tình hình thực tế về tổ chức kế toán bán hàng và xác
định kết quả bán hàng ở công ty hoá dầu petrolimex
2.1. Đặc điểm tình hình chung của Công ty Hóa Dầu Petrolimex:
2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty:
Tổng công ty Xăng Dầu Việt Nam- Petrolimex thuộc Bộ Thơng Mại đợc
thành lập ngày 12/1/1956 là một tổ chức kinh doanh Thơng Mại về xăng dầu lớn
nhất nớc ta hiện nay. Với tổng số vốn kinh doanh xấp xỉ 1500 tỷ đồng và số lao
động hơn 14000 ngời, đảm nhận hơn 70% nhu cầu nhập khẩu tiêu thụ trên thị tr-
ờng trong nớc thông qua mạng lới tiêu thụ gần 1500 cửa hàng, đại lý trên phạm vi
toàn quốc và tái xuất một lợng đáng kể sang thị trờng xăng dầu các nớc lân cận,
Petrolimex là một Tổng công ty mạnh đã hoạt động lâu năm và có uy tín trong lĩnh
vực xăng dầu.
Công ty Dầu Nhờn- Tiền thân là phòng kinh doanh dầu mỡ nhờn của Tổng
công ty Xăng Dầu Việt Nam- đợc thành lập theo quyết định số 745/TM-TCCB
ngày 09/06/1994 của Bộ Thơng Mại và chính thức đi vào hoạt động ngày 1/9/1994
là thành viên thứ 25 của Tổng công ty Xăng Dầu Việt Nam.
Trụ sở giao dịch: Số 1- Khâm Thiên- Hà Nội.
Tên giao dịch quốc tế: Petrolimex Lubricants Company (viết tắt là PLC)
Điện thoại : 8.513.205
Fax: 04.8513207
Sau này do nhiệm vụ kinh doanh thay đổi nên theo quyết định số
1191/1998/QĐ- BTM ngày 13/10/1998 của Bộ Thơng Mại, công ty đợc đổi tên
thành Công ty Hoá Dầu Petrolimex trực thuộc Tổng Công ty Xăng Dầu Việt
Nam.
PLC là một doanh nghiệp Nhà nớc có t cách pháp nhân, hoạt động theo chế
độ hạch toán kinh tế độc lập, có tài khoản riêng tại ngân hàng, có con dấu riêng để
giao dịch theo điều lệ tổ chức và hoạt động của Công ty đã đợc Tổng công ty và Bộ
Thơng Mại duyệt.
Công ty Hoá Dầu là thành viên thứ 27 của ELF Lub Marine (Cộng hoà Pháp),
PLC không những đã cung cấp dầu nhờn hàng hải cho hàng trăm lợt tàu biển tại
1

2.1.2. Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.
2.1.2.1 Chức năng và nhiệm vụ của Công ty.
2
Theo giấy phép đăng ký kinh doanh và điều lệ hoạt động của Công ty, PLC
có các nhiệm vụ và chức năng sau:
- Xuất nhập khẩu dầu mỡ nhờn, các sản phẩm hoá dầu (trừ nhiên liệu), vật t,
trang thiết bị chuyên dùng cho xăng dầu, vận tải phục vụ công tác kinh doanh của
Công ty.
- Theo quyết định số 567/XĐ-QĐ, Tổng Công Ty Xăng Dầu Việt Nam bổ
xung nhiệm vụ cho PLC là: nghiên cứu, sản xuất, pha chế các loại dầu mỡ nhờn
để thay thế các mặt hàng nhập khẩu thuộc phạm vi kinh doanh của Công ty.
- Chủ động xây dựng kế hoạch kinh doanh và các hoạt động khác của đơn vị
và tổ chức thực hiện có hiệu quả các kế hoạch đó sau khi đợc Tổng công ty duyệt.
Trên thực tế, Công ty kinh doanh từ nhập khẩu đến bán buôn, bán lẻ trên thị
trờng trong nớc và tái xuất khẩu (dầu mỡ nhờn) ra thị trờng nớc ngoài
Kinh doanh các thiết bị vật t kỹ thuật chuyên dùng trong lĩnh vực dầu mỡ
nhờn và các sản phẩm hoá dầu.
Kinh doanh vận tải phục vụ cho việc bán sản phẩm trên thị trờng trong nớc và
quốc tế.
Liên doanh, liên kết, hợp tác đầu t với các tổ chức kinh tế trong và ngoài nớc
để tổ chức sản xuất, gia công, pha chế các mặt hàng thuộc phạm vi kinh doanh của
Công ty theo luật định.
2.1.2.2.Đặc điểm quy trình công nghệ của Công ty Hoá Dầu Petrolimex.
Công ty Hoá Dầu có 2 dây chuyền pha chế dầu ở thành phố Hồ Chí Minh và
Hải Phòng:
- Tại thành phố Hồ Chí Minh dây chuyền pha chế dầu mỡ nhờn với công suất
25000 tấn/ năm, ở đây dây chuyền công nghệ kho, cảng tiếp nhận và cung cấp
nhựa đờng lỏng có sức chứa 6000m
3
, tiếp nhận hoá chất 5000m

