Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hạch toán lu chuyển
hàng hoá nhập khẩu tại Công ty vật t và xuất nhập khẩu
hoá chất,
I. Nhận xét và đánh giá chung.
Công ty vật t và xuất nhập khẩu hoá chất đã thành lập từ năm 1969 nhng thực chất hoạt động XNK mới bắt đầu
từ năm 1985, sau gần 20 năm không ngừng lớn mạnh cả về quy mô lẫn chất lợng kinh doanh và uy tín trên thị trờng
XNK hoá chất, đặc biệt là hoạt động NK. Trong xu thế quốc tế hoá và tự do thơng mại tạo ra một thị trờng rộng lớn nh-
ng mức độ cạnh tranh thì ngày càng gay gắt và khốc liệt, Công ty đã không ngừng cải tiến và đa dạng hoá các ph ơng
thức kinh doanh XNK nhằm đem lại lợi nhuận lớn nhất và giải quyết vấn đề việc làm cũng nh thu nhập của công nhân
viên nhằm sử dụng hết tiềm năng của công ty. Công ty tiến hành nghiên cứu kỹ thị trờng, tạo sự liên kết chặt chẽ và tin
tởng lẫn nhau giữa các bạn hàng truyền thống cả trong và ngoài nớc, mặt khác luôn tìm kiếm những đối tác và khách
hàng mới để mở rộng thị trờng hoạt động.
Công ty đã xây dựng đợc một mô hình quản lý khoa học, phù hợp với yêu cầu
quản lý đặt ra của Tổng công ty Hoá chất và của cơ chế thị trờng, tổ chức bộ máy công
ty gọn nhẹ, các phòng ban đợc phân công, phân nhiệm rõ ràng, không chồng chéo, đùn
đẩy trách nhiệm và không làm trì trệ quá trình NK hàng hoá, đảm bảo tính độc lập tơng
đối của các phòng ban tạo sự liên kết, phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận để thực
hiện đợc kế hoạch đặt ra một cách nhanh nhất và hiệu quả nhất.
Bất cứ một công việc nào đều có những u điểm và những nhợc điểm, tìm ra những u điểm để tiếp tục hoàn thiện
hơn và đa ra đợc những nhợc điểm để sữa chữa thì mới ngày càng hoàn thiện công tác kế toán trong Công ty. Dù thời
gian tìm hiểu công ty cha dài, nhng với sự cố gắng của bản thân em nhận thấy một số u điểm và nhợc điểm trong Công
ty nh sau :
1. Những u điểm.
1.1 . Tổ chức bộ máy kế toán và tin học hoá các hoạt động trong Công ty.
Đợc tổ chức theo phơng thức trực tuyến, chức năng, toàn đơn vị không chỉ lập
một phòng kế toán duy nhất để thực hiện toàn bộ công tác kế toán ở xí nghiệp, chi
nhánh, mà ngoài phòng kế toán tổng hợp ở văn phòng tại trụ sở chính, ở chi nhánh khác
vẫn có bộ phận kế toán riêng, phòng kế toán làm nhiệm vụ tổng hợp để xác định kết
quả kinh doanh. Phơng thức này tạo cho công ty không bị tồn đọng các chứng từ, mà
các đơn vị thành viên vẫn hạch toán bình thờng, cuối kỳ gửi kết qủa của nghiệp vụ lên
văn phòng Công ty để hạch toán. Việc này cũng giúp cho công ty kiểm tra các chứng từ

chép khi cần thiết.
