Lời mở đầu
Sản xuất kinh doanh là hoạt động đòi hỏi phải có sự tính toán và tổ chức một
cách phù hợp các yếu tố đầu vào để có đợc đầu ra hợp lý nhằm thu lợi nhuận tối u
nhất, điều này đặc biệt quan trọng trong các doanh nghiệp sản xuất, xây dựng... Cơ
chế thị trờng đòi hỏi các doanh nghiệp phải thờng xuyên quan tâm tới các yếu tố
đầu vào.
Vật liệu là một trong những yếu tố đầu vào cơ bản của quá trình sản xuất,
kinh doanh. Giá trị của vật liệu tiêu hao cho quá trình sản xuất kinh doanh đợc
chuyển toàn bộ vào giá trị sản phẩm, và một phần dới dạng sản phẩm dở dang, do
vậy nó là một bộ phận cấu thành sản phẩm, dịch vụ. Tổ chức hợp lí quá trình hạch
toán vật liệu trong các doanh nghiệp là rất cần thiết và quan trọng không chỉ trong
lĩnh vực kinh tế mà cả trong lĩnh vực quản lí kinh tế .
Việc xem xét số vấn đề tổ chức quá trình hạch toán vật liệu trong các doanh
nghiệp không chỉ giúp em hoàn thành môn học chuyên ngành hiện tại, mà trong t-
ơng lai, khi ra trờng có thể đợc làm việc trong các doanh nghiệp có liên quan đến
vật liệu nh doanh nghiệp sản xuất , xây dựng... thì những kiến thức về vấn đề này
sẽ giúp em không nhỏ trong công việc. Mặt khác, xét về mục tiêu trớc mắt thì đây
là bớc đi ban đầu, là tiền đề cho việc định hớng nơi thực tập và viết chuyên đề thực
tập sắp tới.
Đề án gồm có 3 phần:
Phần I: Đặc điểm, phân loại, yêu cầu quản lí và sự cần thiết phải tổ
chức hợp lý quá trình hạch toán vật liệu.
Phần II: Tổ chức quá trình hạch toán vật liệu
Phần III: Một số suy nghĩ về hạch toán vật liệu hiện nay trong các
doanh nghiệp .
Đây là bài viết đầu tiên có lợng kiến thức chuyên ngành nhiều và yêu cầu
cao, do đó không thể tránh khỏi những thiếu sót. Rất mong đợc thầy giáo có ý
kiến nhận xét để em rút kinh nghiệm và thực hiện tốt hơn khi viết chuyên đề thực
tập sau này.
1
Phần I

dịch một lần toàn bộ giá trị của chúng vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ,
nó là một bộ phận cấu thành giá trị sản phẩm dịch vụ.
Bởi vậy, vật liệu là một trong những tài sản lu động của doanh nghiệp , giá trị
vật liệu thuộc vốn lu động dự trữ của doanh nghiệp. Tỉ trọng của vật liệu trong giá
trị sản phẩm, dịch vụ tuỳ thuộc vào loại hình doanh nghiệp . Đối với các doanh
2
nghiệp sản xuất, xây dựng... giá trị của vật liệu thờng chiếm tỉ trọng lớn và chủ
yếu trong giá trị sản phẩm .
Vật liệu sử dụng trong các doanh nghiệp có rất nhiều loại, nhiều thứ có vai
trò công dụng khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh, nên để thuận tiện
cho việc quản lý và hạch toán , cần thiết phải phân loại vật liệu. Căn cứ vào vai trò
và tác dụng của vật liệu trong sản xuất , vật liệu đợc chia thành các loại sau:
Nguyên liệu, vật liệu chính: là những nguyên , vật liệu sau quá trình gia
công, chế biến sẽ cấu thành thực thể vật chất chủ yếu của sản phẩm (bông trong
nhà máy dệt, thép trong nhà máy cơ khí chế tạo...) Khái niệm nguyên liệu dùng để
chỉ đối tợng lao động cha qua chế biến công nghiệp.
Vật liệu phụ: là những vật liệu có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất , đợc
sử dụng kết hợp với vật liệu chính để hoàn thiện và nâng cao tính năng chất lợng
của sản phẩm hoạc đợc sử dụng để làm cho công cụ lao động hoạt động bình th-
ờng ( dầu nhờn, thuốc chống rỉ...) , hoặc dùng để phục vụ cho nhu cầu kỹ thuật,
quản lý và bảo quản (thuốc nhuộm, thuốc tẩy, hồ , keo, hơng liệu, giẻ lau...).
