẽ giúp cho doanh nghiệp tiêu thụ đợc
nhiều sản phẩm hàng hoá giúp các doanh nghiệp thu hồi vốn nhanh, tăng vòng
của vốn kinh doanh, đảm bảo bù đắp đợc chi phí, có một phần cho tích luỹ để
tái sản xuất và mở rộng hoạt động kinh doanh. Hơn nữa,
cạnh tranh kinh doanh hiện nay diễn ra vô cùng gay gắt và thơng trờng đợc coi
là chiến trờng. Doanh nghiệp nào mạnh thì sẽ chiến thắng còn doanh nghiệp
nào yếu sẽ bị loại bỏ mà chỉ tiêu để đánh giá một doanh nghiệp mạnh yếu
chính là khả năng tiêu thụ sản phẩm trên thị trờng hay nói một cách khác là khả
năng chiếm lĩnh thị trờng. Vì vậy, bất kỳ một doanh nghiệp nào muốn tồn tại
thì đều phải quan tâm đến việc tổ chức công tác kế toán bán hàng sao cho hiệu
quả nhất để giải quyết đầu ra cho sản phẩm hàng hoá của mình. Nh vậy, kế toán
bán hàng có vai trò cực kỳ quan trọng đối với các doanh nghiệp.
Tổ chức công tác kế toán bán hàng có vai trò quan trọng nh vậy, nhng mối
quan tâm không chỉ dừng lại ở đây mà là xác định kết quả của việc tổ chức thực
hiện công tác này. Đây cũng là quy luật tất yếu trong sản xuất kinh doanh, mỗi
doanh nghiệp đều muốn biết mình đã thu đợc gì và sẽ thu dợc gì sau hàng loạt
các hành vi tác nghiệp. Kế toán sẽ xác định kết quả này và cung cấp thông tin
cho nhà quản lý. Kết quả hoạt động kinh doanh mà chủ yếu thu từ bán hàng sẽ
là nguồn lợi nhuận chính, là số tiền mà doanh nghiệp sẽ thu về. Kết quả này là
đánh giá cuối cùng về hiệu quả của quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Nếu
doanh nghiệp kinh doanh có hiệu quả thì sẽ có lãi tức là số tiền thu về không
chỉ bù đắp đợc chi phí mà còn thừa để tái đầu t còn nếu doanh nghiệp kinh
doanh không hiệu quả thì số tiền thu về không đủ bù đắp chi phí và sẽ gây rất
nhiều khó khăn cho doanh nghiệp và nếu tình trạng này kéo dài thì doanh

đó.Do đó, kết quả bán hàng có ảnh hởng rất lớn đến tình hình tài chính của doanh
nghiệp. Nếu quá trình tiêu thụ gặp khó khăn, doanh nghiệp sẽ thua lỗ sẽ không có
nguồn vốn để tiếp tục quá trình kinh doanh tiếp theo, tất yếu sẽ dẫn doanh nghiệp
đến bờ vực của sự phá sản. Còn nếu quá trình tiêu thụ thuận lợi thì đơng nhiên
doanh nghiệp có nguồn thu để tiếp tục kinh doanh và mở rộng các lĩnh vực hoạt
động kinh doanh của mình. Trong doanh nghiệp, kế toán là công cụ sắc bén và
hiệu quả nhất để phản ánh và giám đốc toàn diện mọi hoạt động sản xuất kinh
doanh. Công tác bán hàng và xác định kết quả là một nội dung chủ yếu của công
tác kế toán để phản ánh hiệu quả sản xuất kinh doanh của một doanh nghiệp trong
một thời kỳ.
Tuy nhiên, vấn đề đặt ra là làm sao để có đợc các thông tin đó kịp thời, đầy
đủ và chính xác. Muốn vậy thì kế toán bán hàng và xác định kết quả phải đảm bảo
các yêu cầu sau:
- Tổ chức chứng từ ghi chép ban đầu và trình tự luân chuyển chứng từ hợp
lý. Các chứng từ ban đầu phải đầy đủ, hợp pháp, luân chuyển khoa học, tránh bỏ
sót, tránh ghi chép trùng lắp, không quá phức tạp mà vẫn đảm bảo yêu càu quản
lý.
- Xác định đúng thời điểm hàng hoá đợc coi là tiêu thụ để kịp thời ghi nhận
doanh thu và lập báo cáo bán hàng. báo cao thờng xuyên, kịp thời tình hình bán
hàng và thanh toán với khách hàng chi tiêt theo từng loại hàng,tng hợp đồng kinh
tế.
- Xác định đúng và tập hợp đầy đủ các chi phí phát sinh đặc biệt là chi phi
bán hàng phát sinh trong quá trình tiêu thụ hàng hoá, phân bổ chi phí còn lại cuối
kỳ và kết chuyển chi phí cho hàng tiêu thụ trong kỳ để xác định kết quả kinh
doanh.
II. Những lý luận cơ bản về bán hàng và xác định kết quả
1. Kế toán nhiệm vụ bán hàng
Bán hàng là việc chuyển quyền sở hữu sản phẩm, hàng hoá gắn với phần
lớn lợi ích hoặc rủi ro cho khách hàng, đồng thời đợc khách hàng thanh toán
hoặc chấp nhận thanh toán. Quá trình bán hàng là quá trình chuyển hoá vốn từ

