Thực trạng kế toán kết quả kinh doanh và phân phối
lợi nhuận tại công ty giao nhận kho vận ngoại thơng
(Vietrans)
1. t ình hình tổ chức kinh doanh và tổ chức công tác kế toán tại công ty
(Vietrans)
1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty (Vietrans)
Công ty Giao Nhận Kho Vận Ngoại Thơng đợc thành lập từ ngày 13/8/1970
cho đến ngày 31/3/1993 đợc thành lập lại theo quyết định số 337/TM/TCCB của
Bộ Thơng Mại. Sự hình thành và phát triển của công ty luôn gắn liền với bớc tiến
của ngành giao nhận Việt Nam.
Công ty giao nhận kho vận ngoại thơng có tên tiếng Anh là VIETNAM
NATIONAL FOREIGN TRADE FORWARDING AND WAREHOUSING
CORPORATION gọi tắt là (Vietrans). Công ty là một tổ chức kinh doanh dịch vụ
thuộc Bộ Thơng Mại, công ty có t cách pháp nhân, có con dấu riêng và có tài
khoản tiền Việt Nam và ngoại tệ tại ngân hàng ngoại thơng Việt Nam. Công ty có
trụ sở chính tại 13 Lý Nam Đế Hoàn Kiếm Hà Nội, có các chi nhánh tại
Hải Phòng, Đà Nẵng, Quy Nhơn, Nha Trang và TP Hồ Chí Minh.
1.1.1 Chức năng của công ty giao nhận kho vận ngoại th ơng (Vietrans)
Trong nền kinh tế thị trờng hiện nay luôn nảy sinh các mối quan hệ sản xuất
kinh doanh với nhau. Đó có thể là mối quan hệ buôn bán, trao đổi và cũng có khi
là quan hệ liên doanh liên kết. Công ty đóng vai trò cầu nối giữa sản xuất và kinh
doanh, giữa doanh nghiệp này với doanh nghiệp khác
Theo điều lệ của công ty có các chức năng hoạt động sau :
- Tổ chức phối hợp với các tổ chức khác trong và ngoài nớc để tổ chức
chuyên chở, giao nhận hàng hoá XNK, hàng ngoại giao, hàng quá cảnh, hàng
hội chợ triển lãm, hàng công trình, hàng t nhân, tài liệu chứng từ liên quan,
tài liệu chuyển phát nhanh ..
- Nhận uỷ thác các dịch vụ về giao nhận, kho vận, thuê và cho thuê kho bãi,
lu cớc, thuê các phơng tiện vận tải (tàu biển, ô tô, máy bay, xà lan,
container ) bằng các hợp đồng trọn gói từ cửa tới cửa (door to door) và
thực hiện các dịch vụ khác có liên quan đến hàng hoá nh : thu gom, chia lẻ,