Nhiên liệu: là những thứ dùng để tạo ra nhiệt năng nh than đá, than bùn, củi (
nhiên liệu rắn), xăng, dầu ( nhiên liệu lỏng). Đây thực chất là một loại vật liệu phụ
nhng nó đợc tách ra thành một loại riêng vì tỉ trọng sản xuất và tiêu dùng nhiên
liệu lớn, mặt khác nó có yêu cầu và kỹ thuật quản lí hoàn toàn khác với các loại
vật liệu phụ thông thờng.
Phụ tùng thay thế: là loại vật t đợc sử dụng cho hoạt động sửa chữa, bảo dỡng
và thay thế cho máy móc thiết bị, phơng tiện vận tải... Trong các doanh nghiệp để
bảo quản, bảo dỡng sửa chữa khôi phục năng lực hoạt động của tài sản cố định đòi
hỏi các doanh nghiệp phải mua sắm, dự trữ các loại phụ tùng thay thế.

trị vật liệu tồn, nhập, xuất theo các phơng pháp đánh giá là điều kiện quan trọng
chủ yếu để quản lí vật liệu về mặt giá trị.
Tổ chức hạch toán vật liệu hợp lí. Để đảm bảo thuận tiện cho công tác quản lí
và hạch toán về số lợng và giá trị đối với từng thứ vật liệu, trên cơ sở phân loại vật
liệu doanh nghiệp phải xây dựng "sổ danh điểm vật liệu, xác định thống nhất tên
gọi của từng thứ vật liệu, ký mã hiệu, số hiệu của mỗi thứ vật liệu, đơn vị tính và
giá hạch toán của vật liệu. Đối với từng thứ vật liệu phải xây dựng định mức dự
trũ, xác định rõ giới hạn dự trũ tối thiểu, tối đa để có căn cứ phòng ngừa các trờng
hợp thiếu vật t phục vụ sản xuất hoặc dự trữ vật t quá nhiều gây ứ đọng vốn. Cùng
với việc xây dựng định mức dự trũ, việc xây dựng định mức tiêu hao vật liệu là
điều quan trọng để tổ chức quản lý vật liệu, không những phải có đầy đủ cho từng
chi tiết, từng bộ sản phẩm mà còn không ngừng đợc cải tiến và hoàn thiện để đạt
tới các định mức tiên tiến.
Với những đặc điểm và yêu cầu quản lý nh trên, vật liệu đóng vai trò hết sức
quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh. Yêu cầu về tổ chức hạch toán vật
liệu đặt ra đòi hỏi tính hợp lý và hiệu quả.
4. Sự cần thiết phải tổ chức hợp lý quá trình hạch toán vật liệu
4.1. Nhiệm vụ của hạch toán vật liệu
Để thực hiện yêu cầu quản lý vật liệu, việc tổ chức tốt quá trình hạch toán vật
liệu thúc đẩy việc cung cấp đầy đủ, kịp thời, đồng bộ những vật liệu cần thiết cho
sản xuất , dự trữ và sử dụng vật liệu hợp lý, tiết kiệm, ngăn ngừa các hiện tợng nh
h hao, mất mát và lãng phí vật liệu trong tất cả các khâu của quá trình sản xuất
kinh doanh. Tổ chức tốt quá trình hạch toán nhằm:
4
Tính toán và phản ánh hợp lý, trung thực và kịp thời số lợng, chất lợng và
giá thực tế của vật liệu nhập kho. Đây là cơ sở để bộ phận quản lý xác định đợc số
vật liệu nhập kho cả về mặt hiện vật lẫn giá trị, từ đó tiến hành đánh giá vật liệu
xuất kho một cách hợp lý.