bán thẳng cho khách hàng không qua kho của daonh nghiệp. Nh vậy, nghiệp vụ
mua bán diễn ra đồng thời. Phơng thức này đợc chia làm hai trờng hợp :
- Mua hàng giao bán thẳng cho ngời mua.
- Bán hàng giao tay ba - bên cung cấp, doanh nghiệp và ngời mua cùng
giao nhận hàng. Trờng hợp này khi bên mua nhận hàng và xác nhận vào hoá đơn
bán hàng thì hàng đó đợc xác nhận là tiêu thụ. Phơng thức này chủ yếu áp dụng
trong các doanh nghiệp thơng mại.
Bán hàng trả góp, trả chậm :
Theo phơng thức này, khi giao hàng cho ngời mua thì số hàng đó đợc coi là
tiêu thụ và doanh nghiệp mất quyền sở hữu về số hàng đó. Ngời mua sẽ thanh
toán lần đầu ngay tại thời điểm mua, số tiền còn lại ngời mua chấp nhận trả dần ở
các kỳ tiếp theo và phải chịu một tỷ lệ lãi nhất định. Thông thờng thì số tiền trả ở
các kỳ sau phải bằng nhau bao gồm một phần tiền gốcvà một phần lãi trả chậm.
Phơng thức bán hàng trao đổi hàng :
Theo phơng thức này, doanh nghiệp bán hàng cho khách hàng và đổi lại
khách hàng giao cho doanh nghiệp vật t, hàng hoá tơng đơng. Phơng thức này có
thể chia làm ba trờng hợp :
- Xuất kho lấy hàng ngay.
- Xuất hàng trớc lấy vật t, hàng hoá sau .
- Nhận hàng trớc, xuất hàng trả sau.
Tuy nhiên trong các doanh nghiệp thơng mại thì phơng thức bán hàng có
khác đôi chút, Bán hàng trong doanh nghiệp thơng mại chỉ bao gồm hai khâu :
khâu bán buôn và khâu bán lẻ.
a. Bán buôn hàng hoá
Bán buôn hàng hoá thờng đợc hiểu là bán với khối lợng lớn. Và trong bán
buôn hàng hoá thờng sử dụng các phơng thức bán hàng sau:
- Bán buôn qua kho :
Theo phơng thức này, hàng hoá xuất từ kho của doanh nghiệp thơng mại để
bán cho ngời mua. Phơng thức này lại phân biệt thành hai hình thức là : Bán hàng
trực tiếp qua kho và bán qua kho theo hình thức chuyển hàng.

nhiệm vật chất về số hàng đã nhận để bán ở quầy hàng, trực tiếp thu tiền và hàng
cho khách hàng mua đồng thời ghi chép vào thẻ quầy hàng. Nghiệp vụ bán hàng
hoàn thành trực diện với ngời mua hàng và thờng không lập chúng từ cho từng
nghiệp vụ bán hàng.
Tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý bán lẻ của từng quầy hàng, thì cuối ca, cuối
ngày hoặc định kỳ ngắn, nhân viên bán hàng kiểm kê lợng hàng hoá hiện còn ở
quầy hàng và dựa vào quan hệ cân đối hàng luân chuyển trong ca, trong ngày để
xác định số lợng hàng bán ra của từng mặt hàng,lập báo cáo bán hàng trong ca,
trong ngày. Tiền bán hàng hàng ngày nhân viên bán hàng kê vào giấy nộp tiền để
nộp cho thủ quỹ của doanh nghiệp.
Phơng thức bán hàng giúp cho việc bán hàng đợc nhanh chóng hơn tuy nhiên
nó lại bộc lộ nhợc điểm :
+ Nếu quản lý không chặt chẽ thì sẽ xảy ra hiện tợng lạm dụng tiền bán
hàng.
+ Do ngời bán hàng vừa thu tiền vừa bán hàng nên trong những giờ cao điểm
dễ gây nhầm lẫn, mất mát.
- Phơng thức bán lẻ thu tiền tập trung :
Theo phơng thức này, nghiệp vụ thu tiền của khách hàng và giao hàng trả
khách là tách rời nhau. Mỗi quầy hoặc liên quầy bố trí nhân viên thu ngân làm
nhiệm vụ thu tiền của khách, viết hoá đơn hoặc giao tích kê cho khách hàng để
khách hàng ra nhận hàng ở quầy hàng do nhân viên bán hàng giao. Cuối ca, cuối
ngày nhân viên thu ngân làm giấy nộp tiền bán hàng, nhân viên bán hàng căn cứ
vào hoá đơn và tích kê giao hàng trả khách hoặc kiểm kê hàng còn lại cuối ca,
cuối ngày để xác định lợng hàng đã trả khách hàng, lập báo cáo bán hàng trong
ca, trong ngày. Báo cáo bán hàng đợc coi là căn cứ để hạch toán doanh thu và đối
chiếu với số tiền đã nộp tiền trên giấy nộp tiền.
Phơng pháp này tách rời giữa ngời bán hàng và ngời thu tiền do đó tránh đợc
những nhầm lẫn, sai sót, mất mát. Tuy nhiên phơng thức này có nhợc điểm là gây
phiền hà cho khách hàng. Do vậy hiện nay phơng pháp này ít đợc áp dụng, chủ
yếu là áp dung cho những mặt hàng có giá trị lớn.

