cơ sở lý luận của việc tổ chức hạch toán kế toán nguyên liệu vật liệu
1. Sự cần thiết của tổ chức hạch toán nguyên vật liệu
Nguyên vật liệu cũng giống như tài sản cố định là những yếu tố cơ bản của
quá trình sản xuất. Nhưng nếu như tài sản cố định tham gia vào nhiều chu kỳ sản
xuất, trị giá sẽ chuyển dần vào giá trị sản phẩm và giữ nguyên hình thái cho đến
khi hết sử dụng thì nguyên liệu - vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất, giá
trị chuyển hoàn toàn vào giá trị sản phẩm và hình thái vật chất sẽ bị biến đổi hoàn
toàn. Do đó, cách tổ chức hạch toán, kế toán nguyên , vật liệu cũng sẽ khác cách
hạch toán của tài sản cố định. Tuy có sự khác nhau về giá trị, cách thức sử dụng
nhưng cả nguyên - vật liệu và tài sản cố định đều là những tài sản của doanh
nghiệp, là những yếu tố tiên quyết cho quá trình sản xuất và cấu thành nên giá trị
của sản phẩm.
Giá trị của nguyên, vật liệu chiếm phần lớn trong giá trị của sản phẩm . Do
đó, để đạt được lợi nhuận như mong muốn thì doanh nghiệp cần quan tâm tới nhiều
chiến lược. Sử dụng nguyên liệu, vật liệu có hiệu quả sẽ một trong nhiều chiến
lược đó. Muốn sử dụng nguyên vật liệu có hiệu quả thì phải tổ chức tốt công tác
quản lý và hạch toán phải đảm bảo tốt mọi khâu từ mua sắm, dự trữ , vận chuyển
và bảo quản, sử dụng nguyên vật liệu . Mua sắm , dự trữ kịp thời sẽ giúp cho quá
trình sản xuất được liên tục; vận chuyển và bảo quản tốt sẽ giảm bớt chi phí hư
hỏng, mất phẩm chất. Sử dụng nguyên liệu - vật liệu hợp lý sẽ tạo ra được nhiều
sản phẩm hơn, giá thành sẽ hạ hơn. Tất cả những điều đó là kết quả của việc tổ
chức quản lý và hạch toán kế toán nguyên liệu - vật liệu.
2. Đặc điểm, phân loại vật liệu.
Đối tượng lao động là một điều kiện không thể thiéu để tiến hành sản xuất .
Vật liệu là những đối tượng lao động được thể hiện dưới dạng vật hoá, khác với tư
liệu lao động, vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh, dưới tác
động của lao động chúng bị tiêu hao toàn bộ hoặc bị thay đổi hình thái vật chất ban
đầu để tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm .
Khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh, giá trị của vật liệu chuyển
dịch một lần toàn bộ giá trị của chúng vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ, nó
là một bộ phận cấu thành giá trị sản phẩm dịch vụ.

Phế liệu thu hồi: Là những loại vật liệu thu hồi từ quá trình sản xuất kinh
doanh để sử dụng lại hoặc bán ra ngoài.
Vật liệu khác: bao gồm các loại vật liệu còn lại ngoài các thứ chưa kể trên
như bao bì, vật đóng gói, các loại vật tư đặc chủng...
Hạch toán theo cách phân loại nói trên đáp ứng được yêu cầu phản ánh tổng
quát về mặt giá trị đối với mỗi loại vật liệu.
3. Yêu cấu quản lý vật liệu:
Từ đặc điểm và cách phân loại vật liệu cho thấy vật liệu là một trong những
tài sản lưu động của doanh nghiệp , nó bao gồm nhiều loại với vai trò và công dụng
hết sức khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh. Do vậy, tất yếu phải có yêu
cầu về quản lý vật liệu.
Về mặt hiện vật, để tổ chức tốt công tác quản lý vật liệu thì điều kiện quan
trọng đầu tiên là các doanh nghiệp phải có đầy đủ kho tàng để bảo quản vật liệu,
kho phải được trang bị các phương tiện bảo quản và cân, đo , đong đếm cần thiết,
phải bố trí thủ kho và nhân viên bảo quản có nghiệp vụ thích hợp, thông thạo các
loại vật liệu. Việc bố trí sắp xếp vật liệu trong kho phải theo đúng yêu cầu và kỹ
thuật bảo quản, thuận tiện cho việc nhập, xuất và theo dõi, kiểm tra. Tuy nhiên,
quản lí vật liệu về mặt hiện vật chưa phản ánh được lượng vật liệu thực tế tiêu hao
vào quá trình sản xuất kinh doanh, chưa đáp ứng được yêu cầu hạch toán vật liệu.