2
3
Luận văn tốt nghiệp 3 GVHD : Ths. Phạm Bích Chi
1.3. Hệ thống tài khoản sử dụng.
Công ty đã vận dụng hệ thống tài khoản thống nhất với chế độ và rất linh
hoạt.Căn cứ vào nội dung hoạt động sản xuất kinh doanh của mình và hệ thống tài
khoản thống nhất do Bộ tài chính ban hành đã xây dựng một hệ thống danh mục tài
khoản gồm các tiết khoản để phản ánh toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh :
Xuất phát từ đặc điểm của công ty là chuyên kinh doanh XNK nên mật độ giao
dịch qua ngân hàng lớn, số lợng tơng đối nhiều nên chia thành các tiết khoản sau :
- TK1121 : Tiền gửi ngân hàng (VNĐ)
o TK1121C : Tiền gửi ngân hàng Công thơng
o TK1121N : Tiền gửi ngân hàng Ngoại thơng
o TK1121T : Tiền gửi ngân hàng Đầu t và phát triển Hà Nội
- TK1122 : Tiền gửi ngân hàng ( USD )
o TK1122C : Tiền gửi ngân hàng Công thơng
o TK1122N : Tiền gửi ngân hàng Ngoại thơng
o TK1122T : Tiền gửi ngân hàng Đầu t và phát triển Hà Nội
- TK311C : Vay ngắn hạn ngân hàng Công thơng ( USD)
- TK311Đ : Vay ngắn hạn ngân hàng Đầu t và phát triển Hà Nội.
- TK311A : Vay ngắn hạn ngân hàng Công thơng ( VNĐ)
- TK311V : Vay ngắn hạn ngân hàng Ngoại thơng ( VNĐ)
Việc chi tiết theo từng ngân hàng giúp công ty có khả năng kiểm soát đợc lợng
tiền gửi ở ngân hàng và theo dõi chặt chẽ các thay đổi trong 3 ngân hàng này nhằm đa
ra một phơng án vay tốt nhất với lãi suất nhỏ nhất và đơn giản trong các thủ tục hành
chính.
1.4. Hệ thống sổ sách kế toán.
Theo báo cáo gửi Cục thuế Hà Nội, hình thức ghi sổ là Nhật ký chung, Công ty
tiến hành phản ánh theo trình tự thời gian phát sinh và định khoản kế toán các nghiệp

Trong quá trình hạch toán các nghiệp vụ kế toán phát sinh liên quan đến ngoại tệ, kế toán sử
dụng tỷ giá thực tế để phản ánh (tỷ giá tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ ), cách hạch toán này tuy
có phản ánh chính xác giá trị các nghiệp vụ phát sinh nhng lại gây ra khó khăn và phức tạp cho công
tác điều chỉnh cuối tháng, quý, năm. Hàng ngày, kế toán phải theo dõi tỷ giá các ngân hàng mà
mình mở tài khoản song mới thực hiện định khoản. Trong khi đó, do đặc thù của kinh doanh hàng
hoá NK phải thờng xuyên phát sinh các nghiệp vụ bằng ngoại tệ sẽ gây mất thời gian và khó theo
dõi, cập nhật liên tục đợc vì thế công ty nên sử dụng thêm tỷ giá hạch toán, điều này không những
giảm khối lợng công việc cho kế toán mà còn thu đợc những thông tin chính xác. Mặt khác, việc sử
dụng tỷ giá hạch toán cũng giúp kế toán xác định và tìm ra giá trị một số đồng tiền mạnh hợp lý để
thuận lợi hơn cho kế toán trong quá trình thanh toán và giao dịch cũng nh trong quản lý ngoại tệ.
Tồn tại 2 : Cha chủ động khai thác và tiêu thụ hàng nhập khẩu.
Công ty chỉ thực hiện hoạt động NK khi có đơn đặt hàng hoặc ký kết Hợp đồng nội của các
đơn vị khách hàng. Bên cạnh những thuận lợi của việc NK hàng theo đơn đặt hàng nh đã kể ở trên
4
5
Luận văn tốt nghiệp 5 GVHD : Ths. Phạm Bích Chi
thì nó còn mang lại cho công ty một số những khó khăn. Khi khách hàng có nhu cầu về một loại sản
phẩm thì phải chờ một khoảng thời gian khá dài mới nhập khẩu đợc hàng, nh vậy sẽ làm chậm tiến
độ sản xuất cũng nh kinh doanh của họ dẫn đến sẽ đi tìm một nhà cung cấp khác đáp ứng đợc yêu
cầu, điều này làm giảm bớt khả năng cạnh tranh của công ty trên thị trờng nhất là trong điều kiện
các công ty XNK ngày càng tăng và ngày càng lớn mạnh về tất cả mọi mặt.
