Chuyên đề thực tập GVHD: PGS.TS. Phạm Thị Gái
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HÓA VÀ
XĐKQKD TẠI TỔNG CTY CP VTNN NGHỆ AN
2.1. Đặc điểm hàng hóa và các phương thức tiêu thụ:
Đặc điểm hàng hóa
Vật tư nông nghiệp là một loại hàng hóa đặc biệt, giữ vai trò quan trọng trong việc nâng cao năng suất và
chất lượng cây trồng, ảnh hưởng gián tiếp đến đời sống con người. Vì vậy, mỗi sản phẩm từ khi sản xuất đến khi
tiêu thụ đều phải đáp ứng đầy đủ những tiêu chuẩn hết sức chặt chẽ.
Các sản phẩm kinh doanh của Tổng công ty CP VTNN Nghệ An rất đa dạng và phục vụ cho nhiều nhu cầu
khác nhau nhưng nhìn chung có những đặc điểm sau:
Phân bón là sản phẩm kinh doanh chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng lượng hàng hóa kinh doanh của Tổng
công ty với hơn 20 loại phân bón khác nhau như phân Urea, Kalyclorua, DAP, phân lân,
NPK... Trong đó sản phẩm phân bón NPK do Tổng công ty tự sản xuất nhưng
doanh thu chủ yếu của Tổng công ty vẫn là từ các mặt hàng khác.
Thuốc bảo vệ thực vật – thú y và thức ăn gia súc cũng là một lĩnh vực kinh
doanh của Tổng công ty. Các mặt hàng gồm có: Thuốc và dụng cụ trừ sâu, thuốc
trừ cỏ Forxone, cám ăn con cò, vắc xin thú y...
Ngoài ra Tổng cty cũng tham gia nghiên cứu và kinh doanh giống cây
trồng. Các giống lúa tám thơm, Q5, CR203, X23, C70, Nếp 352, Q.Ưu1, Q.Ưu
6 ngô lai... của Tổng cty hiện rất được bà con ưa chuộng.
Như vậy, xuất phát từ đặc điểm hàng hóa kinh doanh và qua nhu cầu thị
trường vật tư nông nghiệp nước ta hiện nay, ta có thể thấy các sản phẩm kinh
doanh của công ty đều mang tính ổn định, có tính liên tục cao, thiết thực đối với
đời sống và nhu cầu về sản phẩm của Tổng Công ty là khá lớn.
Các phương thức tiêu thụ
Hiện tại, Tổng công ty đang áp dụng các hình thức tiêu thụ chính là bán
buôn qua kho trực tiếp, bán hàng qua đại lý VTNN huyện và bán qua các văn
phòng đại diện ngoại tỉnh. Để thu hút khách hàng, Tổng công ty còn xây dựng
những chính sách giá cả khác nhau tùy theo khu vực, tùy theo khách hàng...
Nguyễn Thị Tuyết Mai Lớp: Kế toán 47C
11

22
2
Hóa đơn GTGTPhiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ…
Sổ chi tiết, TK131, 33311, 5111, 157, 1561,157
Sổ cái TK 131,136. 33311, 5111, 157, 136, 112....
Sổ tổng hợp chi tiết TK131, 157,136
Kế toán viên cập nhập các chứng từ gốc
Bảng cân đối SPS các TK 131, 3331, 5111, 157, 136, 112, 1561
Báo cáo tài chính
Chuyên đề thực tập GVHD: PGS.TS. Phạm Thị Gái
trong cả nước đòi hỏi hệ thống chứng từ, sổ sách của Tổng công ty cũng được
thiết kế cho phù hợp với khối lượng giao dịch lớn.
Trình tự hạch toán và ghi sổ nghiệp vụ bán hàng:
 Hệ thống TK sử dụng: TK 156, TK 157, TK 632, TK 5111, TK 641, TK
642. Các TK này được chi tiết theo từng mặt hàng và nội dung.Ví dụ TK 156
được chi tiết thành:
TK 1561 – Giá mua hàng bán
TK 1562 – Chi phí thu mua.
TK 1561 lại được chi tiết theo từng mặt hàng: Urê, DAP.... Chính vì vậy,
tổng công ty cũng sử dụng TK 1561 để phản ánh giá vốn của mặt hàng NPK do
Tổng công ty sản xuất mà không sử dụng TK 155 – Thành phẩm.
 Chứng từ sử dụng: Trong hạch toán lưu chuyển hàng hóa, các chứng từ
Tổng công ty thường sử dụng là: Hợp đồng kinh tế, lệnh điều động nội bộ, hóa
đơn GTGT, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, biên bản giao nhận hàng
hóa, bảng thanh toán hàng đại lý....


