Sự lựa chọn khác cho họp hành

Đôi khi, một buổi họp trực tiếp (face-to-face meeting) không phải là giải pháp tốt
nhất. Trong module này, chúng ta sẽ tìm hiểu những lựa chọn thay thế cho các cuộc
họp có thể giúp bạn và nhóm của bạn tiết kiệm thời gian và có năng suất hơn.
Đừng quên rằng thậm chí nếu bạn sử dụng một cách họp khác, bạn vẫn nên sử dụng
cách tiếp cận PAT mà chúng tôi đã thảo luận tại mô- đun trước, dành ít phút, và phân
phối các ghi chú sau cuộc họp và các hành động.
Instant Messaging and Chat Rooms (Sử dụng Nhắn tin và Phòng chat)
Ứng dụng nhắn tin nhanh (SMS) và tán gẫu (chat) có thể là một thay
thế tuyệt vời cho các cuộc họp, đặc biệt là nếu cuộc họp có các thành
viên ở cách xa nhau.

Một số điều cần nhớ:
 Hãy chắc chắn rằng bạn có một chương trình nghị sự và đính kèm vào.
 Vai trò của chủ toạ ( chairperson's role) trong việc giữ những điều về nội dung
là quan trọng hơn bao giờ hết.
 Đặt một số quy tắc nền vào lúc bắt đầu cuộc họp để loại trừ phiền nhiễu như
biểu tượng cảm xúc (emoticon), âm thanh, và từ viết tắt.
 Hãy chắc chắn rằng bạn giữ kết quả (record) của các cuộc họp.
Một số ứng dụng để thử:
 Camfire
 Meeting Pal
 Microsoft Office Communicator
 Windows Live Messenger
Hội nghị trực tuyến (Teleconferencing)

Nếu nhiều cá nhân liên lạc và thời gian thực chia sẻ là cần thiết, hãy thử
một hệ thống như Adobe's Acrobat.com, Microsoft LiveMeeting hay
Citrix's Go to Meeting.
Hầu hết các ứng dụng tính năng:

nào.

Những loại công cụ có thể được lợi nhất cho các cuộc họp dự án, hoặc tình huống mà
người dùng cần phải xem xét lại ngang nhau của công việc.
Một lần nữa, những công cụ này phải có quy định rõ mục đích của họ, và những
người tham gia phải chắc chắn rằng những công cụ tiết kiệm thời gian không chuyển
thành lãng phí (wasters) thời gian.