NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ HỒ SƠ KIỂM TOÁN
1.1.Khái niệm kiểm toán
Thuật ngữ “kiểm toán” xuất hiện trên thế giới từ lâu nhưng thực sự mới
được sử dụng ở nước ta từ hơn một chục năm cuối thế kỷ XX. Kiểm toán không
chỉ giới hạn ở kiểm toán các bảng khai tài chính hay tài liệu kế toán mà nó còn
thâm nhập vào nhiều lĩnh vực khác nhau như hiệu quả của các hoạt động kinh
tế, hiệu năng của quản lý xã hội, hiệu lực của hệ thống pháp lý trong từng hoạt
động,…Trong quá trình sử dụng thuật ngữ này có thể hiểu: “Kiểm toán là xác
minh và bày tỏ ý kiến về thực trạng hoạt động cần được kiểm toán bằng hệ thống
các phương pháp kỹ thuật của kiểm toán chứng từ và kiểm toán ngoài chứng từ
do các kiểm toán viên có trình độ nghiệp vụ tương xứng thực hiện trên cơ sở hệ
thống pháp lý có hiệu lực”.
(*)

Tùy theo từng tiêu thức mà có thể phân loại kiểm toán thành nhiều loại
khác nhau. Theo đối tượng kiểm toán, kiểm toán được phân thành kiểm toán tài
chính, kiểm toán hoạt động và kiểm toán liên kết. Theo hệ thống bộ máy kiểm
toán, kiểm toán được phân thành kiểm toán nhà nước, kiểm toán độc lập và
kiểm toán nội bộ. Trong các loại hình kiểm toán này thì kiểm toán tài chính là
hoạt động đặc trưng nhất của kiểm toán. Đặc trưng cơ bản đó bắt nguồn từ
chính đối tượng kiểm toán, từ quan hệ giữa chủ thể và khách thể kiểm toán, từ
chức năng của kiểm toán, từ phương pháp kiểm toán, từ cơ sở pháp lý thực hiện
kiểm toán.
1.2.Đối tượng, chức năng và phương pháp kiểm toán tài chính.
Đối tượng kiểm toán tài chính là các bảng khai tài chính trong đó bộ phận
quan trọng nhất là báo cáo tài chính. Hiện nay theo quy định của Nhà
(*): Chủ biên GS.TS Nguyễn Quang Quynh, giáo trình Lý thuyết kiểm toán, NXB Tài chính, năm 2005, tr. 40
nước các báo cáo tài chính bắt buộc phải lập đối với mỗi doanh nghiệp là: Bảng
cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ và
thuyết minh báo cáo tài chính. Ngoài báo cáo tài chính ra thì bảng khai tài chính
còn bao gồm những bảng kê khai có tính pháp lý khác như: bảng kê khai tài sản

năng cụ thể khác nhau, khách thể kiểm toán khác nhau nên cách thức kết hợp
các phương pháp kiểm toán cũng khác nhau.
Trong một cuộc kiểm toán tài chính phải thực hiện cả hai loại thử nghiệm để
thu thập bằng chứng kiểm toán đầy đủ và thích hợp là thử nghiệm cơ bản và thử
nghiệm tuân thủ. Thử nghiệm cơ bản là việc thẩm tra lại các thông tin biểu hiện
bằng tiền phản ánh trên bảng tổng hợp bằng việc kết hợp các phương pháp kiểm
toán chứng từ và kiểm toán ngoài chứng từ theo trình tự và cách thức kết hợp
xác định. Thử nghiệm tuân thủ là dựa vào kết quả của hệ thống kiểm soát nội bộ
khi hệ thống này tồn tại và hoạt động có hiệu lực. Để khẳng định sự tồn tại và
hiệu lực này cần khảo sát thẩm tra và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ. Thử
nghiệm tuân thủ chỉ được thực hiện khi thấy hệ thống kiểm soát nội bộ tồn tại
và được đánh giá là hoạt động có hiệu lực. Tuy nhiên trong trường hợp này thử
nghiệm cơ bản vẫn được thực hiện. Trong trường hợp hệ thống kiểm soát nội bộ
không tồn tại hoặc hoạt động không hiệu lực thì kiểm toán tài chính sẽ không
thực hiện thử nghiệm tuân thủ mà tăng cường thử nghiệm cơ bản với quy mô
lớn để đảm bảo độ tin cậy của các kết luận kiểm toán.
Trong kiểm toán tài chính, việc vận dụng các phương pháp kiểm toán chứng
từ và kiểm toán ngoài chứng từ vào việc xác minh các nghiệp vụ, các số dư tài
khoản hoặc các khoản mục cấu thành bảng khai tài chính theo các cách thức hay
trình tự xác định được gọi là trắc nghiệm. Việc kết hợp giữa các phương pháp
kiểm toán cơ bản cũng khác nhau cả về số lượng và trình tự kết hợp từ đó hình
thành nên 3 loại trắc nghiệm cơ bản: trắc nghiệm công việc, trắc nghiệm trực
tiếp số dư và trắc nghiệm phân tích.
Trắc nghiệm công việc được hiểu là cách thức và trình tự rà soát các nghiệp
vụ hay hoạt động cụ thể trong quan hệ với sự tồn tại và hiệu lực của hệ thống
kiểm soát nội mà trước hết là hệ thống kế toán. Trắc nghiệm công việc hướng
vào hai mặt của tổ chức kế toán là thủ tục kế toán và độ tin cậy của thông tin kế
toán. Căn cứ vào hai mặt này mà trắc nghiệm công việc được phân thành trắc
nghiệm đạt yêu cầu và trắc nghiệm độ vững chãi.
Trắc nghiệm đạt yêu cầu của công việc là trình tự rà soát các thủ tục kế toán