Tồn tại 3 : Hạch toán sai các tài khoản lu chuyển hàng hoá nhập khẩu.
Theo chế độ kế toán hiện hành, đối với hàng mua đã thuộc quyền sở hữu của
Công ty nhng cha về nhập kho thì phải hạch toán vào TK 151 Hàng mua đang đi đ-
ờng để quản lý chặt về hàng nhập khẩu, Đối với hàng hoá đã về nhập kho thì sử dụng
TK156 và phân thành 2 tiết khoản là : TK1561 Giá mua hàng hoá và TK 1562 Chi
phí thu mua hàng hoá. Ngoài ra, khi chuyển bán thẳng không qua kho hoặc xuất kho
chuyển đến ngời mua thì phải phản ánh vào TK 157 Hàng gửi bán. Nhng trong quá
trình phản ánh quá trình mua hàng và thanh toán thì đã không sử dụng đến các tài
khoản này hoặc có sử dụng thì sử dụng không đúng.

dựng các tài khoản ký quỹ, ký cợc ngắn hạn để vay tiền ngân hàng mở Th tín dụng vào
tài khoản ngân hàng : TK 1123C Ký quỹ ngân hàng Công thơng ; TK 1124T Ký quỹ
đảm bảo tiền vay ngắn hạn ngân hàng đầu t và phát triển Hà Nội. Điều này không
những sai hoàn toàn so với chế độ mà nó còn làm cho kế toán dễ lầm lẫn với các tài
khoản ngân hàng khác.
Tồn tại 5 : Hệ thống sổ sách.
Hệ thống sổ sách của đơn vị rất gọn nhẹ và phù hợp với điều kiện hiện nay là cần
đơn giản và hiệu quả, thế nhng, để đáp ứng đúng yêu cầu báo cáo sổ sách theo hình
thức Nhật ký chung nhng kế toán đã không chiết xuất sổ Nhật ký chung để tiện theo dõi
khi cần thiết. Ngoài ra, việc theo dõi về công nợ phải thu có sổ chi tiết theo đối tợng
khách hàng thì cũng nên có sổ theo dõi công nợ phải trả theo đối tợng phải trả.
Trong các sổ có theo dõi cả ngoaị tệ phát sinh và tiền mặt đã quy đổi, ta không thấy theo dõi tỷ giá phát sinh
của nghiệp vụ đó, mặc dù muốn biết thì ta vẫn có thể tìm đợc nhng nh vậy rất khó theo dõi và kiểm tra có đúng tỷ giá
ngoại tệ tại thời điểm đó hay không.
Kế toán nên lập sổ theo dõi kế hoạch lu chuyển hàng hoá NK nhằm chủ động
đề ra những biện pháp thích hợp thực hiện kế hoạch chi phí lu thông, chi phí vận tải, kế
hoạch vay vốn, kế hoạch lợi nhuận nhằm phấn đấu ít nhất cũng phải đạt đợc hoặc vợt
mức kế hoạch.
Tồn tại 6 : Trong việc lập dự phòng phải thu khó đòi.
Do công ty chỉ nhập khẩu các hàng hoá đã có ký kết Hợp đồng nội, thời gian lu kho là không
đáng kể nên việc hạch toán Dự phòng giảm giá hàng tồn kho là không cần thiết. Nhng đối với các
hợp đồng mua bán, rủi ro lớn và tổn thất cao, thời gian hoàn thành hợp đồng dài, nợ phải thu là rất
lớn nên cần thiết phải tiến hành lập Dự phòng phải thu khó đòi. Đây là nguyên tắc thận trọng trong
6
7
Luận văn tốt nghiệp 7 GVHD : Ths. Phạm Bích Chi
kinh doanh, dự phòng mà đợc lập sẽ làm tăng chi phí hợp lý, hợp lệ từ đó giảm lợi nhuận tạm thời
của doanh nghiệp và đơng nhiên sẽ làm giảm thuế thu nhập của doanh nghiệp. Mặt khác dự phòng
lại chính là một công cụ tài chính cần thiết để duy trì doanh nghiệp, hạn chế bớt những thiệt hại và
chủ động hơn về tài chính trong trờng hợp xảy ra các rủi ro do các nguyên nhân khách quan.

Luận văn tốt nghiệp 8 GVHD : Ths. Phạm Bích Chi
Hơn thế nữa, đổi mới là một quá trình vận dụng và hoàn thiện, do đó đã có bớc mở đầu
tất yếu phải có bớc tiếp theo, thậm chí nhiều bớc tiếp theo.
Với mục tiêu thúc đẩy sự nghiệp CNH HĐH đất nớc. hoà nhập thị trờng quốc
tế, đa nớc ta vào hàng các nớc có nền ngoại thơng phát triển đòi hỏi phải có bớc đổi
mới và hoàn thiện tiếp theo về cơ chế quản lý NK. Mặt khác, không phải lúc nào các
điều kiện và môi trờng kinh doanh XNK cũng thuận lợi, cũng tạo cơ hội cho doanh
nghiệp phát triển, với sự chuyển biến nh mở cửa nền kinh tế, Mỹ bỏ cấm vận đối với
Việt nam và lập quan hệ ngoại giao, Việt Nam gia nhập ASEAN, đang trong quá trình
tiến vào gia nhập WTO tuy là mở ra nhiều cơ hội cho doanh nghiệp XNK Việt Nam
phát triển nhng đồng thời cũng làm cho tính chất cạnh tranh ngày càng quyết liệt, tệ
nạn gian lận thơng mại ngày càng nhiều và tinh vi, chính sách thuế vẫn là vấn đề còn
nhiều tồn tại, thủ tục hành chính còn nhiều phức tạp, chồng chéo, tỷ giá hối đoái không
ổn định, hoạt động tài chính ngân hàng nhiều lúc cha thực sự hiệu qủa Vợt qua tất cả
các khó khăn trên để tồn tại và phát triển, các doanh nghiệp phải có bộ máy quản lý
năng động, đặc biệt bộ máy kế toán hoạt động hiệu quả, đầy kinh nghiệm và ngày càng
đợc hoàn thiện hơn mà trớc hết là nâng cao trình độ chuyên môn, đổi mới trang thiết bị
phục vụ công tác kế toán, hoàn thiện phơng pháp kế toán nhằm đáp ứng tốt nhu cầu
phục vụ thông tin cho quản lý. Kế toán luôn đợc xem là công cụ quản lý kinh tế trong
các doanh nghiệp, bản chất kế toán đợc chỉ rõ là sự quan sát, đánh giá các hoạt động
kinh tế trên cơ sở ghi chép, lợng hoá và phản ánh các hoạt động đó trên sổ sách và báo
cáo. Chính vì vậy, khi nền kinh tế với t cách là đối tợng quản lý thay đổi từ cơ chế kế
hoạch hoá tập trung sang cơ chế thị trờng có sự điều tiết của Nhà nớc mà những công
cụ đang sử dụng với kiểu dáng cũ không còn phù hợp nữa nên tất yếu phải tiến hành đổi
mới.
Từ những yêu cầu của đổi mới nền kinh tế nói chung, đổi mới công cụ kế toán
nói riêng, đòi hỏi công tác kế toán lu chuyển hàng hoá NK cũng phải ngày càng hoàn
thiện hơn, thích nghi hơn với những biến động mới, phản ánh ngày càng chính xác và
trung thực, đúng với chế độ của Bộ tài chính ban hành, đồng thời nâng cao hiệu quả
kinh doanh của doanh nghiệp,

hợp.
