Tổ chức công tác kế toán ở trường tiểu học trần phú

a/ các vấn đề chung về kế toán hành chính sự nghiệp
I/ Khái niệm, nhiệm vụ kế toán hành chính sự nghiệp.
I.1/ Khái niệm.
Kế toán hành chính sự nghiệp là công việc tổ chức hệ thống thông tin bằng
số liệu để quản lý và kiểm soát nguồn kinh phí, tình hình sử dụng, quyết toán kinh
phí, tình hình quản lý và sử dụng các loại vật tư, tài sản công, tình hình chấp hành
dự toán thu, chi và thực hiện các tiêu chuẩn, định mức của Nhà nước ở đơn vị.
I.2. Nhiệm vụ :
Thu thập phản ánh, xử lý và tổng hợp thông tin về nguồn kinh phí được cấp,
được tài trợ, được hình thành và tình hình sử dụng các khoản kinh phí, sử dụng các
khoản thu phát sinh ở đơn vị.
Thực hiện kiểm tra, kiểm soát tình hình dự toán thu, chi, tình hình thực hiện
các chỉ tiêu kinh tế, tài chính và các tiêu chuẩn, định mức của Nhà nước. Kiểm tra
việc quản lý, sử dụng các loại vật tư, tài sản công ở đơn vị. Kiểm tra tình hình chấp
hành kỉ luật thu, nộp ngân sách, chấp hành kỉ luật thanh toán và các chế độ chính
sách của Nhà nước.
Theo dõi và kiểm soát tình hình phân phối kinh phí cho các đơn vị dự toán
cấp dưới, tình hình chấp hành dự toán thu, chi và quyết toán của các đơn vị cấp
dưới.
Lập và nộp đúng thời hạn các báo cáo tài chính cho các sơ quan quản lý cấp
trên và cơ quan tài chính theo quy định. Cung cấp thông tin và tài liệu cần thiết
phục vụ cho việc xây dựng các định mức chi tiêu. Phân tích và đánh giá hiệu quả
sử dụng các nguồn kinh phí vốn, quỹ của đơn vị.
I.3/ Yêu cầu công tác kế toán trong đơn vị hành chính sự nghiệp.
Phản ánh kịp thời đầy đủ, chính xác và toàn diện mọi khoản vốn, quỹ, kinh
phí, tài sản và mọi hoạt động kinh tế tài chính phát sinh ở đơn vị,
Chỉ tiêu kinh tế phản ánh phải thống nhất với dự toán về nội dung và
phương pháp tính toán.
Số liệu trong báo cáo tài chính phải rõ ràng dễ hiểu, đảm bảo cho các nhà

185/1998/TT-BTC ngày 28/12/1998, thông tư số 109/2001/TT-BTC ngày
31/12/2001 và thông tư số 121/2002/TT-BTC ngày 31/12/2002 của Bộ Tài Chính.
Tài khoản kế toán là phương tiện dùng để tập hợp, hệ thống hoá các nghiệp
vụ kinh tế tài phát sinh theo nội dung kinh tế. Tài khoản kế toán được sử dụng
trong đơn vị hành chính sự nghiệp dùng để phản ánh và kiểm soát thường xuyên,
liên tục, có hệ thống tình hình vận động kinh phí và sử dụng kinh phí ở các đơn vị
hành chính sự nghiệp. Nhà nước Việt Nam quy định thống nhất hệ thống tài khoản
kế toán áp dụng cho các đơn vị hành chính sự nghiệp trong cả nước gồm các tài
khoản trong bảng cân đối tài khoản và các tài khoản ngoài bảng cân đối tài khoản.
Trong hệ thống tài khoản kế toán thống nhất có quy định những tài khoản kế
toán dùng chung cho mọi đơn vị thuộc mọi loại hình hành chính sự nghiệp và
những tài khoản kế toán dùng riêng cho các dơn vị thuộc một số loại hình, quy
định rõ các tài khoản cấp hai của một số tài khoản có tính chất phổ biến trong các
loại hình đơn vị hành chính sự nghiệp.
Các đơn vị hành chính sự nghiệp phải căn cứ vào hệ thống tài khoản thống
nhất quy định trong chế độ kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp, đồng thời phải
căn cứ vào hoạt động của đơn vị cũng như yêu cầu quản lý các hoạt động đó, các
đơn vị quy định những tài khoản kế toán cấp I, II, III. Và có thể quy định thêm 1 số
tài khoản cấp II, III có tính chất riêng của loại hình hành chính sự nghiệp của đơn
vị mình. Việc xác định đầy đủ, đúng đắn, hợp lý số lượng các tài khoản cấp I, II….
để sử dụng đảm bảo phản ánh đầy đủ các hoạt động kinh tế tài chính trong đơn vị,
đáp ứng nhu cầu thông tin và kiểm tra phục vụ công tác quản lý của nhà nước.
II.3/ Tổ chức vận dụng hình thức kế toán:
II.3.1/ Hình thức nhật ký chung.
Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung
Chứng từ kế toán