bất kỳ phương tiện lưu trữ nào khác theo quy định của pháp luật hiện hành.” Hồ
sơ kiểm toán bao gồm mọi thông tin cần thiết liên quan đến cuộc kiểm toán đủ
làm cơ sở cho việc hình thành ý kiến kiểm toán viên và chứng minh rằng cuộc
kiểm toán đã được thực hiện theo đúng các chuẩn mực kiểm toán Việt Nam
(hoặc chuẩn mực kiểm toán quốc tế được chấp nhận).
Theo những chuẩn mực và nguyên tắc chỉ đạo kiểm toán quốc tế thì: “Hồ
sơ kiểm toán là các dẫn chứng bằng tài liệu về quá trình làm việc của kiểm toán
viên, về các bằng chứng thu thập được để hỗ trợ quá trình kiểm toán và làm cơ
sở pháp lý cho ý kiến của kiểm toán viên trên các báo cáo kiểm toán.” (Những chuẩn
mực và nguyên tắc chỉ đạo kiểm toán quôc tế, 1992, trang 85).

Theo giáo trình kiểm toán của ALVIN.ARENS - JAMESK.LOEBBECKE
hồ sơ kiểm toán là: “Tư liệu là sổ sách của kiểm toán viên ghi chép về các thủ
tục áp dụng, các cuộc khảo sát thực hiện, thông tin thu được và kết luận thích
hợp đạt được trong công tác kiểm toán. Các tư liệu phải bao gồm tất cả các
thông tin mà kiểm toán viên cho là cần thiết để tiến hành quá trình kiểm tra đầy
đủ và cung cấp căn cứ cho báo cáo kiểm toán.”
(*)
Qua các khái niệm trên chúng ta có thể đưa ra một khái niệm khái quát nhất
về hồ sơ kiểm toán: Hồ sơ kiểm toán là tập hợp tất cả các giấy tờ làm việc của
kiểm toán viên, chứa đựng những thông tin mà kiểm toán viên thu thập được,
những thủ tục mà kiểm toán viên đã áp dụng và những kết luận kiểm toán viên
đã đạt được trong quá trình kiểm toán để làm cơ sở cho việc quản lý công việc
kiểm toán cũng như làm cơ sở để đưa ra ý kiến của mình thực hiện chức năng
“xác minh và bày tỏ ý kiến”. Hồ sơ kiểm toán phải bao gồm tất cả các thông tin
mà kiểm toán viên cho là cần thiết để tiến hành quá trình kiểm tra đầy đủ và để
cung cấp căn cứ cho báo cáo kiểm toán. Hồ sơ kiểm toán và bằng chứng kiểm
toán có mối liên hệ chứa đựng chặt chẽ. Hồ sơ kiểm toán cất giữ bằng chứng
kiểm toán, còn bằng chứng kiểm toán là một phần của hồ sơ kiểm toán. Vì vậy,
phải có các bằng chứng kiểm toán đạt yêu cầu về tính đầy đủ và tính giá trị,

thực hiện và kết quả thu được; các bút toán điều chỉnh và các bút toán phân loại,
…
Khi hoàn thành cuộc kiểm toán, các hồ sơ kiểm toán được tập hợp và lưu
trữ thành bộ hồ sơ theo thứ tự đã đánh số để giúp tra cứu dễ dàng. Hồ sơ kiểm
toán là tài sản của công ty kiểm toán. Phải bảo quản hồ sơ kiểm toán theo
nguyên tắc an toàn và bí mật số liệu. Việc lưu trữ hồ sơ phải đảm bảo theo đúng
các yêu cầu về mặt nghiệp vụ và luật pháp.
1.3.3.Chức năng của hồ sơ kiểm toán
Hồ sơ kiểm toán là một tài liệu đặc biệt quan trọng đối với hoạt động kiểm
toán nói chung và kiểm toán tài chính nói riêng. Trong quy trình kiểm toán, hồ
sơ kiểm toán là một phần rất quan trọng đảm nhận nhiều chức năng khác nhau.
Xuất hiện từ khâu lập kế hoạch cho đến khâu kết thúc kiểm toán, hồ sơ kiểm
toán là một tài liệu lưu trữ bắt buộc, sử dụng nhiều năm sau ngày kết thúc kiểm
toán. Hồ sơ kiểm toán có những chức năng chính sau:
Thứ nhất, hồ sơ kiểm toán phục vụ cho việc phân công và phối hợp kiểm
toán. Công việc kiểm toán thường được tiến hành bởi nhiều người trong một
thời gian nhất định, do đó việc phân công và phối hợp làm việc là một yêu cầu
cần thiết. Hồ sơ kiểm toán là một công cụ hữu hiệu cho mục đích này, biểu hiện
như sau:
- Các kiểm toán viên chính sẽ căn cứ vào chương trình kiểm toán để lập ra các hồ
sơ kiểm toán cho mỗi công việc chi tiết và giao cho các trợ lý kiểm toán thực
hiện. Những công việc do các trợ lý kiểm toán tiến hành và các kết quả thu
được sẽ phản ánh trên hồ sơ kiểm toán. Như vậy, thông qua cách này, một kiểm
toán viên chính sẽ giao việc và giám sát công việc của nhiều trợ lý kiểm toán.
- Hồ sơ kiểm toán cung cấp thông tin giữa các kiểm toán viên để phối hợp
hoạt động. Kết quả công việc của kiểm toán viên này có thể được sử dụng bởi
các kiểm toán viên khác để tiếp tục công việc đó hay thực hiện các công việc
khác có liên quan.
- Mỗi hồ sơ kiểm toán đánh dấu một bước công việc được hoàn thành trong
quá trình kiểm toán. Kiểm toán viên chính căn cứ số hồ sơ kiểm toán đã phát