NGHE THUAT LANH DAO CFVG
B UỔI 4 :
NGHỆ THUẬT ỦY QUYỀN
Phần 1
ỦY QUYỀN LÀ GÌ ?
“Ủy quyền là nghệ thuật hoàn thành công việc thông qua
nỗ lực của người khác. Điều này thể hiện lòng tin của
bạn vào người khác để giao phó công việc mà, nếu
không, chính bạn phải làm”
Dickinson
Chú ý !
- Ủy quyền không không phải là giao việc.
- Ủy quyền không phải là chỗ để bạn “tống khứ”
(dumping) những công việc mà bạn không thích làm.
- Ủy quyền không phải là từ bỏ trách nhiệm.
- Ủy quyền bao hàm 3 khái niệm quan trọng : trách
nhiệm, quyền hạn và trách nhiệm cuối cùng.
Lợi ích của ủy quyền
 Ủy quyền là giải phóng thời gian của bạn.
 Ủy quyền là phương tiện để phát triển nhân viên.
 Ủy quyền biểu hiện lòng tin của bạn vào nhân viên.
 Ủy quyền giúp gia tăng chất lượng các quyết đònh.
 Ủy quyền giúp nâng cao quyết tâm, tinh thần hăng
hái và là nguồn động viên cho nhân viên.
Điều gì ngăn cản bạn ủy quyền ?
o Một số giả đònh của bạn :
- Họ không đáng được như vậy
- Họ không thích có thêm việc …
o Sự sợ hãi :
- Tôi không muốn họ biết nhiều quá !
1

- Cần những nguồn lực và hổ trợ gì để hoàn thành
công việc ?
- Cần thẩm quyền đến mức độ nào ?
- Tôi đã làm bản yếu lược công tác chưa ?
- Tôi có sẵn sàng tỏ ra linh hoạt khi gặp người được ủy
quyền hay không ?
2. LỰA CHỌN :
Bạn hãy tự hỏi.
- Ai có thể làm công việc này ?
- Ai có thể phát triển thông qua công việc này ?
- Ai cần phải được giao trách nhiệm nhiều hơn ?
- Hiện tại ai có thể làm công việc này ?
- Ai cần được phát triển kỹ năng trong một lónh vực
đặc thù ?
1. Chuẩn bò
2. Lựa chọn
3. Gặp gỡ
4. Hợp đồng
5. Theo dõi
6. Kiểm điểm
3
NGHE THUAT LANH DAO CFVG
- Công việc có khẩn cấp hay không ?
- Còn những điều gì cần phải cân nhắc hay không ?
3. GẶP GỢ :
Bạn hãy tự hỏi.
- Bạn đã thảo luận về những mục tiêu và kết quả
mong đợi chưa ?
- Bạn đã thảo luận về tiêu chuẩn hoàn thành công việc
và hạn đònh thời gian chưa ?

việc hay không ?
- Bạn có cảm thấy hài lòng với kết quả công việc khi
giữ vai trò người ủy quyền hay không ?
- Bạn sẽ làm gì lần sau để nâng cao chất lượng ủy
quyền ?
5
NGHE THUAT LANH DAO CFVG
Phần 2
Ủy quyền là một phần quan trọng trong tiến trình quản lý : hoàn thành công việc thông qua người
khác. Thật không may là kỹ năng này lại thường được thực hiện một cách vụng về và hầu hết các
nhà quản lý đều không cảm thấy tự tin khi thực hiện việc ủy quyền. Kết quả là nhiều người trong
họ phải gánh chòu những hậu quả nghiêm trọng do cố gắng tự làm mọi việc một mình.
Ủy quyền là cách duy nhất để thực hiện đầy đủ các công việc thông qua người khác và phát huy
hết tiềm năng của cơ quan, tổ chức. Hơn lữa, chúng ta đã tự lừa dối khi cho rằng một người có thể
làm hết mọi chuyện. Bạn hãy thử nghó đến hàng loạt các công việc quản lý bò bỏ qua mà đáng lẽ
chúng phải được quan tâm thích đáng.
Ủy quyền là trao cho nhân viên thẩm quyền và các nguồn lực để thực hiện một công tác. Nó còn
mang ý nghóa động viên họ. Tuy nhiên nhà quản lý vẫn là người chòu trách nhiệm về kết quả cuối
cùng, và vì vậy, thật là vô lý khi tin rằng giữa việc phân phối công việc rồi quên bẳng nó đi và ủy
quyền có điểm tương đồng đâu đấy. Thật không may là nhiều người không nhìn thấy được sự khác
biệt này.
Ủy quyền là gì ?
Ủy quyền là cho một người biết yêu cầu về kết quả công việc và trao cho anh ta thẩm quyền, tức là
“Hãy làm theo cách của anh và yêu cầu được hổ trợ nếu anh thấy cần”.
Ủy quyền có thể đònh nghóa đơn giản là việc một nhà quản lý giao cho một người cộng sự thẩm
quyền để hành động và ra quyết đònh thay cho nhà quản lý đó. Như vậy nó hàm ý rộng hơn là “thực
hiện công việc thông qua người khác” mặc dù đây cũng là một phần của nó. Như trong hai đònh
nghóa trên đây đã đề cập, ủy quyền là giao cho nhân viên thẩm quyền để tiến hành một công tác và
quyền chuyên quyết công tác đó được hoàn thành như thế nào. Đồng thời bạn phải chòu trách nhiệm
về kết quả cuối cùng của công tác đó, vì dầu sao chính bạn là nhà quản lý. Ủy quyền có thể ở nhiều