Tập hợp và phản ánh đầy đủ, chính xác số lợng và giá trị vật liệu xuất kho,
kiểm tra tình hình chấp hành các định mức tiêu hao vật liệu. Giá trị vật liệu xuất

ờng chiếm tỉ trọng lớn và chủ yếu trong quá trình sản xuất kinh doanh, nên nó là
đối tợng tất yếu của việc kiểm soát tài sản chi phí của doanh nghiệp . Quá trình vật
5
liệu tham gia vào sản xuất kinh doanhcho tới khi rút khỏi qúa trình sản xuất kinh
doanh chuẩn bị cho quá trình kinh doanh tiếp theo, có thể biểu diễn qua sơ đồ sau:
Đây là sơ đồ đơn giản phản ánh trị giá vật liệu sử dụng cho sản xuất kinh
doanh và tiêu hao toàn bộ vào sản phẩm , dịch vụ. Qua đó cho thấy để kiểm soát
sự xuất hiện và tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh của vật liệu về mặt giá
trị phải có một quá trình hạch toán vật liệu hợp lý. Việc đánh giá đúng giá trị thực
của vật liệu tồn, nhập, xuất là điều kiện quan trọng để xác định giá trị đích thực
của vật liệu tiêu hao cho quá trình sản xuất kinh doanh, từ đó có cơ sở xác định lợi
nhuận đã đạt đợc.
Mặt khác, vật liệu thờng có nhiều chủng loại khác nhau, mỗi loại có công
dụng khác nhau, nếu thiếu một loại nào đó có thể gây ngừng sản xuất . Trong khi
đó, việc nhập xuất vật liệu thờng xuyên diễn ra. Do đó chỉ có hạch toán vật liệu
một cách hợp lý mới đảm bảo theo dõi đợc tình hình biến động của từng loại vật
liệu. Đó là cơ sở cho việc theo dõi, kiểm soát vật liệu.
4.2.2. Đối với giá thành sản phẩm dịch vụ:
Giá thành là chi phí sản xuất tính cho khối lợng hoặc đơn vị sản phẩm (công
việc, lao vụ) do doanh nghiệp đã sản xuất hoàn thành. Căn cứ cơ sở để tính giá
thành của sản phẩm, công việc, lao vụ đã hoàn thành là các chi phí sản xuất trong
kỳ. Cùng với chi phí nhân công và chi phí sản xuất chung, chi phí nguyên vật liệu
trực tiếp là căn cứ quan trọng để đánh giá thành sản phẩm.
Để tính toán và tập hợp chính xác chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, kế toán
cần phải xác định đợc trị giá nguyên vật liệu sản xuất đa vào sử dụng, đồng thời
phải chú ý kiểm tra xác định số nguyên vật liệu đã lĩnh nhng cuối kỳ cha sử dụng
hết và giá trị của phế liệu thu hồi nếu có, để loại ra khỏi chi phí nguyên liệu, vật
liệu trực tiếp trong kỳ:
Chi phí thực tế
nguyên vật liệu trực

khác để tạo ra một khối lợng vật liệu và các đối tợng lao động khác để tạo ra một
khối lợng vật chất hữu ích khác cho tiêu dùng xã hội.
Để tổ chức tốt các yêu cầu trên thì tổ chức quá trình hạch toán vật liệu một
cách khoa học, phù hợp là căn cứ, cơ sở hạch toán tính giá thành sản phẩm, dịch
vụ.
4.2.3. Đối với việc đáp ứng có hiệu quả các yêu cầu quản lý:
Quản lý nguyên vật liệu trong doanh nghiệp là yêu cầu quan trọng vì doanh
nghiệp phải cần có số lợng thông tin về:
Mức tồn kho thực tế về nguyên vật liệu, chênh lệch của mỗi loại vật liệu tồn
kho so với định mức dự trữ an toàn của kinh doanh và định mức tối thiểu, tối đa.
Mức nguyên vật liệu nhập vào trong kỳ cho mục đích sản xuất kinh doanh.
Tình hình tiêu dùng vật liệu các loại cho sản xuất và sử dụng hiệu quả số vật
liệu đó.
Mặt khác, nhiệm vụ của hạch toán vật liệu nh đã phân tích ở phần I
3.1
cho
thấy các thông tin này đều đợc lấy từ kết quả của quá trình hạch toán vật liệu.
Do đó, tổ chức hợp lý quá trình hạch toán vật liệu sẽ có đợc những số liệu
chính xác đáp ứng đợc yêu cầu quản lý của doanh nghiệp về vật liệu.