Vì vậy phải quản lí và hạch toán vật liệu cả về mặt giá trị.
Về mặt giá trị, khi tham gia vào sản xuất , vật liệu chuyển dịch một lần toàn
bộ giá trị của chúng vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Việc quản lý về mặt
giá trị vật liệu phải đạt được các yêu cầu sau:
Để thực hiện quản lý vật liệu về mặt giá trị phải xác định được giá trị của vật
liệu. Trong công tác hạch toán vật liệu được tính giá theo hai cách: theo giá thực tế
và theo giá hạch toán (vấn đề này sẽ được xem xét ở phần II). Xác định hợp lý giá
trị vật liệu tồn, nhập, xuất theo các phương pháp đánh giá là điều kiện quan trọng
chủ yếu để quản lí vật liệu về mặt giá trị.
Tổ chức hạch toán vật liệu hợp lí. Để đảm bảo thuận tiện cho công tác quản lí
và hạch toán về số lượng và giá trị đối với từng thứ vật liệu, trên cơ sở phân loại

hình chấp hành các định mức tiêu hao vật liệu đã xây dựng.
Phân bổ hợp lý giá vật liệu sử dụng vào các đối tượng tập hợp chi phí sản
xuất kinh doanh. Giá trị của vật liệu tiêu hao cho quá trình sản xuất kinh doanh là
một bộ phận cấu thành giá trị sản phẩm, dịch vụ, do vậy cần phải xác định rõ giá trị
vật liệu đã sử dụng được phân bổ vào giá trị sản phẩm dở dang là bao nhiêu, cho
sản phẩm hoàn thành là bao nhiêu để xác định được giá trị vật liệu thực tế đã hoàn
thành một quá trình luân chuyển.
Tính toán và phản ánh chính xác sản lượng và giá trị vật liệu tồn kho, phát
hiện kịp thời vật liệu thiếu, thừa, ứ đọng, kém phẩm chất để doanh nghiệp có biện
pháp xử lý kịp thời, hạn chế đến mức tối đa thiệt hại có thể xảy ra. Đây chính là
mục tiêu nhằm cung cấp thông tin cho quản lý để có những kế hoạch quản lý vật
liệu, hoàn thành sửa chữa hệ thống kho bãi, lựa chọn đối tác để mua vật liệu...
Từ những nhiệm vụ trên và những thông tin của nó phục vụ cho quản lý vật
liệu, có thể nói rằng việc tổ chức tốt công tác hạch toán vật liệu là điều quan trọng
không thể thiếu được để quản lý vật liệu.
4.2. Quá trình hạch toán vật liệu và vai trò của nó trong việc kiểm soát tài
sản chi phí, giá thành sản phẩm , dịch vụ cũng như đáp ứng có hiệu quả các yêu
cầu quản lý
Vật liệu là tài sản lưu động, đồng thời là một yếu tố chi phí của doanh
nghiệp . Do vậy, việc tổ chức hạch toán vật liệu một cách khoa học, hợp lý có ý
nghĩa rất quan trọng trong việc kiểm soát tài sản chi phí, giá thành sản phẩm, và
đáp ứng có hiệu quả các yêu cầu quản lý.
4.2.1. Đối với việc kiểm soát tài sản chi phí.
Bảo quản vốn kinh doanh, nhất là vốn lưu động, cả về mặt hiện vật lẫn giá trị
là mối quan tâm của các doanh nghiệp . Vật liệu với tư cách là tài sản lưu động,
thường chiếm tỉ trọng lớn và chủ yếu trong quá trình sản xuất kinh doanh, nên nó
là đối tượng tất yếu của việc kiểm soát tài sản chi phí của doanh nghiệp . Quá trình
vật liệu tham gia vào sản xuất kinh doanhcho tới khi rút khỏi qúa trình sản xuất
kinh doanh chuẩn bị cho quá trình kinh doanh tiếp theo, có thể biểu diễn qua sơ đồ
sau: