THỰC TRẠNH CÔNGTÁC HẠCH TOÁN CHI PHÍ NGUYÊN
VẬT LIỆU CÔNG CỤ VÀ DỤNG CỤ TẠI CÔNG TY XÂY LẮP
665 XÍ NGHIỆP XÂY DỰNG & GIAO THÔNG 37 BỘ QUỐC
PHÒNG.
I.Lý luận chung về hạch toán chi phí nguyên vật liệu công cụ và
dụng cụ.
1.Khái niệm, đặc điểm nguyên vật liệu công cụ và dụng cụ.
1.1.Khái niệm, đặc điểm ,vai trò nguyên vật liệu.
- Theo Mác: “Đối tượng lao động là tất cả mọi vật thiên nhiên ở xung
quanh ta mà lao động có ích có thể tác động vào để tạo ra của cải vật chất cho
doanh nghiệp ”. Trong doanh nghiệp sản xuất, vật liệu là đối tượng lao động là
một trong ba yếu tố cơ bản không thể thiếu được của quá trình sản xuất, là cơ
vật chất cấu thành nên thực thể sản phẩm. Song không phải đối tượng lao động
nào cũng là vật liệu mà chỉ những đối tượng lao động đã thay đổi do tác động
bởi lao động có ích của con người mới là nguyên vật liệu.
-Nguyên vật liệu : là những đối tượng lao động,thể hiện dưới hình thái vật
hoáchỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh.
-Khi tham gia vào quá trình sản xuất,dưới tác động của sức lao động ,của
tư liệu lao động ,nguyên vật liệu bị tiêu hao hoàn toàn hoặc bị thay đổi hình thái
vật chất ban đầuđể tạo ra những hình tháI mới của sản phẩm.Về mặt giá trị khi
tham gia vào quá trình sản xuất nguyên vật liệu chuyển dịch một lần toàn bộ giá
trị cuả chúngvào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ.
-Chi phí nguyên vật liệu là một trong những yếu tố chi phí cơ bản của quá
trình sản xuất ,thường chiếm tỷ trọng lớn trong chi phí sản xuất kinh doanh và
trong giá thành sản phẩm của doanh nghiệp.Vì vậy để giảm chi phí sản xuất ,hạ
giá thành sản phẩm ,một trong những biện pháp quan trọng là doanh nghiệp
phải quản lý tốt nguyên vật liệu ở tất cả các khâu :thu mua, dự trữ và sử
dụng.Trong khâu thu mua và dự trữ nguyên vật liệu phảI đảm bảo việc cung cấp
kịp thời,đầy đủ về khối lượng,chủng loại và chất lượng nguyên vật liệu cho sản
xuất giá cả hợp lý,phải xây dựng định mức dự trữ nguyên vật liệu phù hợp với
nhu càu sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp ,vừa đáp ứng được nhu cầu sản

* Căn cứ vào nội dung kinh tế và yêu cầu kế toán quản trị trong doanh
nghiệp ,vật liệu được chia thành các loại:
- Nguyên vật liệu chính: Là những loại nguyên vật liệu được tham gia vào
quá trình sản xuất thì nó tạo nên hình thái vật chất của sản phẩm.
- Vật liệu phụ: Là những loại nguyên vật liệu được sử dụng kết hợp với
nguyên vật liệu chính để hoàn thiện tính năng và nâng cao chất lượng của sản
phẩm. Nguyên vật liệu phụ còn được sử dụng để phục vụ cho các nội dung kỹ
thuật và quản lý.
- Nhiên liệu: Bao gồm các loại ở dạng thể lỏng, khí, rắn như than xăng
dầu, củi hơi đốt dùng cho công nghễ sản phẩm cho các phương tiện máy móc
thiết bị hoạt động trong quá trình sản xuất.
- Phụ tùng thay thế: Bao gồm các phụ tùng, chi tiết dùng để thay thế sửa
chữa, máy móc thiết bị sản xuất, phương tiện được sử dụng cho xây dựng cơ
bản (cả thiết bị cần lắp, không cần lắp, công cụ, khí cụ và vật kết cấu dùng để
lắp đặt vào các công trình xây dựng cơ bản).
- Vật liệu khác là loại vật liệu loại ra trong quá trình sản xuất chế tạo sản
phẩm như, gỗ, sắt thép vụ hoặc phế liệu thu nhặt thu hồi trong quá trình thanh lý
tài sản cố định.
Quá trình tạo ra sản phẩm và là cơ sở xây dựng các tài khoản cấp hai
thích hợp Cách phân loại này cho thấy vai trò của từng chủng loại vật liệu trong
để hạch toán.

* Phân loại vật liệu theo nguồn vật liệu:
- Vật liệu mua ngoài: Là những vật liệu sử dụng cho sản xuất kinh doanh
được doanh nghiệp mua ngoài thị trường. Mua ngoài là phương thức cung ứng
vật liệu thường xuyên của mỗi doanh nghiệp.
- Vật liệu từ sản xuất: Là những vật liệu do doanh nghiệp tự chế biến hay
thuê ngoài chế biến để sử dụng cho sản xuất ở giai đoạn sau.
- Vật liệu nhận góp vốn liên doanh hoặc được biếu tặng, cấp phát.
- Phế liệu thu hồi: Là những vật liệu bị thải loại ra khỏi quá trình sản

yêu cầu kế toán quản trị vẫn là phổ biến hơn cả.
2.2. Phân loại công cụ dụng cụ.
-Căn cứ vào yêu cầu quản lý và ghi chép,công cụ dụng cụ được chia
thành:
+Công cụ dụng cụ : là những loại công cụ .dụng cụ dùng trong sản
xuất,tiêu thụ sản phẩm và dùng trong quản lý như : kìm búa ,dụng cụ gá lắp
,khuôn mẫu và các loại công cụ cầm tay như :xẻng ,quốc khoan tay…dùng
trong sản xuất,các loại máy tính cá nhân ,bàn ghế,tủ tài liệu…dùng trong quản
lý.
+Bao bì luân chuyển : là những loại bao bì dùng để đóng gói,chứa đựng
sản phẩm được thu hồi để sử dụng lại nhiều lần như :các loại vỏ bao,vỏ chai
,thùng chứa,can nhựa….
+Đồ dùng cho thuê :là ngững loại vật liệu chuyên dùng cho kinh doanh
dịch vụ cho thuê như :bàn ghế,phông bạt,các loại trang phục…
-Căn cứ vào cách thức phân bổ giá trị của công cụ dụng cụ vào chi phí
sản xuất kinh doanh,công cụ dụng cụ được chia thành:
+Công cụ dụng cụ loại phân bổ 100%: là những côngcụ dụng cụ có giá trị
nhỏ và thời gian sử dụng ngắn,khi xuất dùng công cụ dụng cụ loại phân bổ
100%,kế toán tính một lần toàn bộ giá trị của công cụ dụng cụ vào chi phí của
bộ phận sử dụng.
+Công cụ dụng cụ loại phân bổ nhiều lần :là những công cụ dụng cụ có
thời gian sử dụng dài và có giá trị lớn, khi xuất dùng công cụ dụng cụ loại phân
bổ nhiều lần ,kế toán phải tính toán để phân bổ giá trị của công cụ dụng cụ vào
chi phí cua bộ phận sử dụng.
3 Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu,công cụ và dụng cụ.
- Nguyên vật liệu,công cụ và dụng cụ trong doanh nghiệp được gọi chung là “Vật tư
“.Xuất phát từ vai trò và đặc điểm cuả các loại vật tư trong quá trình sản xuất kinh doanh ,đòi
hỏi phải quản lý chạt chẽ ở tất cả các khâu thu mua,dự trữ và sử dụng…
+ Dự toán nhu cầu vật tư, của doanh nghiệp, tìm kiếm các nguồn cung
cấp NVL, có chất lượng tốt và có sản lượng ổn định.


4 Vai trò và nhiệm vụ của kế toán vật tư.
4.1.Vai trò của kế toán vật tư.
- Bản chất của hạch toán vật tư là dùng đồng tiền làm thước đo ghi chép, giám
sát và cung cấp thông tin tổng hợp và chi tiết về toàn bộ quá trình luân chuyển
NVL trong doanh nghiệp.
+ Có công tác hạch toán NVL, doanh nghiệp sẽ biết được tình hình sử
dụng vốn lưu động, từ đó có biện pháp nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, tăng
nhanh vòng vốn lưu động của doanh nghiệp.
+Mặt khác tính chính xác, kịp thời của công tác hạch toán vật liệu, có ảnh
hưởng lớn đến công tác hạch toán giá thành, chọn để đảm bảo hạch toán giá
thành chính xác thì khâu đầu tiên cũng phải hạch toán vật liệu, chính xác và
khoa học.
4.2. Nhiệm vụ của kế toán vật tư.
Để thực hiện tốt chức năng của kế toán trong quản lý kinh tế, quản lý doanh nghiệp.
Nhà nước đã xác định nhiệm vụ của kế toán vật tư như sau:
- Thực hiện việc phân loại đánh giá vật tư phù hợp với nguyên tắc yêu cầu
quản lý thống nhất của Nhà nước và yêu cầu quản trị của doanh nghiệp.
- Tổ chức ghi chép, phản ánh tổng hợp về tình hình thu mua vận chuyển, bảo
quản, tình hình nhập kho, xuất kho và tồn kho vật tư, tình giá thành thực tế của
vật tư đã thu mua và nhập kho doanh nghiệp. Kiểm tra tình hình thu mua vật tư,
về các mặt: số lượng, chất lượng, chủng loại, giá cả nhằm đảm bảo cung cấp kịp
thời cho quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
- Áp dụng đúng đắn các phương pháp hạch toán vật liệu, lập chứng từ, luân
chuyển chứng từ mở các sổ (thẻ) kế toán chi tiết thực hiện hạch toán vật tư, theo
đúng chế độ, đúng phương pháp quy định nhằm đảm bảo sự thống nhất trong
công tác kế toán.
- Tham gia vào việc phân tích đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch thu
mua, tình hình thanh toán với người bán, người cung cấp và tình hình sử
dụng vật liệu, trong quá trình sản xuất kinh doanh.

1.2.1. Tính giá vật tư nhập kho.
Trên thực tế, NVL có thể được nhập từ nhiều nguồn khác nhau do đó giá vốn
thực tế cũng được đánh giá khác nhau:
- Đối với NVL mua ngoài:
+Nếu doanh nghiệp tính VAT theo phương pháp trực tiếp:
Giá thực tế
của hàng nhập
kho
= Giá trị hàng mua
theo hoá đơn (cả
VAT)
+ Chi phí
thu
mua
+ Thuế nhập
khẩu (nếu
có)
+ Nếu doanh nghiệp tính VAT theo phương pháp khấu trừ:
Giá thực tế
của
= Giá mua ghi trên
hoá
+ Chi phí
thu
+ Thuế nhập
Hàng nhập
kho
đơn(không có
VAT)
mua thực

quan (nếu
có)
- Đối với NVL được tặng thưởng viện trợ ..
Giá thực tế của hàng
nhập kho
= Giá mua của vật liệu đang bán
trên thị trường
- Đối với phế liệu thu hồi từ sản phẩm hỏng, tài sản định thanh lý thì giá nhập
kho là giá có thể sử dụng, giá có thể bán được hoặc ước tính.
1.2.2. Đối với vật tư xuất kho.
a. Tính theo giá thực tế:
Mỗi một doanh nghiệp sản xuất, khi xuất dùng vật tư cũng đều phải tính toán
chính xác thực tế hàng xuất kho cho các nhu cầu và đối tượng khác nhau. Tuỳ
vào đặc điểm của từng hoạt động, yêu cầu quản lý và trình độ của kế toán mà
có thể áp dụng các cách tính khác nhau như sau:
-Phương pháp tính giá thực tế đích danh.
Trong trường hợp có thể nhận diện được từng thứ, từng nhóm hoặc từng
loại vật tư với từng lần nhập kho và giá thực tế của nó thì có thể định giá
hàng tồn kho theo giá thực tế đích danh. Nghĩa là, NVL nhập kho theo giá
nào thì xuất kho theo giá ấy.
- Phương pháp nhập trước-xuất trước(FIFO).
Phương pháp này vật tư được tính giá thưc tế xuất kho trên cơ sở giả
định là lô nào nhập kho trước sẽ được xuất dùng trước, vì vậy vật tư xuất
kho thuộc lần nhập nào thì tính theo giá thực tế của lần nhập đó..
Với phương pháp này, việc tính toán đơn giản, dễ làm và tương đối hợp
lý. Song khối lượng công việc hạch toán nhiều, phụ thuộc vào xu thế giá cả
trên thị trường.
Như vậy, phương pháp này phù hợp với doanh nghiệp ít danh điểm vật tư.
- Phương pháp nhập sau xuất trước(LIFO).
Phương pháp này vật tư được tính giá thưc tế xuất kho trên cơ sở giả định là

điểm vật tư, tần suất nhập-xuất lớn.
- Phương pháp bình quân sau mỗi lần nhập:
Giá bình quân
sau mỗi lần
nhập
= Giá tồn trước khi nhập + Giá thực tế nhập
kho
Số lượng tồn trước khi
nhập
+ Số lượng nhập kho
Với phương pháp này khi xuất kho đã biết giá trị của NVL do vậy cuối kỳ
không phải điều chỉnh. Độ chính xác cao, phản ánh kịp thời sự biến động của
giá cả. Song lại mất nhiều công sức, thời gian. Phương pháp này chỉ phù hợp
với các doanh nghiệp có quy mô nhỏ, vật liệu ít.
- Phương pháp bình quân cuối kỳ trước.
Giá bình quân cuối kỳ
trước
= Giá thực tế tồn kho cuối kỳ
trước ( đầu kỳ này )
Lượng tồn kho cuối kỳ trước
(đầu kỳ này )
Đây là phương pháp dễ làm, đơn giản nhưng độ chính xác không cao và
không tính đến sự biến động của giá cả kỳ này.
-Phương pháp trị giá thực tế theo giá mua lần cuối.
Với các phương pháp kể trên, để tính được giá NVL thì phải căn cứ vào
chứng từ xuất. Tuy nhiên, có nnhững doanh nghiệp do có nnhiều chủng loại,
mẫu mã khác nhau nên không có đièu kiện kiểm tra từng nghiệp vụ xuất kho
hoặc với các doanh nghiệp áp dụng kiểm kê định kỳ. Do đó tiến hành tính
theo phương pháp trị giá thực tế theo giá mua lần cuối.
Giá thực tế NVL

lý hay trình độ nghiệp vụ kế toán.
Mỗi một phương pháp tính giá có ưu, nhược điểm riêng, trên cơ sở đặc
điểm hoạt động của mình mà mỗi doanh nghiệp nên chọn cho mình một
phương pháp tính giá thích hợp nhất để đem lại hiệu quả kinh tế cao.
2.Công tác hạch toán chi phí nguyên vật liệu công cụ và dụng cụ.
2.1.1. Tổ chức hạch toán chi tiết.
Hạch toán chi tiết NVL là một công việc có khối lượng lớn, nó đòi hỏi phải
phản ánh tình hình biến động vật tư cả về số lượng, chất lượng và giá trị theo
chủng loại và theo từng kho.
Công tác kế toán thực tế ở nước ta hiện nay đang áp dụng 3 phương pháp
hạch toán chi tiết vật tư: phương pháp thẻ song song; phương pháp số đối
chiếu luân chuyển và phương pháp sổ số dư. Tuỳ thuộc vào từng doanh
nghiệp, trình độ kế toán và quản lýmà doanh nghiệp lựa chọn phương pháp
hạch toán cho phù hợp.
2.1.1 Phương pháp thẻ song song.
Đây là phương pháp thường được áp dụng với những doanh nghiệp có ít
chủng loại vật tư và phần lớn được lưu chuyển qua kho, mật độ nhập-xuất
dày đặc, có hệ thống kho tàng tập trung, thuận lợi cho việc đối chiếu và kiểm
tra.
Theo phương pháp này thủ kho căn cứ vào các chứng từ nhập xuất NVL
để tiến hành ghi thẻ kho (Mở theo từng danh điểm trong từng kho). Kế toán
NVL cũng dựa trên chứng từ nhập xuất NVL để ghi số lượng và tính thành
tiền NVL nhập xuất vào “ Thẻ kế toán chi tiết vật liệu”. Cuối kỳ kế toán tiến
hành đối chiếu số liệu trên “Thẻ kế toán chi tiết vật liệu” với thẻ kho tương
ứng do thủ kho chuyển đến, đồng thời từ “Sổ kế toán chi tiết vật liệu” kế toán
lấy số liệu để ghi vào “Bảng tổng hợp nhập – xuất- tồn vật liệu” theo từng
loại NVL để đối chiếu với số liệu kế toán tổng hợp nhập, xuất vật liệu.
Phương pháp thẻ song song ghi chép đơn giản, dễ làm, dễ kiểm tra, đối
chiếu. Tuy nhiên, việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán còn nhiều trùng
lặp nên tốn nhiều công sức.

Phương pháp này đơn giản, dễ làm, giảm nhẹ công việc hơn so với
phương pháp thẻ song song. Tuy thế, việc ghi chép còn trùng lặp, công việc
đều dồn về cuối tháng nên việc cung cấp thông tin chậm. Nó thích ứng với
các doanh nghiệp có chủng loại vật tư phong phú, mật độ nhập-xuất lớn, hệ
thống kho tàng phân tán, quản lý tổng hợp, không đối chiếu thường xuyên.
Sơ đồ 1.2 Sơ đồ hạch toán chi tiết NVL
Theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển
Chứng từ
nhập kho
Ghi chú: Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Đối chiếu
2.1.3. Phương pháp sổ số dư.
Đặc điểm của phương pháp này là kết hợp chặt chẽ việc hạch toán nghiệp vụ
của thủ kho với việc ghi chép ở phòng kế toán. ở kho chỉ hạch toán về số
lượng còn ở phòng kế toán chỉ hạch toán về giá trị vật tư tạo điều kiện đối
chiếu thường xuyên, xoá bỏ sự ghi chép trùng lắp giữa kho và phòng kế toán.
Công việc được tiến hành cụ thể như sau:
- Tại kho: Vẫn sử dụng thẻ kho để theo dõi số lượng vật tư nhập kho, xuất
kho vvà tồn kho giống như các phương pháp trên.
Theo định kỳ, thủ kho tiến hành tập hợp toàn bộ chứng từ nhập, xuất theo
từng nhóm vật tư và lập phiếu giao nhận chứng từ, rồi nộp cho kế toán kèm
theo chứng từ gốc.
- Tại phòng kế toán:Hàng ngày hoặc định kỳ (3-5 ngày) nhân viên kế toán
phải xuống kho để hướng dẫn và kiểm tra việc ghi chép thẻ kho của thủ kho
và thu nhận chứng từ. Khi nhận được chứng từ, kế toán kiểm tra và tính giá
trị, tổng cộng số tiền và ghi vào cột số tiền của phiếu giao nhận chứng từ. Từ
đó, kế toán tiến hành ghi vào “Bảng luỹ kế nhập-xuất-tồn vật tư ”. Bảng này
được mở cho từng kho, mỗi kho một tờ và mỗi danh điểm vật tư được ghi
một dòng.