4
Bơm Bơm
Bơm Bơm
Sau khi phụ gia và dầu gốc đã đợc bơm vào bể pha chế theo đơn pha chế của
phòng kỹ thuật thì dùng máy khuấy để khuấy hỗn hợp này. Tốc độ cũng nh thời
gian khuấy tuỳ thuộc vào từng loại sản phẩm khác nhau. Tiếp đó tiến hành gia
nhiệt ở nhiệt độ từ khoảng 40
0
C đến 80
0
C tuỳ theo kỹ thuật pha chế của từng loại
sản phẩm. Ví dụ nh dầu nhờn động cơ thì gia nhiệt ở nhiệt độ từ 60
0
C đến 70
0
C,
dầu nhờn công nghiệp đợc gia nhiệt ở nhiệt độ từ 40
0
C đến 50
0
C.
Tiếp đến, phòng kỹ thuật sẽ kiểm tra độ nhớt của sản phẩm và bơm vào hệ
thống bể chứa sản phẩm. Cuối cùng, thành phẩm sẽ đợc bơm vào hệ thống đống rót
nh ôtô, phuy, thùng, can và chuyển đến bãi chứa.
2.1.2.3 Thị trờng mua và bán hàng hoá của Công ty.
Phát triển từ một ngành nhỏ kinh doanh về dầu nhờn của Tổng công ty Xăng
Dầu Việt Nam, đến nay PLC đã hình thành đợc nhiều ngành hàng kinh doanh với
các sản phẩm chính sau:
- Dầu nhờn và mỡ máy các loại.
- Nhựa đờng lỏng và nhựa đờng phuy.

Petco tại Việt
Nam
Nguồn nhập
khẩu của
các nớc
khác
Nguồn
pha chế n-
ớcCông ty Hoá Dầu (PLC): Dầu nhờn, nhựa đờng, hoá chất

Văn phòng
công ty trực
tiếp bán
Chi nhánh
của Công ty
trực tiếp bán
Các tổng đại
lý của Công
ty bán
Các đại lý
của Công
ty bán
2.1.2.4. Cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty.
Để hoàn thành tốt nhiệm vụ sản xuất kinh doanh, bộ máy quản lý của Công
ty đợc tổ chức rất khoa học, hợp lý, giúp cho các nhà lãnh đạo Công ty nắm bắt
thông tin một cách nhanh chóng, kịp thời, từ đó ra các quyết định kinh doanh đúng
đắn. Trong đó Ban giám đốc gồm 3 ngời, đứng đầu là Giám đốc, sau là 2 Phó Giám

chất
Chi
nhánh
hoá
dầu
Hải
Phòng
Chi
nhánh
hoá dầu
Đà Nẵng
Chi
nhánh
hoá
dầu
TP.
HCM
Chi
nhánh
hoá dầu
Cần Thơ
Xí
nghiệp
dầu
nhờn Hà
Nội
Một số
cửa
hàng
kinh

doanh mà còn điều hành kinh doanh của các chi nhánh.
* Các đơn vị trực thuộc:
. Chi nhánh hoá dầu Hải Phòng: Có nhiệm vụ tổ chức hoạt động kinh doanh
công ty giao trên địa bàn các tỉnh phía Bắc thuộc khu vực miền duyên hải từ Quảng
Ninh cho đến Nghệ Tĩnh, là đầu mối tiếp nhận nguồn hàng nhập khẩu trực tiếp và
nguồn hàng pha chế từ Thành phố Hồ Chí Minh ra phía Bắc, đảm bảo nhiệm vụ
kinh doanh của toàn công ty và chi nhánh.
. Chi nhánh hoá dầu Đà Nắng: Có nhiệm vụ tổ chức các hoạt động kinh
doanh của Công ty tại các tỉnh miền Trung từ Quảng Bình đến Khánh Hoà. Đây là
đầu mối tiếp nhận hàng cung cấp cho nhiệm vụ kinh doanh trực tiếp cho các tổng
đại lý, các đại lý khu vực miền Trung.
. Chi nhánh hoá dầu Thành phố Hồ Chí Minh: Có nhiệm vụ tổ chức các hoạt
động kinh doanh theo nhiệm vụ Công ty giao trên địa bàn các tỉnh từ Khánh Hoà
đến hết các tỉnh phía Nam. Đây là đầu mối tiếp nhận nguồn hàng nhập khẩu, tạo
8
chân hàng cung cấp cho nghiệp vụ kinh doanh trực tiếp của các tổng đại lý, các đại
lý trên địa bàn các tỉnh phía Nam.
. Chi nhánh hoá dầu Cần Thơ: Có nhiệm vụ tổ chức hoạt động kinh doanh
Công ty giao trên địa bàn các tỉnh Đồng Bằng sông Cửu Long.
. Xí nghiệp dầu nhờn Hà Nội: Có nhiệm vụ tổ chức hoạt động kinh doanh
trên địa bàn Thành phố Hà Nội và một số tỉnh biên giới phía Bắc từ Lạng Sơn đến
Lai Châu, là đầu mối tiếp nhận hàng hoá cung cấp cho nghiệp vụ kinh doanh trực
tiếp của các tổng đại lý trên địa bàn kinh doanh của mình.
2.1.2.5. Một số kết quả đạt đợc trong quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty
Hoá Dầu .
Công ty đợc chuyển giao một đội ngũ cán bộ có bề dày kinh nghiệm trong
lĩnh vực kinh doanh xăng dầu vừa có thực tế hoạt động trong nền kinh tế thị trờng
vốn nhiều yêu cầu khắt khe, lại đợc kế tục một cơ sở vật chất tơng đối thuận lợi của
Petrolimex, PLC đã trở thành một trong những doanh nghiệp làm ăn có hiệu quả
nhất của Tổng công ty Xăng Dầu Việt Nam.

9. Thu nhập bình quân đ/tháng 1.722.000 1.855.000
2.1.3.Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của Công ty
2.1.3.1.Hình thức tổ chức công tác kế toán:
Với đặc điểm tổ chức kinh doanh của Công ty có các chi nhánh trực thuộc tại
các thành phố lớn trong cả nớc, Công ty tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức nửa
tập trung, nửa phân tán.
Các kho, cửa hàng trực thuộc hạch toán báo sổ.
Các chi nhánh là các đơn vị hạch toán phụ thuộc, có trách nhiệm tổ chức công tác
bán hàng theo kế hoạch của Công ty, dự trữ tồn kho ở mức quy định, đợc cho khách hàng
nợ theo mức khống chế tối đa. Tại các chi nhánh đều có phòng kế toán thực hiện công
tác kế toán phát sinh tại đó và lập báo cáo kế toán về Công ty để tổng hợp.
Phòng kế toán của Công ty thực hiện công tác kế toán phát sinh tại văn phòng
Công ty, kiểm tra báo cáo kế toán của các chi nhánh, tổng hợp báo cáo kế toán toàn
Công ty để báo cáo lên Tổng công ty và các cơ quan Nhà nớc.
2.1.3.2.Chức năng, nhiệm vụ của bộ máy kế toán.
Sơ đồ 10: Bộ máy kế toán văn phòng Công ty
Kế toán trởng
Phó phòng kế toán
Kế toán Kế toán Kế toán Kế toán Kế toán
10
bán hàng tiền
mặt
tổng hợp
toàn
Công ty
Ngân
Hàng
tổng hợp
khối văn
phòng