Yêu cầu 6 : Trong qúa trình NK, giá của hàng NK đợc tính theo thời giá quốc tế
và thanh toán với nhau bằng ngoại tệ, vì vậy đòi hỏi kế toán lu chuyển hàng hoá NK
phải đảm bảo tính chính xác và hiệu quả tránh những tổn thất do tỷ giá thay đổi.
3. Một số ý kiến đề xuất đối với Công ty.
ý kiến 1 : Hoàn thiện việc sử dụng tài khoản và phơng pháp hạch toán ngoại tệ.
Để phản ánh các nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ kế toán Công ty sử dụng tỷ giá thực tế và
sử dụng các tài khoản ngân hàng nh : TK1121,TK 1122 ( Chi tiết theo từng ngân hàng giao dịch )
nh vậy rất khó khăn khi kiểm tra, đối chiếu số nguyên tệ thực tế tồn và phát sinh trong kỳ và tiến
9
10
Luận văn tốt nghiệp 10 GVHD : Ths. Phạm Bích Chi
hành điều chỉnh cuối kỳ. Do đó, để thuận tiện cho công tác kế toán Công ty nên sử dụng cả tỷ giá
hạch toán và thực tế, theo dõi nguyên tệ trên TK 007 Nguyên tệ các loại.
Việc sử dụng tỷ giá hạch toán phải dựa trên các nguyên tắc sau :
Thứ nhất, nếu đơn vị sử dụng tỷ giá hạch toán để phản ánh tình hình thu, chi, mua,
bán, chuyển đổi tiền tệ và thanh toán thì cần tuân thủ các quy định sau :
Đối với tiền ngoại tệ, nợ phải thu, nợ phải trả, nợ vay có gốc ngoại tệ đ-
ợc ghi sổ theo tỉ giá hạch toán.
Đối với doanh thu XK, NK, chi phí ngoại tệ cho nhập, xuất, các phụ
phí chi bằng ngoại tệ đợc quy đổi ra tiền VND và ghi sổ theo tỉ giá thực tế tại thời điểm
phát sinh.
Thứ hai, điều chỉnh tỷ giá ngoại tệ ngày cuối kỳ : Tiền nợ phải thu, phải trả có
gốc ngoại tệ còn d đợc điều chỉnh về tỷ giá thực tế ngày cuối kỳ, chênh lệch phát sinh
giữa các loại tỷ giá ghi sổ trong kỳ so với tỷ giá thực tế cuối kỳ đợc điều chỉnh tỷ giá
tăng, giảm các đối tợng trên, đồng thời ghi riêng khoản chênh lệch do chuyển đổi ngoại
tệ chờ xử lý bảo toàn vốn vào thời điểm thích hợp.
Đối với TK 007 cần đợc chi tiết tiền mặt tại quỹ, tiền gửi ngân hàng và cho từng
loại ngoại tệ, cụ thể nh sau :
Căn cứ vào sổ phụ ngân hàng hoặc giấy báo Có do ngân hàng gửi về

Khi hàng NK về biên giới, tiếp nhận hàng theo quy định, kế toán ghi sổ
: Nợ TK 151 : Hàng mua đang đi trên đờng
Có TK 331
Có TK 333 Thuế và các khoản phải nộp Nhà nớc,
Khi nhập hàng hoá để bán theo phơng thức bán thẳng không qua kho
hoặc bán qua kho, kế toán ghi giá mua theo hoá đơn :
Nợ TK 157 : Gửi bán thẳng
Nợ TK 632 : Trực tiếp bán hàng tại cửa khẩu
Nợ TK 156 ( 1561 ) Nhập kho hàng hoá
Có TK 151 : Hàng mua đã kiểm nhận.
Cách hạch toán này không chỉ thực hiện đúng theo chế độ tài chính quy định mà
còn theo dõi đợc đâu là hàng hoá đang lu kho, đâu là hàng hoá đang đi đờng và đâu là
hàng gửi bán nhằm biết chính xác tình trạng tồn kho của doanh nghiệp.