Sổ sách sử dụng: Tổng công ty mở đầy đủ các sổ chi tiết và sổ cái cho tất
cả các tài khoản như: sổ chi tiết TK 1561, sổ cái TK 1561, sổ chi tiết TK 5111,
sổ cái TK 5111...

Chuyên đề thực tập GVHD: PGS.TS. Phạm Thị Gái
Trong điều kiện sản xuất phân bón trong nước mới chỉ đáp ứng được
khoảng hơn 55% nhu cầu, còn lại vẫn phải nhập khoảng 40 %. Tổng công ty
cũng là một trong số các doanh nghiệp nhập khẩu phân bón lớn trên thị trường
VTNN cả nước.
Tuy nhiên, trong khuôn khổ của báo cáo này, em xin không đề cập đến
phương thức mua hàng và phương thức thanh toán với nhà cung cấp cũng như
hóa đơn chứng từ liên quan đến việc nhập khẩu hàng hóa mà chỉ chú trọng đến
hoạt động thu mua trong nước của Tổng công ty CP VTNN NA.
Phương thức thanh toán với nhà cung cấp đang áp dụng tại Tổng công ty
là một trong những phương pháp sau: trả bằng chuyển khoản, trả chậm đối với
một số nhà cung cấp quen, đặt trước tiền đối với các nhà cung cấp mới và hình
thức thư tín dụng (L/C) đối với nhà nhập khẩu.
Tổ chức thu mua hàng hóa: Tổng công ty kinh doanh mặt hàng phân
bón, cây giống phục vụ cho sản xuất nông nghiệp nên doanh thu phụ thuộc rất
nhiều vào yếu tố thời vụ. Mặt khác, thị trường phân bón nước ta đang diễn biến
rất phức tạp chịu ảnh hưởng của thị trường phân bón thế giới nên với mỗi giai
đoạn khác nhau thì nhu cầu và môi trường kinh doanh cũng khác nhau.
Phòng kinh doanh là bộ phận có trách nhiệm theo dõi chung tốc độ lưu
chuyển hàng hóa của Tổng công ty, theo dõi nhu cầu thị trường trong nước và
thế giới cũng như hàng hóa trong Tổng công ty để xác định nhu cầu hàng. Trên
cơ sở đó phòng sẽ xây dựng kế hoạch thu mua, tổ chức triển khai hoạt động xúc
tiến để tìm kiếm đối tác trong nước và quốc tế để nhập hàng. Sau khi nghiên cứu
nhà cung cấp phù hợp và kế hoạch thu mua được Tổng giám đốc phê duyệt,
phòng kinh doanh sẽ làm các thủ tục cần thiết để ký hợp đồng mua hàng cho
Tổng công ty.
Căn cứ vào thoả thuận đã ký trong hợp đồng, nhà cung cấp sẽ vận chuyển
thẳng tới địa điểm đã thoả thuận cho Tổng công ty, phần chi phí vận chuyển có
Nguyễn Thị Tuyết Mai Lớp: Kế toán 47C
55