tài chính của Công ty, trực tiếp phụ trách công tác chỉ đạo, điều hành về tài
chính, tổ chức và hớng dẫn thực hiện các chế độ chính sách của Nhà nớc, của ngành
về công tác kế toán, bảo vệ kế hoạch tài chính với Tổng công ty, giao kế hoạch tài
chính cho các chi nhánh, xí nghiệp trực thuộc, tham gia ký kết và kiểm tra việc thực
hiện các hợp đồng kinh tế, tổ chức thông tin kinh tế, và phân tích hoạt động kinh tế
toàn Công ty.
. Phó phòng kế toán: Thay mặt kế toán trởng điều hành các công táphải thanh
toán với ngân sách, xác định kết quả kinh doanh, kiểm tra và tổng hợp các báo cáo
kế toán toàn Công ty.
.Kế toán tổng hợp:
..Kế toán tổng hợp khối văn phòng: Kiểm tra, kiểm soát phần hành công tác kế
toán của các bộ phận. Hàng tháng trên cơ sở nhật ký chứng từ của các phần hành
công việc lên sổ cái. Trong tháng tính số thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ, thuế
GTGT đầu ra phải nộp, trên cơ sở đó lập tờ khai thuế hàng tháng, kết chuyển các chi
phí liên quan sang TK 911. Cuối quý lên quyết toán văn phòng.
..Kế toán tổng hợp toàn Công ty: Có nhiệm vụ kiểm soát toàn bộ quá trình lu
thông hàng hoá từ khâu mua vào đến khâu bán ra dựa trên cơ sở các phiếu nhập kho,
xuất kho, các chứng từ vận chuyển. Kiểm tra tổng hợp quyết toán các đơn vị gửi về,
sau đó tổng hợp toàn Công ty.
.Kế toán tiền mặt: Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của các chứng từ thu, chi tr-
ớc khi làm thủ tục thanh toán và lu trữ. Lu trữ các chứng từ thu, chi tiền mặt theo
đúng chế độ quy định. Theo dõi đôn đốc thu hồi các khoản công nợ, tạm ứng theo
nhiệm vụ phân công, kiểm tra đối chiếu và ký sổ quỹ theo đúng chế độ Nhà nớc quy
11
định. Hàng tháng cùng với thủ quỹ kiểm kê tiền mặt vào ngày cuối cùng của tháng.
Lập các sổ tổng hợp và sổ chi tiết để theo dõi các khoản tạm ứng.
.Kế toán bán hàng: Viết hoá đơn bán hàng, mở sổ tổng hợp và chi tiết theo dõi
công nợ của từng khách hàng.
.Kế toán ngân hàng: Chịu trách nhiệm mở L/C để thanh toán với ngời bán.
theo dõi công nợ nội bộ Công ty về hàng hoá. Lên nhu cầu thanh toán cả VND và