Trong điều kiện kinh doanh hiện nay, để đẩy mạnh việc bán ra thu hồi tiền
nhanh chóng tiền hàng, doanh nghiệp cần có chế độ khuyến khích đối với khách
hàng. Nếu khách hàng mua với khối lợng hàng hoá lớn sẽ đợc doanh nghiệp giảm
giá, nếu khách hàng thanh toán sớm tiền hàng sẽ đợc doanh nghiệp chiết khấu
thanh toán, còn nếu hàng hoá của doanh nghiệp kém phẩm chất thì khách hàng có
thể không chấp nhận thanh toán và trả lại hàng hoặc yêu cầu doanh nghiệp giảm
giá.Do vậy kế toán hạch toán cả các khoản giảm trừ doanh thu nh: chiết khấu th-
ơng mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại. Các khoản này sẽ không đợc
hạch toán vào doanh thu. Chỉ có các khoản thoả mãn các điều kiện sau mới đợc
ghi nhận là doanh thu bán hàng:(theo chuẩn mực kế toán số 14 - Doanh thu và thu
nhập khác):
(1) Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với
quyền sở hữu sản phẩm hoặc hàng hóa cho ngời mua;
(2) Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hóa nh ngời sở
hữu hàng hóa hoặc quyền kiểm soát hàng hóa;
(3) Doanh thu đợc xác định tơng đối chắc chắn;
(4) Doanh nghiệp đã thu đợc hoặc sẽ thu đợc lợi ích kinh tế từ giao dịch bán
hàng.
(5) Xác định đợc chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng.
a. Chứng từ và tài khoản sử dụng
Chứng từ kế toán thờng sử dụng để hạch toán doanh thu bán hàng
- Hoá đơn GTGT MS 01/GTKT-3LL áp dụng cho các doanh nghiệp thuộc
đối tợng nộp thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ.
- Hoá đơn bán hàng thông thờng MS 01/GTTT-3LL áp dụng cho doanh
nghiệp nộp thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp.
- Phiếu xuất kho MS 02-VT.
- Bảng kê hàng gửi bán đã tiêu thụ.
- Các chứng từ thanh toán : Phiếu thu, Giấy báo ngân hàng...
- Thẻ quầy hàng ( mẫu 15 - BH)
- Tờ khai thuế GTGT ( mẫu 07A/GTGT) và các chứng từ liên quan khác

+ Khoản chênh lệch giữa bán hàng trả chậm, trả góp theo cam kết với giá
bán trả ngay.
+ Khoản lãi nhận trớc khi cho vay vốn hoặc mua các công cụ nợ (trái phiếu,
tín phiếu...)
Ngoài ra còn sử dụng một số tài khoản khác nh : TK 111, TK112, TK131...
b. Phơng pháp hạch toán
- Trờng hợp bán hàng trực tiếp cho khách hàng và bán hàng qua đại lý, ký
gửi hàng : Căn cứ vào hoá đơn GTGT phản ánh doanh thu bán hàng:
TK 911 TK 511 TK 111,112,131
(4) ( 1a & 1b )
TK 521,531,532
(3)
TK 641
TK3331 ( 2 )
Giải thích :
1a. Doanh thu bán hàng phát sinh ( giá cha thuế) của trờng hợp bán hàng
trực tiếp.
1b. Doanh thu bán hàng của trờng hợp bán cho các đại lý, ký gửi hàng.Bên
đại lý thanh toán tiền hàng cho chủ hàng sau khi trừ chiết khấu đợc hởng.
2. Phát sinh các khoản làm giảm trừ doanh thu nh hàng bán bị trả lại, giảm
giá hàng bán, chiết khấu thơng mại
3. Kết chuyển các khoản giảm trừ doanh thu
4. Kết chuyển doanh thu để xác định kết quả.
Trong trờng hợp bán hàng qua các đại lý, kí gửi hàng, tại bên giao hàng( chủ
hàng) khi phản ánh trị giá vốn thực tế xuất kho kí gửi, kế toán ghi sổ :
Nợ TK 157 - Hàng gửi đi bán
Có TK 156 - Hàng hoá

chậm, kế toán ghi sổ:
Nợ TK 511