ý kiến 3 : Hạch toán chi phí thu mua và phân bổ hàng hoá bán ra.
Để đảm bảo tính chính xác các khoản mục chi phí, tất cả những khoản liên quan
đến thu mua hàng hoá phải hạch toán vào tài khoản 1562 chứ không phải phản ánh hết
vào TK 641 nh Công ty đang hạch toán. Khi xác định giá vốn hàng bán phải phân bổ
chi phí cho giá trị hàng bán ra.
Khi phát sinh chi phí thu mua, kế toán ghi :
Nợ TK 1562
11
12
Luận văn tốt nghiệp 12 GVHD : Ths. Phạm Bích Chi
Nợ TK 133 : Thuế GTGT ( nếu có )
Có TK 111,112,131
Cuối kỳ phân bổ chi phí thu mua cho hàng tiêu thụ trong kỳ theo công
thức
+
= x
+

mua của hàng
tồn đầu kỳ
Giá trị hàng
bán ra trong
kỳ
Chi phí thu mua
phân bổ cho
hàng tiêu thụ
Giá mua
hàng hoá
tồn cuối kỳ
Giá mua
hàng hoá
xuất bán
15.125.400 + 30.120.000
= x 50.450.460.000 = 31.331.231
22.405.000.000 + 50.450.460.000
13
Luận văn tốt nghiệp 13 GVHD : Ths. Phạm Bích Chi
hạch toán lẫn lộn hai tài khoản này làm cho ngời kiểm tra dễ lầm lẫn nguồn lực thực có của doanh nghiệp là bao nhiêu
do tài khoản ký quỹ ký cợc là tài khoản dùng để trả nợ trong một thời gian tới, kế toán phản ánh nh sau :
Nợ TK 144 : Ký quỹ đảm bảo tiền vay
Có TK 111,112
Đồng thời nếu ký quỹ bằng ngoại tệ thì ghi : Có TK 007.
Khi theo dõi thuế NK, kế toán nên theo dõi trên TK 3333 Thuế NK phải nộp chứ không phải TK 3332 mà kế
toán đang sử dụng nhằm không nhầm lẫn và đúng với chế độ quy định.
ý kiến 5 : Mở sổ chi tiết thanh toán với ngời bán và hoàn thiện Nhật ký chung.
Vì báo cáo của doanh nghiệp là theo hình thức sổ Nhật ký chung, do đó cuối kỳ hoặc cuối tháng kế toán nên in ra
sổ Nhật ký chung để tiện theo dõi và đối chiếu với các Sổ chi tiết và sổ cái khác, sổ Nhật ký chung nên đợc lập nh sau :
13

Chứng từ gốc
Diễn giải
TK
đối
ứng
Tỷ giá
hạch
toán
PS Nợ PS Có
Chứng
từ
Số Ngày USD VND USD VND
Tổng cộng
Số d đầu kỳ (VND) : CO
Số d cuối kỳ (VND) : CO
Số d đầu kỳ nguyên tệ : CO
Số d cuối kỳ nguyên tệ : CO
Ngày Tháng Năm
ời lập Kế toán tr ởng Giám đốc

ý kiến 6 : Lập dự phòng phải thu khó đòi.
14
15
Luận văn tốt nghiệp 15 GVHD : Ths. Phạm Bích Chi
Trớc kia, vào những năm trớc 1999 thì trong Bảng cân đối kế toán có tiến hành lập dự phòng phải thu khó đòi,
nhng bắt đầu từ năm 2000 trở đi,các khoản dự phòng này đã đợc hoàn nhập.Cho đến nay, kế toán đã không tiến hành lập
Dự phòng phải thu khó đòi nữa.
Theo quy định, cuối kỳ kế toán năm, doanh nghiệp căn cứ vào các khoản nợ phải thu đợc xác định không chắc
chắn thu đợc (Nợ phải thu khó đòi ), kế toán tính xác định số dự phòng phải thu khó đòi cần trích lập.
Lấy ví dụ :

TK 131, 138