tiến biểu cớc, giá cớc của các tổ chức vận tải có liên quan theo quy chế hiện
hành, đề ra các biện pháp thích hợp đảm bảo quyền lợi giữa đôi bên khi ký
kết hợp đồng nhằm thu hút khách hàng, đem công việc đến củng cố và nâng
cao uy tín trách nhiệm của Vietrans trên thơng trờng quốc tế.
1.1.3 Tổ chức sản xuất kinh doanh.
Công ty có trụ sở chính và các phòng ban nghiệp vụ tại 13 Lý Nam Đế-
Hoàn Kiếm-Hà Nội, chịu sự lãnh đạo trực tiếp của giám đốc công ty. Khối
phòng ban nghiệp vụ này trực tiếp thực hiện nhiệm vụ kinh doanh giao nhận,
kho vận, XNK d ới sự lãnh đạo của công ty, tự chịu trách nhiệm từ đầu đến
cuối hoạt động kinh doanh đợc giao. Ngoài ra Vietrans còn có các chi nhánh
trực thuộc đặt tại các cảng và thành phố lớn.
Các chi nhánh bao gồm :
Vietrans Hải Phòng 5A Hoàng Văn Thụ TP Hải Phòng
Vietrans Đà Nẵng 20 Trần Phú TP Đà Nẵng
Vietrans Sài Gòn 113 Nguyễn Thái Bình Q1 TP HCM
Vietrans Quy Nhơn 91 Lê Lợi Quy Nhơn Tỉnh Bình Định
Vietrans Nha Trang 21 Trần Quý Cáp Nha Trang Khánh Hoà
Vietrans Bến Thuỷ 103 Nguyễn Du TP Vinh Nghệ An
Xí nghiệp dịch vụ xây dựng 13 Lý Nam Đế HN
Các chi nhánh là một khối trực thuộc công ty thực hiện nhiệm vụ giao nhận
kho vận nh đã nói trên, trừ XN dịch vụ xây dựng ngoại thơng.
Ngoài ra công ty còn mở rộng quan hệ và kinh doanh với các tổ chức, công ty
bạn ở trong và ngoài nớc hoạt động vận chuyển hoặc làm đại lý cho công ty nh
TRANSLINK, mở văn phòng đại diện tại Băng Cốc, Singapore
Vietrans có hai đơn vị liên doanh là :
* TNT- Vietrans express Worldwide Ltd 15 Lý Nam Đế- Hà Nội. Liên
doanh này chuyên cung cấp dịch vụ chuyển phát trong nớc và quốc tế.
* Liên doanh LOTUS : Phú Mỹ- Nhà Bè- TP HCM. Liên doanh này cung cấp
các dịch vụ cho thuê kho, phơng tiện vận tải, dịch vụ cầu cảng .
Quan hệ với các ngành giao thông trung ơng và địa phơng để ký các hợp đồng vận

Đơn vị LD
-TNT-Vietrans
-Lotus
Các đại diện nớc ngoài
- ODESSA
- BANGKOK
- SINGAPORE
quyền quyết định việc điều hành hoạt động của công ty theo kế hoạch, chính sách,
pháp luật của nhà nớc và nghị quyết đại hội CNVC, chịu trách nhiệm trớc nhà nớc
và tập thể lao động và kết quả sản xuất kinh doanh của công ty. Giám đốc có
quyền quyết định tổ chức bộ máy quản lý trong công ty, đảm bảo tính tinh giản và
có hiệu quả.
Các phó giám đốc và các chuyên viên : là ngời giúp việc cho giám đốc
Các phòng chức năng Vietrans có ba phòng chức năng :
Phòng tổ chức cán bộ : Có nhiệm vụ tham mu giúp giám đốc trong việc tổ
chức lao động một cách khoa học trong công ty nh : phân công, bố trí, sắp xếp, tổ
chức bộ máy phục vụ nơi làm việc và các điều kiện làm việc cho giám đốc và
cán bộ công nhân viên.
Phòng kế toán: có chức năng tham mu giúp giám đốc về công tác tài chính
kế toán của công ty nhằm sử dụng đúng mục đích, đúng chế độ chính sách, hợp lí
và hiệu quả nguồn vốn của công ty thông qua hệ thống sổ sách và báo cáo kế toán
phản ánh kết quả kinh doanh và tình hình tài chính của công ty.
Phòng kế hoạch và quan hệ quốc tế: Có chức năng tham mu giúp giám đốc
về các vấn đề thuộc lĩnh vực tổ chức kinh doanh, kế hoạch kinh doanh. Ngoài ra,
phòng còn phụ trách các vấn đề có liên quan đến luật pháp, văn bản nh ký kết hợp
đồng, lo các thủ tục xuất nhập khẩu hàng hoá và phụ trách công tác đối ngoại.
Các phòng nghiệp vụ: phụ trách trực tiếp và tiến hành kinh doanh từng dịch vụ
cụ thể theo chức năng chuyên môn hoá.
Phòng hàng không: Phụ trách các dịch vụ liên quan đến giao nhận vận chuyển
hàng hoá đờng hàng không.

Trong đó :
-Vốn ngân sách tham gia liên doanh : 39,8 tỷ VNĐ
-Vốn tự bổ sung tham gia góp vốn liên doanh : 8,3 tỷ VNĐ
1.3 Đặc điểm tổ chức hạch toán kế toán tại Vietrans
1.3.1 Tổ chức bộ máy kế toán
Xuất phát từ đặc điểm, quy mô, tính chất sản xuất kinh doanh dịch vụ, giao
nhận, vận tải, hiện nay bộ máy kế toán của Vietrans đợc tổ chức theo hình thức
vừa tập trung vừa phân tán. Theo hình thức này thì phòng kế toán của công ty tại
trụ sở chính có nhiệm vụ hạch toán tổng hợp, còn các phòng kế toán ở các chi
nhánh thì tuỳ theo quy mô và mức độ phân cấp quản lý sẽ tổ chức hạch toán kế
toán sao cho phù hợp.
Tại công ty :
Hạch toán tổng hợp toàn công ty, lập báo cáo kế toán tổng hợp toàn công
ty.
Đảm nhận toàn bộ công tác kế toán khối phòng ban nghiệp vụ và các chi
nhánh trực thuộc không có tổ chức công tác kế toán riêng.
Tại các chi nhánh : Hầu hết các chi nhánh đều có t cách pháp nhân, đợc ký
kết hợp đồng kinh tế, mở tài khoản riêng, tự tổ chức hạch toán kế toán, lập báo
cáo tài chính nộp về công ty.
Các chi nhánh đó là :
Vietrans Hải Phòng
Vietrans Đà Nẵng
Vietrans Nha Trang
Vietrans Quy Nhơn
XN dịch vụ xây dựng ngoại thơng
Các chi nhánh trực thuộc :
+ Vietrans thành phố Hồ Chí Minh
+ Ban giao nhận ngoại thơng Bến Thuỷ- Nghệ An.
Không có tổ chức kế toán riêng, chỉ thực hiện chế độ ghi chép ban đầu, thu
thập và lập chứng từ rồi gửi bản gốc về phòng kế toán của công ty để hạch

- Kế toán thanh toán: Làm công tác kiểm tra chứng từ ban đầu do các
phòng nghiệp vụ chuyển đến, căn cứ vào chế độ tài chính và quy chế thanh
toán của công ty để lập phiếu thu, phiếu chi.
- Kế toán chi phí và các khoản công nợ : Hạch toán chi tiết công nợ phải
thu, phải trả, hạch toán phân bổ chi phí quản lý, các khoản tạm ứng.
- Kế toán quỹ tiền mặt: Quản lý và hạch toán các khoản vốn bằng tiền,
phản ánh số hiện có, tình hình tăng giảm quỹ tiền mặt. Cùng với thủ quỹ lập
kế hoạch tiền mặt, thu nộp và rút tiền mặt cho nhu cầu kinh doanh, ngoài ra
còn làm kế toán chi tiết nguyên vật liệu, và chi tiết thuế GTGT đầu ra, đầu
vào. theo dõi tình hình nhập xuất và sử dụng công cụ dụng cụ của các
phòng, tính và phân bổ giá trị CCDC vào phí quản lý và chi phí của các
phòng.
- Thủ quỹ : đợc giao nhiệm vụ giữ tiền mặt cho công ty, căn cứ vào các
phiếu thu, phiếu chi mà kế toán viết để thu, chi tiền theo các nghiệp vụ phát
sinh trong ngày.
- Kế toán khối nghiệp vụ : Kế toán nghiệp vụ có trách nhiệm trực tiếp theo
dõi tình hình kinh doanh của các phòng nghiệp vụ gồm: Theo dõi các hoá đơn
phát sinh hàng ngày, tình hình thu chi công nợ, tập hợp chi phí, theo dõi doanh
thu, và xác định kết quả kinh doanh của các phòng nghiệp vụ theo tháng, quí,
năm. Sau đó, kết quả kinh doanh của các phòng nghiệp vụ do kế toán phần
hành cung cấp đợc kế toán sử dụng để tổng hợp kết quả kinh doanh của cả
công ty. Kế toán khối nghiệp vụ bao gồm : Kế toán chi tiết, tổng hợp các
nghiệp vụ: vận tải quốc tế, vận tải ô tô, nghiệp vụ lu kho, bảo quản, nghiệp vụ
hàng không, kinh doanh triển lãm, và kế toán công trình.
Kế toán các chi nhánh :
+ Đối với các chi nhánh có tổ chức kế toán riêng thì thực hiện kế toán tổng
hợp và chi tiết các nghiệp vụ kinh tế phát sinh lập báo cáo riêng rồi gửi về
công ty.
+ Đối với các chi nhánh không có tổ chức kế toán riêng thì chỉ thực hiện chế
độ ghi chép ban đầu, thu thập và lập chứng từ rồi gửi về công ty để hạch toán