66
6
Chuyên đề thực tập GVHD: PGS.TS. Phạm Thị Gái
hành nhập hóa đơn GTGT vào máy tính. Khi thực hiện xong hợp đồng cán bộ
hai bên sẽ lập biên bản thanh lý hợp đồng.
Trường hợp hàng về mà hóa đơn chưa về, quá trình quản lý và ghi sổ được
chia làm hai bước: Kế toán hàng hóa căn cứ vào phiếu nhập kho để nhập vào
máy nội dung của phiếu nhập kho theo đơn giá đã được thỏa thuận trong hợp
đồng nhưng chưa phản ánh thuế GTGT. Khi hóa đơn GTGT về, kế toán thanh
toán căn cứ vào hóa đơn để phản ánh thuế GTGT.
Trình tự hạch toán nghiệp vụ thu mua và thanh toán với người bán
 TK sử dụng: TK 331, TK 33311, TK 1561, TK 1562
Hiện nay ở Tổng Công ty mọi nghiệp vụ mua hàng dù thanh
toán dưới hình thức nào (thanh toán trước hay trả chậm) đều được
hạch toán thông qua TK 331.
Do vậy Tổng công ty sử dụng linh hoạt TK này để ghi định
khoản vào cả bên Nợ và bên Có TK 331
 Chứng từ sử dụng: Hóa đơn GTGT (liên 2) của nhà cung
cấp, Ủy nhiệm chi, giấy báo Nợ của Ngân hàng...
 Sổ sách sử dụng
Kế toán theo dõi hàng hóa trên các sổ chi tiết và sổ cái của các tài khoản:
TK 1561, TK 1562, TK 1331, TK 1121, TK 331.
 Quy trình ghi sổ
Căn cứ để ghi sổ là hóa đơn GTGT, kế toán nhập dữ liệu vào phần mềm kế
toán và định khoản ngay trên các hóa đơn, số liệu được tự động kết
chuyển vào Sổ chi tiết TK 1561, TK 331. Phần mềm tự động lập
một chứng từ ghi sổ hàng tháng để vào sổ cái các TK trên.
Nguyễn Thị Tuyết Mai Lớp: Kế toán 47C
77
7


Biểu số 2: HÓA ĐƠN (GTGT) Mẫu: 01GTKT-3LL
(Liên 2: giao cho khách hàng) AA/2008B
Ngày 01 tháng 11 năm 2008 CR 55668
Đơn vị bán hàng: CT TNHH MTV Phân Đạm và Hóa chất Dầu khí Miền Bắc
Địa chỉ:..............................................................................................................
Số tài khoản:.....................................................................................................
Họ tên người mua:............................................................................................
Đơn vị mua hàng: Công ty CP –Tổng công ty Vật tư Nông nghiệp NA
Điạ chỉ: 98 – Nguyễn Trường Tộ - TP Vinh – Nghệ An
Số tài khoản:....................................................................................................
Hình thức thanh toán: Chuyển khoản. MST : 290032655
ST
T
Tên hàng hóa,
dịch vụ
Đơn vị
tính
Số
lượng
Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3=1*2
1 Phân Urê Tấn 3.000 4.530.000 13.590.000.000
Cộng tiền hàng: 13.590.000.000
Thuế suất GTGT: 5 % Tiền thuế GTGT: 679.500.000
Tổng cộng tiền thanh toán: 14.269.500.000
Số tiền viết bằng chữ: Mười bốn tỷ hai trăm sáu mươi chín triệu năm trăm
nghìn chẵn
Người mua hàng Người mua hàng Thủ trưởng đơn vị
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)

mỹ
Tấn
3.00
0
4.530.000 KT
1
13.590.000.00
0
1561 331
Thuế suất 5% TK thuế 1331 Tiền
thuế
679.500.000
Tổng thanh toán 14.269.500.000
Biểu số 4: CHỨNG TỪ GHI SỔ
Số 501
Trích yếu
Số hiệu TK
Số tiền
NỢ CÓ
1. Mua 2000 tấn Phân
Urê Phú Mỹ
1561 – Ur
Phú mỹ
331 – MTV MB 13.590.000.000
2. Thuế GTGT đầu vào
được khấu trừ
1331 331 – MTV MB 679.500.000
Nguyễn Thị Tuyết Mai Lớp: Kế toán 47C
1010
10

Biểu số 6: ỦY NHIỆM CHI
Số: 11
Nguyễn Thị Tuyết Mai Lớp: Kế toán 47C
1111
11
Phần do ngân hàng ghi:Tài khoản nợ.......................................Tài khoản có…………………………..........................................……….
Số tiền bằng số14.250.000.000
Chuyên đề thực tập GVHD: PGS.TS. Phạm Thị Gái
Liên2 (Lưu tại đơn vị) Lập ngày: 03/11/2008
CHUYỂN KHOẢN, CHUYỂN TIỀN, THƯ ĐIỆN
Tên đơn vị trả tiền: Công ty CP – Tổng Công ty Vật tư Nông nghiệp Nghệ An
Số tài khoản: **************
Tại Ngân hàng: Thương mại CP kỹ thương Việt Nam – CN Vinh
Tên đơn vị nhận tiền: Công ty TNHH MTV
Phân đạm vàHóa Chất Dầu khí Miền Bắc
Số tài khoản: **************
Tại Ngân hàng: Thương mại CP kỹ thương Việt Nam
CN Đống Đa -Hà Nội
Số tiền bằng chữ: Mười bốn tỷ hai trăm năm triệu đồng chẵn.
Nội dung thanh toán: TT tiền mua hàngtheo HĐKT số 1210/2008
Đơn vị trả tiền
Kế toán Chủ TK
Đăng ký
Ngân hàng A
Ghi sổ ngày……………..
Kế toán T. phòng kế
toán
Ngân hàng B
Ghi sổ
ngày:.......................

352.196.751.0
00
1.247.550.0
00
222.506.984.300

Nguyễn Thị Tuyết Mai Lớp: Kế toán 47C
14
Chuyên đề thực tập GVHD: PGS.TS. Phạm Thị Gái
2.3. Kế toán bán hàng
2.3.1. Kế toán doanh thu và các khoản giảm trừ doanh thu
2.3.1.1. Kế toán doanh thu
Như đã giới thiệu ở trên, doanh thu từ kinh doanh các mặt hàng vật tư
nông nghiệp của Tổng công ty là từ bán buôn trực tiếp cho khách hàng và
bán hàng qua đại lý.
 Tài khoản sử dụng
Để phản ánh doanh thu bán hàng, Tổng công ty sử dụng TK 5111 – Doanh
thu hàng hóa cho cả hai trường hợp xuất bán trực tiếp cho khách hàng và xuất
bán cho các đại lý hạch toán phụ thuộc.
 Chứng từ sử dụng
Với mỗi trường hợp xuất hàng, Tổng công ty lại sử dụng các chứng từ
khác nhau, gồm có các chứng từ nguồn phản ánh mục đích bán hàng như hợp
đồng kinh tế, lệnh điều động nội bộ... các chứng từ thực hiện như hóa đơn
GTGT, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, biên bản giao nhận hàng hóa,
bảng thanh toán hàng đại lý...
 Sổ sách sử dụng
Để theo dõi doanh thu bán hàng, kế toán Tổng công ty mở sổ Báo cáo bán
hàng cho từng mặt hàng, Sổ chi tiết TK 5111 và sổ tổng hợp số phát sinh TK
5111...
 Quy trình ghi sổ

Liên 3: Cuối tháng chuyển lên phòng kế toán để đối chiếu.
Trường hợp khách hàng không đến nhận tại kho mà hàng do Tổng công ty
phụ trách vận chuyển thì phiếu xuất kho được giao hai liên cho bộ phận vận tải.
Nguyễn Thị Tuyết Mai Lớp: Kế toán 47C
16
Chuyên đề thực tập GVHD: PGS.TS. Phạm Thị Gái
Sau khi giao hàng và khách ký xác nhận vào phiếu xuất, một liên khách hàng
giữ và một liên được đem về kho.
Ví dụ 2: Ngày 17/11/2008, Tổng công ty xuất hàng bán 100 tấn phân Đạm
Phú Mỹ (kho Cửa Lò) cho doanh nghiệp tư nhân (DNTN) Hoành Sơn – Hà Tĩnh
theo Hợp đồng mua bán nguyên tắc số 25 -10/HĐMBNT đã ký giữa hai công ty
ngày 25/10/2008. Sau khi tuân thủ thủ tục bán hàng như trên ta có nghiệp vụ
xuất hàng theo hóa đơn GTGT số 22627 (biểu số 8). Hóa đơn được kế toán nhập
liệu vào máy với các thông tin như biểu số 9.
Số liệu sau khi được nhập vào máy sẽ tự động kết chuyển vào báo cáo bán
hàng khối VP Tổng công ty mục chi tiết Urê Phú Mỹ (biểu sổ 10) và sổ chi tiết
TK 5111.

Nguyễn Thị Tuyết Mai Lớp: Kế toán 47C
17
Chuyên đề thực tập GVHD: PGS.TS. Phạm Thị Gái
Biểu số 8: HÓA ĐƠN (GTGT) Mẫu số 01 GTKT – 3LL
Liên 3: Nội bộ 2008B
Ngày 17 tháng 11 năm 2008 AK 22627
Đơn vị bán hàng: CTCP – Tổng CTY Vật tư Nông nghiệp Nghệ An
Địa chỉ: 98 – Nguyễn Trường Tộ - TP Vinh – Nghệ An. Số TK
Điện thoại:.............................................Mã số.................................................
Họ tên người mua:............................................................................................
Đơn vị mua hàng: Công ty tư nhân Hoành Sơn
Điạ chỉ: .............................................................................................................

Mã khách hàng DNTN Hoành Sơn
Người mua hàng Hoàng Văn Hải
Mã số thuế xxxx
Nội dung Bán hàng cho DNTN Hoành Sơn
TK Nợ 1311
Ngày hạch toán 17/11/2008
Ngày lập chứng từ 17/11/2008
Tên
hàng hóa
ĐV SL Giá bán Kho Thành tiền TK
Nợ
TK
Có
Urê Phú Mỹ Tấn 100 5.200.000 KT1 520.000.000 5111 131
Thuế suất 5% TK thuế 3331 Tiền thuế 26.000.000
Tổng thanh toán 546.000.000
19
Chuyên đề thực tập GVHD: PGS.TS. Phạm Thị Gái
giải
Đ
Ư
tính trừ
SH NT SL ĐG
Thành
tiền
thu
ế
... .... .... ... ... .... ... .... ...
HĐ
226

sau khi được kế toán trưởng phê duyệt về việc xuất hàng xuống các trạm huyện
là cơ sở để bộ phận kế toán Tổng công ty lập “Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển
nội bộ”.
Quy trình luân chuyển Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ được thực
hiện theo sơ đồ 7 như sau:
Sơ đồ 7 – Quy trình luân chuyển phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ
Nguyễn Thị Tuyết Mai Lớp: Kế toán 47C
Trạm vật tư TGĐ &kế toán trưởngKế toánPhòng kinh doanh
Ký duyệtLệnh điều động nội bộGọi điện yêu cầu xuất hàng Phiếu xuất kho kiêm v/c nội bộ
Thủ kho
Xuất kho
20
Chuyên đề thực tập GVHD: PGS.TS. Phạm Thị Gái
Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ được lập làm 3 liên:
Liên 1: Lưu tại phòng kế toán
Liên 2: Giao cho các trạm
Liên 3: Giao kho
Trong trường hợp xuất bán nội bộ Tổng công ty chưa lập Hóa đơn GTGT
ngay mà kế toán chỉ tiến hành vào máy số liệu của Phiếu xuất kho kiêm vận
chuyển nội bộ theo chỉ tiêu số lượng (do Tổng Công ty tính giá xuất theo
phương pháp bình quân gia quyền). Đến cuối quý, khi máy tính kết xuất được
giá vốn xuất bán thì máy tính sẽ tự động cập nhập thông tin về giá trị xuất trên
các chứng từ sổ sách liên quan.
Tại trạm huyện, khi xuất bán hàng cho khách kế toán trạm xuất hóa đơn
bán lẻ. Định kỳ 10 ngày các trạm sẽ làm công tác báo cáo nhanh về Tổng công
ty để thông báo số lượng hàng bán được ( mục đích là để kế toán theo dõi nhanh
chỉ tiêu số lượng phục vụ công tác quản trị và điều chuyển giữa các kho khi cần
thiết). Cuối tháng, khi các trạm báo cáo cụ thể về tình hình tiêu thụ các mặt hàng
qua bảng thanh toán hàng đại lý và bảng kê hóa đơn GTGT thì khi đó phòng
kinh doanh mới lập hóa đơn GTGT cho khối lượng hàng tiêu thụ trong tháng

h
SL ĐG
Thành
tiền
1
Phân urê phú mỹ bao
50kg
Ur –P Tấn 5.000
2 Phân urê TQ bao 50kg Ur – T Tấn 2.000
3 Lân lâm thap bao 50kg P - LT Tấn 3.000
Cộng
10.00
0
Xuất ngày 04 tháng 12 năm 2008 Nhập ngày 4 tháng 11 năm 2008
Người lập phiếu Thủ kho xuất Người vận chuyển Thủ kho nhập
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Biểu số 12: Nội dung cập nhập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ
Nguyễn Thị Tuyết Mai Lớp: Kế toán 47C
22
Chuyên đề thực tập GVHD: PGS.TS. Phạm Thị Gái
Chứng từ Phiếu xuất kho kiêm v/chuyển nội bộ 012451
Kho nhập KT 12
Địa chỉ XN VTNN và DVTH Tương Dương
Người nhập hàng Nguyễn Văn An
Nội dung Xuất hàng cho trạm Tương Dương
TK Nợ 15712
Ngày lập CT 04/11/2008
Ngày hạch toán 04/11/2008
Tên hàng ĐV Kho SL
Giá

Quyển số 1425
Số 04
Nợ TK 136
CóTK 112
Căn cứ Hợp đồng số........ngày........tháng.........năm về việc bán hàng đại lý. Chúng tôi gồm:
Ông Trương Văn Thành Chức vụ: Trưởng Phòng kinh doanh. Đại diện Tổng công ty CP VTNN Nghệ An
Bà: Nguyễn Thị Tâm Chức vụ: Giám đốc XN VTNN và DVTH Tương Dương
I. Thanh quyết toán số hàng đại lý từ ngày 30/11/2008 đến ngày 31/12/2008 như sau:
Tên SP ĐV
Tồn
đầu kỳ
Nhập
trong
kỳ
Tổng số
Số hàng đã bán trong kỳ Số
lượng
tồn cuối
kỳ
SL ĐG Thành tiền
Urê
P mỹ
Tấn 1,25 10 11,25 10725 5.000 53.625.000 525
Urê T.quốc Tấn 0,12 5 5,12 4800 4500 21.600.000 320
...... ...
Cộng 483.256.200
II. Số tiền còn Nợ kỳ trước:12.000.000
III. Số tiền phải thanh toán đến kỳ này: 495.256.200
Nguyễn Thị Tuyết Mai Lớp: Kế toán 47C
24

Huyền –
kiốt số 4
KT1
2
12.500.000 625.000 13.125.000
... ... ...
...
... ... ...
014165 28/12 Hồ Văn
Liên – kiót
số 2
KT1
2
6.000.250 300.012 6.300.262.
Cộng 459.093.39
0
24.162.81
0
483.256.20
0
Nguyễn Thị Tuyết Mai Lớp: Kế toán 47C