liệu cho nhân viên nêu rõ : “Sao chụp các tài liệu sản xuất và bán hàng (đảm bảo chúng
phải rõ nét) và gửi 2 bản cho mỗi điểm bán hàng trước thứ năm tuần tới”.
3. Ông Đạo giải thích cho một nhân viên cần phải làm gì (thông báo cho tất cả các điểm bán
hàng về một mặt hàng văn phòng phẩm mới) và yêu cầu anh ta lên kế hoạch thực hiện sao
cho tốt nhất và trở lại báo cáo cho ông ta sau một tuần lễ. Khi anh nhân viên đã thảo xong
kế hoạch, anh ta sẽ thảo luận với ông Đạo.
Trong ví dụ đầu tiên, ông Đạo để cho nhân viên hoàn toàn tự lo liệu. Nhân viên có “bơi” hay là
“chìm” cũng mặc kệ. Thậm chí ông ta cũng không cho hạn đònh về thời gian. Nếu như nhân viên có
làm gì sai, ông Đạo cũng không biết cho đến khi mọi chuyện vỡ lở ra.
Trong ví dụ 2, ông Đạo coi nhân viên như những cái máy vô tri vô giác. Ông ta hoàn toàn không để
cho để cho nhân viên có cơ hội phát triển hoặc phát huy sáng kiến. Công việc sẽ hoàn tất, nhưng
nhân viên không được lợi gì và cơ quan cũng vậy về lâu về dài.
Trong ví dụ sau cùng, ông Đạo ít nhất là tạo cơ hội cho người cộng sự được tham gia vào công việc
một cách sáng tạo. Nhân viên có thể làm y hệt như ông Đạo muốn, nhưng bầu không khí tin tưởng
và tôn trọng phát sinh trong quá trình công tác đó là một kết quả tưởng thưởng. Vậy bạrl hãy nghó
lại xem mình đã từng “ủy quyền” một công việc tương tự như thế nào.
Có nhiều mức độ ủy quyền khác nhau mà bạn có thể sử dụng tùy theo công tác và trình độ năng lực
của nhân viên. Chúng ta có thể phân thành lăm mức độ như sau :
1. Ủy quyền hoàn toàn
Mức độ này được áp dụng đối với nhân viên rất lành nghề mà bạn biết rõ về họ. Nó cũng có thể áp
dụng cho các công tác nhỏ nhặt hoặc các công việc sự vụ hành chánh. Bạn cho nhân viên biết công
tác mà bạn cần hoàn thành và thời hạn yêu cầu. Việc làm như thế nào là do nhân viên quyết đònh.
Bạn luôn sẵn sàng để nhân viên tham khảo ý kiến nếu cần.
2. Ủy quyền chủ yếu
Ở mức độ ủy quyền này, bạn giải thích công tác cho nhân viên và ra hạn chót để hoàn thành công
việc. Bạn cũng xác đònh rõ thời gian gặp gở để thảo luận về mức độ tiến bộ của người được ủy
7
NGHE THUAT LANH DAO CFVG
quyền trong quá trình hoàn thành công việc. Nhân viên vẫn được tự do quyết đònh phương án tiến
hành công tác nhưrlg đònh kỳ thông báo cho bạn về tiến độ. Bạn không nên phủ quyết các phương