xuất- nhập hàng hoá thờng xuyên, liên tục nên Công ty đã áp dụng phơng pháp kế
toán kê khai thờng xuyên. Công ty hạch toán chi tiết hàng tồn kho theo giá thực tế.
2.1.3.4.Hình thức kế toán áp dụng tại Công ty:
Do đặc điểm của Công ty là quy mô lớn, các chi nhánh phân tán xa nhau, các
nghiệp vụ kinh tế phát sinh ngày càng nhiều nên Công ty dã áp dụng hình thức kế
toán Nhật ký- Chứng từ.
Theo hình thức ghi sổ này, hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc đã đợc
kiểm tra lấy số liệu ghi trực tiếp vào các Nhật ký chứng từ hoặc bảng kê, sổ chi tiết
có liên quan.
12
Đối với các Nhật ký chứng từ đợc ghi căn cứ vào các bảng kê, sổ chi tiết thì
hàng ngày căn cứ vào chứng từ kế toán, vào bảng kê, sổ chi tiết, cuối tháng phải
chuyển số liệu tổng cộng của bảng kê, sổ chi tiết vào Nhật ký chứng từ.
Đối với các loại chi phí sản xuất, kinh doanh phát sinh nhiều lần mang tính
chất phân bổ, các chứng từ gốc trớc hết đợc tập hợp và phân loại trong các bảng phân
bổ, sau đó lấy số liệu kết quả của bảng phân bổ ghi vào các bảng kê và Nhật ký
chứng từ có liên quan.
Cuối tháng khoá sổ, cộng số liệu trên các Nhật ký chứng từ, kiểm tra, đối
chiếu số liệu trên các Nhật ký chứng từ với các sổ kế toán chi tiết, Bảng tổng hợp chi
tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các Nhật ký chứng từ ghi trực tiếp vào
Sổ Cái.
Đối với các chứng từ có liên quan đến các sổ và thẻ kế toán chi tiết thì đợc ghi
trực tiếp vào các sổ, thẻ có liên quan. Cuối tháng cộng các sổ hoặc thẻ kế toán chi
tiết và căn cứ vào sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết lập các Bảng tổng hợp chi tiết theo từng
tài khoản để đối chiếu với sổ Cái.
Số liệu tổng cộng ở sổ Cái và một số chỉ tiêu chi tiết trong Nhật ký chứng từ,
Bảng kê và các bảng tổng hợp chi tiết đợc dùng để lập báo cáo tài chính.
Hệ thống sổ kế toán (bắt buộc trong toàn ngành):
- Nhật ký chứng từ kế toán, bảng kê, sổ cái, sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết.
- Các loại sổ kế toán nh:

thuế suất GTGT khi bán hàng hoá là 10%.
- Riêng đối với hàng của ELF thì PLC là đại diện độc quyền tại Việt Nam
dầu nhờn hàng hải của ELF.
Sản phẩm cua Công ty chủ yếu là nguyên liệu đầu vào cho hầu hết các nghành
công nghiệp. Do đó nó là mặt hàng cần thiết cho sự phát triển kinh tế. Sản phẩm dầu
mỡ nhờn của Công ty cũng nh hoá chất có đặc điểm là rất nhạy cảm với sự thay
đổi của môi trờng, chúng là những mặt hàng dễ bị thay đổi phẩm chất nếu không bảo
quản đúng phơng pháp. Chính từ những đặc điểm này mà đòi hỏi quy trình nhập
khẩu phơng tiện tồn chứa, loại hình và phơng tiện vận tải, kỹ thuật bảo quản và sử
dụng phải đợc nghiên cứu tính toán kỹ lỡng và phải có giải pháp về kỹ thuật, tổ chức
quản lý trongquá trình hoạt động kinh doanh. Bên cạnh đó thì trong các loại hình sản
phẩm này thì có một số chất gây độc hại cho con ngời, ảnh hởng tới sức khoẻ ngời
lao động. Chính vì vậy mà Công ty phải đảm bảo phòng ngừa và có chế độ bảo hộ
lao động đối với ngời lao động, đồng thời thực hiện theo đúng quy trình lao động và
an toàn lao động một cách nghiêm túc.
2.2.2.Kế toán bán hàng:
2.2.2.1. Các phơng thức bán hàng mà Công ty áp dụng:
* Các ph ơng thức bán hàng:
Văn phòng Công ty cũng đợc coi là một bộ phận tiến hành hoạt động kinh doanh,
ngoài việc điều động hàng hoá cho các chi nhánh, xí nghiệp thì cũng tổ chức bán
hàng và xác định kết quả kinh doanh của khối văn phòng toàn Công ty.
Hoạt động trong nền kinh tế thị trờng với nhiều khó khăn và thách thức, để đạt đ-
ợc mục đích tối đa hoá lợi nhuận, Công ty đã tìm ra đợc biện pháp đẩy mạnh việc
tiêu thụ hàng hoá, đó là đa phơng thức bán. Có thể khái quát các phơng thức bán
hàng theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 12: Các phơng thức bán hàng của Công ty Hoá dầu

14
Các phơng thức bán hàng của Công ty Hoá dầu


từ
cảng
nhập
Xuất
từ
kho
CN,
XN
Xuất
tại
kho
VP
công
ty
Xuất
thẳng
cho
khách
hàng
tại
cảng
nhập
Xuất
từ kho
các
tổng
đại lý
Xuất
từ kho
chi