Sổ nhật ký đặc biệt Sổ nhật ký chung Sổ, thẻ kế toán
chi tiết
Sổ cái Bảng tổng hợp

chứng từ ghi sổ
Chứng từ ghi sổ
Sổ cái
Bảng cân đối số
phát sinh
Báo cáo tài chính
Bảng tổng
hợp chi tiết
* Chú thích :
Ghi sổ cuối tháng hoặc định kỳ
Ghi hàng ngày
Đối chiếu, kiểm tra
* Nội dung trình tự ghi sổ :
- Hàng ngày hoặc định kỳ kế toán căn cứ Chứng từ kế toán đã kiểm tra đr
lập Chứng từ ghi sổ hoặc lập Bảng tổng hợp chứng từ cùng loại, sau đó mới căn cứ
số liệu của Chứng từ kế toán hoặc của Bảng tổng hợp chứng từ kế toán để lập
Chứng từ ghi sổ. Chứng từ ghi sổ khi đã được lập được chuyển cho Phụ trách kế
toán kí duyệt, rồi chuyển cho kế toán tổng hợp đăng kí vào Sổ đăng kíchứng từ ghi
sổ và cho số, ngày của Chứng từ ghi sổ. Chứng từ ghi sổ sau khi đã ghi vào Sổ
đaưng kí của chứng từ ghi sổ mới được sử dụng để ghi vào Sổ Cái, và các Sổ, Thẻ
kế toán chi tiết.
- Sau khi phản ánh tất cả Chứng từ ghi sổ đã lập trong tháng vào Sổ Cái, kế
toán tiến hành cộng số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và tính số dư cuối tháng của
từng Tài khoản. Sau khi đối chiếu kiểm tra số liệu trên Sổ Cái đã dược sử dụng lập
“ Bảng cân đối tài khoản “ và các báo cáo tài chính khác.
- Đối với các Tài khoản phải mở Sổ, Thẻ kế toán, Sổ kế toán chi tiết thì
Chứng từ kế toán, Bảng cân đối chứng từ kế toán kèm theo Chứng từ ghi sổ là căn
cứ để ghi vào Sổ, Thẻ kế toán chi tiết, lấy kết quả lập Bảng tổng hợp chi tiết theo
từng tài khoản tổng hợp để đối chiếu với số liệu trên Sổ cái của tài khoản đó. Các
bảng tổng hợp chi tiết của từng tài khoả sau khi đối chiếu được dùng làm căn cứ

- Việc kiểm tra đối chiếu các số liệu sau khi cộng Nhật kí – Sổ cái phải đảm
bảo yêu cầu sau :
Tổng số phát sinh ở = Tổng số phát sinh Nợ của = Tổng số phát sinh Có của
phần Nhật kí tất cả các tài khoản tất cả các tài khoản

Tổng số dư Nợ các tài khoản = Tổng số dư Có các tài khoản
- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết cũng phải cộng số phát sinh Nợ, số phát sinh Có
và tính ra số dư cuối tháng của từng đối tượng, căn cứ số liệu của từng đối tượng
chi tiết lập “Bảng tổng hợp chi tiết” cho từng tài khoản. Số liệu trên Bảng tổng hợp
chi tiết từng tài khoản được đối chiếu với số phát sinh Nợ, phát sinh Có và số dư
của từng tài khoản đó trên Nhật kí – Sổ cái.
- Số liệu trên Nhật kí – Sổ cái,trên các Sổ, thẻ kế toán chi tiết và Bảng tổng
hợp chi tiết sau khi kiểm tra, đối chiếu khớp đúng được sử dụng để lập Bảng cân
đối tài khoản và các Báo cáo tài chính khác.
II.4/ Lập và gửi báo cáo tài chính
số
tt
kí
hiệu biểu
tên biểu báo cáo thời hạn lập
báo cáo
nơi nhận
Tài
chính
Kho
bạc
Cấp
trên
Thống
kê

Kiểm tra kế toán là 1 biện pháp đảm bảo cho các nguyên tắc, quy định về kế
toán được chấp hành nghiêm chỉnh, số liệu kế toán chính xác, trung thực, khách
quan.
Các đơn vị hành chính sự nghiệp không những chịu sự kiểm tra kế toán của
đơn vị kế toán cấp trên và cơ quan tài chính mà bản thân đơn vị phải tự tổ chức
kiểm tra công tác kế toán của mình.
Công việc kiểm tra kế toán phải được thực hiện thường xuyên, liên tục. đơn
vị kế toán cấp trên và cơ quan tài chính, ít nhất mỗi năm 1 lần phải thực hiện kiểm
tra kế toán khi xét duyệt quyết toán năm cho các đơn vị.
Nội dung kiểm tra kế toán là kiểm tra việc ghi chép trên chứng từ kế toán, sổ
kế toán và báo cáo tài chính, kiểm tra việc nhận và sử dụng các nguồn kinh phí,
kiểm tra và thực hiện các khoản thu, kiểm tra việc chấp hành các chế độ, thể lệ tài
chính, kế toán và thu, nộp ngân sách.
Thủ trưởng đơn vị và kế toán trưởng hay người phụ trách kế toán phải chấp
hành lệnh kiểm tra kế toán của đơn vị kế toán cấp trên và có trách nhiệm cung cấp
đầy đủ số liệu cần thiết cho công tác kiểm tra kế toán được thuận lợi.
II.6/ Tổ chức kiểm kê tài sản:
Kiểm kê tài sản là 1 phương pháp xác định tại chỗ số thực có về tài sản vật
tư, tiền quỹ, công nợ của đơn vị tại 1 thời điểm nhất định.
Cuối niên độ kế toán trước khi khoá sổ kế toán, các đơn vị phải thực hiện
kiểm kê tài sản, vật tư, hàng hoá, tiền quỹ, đối chiếu và xác nhận công nợ hiện có
để đảm bảo cho số liệu trên sổ kế toán khớp đúng với thực tế.
Ngoài ra các đơn vị cần phải tiến hành kiểm kê bất thường khi cần thiết
( trong trường hợp bàn giao, sáp nhập, giải thể đơn vị …)
III/ Tổ chức bộ máy kế toán:
Tổ chức bộ máy kế toán bao gồm nhiều công việc khác nhau như lựa chọn
loại hình tổ chức bộ máy kế toán ( loại hình tập chung, phân tán hay nửa tập chung,
nửa phân tán), xác định các phần hành kế toán và phân công lao động kế toán …
Việc tổ chức bộ máy kế toán phải lấy hiệu quả công việc làm tiêu chuẩn sao cho
thu thập thông tin vừa chính xác kịp thời vừa tiết kiệm kinh phí.

Bộ phận kế toán các khoản chi
Các nhân viên kế toán ở các bộ phận trực thuộc
Tuỳ theo quy mô của đơn vị lớn hay nhỏ, khối lượng thông tin thu nhận, xử
lý nhiều hay ít mà tổ chức các bộ phận của phòng kế toán phù hợp.
ở những ngành, cơ quan có đơn vị dự toán cấp dưới trực thuộc ( chỉ có 2 cấp
; cấp 1 và cấp 3 hoặc có đầy đủ 3 cấp ), bộ máy kế toán của ngành được tổ chức
gồm một phòng kế toán của đơn vị dự toán cấp 1 và các phòng kế toán của các đơn
vị dự toán cấp dưới trực thuộc ( cấp 2, cấp 3 ). Phòng kế toán đơn vị dự toán cấp
trên ( cấp 1 là cấp trên của cấp 2 hoặc cấp 3 trực thuộc, và cấp 2 là cấp trực thuộc
cấp 1 nhưng cấp trên của cấp 3 ) thực hiện hạch toán kế toán các hoạt động kế toán
tài chính phát sinh tại đơn vị , tổng hợp tài liệu kế toán từ các phòng kế toán của
đơn vị cấp dưới gửi lên, lập báo cáo tài chính, hướng dẫn, kiểm tra toàn bộ công
tác kế toán trong đơn vị và các đơn vị trực thuộc. Các phòng kế toán của các đơn vị
dự toán cấp dưới gồm các bộ phận cơ cấu phù hợp thực hiện công tác kế toán thuộc
phạm vi hoạt động của đơn vị dự toán cấp dưới. Bộ máy kế toán trong các ngành
này được thể hiện qua sơ đồ sau :
Trưởng phòng kế toán đơn vị dự toán cấp trên
Kế toán vốn bằng tiền
Kế toán vật tư TSCĐ
Kế toán thanh toán
Kế toán nguồn kinh phí, kế toán các khoản chi
Bộ phận kế toán tổng hợp, lập
Phụ trách kế toán của các đơn vị dự toán cấp dưới
Phân chia các công việc theo từng phần hành kế toán
B/ Công tác lập dự toán thu, chi năm:
I/ Lập dự toán năm:
Để quản lý một cách có hiệu quả các khoản chi tiêu của đơn vị, cũng như để
chủ động trong việc chi tiêu, hàng năm các đơn vị hành chính sự nghiệp phải lập
dự toán cho từng khoản chi của đơn vị mình và dựa vào dự toán này ngân sách nhà
nước cấp phát cho đơn vị.

- Đối với các khoản chi thường xuyên, dựa vào các chính sách, chế độ chi
tiêu, các tiêu chuẩn định mức để lập từng mục.
- Đối với các khoản chi không thường xuyên thì dựa vào nhu cầu thưch tế để
lập các mục nhưng phải đảm bảo nguyên tắc tiết kiệm.
I.5/ Hồ sơ dự toán
- Tổng hợp dự toán chi ngân sách Nhà nước năm (Biểu số 03) dùng cho đơn
vị cấp trên, tổng hợp dự toán của các đơn vị trực tiếp sử dụng ngân sách Nhà nước
- Dự toán chi đầu tư năm (Biểu số 07)
- Dự toán thu, chi ngân sách Nhà nước năm (Biểu số 04)
- Cơ sở tính chi quản lý Nhà nước năm (Biểu số 17)
- Dự toán chi tiết chương trình mục tiêu năm (Biểu số 09)
- Dự toán chi hội nghị tập huấn nghiệp vụ năm (Biểu số 24)
- Dự toán chi mua sắm các sản phẩm tin học năm (Biểu số 25)
Vì Trường Tiểu học Trần Phú là đơn vị hành chính sự nghiệp giáo dục bậc
tiểu học nên các khoản thu rất ít, các khoản thu phát sinh thường là không có.
bảng dự toán thu, chi ngân sách nhà nước năm 2004
mục tiểu
mục
nội dung
ước thực
hiện 2003
dự toán
2004
I.Tổng số thu : 195,000 200,000
040 02
- Thu sự nghiệp khác
+ Quỹ hỗ trợ giáo dục 20,000 20,000
+ Quỹ xây dựng 10,000 10,000
+ Quỹ học 2buổi/ ngày 165,000 170,000
II.Kinh phí ngân sách Nhà nước cấp 230,000 279,000

- Nếu đơn vị có những khoản chi đột xuất vượt quá khả năng thì đơn vị lập
dự toán bổ xung để cơ quan chủ quản và cơ quan tài chính xét duyệt, cấp lệnh chi
tiền cho đơn vị .
bảng dự toán chi quí I năm 2004 :
Đơn vị tính : 1.000đ
Mục
Tiểu
mục
Nội dung Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 Cả quý
100 01Lương ngạch bậc 6,500 6,500 6,500 19,500
Phụ cấp lương : 3,188 3,188 3,188 9,564
01Phụ cấp chức vụ 45 45 45 135
03Phụ cấp trách nhiệm 18 18 18 54
08Phụ cấp đặc biệt ngành 3,000 3,000 3,000 9,000
99Phụ cấp khác 125 125 125 375
101 01Tiền công hợp đồng 500 500
104 15Hỗ trợ khen thưởng 1,200 1,200
105 02
Trợ cấp khó khăn
thường xuyên 200 100 300
106 Các khoản đóng góp 0 3,305 0 3,305
01+ Bảo hiểm xã hội 2,905 2,905
02+ Bảo hiểm y tế 400 400
109
Thanh toán dịch vụ
công cộng 350 300 350 1,000
01+ Tiền điện 200 200 200 600
02+ Tiền nhiên liệu 150 100 150 400
111 10Sách báo tập chí 100 100 200
112 Hội nghị 500 350 350 1,200

I.1/ Kế toán quỹ tiền mặt
I.1.1/ Nguyên tắc hạch toán và quản lý quỹ tiền mặt :
Trong các đơn vị hành chính sự nghiệp đều có một số tiền mặt nhất định tại
quỹ để phục vụ cho hoạt động thường xuyên của đơn vị
Số tiền thường xuyên có tại quỹ được ấn định một mức hợp lý nhất định,
mức này tuỳ thuộc vào quy mô, tính chất hoạt động của từng đơn vị và được ngân
hàng, kho bạc Nhà nước thoả thuận, đơn vị phải chấp hành nghiêm chỉnh các quy
định về chế độ quản lý tiền mặt hiện hành.
Hàng quý, căn cứ vào nhiệm vụ thực hiện dự toán, nhu cầu chi tiền mặt, đơn
vị lập kế hoạch tiền mặt gửi ngân hàng, kho bạc Nhà nước để thoả thuận số tiền
được rút hoặc được để lại từ các khoản thu ( nếu có ) để chi tiêu.
Để quản lý và hạch toán chính xác tiền mặt, tiền mặt của đơn vị được tập
chung bảo quản tại quỹ của đơn vị, mọi nghiệp vụ có liên quan đến thu, chi tiền
mặt do thủ quỹ chịu trách nhiệm thực hiện.
Thủ quỹ do thủ trưởng đơn vị chỉ định và chịu trách nhiệm giữ quỹ, không
được nhờ người làm thay mình. Nghiêm cấm thủ quỹ trực tiếp mua, bán hàng hoá,
vật tư hay kiêm nhiệm tiếp liệu, công việc kế toán.
Kế toán phải thường xuyên kiểm tra quỹ tiền mặt, các khoản thu, chi tiêng
mặt phải có chứng từ hợp lệ. Cuối ngày căn cứ vào chứng từ thu, chi tiền mặt để
ghi vào sổ quỹ tiền mặt.
Kế toán quỹ tiền mặt phản ánh đầy đủ, kịp thời, chính xác số hiện có, tình
hình biến động các loại tìên phát sinh trong quá trình hoạt động của đơn vị, luôn
đảm bảo khớp đúng giữa giá trị trên sổ kế toán và sổ quỹ tìên mặt. Mọi chênh lệch
phát sinh phải tìm hiểu, xác định nguyên nhân báo cáo lãnh đạo, kiến nghị biện
pháp xử lý chênh lệch.
I.1.2/ Tài khoản kế toán sử dụng
Để phản ánh tình hình thu, chi và tồn quỹ tiền mặt, kế toán quỹ tiền mặt sử
dụng tài khoản 111 – tiền mặt và các tài khoản khác có liên quan
* Tài khoản 111 – tiền mặt :
Công dụng : Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thu, chi và tồn quỹ