Qua ủy quyền, nhân viên có được một số quyền tự chủ trên công việc. Ủy quyền thành công thường
để cho nhân viên tự do quyết đònh phải làm công việc như thế nào, từ đó nhân viên sẽ quyết tâm
hơn để đạt được thành tích. Khi họ hoàn thành tốt công việc, họ cảm thấy hài lòng và hãnh diện.
Chúng ta khó mà tìm ra lý luận nào bênh vực cho ủy quyền mạnh hơn là các luận điểm trên đây.
8
NGHE THUAT LANH DAO CFVG
Ủy quyền có hiệu quả còn có khả năng nâng cao triển vọng nghề nghiệp của bạn. Thật vậy, người
ta đánh giá bạn dựa trên mức độ đóng góp của đơn vò mà bạn quản lý đối với mục tiêu chung của
cơ quan, dựa trên mức độ quan hệ của bạn đối với nhân viên tốt hay xấu và hiệu quả công tác của
các thành viên trong đơn vò. Bạn chắc chắn không được khen ngợi nếu như tự mình làm mọi thứ.
Ủy quyền cũng làm tăng vò thế và quyền hành của bạn với tư cách là nhà quản lý. Nếu bạn tin cậy
nhân viên của mình thì họ ngược lại sẽ gắn bó với bạn. Điều này thường được phản ánh qua việc
gia tăng hiệu suất làm việc.
Như vậy ủy quyền mang lại lợi ích cho chính bạn, cho nhân viên của bạn, cho đơn vò và cả cơ quan
của bạn.
“Điều gì ngăn trở bạn ủy quyền !”
Hầu hết các nhà quản lý đều cảm thấy khó khăn khi ủy quyền. Họ có nhiều lý do khác nhau. Một
số nhà quản lý e ngại ủy quyền ; họ sợ rằng nhân viên sẽ không thích họ nữa. Nếu bạn có ý nghó đó
thì nên suy nghó lại. Giả sử như điều nầy có đúng, thì những nguy hại do không ủy quyền hiệu quả
còn nghiêm trọng hơn nhiều.
Có ba yếu tố ngăn cản ủy quyền hiệu quả. Yếu tố thứ nhất xuất phát từ giả đònh của bạn về nhân
viên. Yếu tố thứ hai liên quan đến những nỗi sợ hãi của con người (tất cả chúng ta đều có). Yếu tố
thứ ba là do nhận thức bản thân đối với vai trò của bạn.
Một số giả đònh của bạn
Chúng ta hãy xem xét một số nguyên cớ giả đònh mà các nhà quản lý đưa ra để biện hộ cho việc
không ủy quyền hiệu quả cho các cộng sự.
“Họ không đáng được ủy quyền”
“Họ không muốn có thêm việc”
“Họ sung sướng với những gì đang làm”
“Họ được trả lương hậu để làm công việc của họ”

quyền hiệu quả.
Những nhà quản lý suy nghó như vậy có thể coi như đã chọn lầm nghề. Một trong những nhiệm vụ
chủ yếu của thà quản lý là hoàn thành mục tiêu của tổ chức thông qua quá trình làm việc cùng với
nhân viên của mình và phát triển họ. Những nhà quản lý nào không phát triển nhân viên của mình
thông qua ủy quyền chắng bao lâu sẽ phải đối diện với sự việc, trong trường hợp tốt nhất, là họ
phải lãnh đạo những nhân viên ù lì, không hiệu quả, hoặc giả tệ hơn, là chính nhà quản lý sẽ mất
việc.
“Họ có thể làm việc đó chừng nào họ trở thành nhà quản lý. Không phải bây giờ !”
Những nhà quản lý có ý nghó như thế này nên suy nghó lại về quá trình họ đạt được vò trí như ngày
hôm nay. Trong hầu hết các trường hợp có thể đều là do cấp trên của họ tin cậy đầy đủ và ủy
quyền cho họ những công tác có ý nghóa. Dó nhiên có những công tác mà bạn không thể ủy quyền.
Nhiệm vụ của bạn là xác đònh công tác nào có thể và không thể ủy quyền.
Nỗi sợ hãi
“Nếu họ làm sai, tôi sẽ bò khiển trách”
“Nếu họ làm tốt hơn tôi, tôi có thể không còn cần thiết nữa”
“Tôi có thể mất tiếng tăm mà hiện tôi đang có”
"Nếu họ làm sai, tôi sẽ bò khiển trách”
“Tôi để cho Ngọc làm một công việc cách đây 2 năm và anh ta làm hỏng nó. Tôi có thể gặp rắc rối
to”. Những mối lo sợ thư thế này có thể khiến cho bạn trở nên cuồng tín hơn trong việc kiểm tra và
quan tâm đến hình ảnh, đòa vò của mình hơn là nhân viên của bạn. Xu hướng nghiên về việc tự bảo
vệ mình biểu hiện dưới hình thức chối bỏ trách nhiệm khi phạm sai lầm, hạ thấp các cộng sự phạm
khuyết điểm hoặc là từ chối ủy quyền trừ những công việc lặt vặt tầm thường.
"Tôi không muốn họ có những ý tưởng !”
10