quĩ
Kế toán
thanh
toán
Kế toán
ngân hàng,
quĩ tiền mặt
Kế toán
khối
nghiệp vụ
- Giấy đề nghị thu tiền : Là chứng từ do các phòng nghiệp vụ lập, đề nghị
phòng kế toán lập phiếu thu để nộp tiền vào quỹ công ty doanh thu các
nghiệp vụ.
1.3.2.2 Tổ chức tài khoản kế toán
- Hệ thống tài khoản kế toán: Công ty đang sử dụng hầu hết các tài khoản trong chế
độ kế toán ban hành theo quyết định 1141/TC/QĐ/CĐTK ngày 1/11/1995, trừ một số
tài khoản nh: TK128, 129, 155, 157, 212, 241, 621, 622, 627 Sở dĩ không sử dụng
các tài khoản này bởi vì đặc trng của Công ty là có nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh t-
ơng đơng với các phòng ban trong Công ty nên việc sử dụng các tài khoản này là
không phù hợp với việc hoạch toán, đồng thời làm cho hệ thống tài khoản mà Công ty
đang sử dụng trở nên dài dòng, phức tạp hơn.
1.3.2.3 Tổ chức sổ sách kế toán
Vietrans hiện đang áp dụng hình thức Chứng từ ghi sổ để hạch toán tổng hợp.
Thực hiện kế toán hàng tồn kho theo phơng pháp Kê khai thờng xuyên. Khi luật
thuế GTGT đợc ban hành công ty đã áp dụng phơng pháp tính thuế giá trị gia tăng
theo phơng pháp khấu trừ.
công tác kế toán hiện tại ở Công ty vẫn áp dụng theo các phơng pháp ghi chép thủ
công đơn giản. Vì vậy để kiểm tra, đối chiếu số liệu dễ dàng, thuận tiện; việc phân
công lao động kế toán phù hợp thì các sổ kế toán đợc mở nh sau:
Sổ kế toán chi tiết :

quỹ, Nhật biên NH, Nhật biên nhiên liệu, VL. Cuối quý tổng hợp phát sinh trên
các TK (để PS Nợ = PS Có). Sau khi khớp đúng số liệu với Bảng tổng hợp chi
tiết (đợc lập từ sổ kế toán chi tiết), làm căn cứ để vào Sổ chữ T. Số liệu trên
Sổ chữ T sau đó đợc sử dụng để lập Bảng cân đối phát sinh và Báo cáo tài
chính.
Trình tự ghi sổ kế toán đợc thể hiện trên sơ đồ sau:
Theo hình thức này thì trình tự ghi sổ kế toán đợc biểu thị bằng sơ đồ sau:
Sổ kế toán chi
tiết
Chứng từ gốc
Sơ đồ 6: Trình tự hạch toán theo hình thức chứng từ ghi sổ.
Ghi chú :
: Quan hệ đối chiếu
: Ghi và theo dõi hàng ngày
: Ghi cuối tháng, quý

Báo cáo tài chính bao gồm :
- Bảng cân đối kế toán (Biểu 01- DN)
- Thuyết minh báo cáo tài chính (Biểu 09 DN)
- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (Biểu 02 DN)
Các báo cáo tài chính này do kế toán tổng hợp ở các chi nhánh lập vào cuối quý
và trình Kế toán trởng, Giám đốc duyệt sau đó gửi lên các cơ quan có trách nhiệm
theo dõi gồm :
- Bộ phận kế toán tổng hợp công ty
- Giám đốc
- Cục tài chính doanh nghiệp Bộ tài chính
- Cục tài chính Hà nội
- Vụ tài chính kế toán Bộ Thơng Mại
- Cục thuế TP Hà Nội
Nhật biên