Từ tất cả những điều đã phân tích trong phần I này, có thể nói rằng: Vật liệu
là một trong những tài sản lu động, đồng thời là một yếu tố chi phí của doanh
nghiệp. Do vậy, việc tổ chức hạch toán vật liệu một cách khoa học, hợp lý có ý
nghĩa rất quan trọng trong việc kiểm soát tài sản chi phí , giá thành sản phẩm, dịch
vụ cũng nh đáp ứng có hiệu quả các nhu cầu quản lý.
Với tầm quan trọng và sự cần thiết phải tổ chức quá trình hạch toán vật liệu
hợp lý thì vấn đề đặt ra là tổ chức quá trình này nh thế nào để phù hợp với quy mô,
tính chất kinh doanh của mỗi loại hình doanh nghiệp.
7
Phần II
Tổ chức quá trình hạch toán vật liệu

Trong tổ chức hạch toán vật liệu cần phải lập kế hoạch luôn chuyển chứng từ,
trong đó ghi rõ chứng từ do ai lập, vào thời gian nào. Có hai nguồn chủ yếu cung
cấp vật liệu cho doanh nghiệp , đó là vật liệu mua ngoài và vật liệu tự sản xuất.
Quy trình luân chuyển chứng từ mua vật liệu phản ánh qua sơ đồ sau:
Đơn đặt hàng
8
Ngời bánBộ phận mua hàng
Trong đó:
1. Bộ phận sản xuất hoặc thủ kho đề nghị mua hàng.
2. Bộ phận mua hàng duyệt, quyết mua hàng và lập đơn đặt hàng: hai bản
giao cho ngời bán, nếu đợc chấp thuận thì giao lại cho bộ phận mua hàng để theo
dõi việc mua hàng. Bản sao giao cho bộ phận nhận hàng và một bản sao nữa giao
cho bộ phận kế toán.
3. Bộ phận nhận hàng có trách nhiệm kiểm tra hàng nhận và làm các thủ tục
nhập kho, chuyển hoá đơn mua hàng đã đợc chấp nhận thanh toán cho bộ phận kế
toán để thanh toán.
4. Thủ kho tiến hành nhập kho và ghi thẻ kho, chuyển phiếu nhập kho cho kế
toán vật t.
5. Kế toán vật t ghi sổ chi tiết và chuyển phiếu nhập kho cho kế toán thanh
toán.
6. Dựa vào hoá đơn, đơn đặt hàng, phiếu nhập kho, kế toán thanh toán ghi chi
tiết vào tài khoản thanh toán với ngời bán.
Đối với trờng hợp vật liệu do doanh nghiệp tự sản xuất thì sơ đồ chu chuyển
chứng từ có thể tiến hành theo các bớc sau:
(1): Bộ phận sản xuất lập phiếu giao nhận sản phẩm (ở đây là vật liệu)
(2): Bộ phận nghiệm thu lập biên bản kiểm nghiệm, phiếu nhập kho và thẻ
ghi kho.
(3): Chuyển phiếu nhập kho để ghi sổ chi tiết.
(4): Chuyển cho bộ phận kế toán tính lơng cho công nhân sản xuất vật liệu.
2. Tính giá vật liệu

Giá hạch toán là giá do doanh nghiệp tự quy định, có tính chất ổn định, chỉ
dùng để ghi sổ kế hoạch vật liệu hàng ngày. Giá hạch toán không có ý nghĩa trong
việc thanh toán hay tính giá các đối tợng tính giá. Doanh nghiệp có thể lấy giá kế
hoạch hoặc bất kỳ giá nào đó và nó quy định cụ thể cho từng thứ vật liệu. Giá hạch
toán phải quy định thống nhất ít nhất trong một kỳ hạch toán.
Khi áp dụng phơng pháp này, toàn bộ vật liệu biến động trong kỳ đợc tính
theo giá hạch toán (theo từng loại hoặc nhóm).
Trị giá hạch
toán vật liệu i
(nhập, xuất)
=
Số lợng vật
liệu i (nhập,
xuất)
x
Đơn giá
hạch
toán
Đến cuối kỳ hạch toán, kế toán tiến hành điều chỉnh từ giá hạch toán sang giá
thực tế để tính giá trị giá thực tế của vật liệu xuất dùng trong kỳ (theo từng loại
hoặc nhóm vật liệu).
Trị giá thực
tế vật liệu i
xuất dùng
=
Trị giá hạch toán
vật liệu i xuất
dùng trong kỳ
x Hi
Trong đó: