TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN Ở TRƯỜNG TIỂU HỌC TRẦN PHÚ
A/ CÁC VẤN ĐỀ CHUNG VỀ KẾ TOÁN HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP
I/ Khái niệm, nhiệm vụ kế toán hành chính sự nghiệp.
I.1/ Khái niệm.
Kế toán hành chính sự nghiệp là công việc tổ chức hệ thống thông tin
bằng số liệu để quản lý và kiểm soát nguồn kinh phí, tình hình sử dụng, quyết
toán kinh phí, tình hình quản lý và sử dụng các loại vật tư, tài sản công, tình
hình chấp hành dự toán thu, chi và thực hiện các tiêu chuẩn, định mức của Nhà
nước ở đơn vị.
I.2. Nhiệm vụ :
Thu thập phản ánh, xử lý và tổng hợp thông tin về nguồn kinh phí được
cấp, được tài trợ, được hình thành và tình hình sử dụng các khoản kinh phí, sử
dụng các khoản thu phát sinh ở đơn vị.
Thực hiện kiểm tra, kiểm soát tình hình dự toán thu, chi, tình hình thực
hiện các chỉ tiêu kinh tế, tài chính và các tiêu chuẩn, định mức của Nhà nước.
Kiểm tra việc quản lý, sử dụng các loại vật tư, tài sản công ở đơn vị. Kiểm tra
tình hình chấp hành kỉ luật thu, nộp ngân sách, chấp hành kỉ luật thanh toán và
các chế độ chính sách của Nhà nước.
Theo dõi và kiểm soát tình hình phân phối kinh phí cho các đơn vị dự
toán cấp dưới, tình hình chấp hành dự toán thu, chi và quyết toán của các đơn vị
cấp dưới.
Lập và nộp đúng thời hạn các báo cáo tài chính cho các sơ quan quản lý
cấp trên và cơ quan tài chính theo quy định. Cung cấp thông tin và tài liệu cần
thiết phục vụ cho việc xây dựng các định mức chi tiêu. Phân tích và đánh giá
hiệu quả sử dụng các nguồn kinh phí vốn, quỹ của đơn vị.
I.3/ Yêu cầu công tác kế toán trong đơn vị hành chính sự nghiệp.
Phản ánh kịp thời đầy đủ, chính xác và toàn diện mọi khoản vốn, quỹ,
kinh phí, tài sản và mọi hoạt động kinh tế tài chính phát sinh ở đơn vị,
Chỉ tiêu kinh tế phản ánh phải thống nhất với dự toán về nội dung và
phương pháp tính toán.
Số liệu trong báo cáo tài chính phải rõ ràng dễ hiểu, đảm bảo cho các nhà

đổi, bổ sung theo thông tư số 184/1998/TT-BTC ngày 28/12/1998, thông tư
số 185/1998/TT-BTC ngày 28/12/1998, thông tư số 109/2001/TT-BTC ngày
31/12/2001 và thông tư số 121/2002/TT-BTC ngày 31/12/2002 của Bộ Tài
Chính.
Tài khoản kế toán là phương tiện dùng để tập hợp, hệ thống hoá các
nghiệp vụ kinh tế tài phát sinh theo nội dung kinh tế. Tài khoản kế toán được
sử dụng trong đơn vị hành chính sự nghiệp dùng để phản ánh và kiểm soát
thường xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình vận động kinh phí và sử dụng
kinh phí ở các đơn vị hành chính sự nghiệp. Nhà nước Việt Nam quy định
thống nhất hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho các đơn vị hành chính sự
nghiệp trong cả nước gồm các tài khoản trong bảng cân đối tài khoản và các
tài khoản ngoài bảng cân đối tài khoản.
Trong hệ thống tài khoản kế toán thống nhất có quy định những tài
khoản kế toán dùng chung cho mọi đơn vị thuộc mọi loại hình hành chính sự
nghiệp và những tài khoản kế toán dùng riêng cho các dơn vị thuộc một số
loại hình, quy định rõ các tài khoản cấp hai của một số tài khoản có tính chất
phổ biến trong các loại hình đơn vị hành chính sự nghiệp.
Các đơn vị hành chính sự nghiệp phải căn cứ vào hệ thống tài khoản
thống nhất quy định trong chế độ kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp, đồng
thời phải căn cứ vào hoạt động của đơn vị cũng như yêu cầu quản lý các hoạt
động đó, các đơn vị quy định những tài khoản kế toán cấp I, II, III. Và có thể
quy định thêm 1 số tài khoản cấp II, III có tính chất riêng của loại hình hành
chính sự nghiệp của đơn vị mình. Việc xác định đầy đủ, đúng đắn, hợp lý số
lượng các tài khoản cấp I, II…. để sử dụng đảm bảo phản ánh đầy đủ các hoạt
động kinh tế tài chính trong đơn vị, đáp ứng nhu cầu thông tin và kiểm tra
phục vụ công tác quản lý của nhà nước.
II.3/ Tổ chức vận dụng hình thức kế toán:
II.3.1/ Hình thức nhật ký chung.
SƠ ĐỒ TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC NHẬT KÝ
CHUNG

SƠ ĐỒ TRÌNH TỰ GHI SỔ THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN CHỨNG TỪ
GHI SỔ
Chứng từ gốc
Sổ quỹ
Bảng tổng hợp
chứng từ gốc
Sổ, thẻ kế
toán chi tiết
Sổ đăng ký
chứng từ ghi sổ
Chứng từ ghi sổ
Sổ cái
Bảng cân đối số
phát sinh
Báo cáo t i chínhà
Bảng tổng
hợp chi tiết
* Chú thích :
Ghi sổ cuối tháng hoặc định kỳ
Ghi hàng ngày
Đối chiếu, kiểm tra
* Nội dung trình tự ghi sổ :
- Hàng ngày hoặc định kỳ kế toán căn cứ Chứng từ kế toán đã kiểm tra
đr lập Chứng từ ghi sổ hoặc lập Bảng tổng hợp chứng từ cùng loại, sau đó
mới căn cứ số liệu của Chứng từ kế toán hoặc của Bảng tổng hợp chứng từ kế
toán để lập Chứng từ ghi sổ. Chứng từ ghi sổ khi đã được lập được chuyển
cho Phụ trách kế toán kí duyệt, rồi chuyển cho kế toán tổng hợp đăng kí vào
Sổ đăng kíchứng từ ghi sổ và cho số, ngày của Chứng từ ghi sổ. Chứng từ ghi
sổ sau khi đã ghi vào Sổ đaưng kí của chứng từ ghi sổ mới được sử dụng để
ghi vào Sổ Cái, và các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết.

được lập cho những chứng từ cùng loại, phát sinh nhiều lần trong một ngày
(như phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất, nhập vật liệu …)
- Chứng từ kế toán và Bảng tổng hợp chứng từ sau khi được dùng để ghi
Nhật kí – Sổ cái, phải được ghi vào các Sổ hoặc Thẻ kế toán chi tiết có liên
quan.
- Cuối tháng sau khi đã phản ánh toàn bộ Chứng từ kế toán phát sinh
trong tháng vào Nhật kí – Sổ cái và các Sổ kế toán chi tiết, kế toán tiến hành
cộng Nhật kí – Sổ cái ở cột phát sinh của Nhật kí và cột Nợ, cột Có của từng tài
khoản ở phần Sổ cái để ghi vào dòng cộng phát sinh cuối tháng này tính ra số
phát sinh luỹ kế từ đầu quý đến cuối tháng này. Căn cứ vào số dư đầu tháng
( đầu quý ) và số phát sinh trong tháng tính ra số dư cuối tháng ( cuối quý ) của
từng tài khoản.
- Việc kiểm tra đối chiếu các số liệu sau khi cộng Nhật kí – Sổ cái phải
đảm bảo yêu cầu sau :
Tổng số phát sinh ở = Tổng số phát sinh Nợ của = Tổng số phát sinh Có
của
phần Nhật kí tất cả các tài khoản tất cả các tài khoản

Tổng số dư Nợ các tài khoản = Tổng số dư Có các tài khoản
- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết cũng phải cộng số phát sinh Nợ, số phát sinh
Có và tính ra số dư cuối tháng của từng đối tượng, căn cứ số liệu của từng đối
tượng chi tiết lập “Bảng tổng hợp chi tiết” cho từng tài khoản. Số liệu trên Bảng
tổng hợp chi tiết từng tài khoản được đối chiếu với số phát sinh Nợ, phát sinh
Có và số dư của từng tài khoản đó trên Nhật kí – Sổ cái.
- Số liệu trên Nhật kí – Sổ cái,trên các Sổ, thẻ kế toán chi tiết và Bảng
tổng hợp chi tiết sau khi kiểm tra, đối chiếu khớp đúng được sử dụng để lập
Bảng cân đối tài khoản và các Báo cáo tài chính khác.
II.4/ Lập và gửi báo cáo tài chính
SỐ
TT

8 F03- 3H Bảng đối chiếu hạng mức kinh phí Quý, năm x x x
9 B06- DA
Báo cáo tiếp nhận và sử dụng viện
trợ không hoàn lại năm… Năm x x x
10 B07- DA
Báo cáo tình hình cho vay, thu nợ,
thu lãi. Năm x x x
11 B08- DA
Báo cáo tình hình sử dụng số kinh
phí quyết toán năm đợc chuyển
sang Năm x x x
12 B09- DA
Báo cáo tình hình thực hiện các
chỉ tiêu dự toán Năm x x x
II.5/ Tổ chức kiểm tra kế toán:
Kiểm tra kế toán là 1 biện pháp đảm bảo cho các nguyên tắc, quy định về
kế toán được chấp hành nghiêm chỉnh, số liệu kế toán chính xác, trung thực,
khách quan.
Các đơn vị hành chính sự nghiệp không những chịu sự kiểm tra kế toán
của đơn vị kế toán cấp trên và cơ quan tài chính mà bản thân đơn vị phải tự tổ
chức kiểm tra công tác kế toán của mình.
Công việc kiểm tra kế toán phải được thực hiện thường xuyên, liên tục.
đơn vị kế toán cấp trên và cơ quan tài chính, ít nhất mỗi năm 1 lần phải thực
hiện kiểm tra kế toán khi xét duyệt quyết toán năm cho các đơn vị.
Nội dung kiểm tra kế toán là kiểm tra việc ghi chép trên chứng từ kế toán,
sổ kế toán và báo cáo tài chính, kiểm tra việc nhận và sử dụng các nguồn kinh
phí, kiểm tra và thực hiện các khoản thu, kiểm tra việc chấp hành các chế độ,
thể lệ tài chính, kế toán và thu, nộp ngân sách.
Thủ trưởng đơn vị và kế toán trưởng hay người phụ trách kế toán phải
chấp hành lệnh kiểm tra kế toán của đơn vị kế toán cấp trên và có trách nhiệm

đơn vị dự toán cấp 3 là kế toán cấp 3.
Đối với các đơn vị dự toán chỉ có 1 cấp thì cấp này phải làm nhiệm vụ kế
toán của cấp 1 và cấp 3. Khi đó bộ máy kế toán của đơn vị được tổ chức gồm 1
phòng kế toán với các bộ phận cơ cấu phù hợp với các khâu công việc, các phần
hành kế toán, thực hiện toàn bộ công tác kế toán của đơn vị và các nhân viên
kinh tế ở các bộ phận trực thuộc thực hiện hạch toán ban đầu thu nhận, kiểm tra
sơ bộ chứng từ phản ánh các nghiệm vụ kinh tế phát sinh liên quan đến hoạt
động của bộ phận đó và gửi những chứng từ kế toán đó về phòng kế toán trung
tâm của đơn vị.
BỘ MÁY KẾ TOÁN CỦA CÁC ĐƠN VỊ DỰ TOÁN NÀY
ĐƯỢC THỂ HIỆN QUA SƠ ĐỒ SAU :
Trưởng phòng kế toán đơn vị
Kế toán vốn bằng tiền
Kế toán vật tư TSCĐ
Kế toán nguồn kinh phí
Kế toán tổng hợp, báo cáo t i chínhà
Bộ phận kế toán thanh toán
Bộ phận kế toán các khoản chi
Các nhân viên kế toán ở các bộ phận trực thuộc
Tuỳ theo quy mô của đơn vị lớn hay nhỏ, khối lượng thông tin thu nhận,
xử lý nhiều hay ít mà tổ chức các bộ phận của phòng kế toán phù hợp.
ở những ngành, cơ quan có đơn vị dự toán cấp dưới trực thuộc ( chỉ có 2
cấp ; cấp 1 và cấp 3 hoặc có đầy đủ 3 cấp ), bộ máy kế toán của ngành được tổ
chức gồm một phòng kế toán của đơn vị dự toán cấp 1 và các phòng kế toán của
các đơn vị dự toán cấp dưới trực thuộc ( cấp 2, cấp 3 ). Phòng kế toán đơn vị dự
toán cấp trên ( cấp 1 là cấp trên của cấp 2 hoặc cấp 3 trực thuộc, và cấp 2 là cấp
trực thuộc cấp 1 nhưng cấp trên của cấp 3 ) thực hiện hạch toán kế toán các hoạt
động kế toán tài chính phát sinh tại đơn vị , tổng hợp tài liệu kế toán từ các
phòng kế toán của đơn vị cấp dưới gửi lên, lập báo cáo tài chính, hướng dẫn,
kiểm tra toàn bộ công tác kế toán trong đơn vị và các đơn vị trực thuộc. Các

- Căn cứ vào tình hình thực hiện dự toán chi năm báo cáo của năm trước
của đơn vị.
I.3/ Trình tự lập dự toán chi năm :
Bước I : Công tác chuẩn bị
- Xin ý kiến của thủ trưởng đơn vị về nhiệm vụ công tác của đơn vị trong
năm kế hoạch
- Trưng cầu ý kiến của các phòng, ban, tổ công tác để nắm được nhu cầu
chi tiêu cần thiết của các bộ phận đó trong năm kế hoạch
- Đánh giá tình hình thực hiện dự toán chi của năm trước
- Tính toán sơ bộ nhu cầu chi tiêu của đơn vị trong năm kế hoạch
Bước II : Lập dự toán.
- Thông qua thủ trưởng đơn vị, giao trách nhiệm cho các tổ công tác, các
phòng, ban lập dự trù chi tiêu của phòng ban mình.
- Bộ phận tài chính kế toán lập dự toán chi quỹ tiền lương và tổng hợp dự
toán của các bộ phận thanh dự toán chung vủa đơn vị, trình độ lãnh đạo xét
duyệt và gửi cơ quan quản lý cấp trên.
I.4/ Phương pháp lập dự toán chi.
- Đối với các khoản chi thường xuyên, dựa vào các chính sách, chế độ chi
tiêu, các tiêu chuẩn định mức để lập từng mục.
- Đối với các khoản chi không thường xuyên thì dựa vào nhu cầu thưch tế
để lập các mục nhưng phải đảm bảo nguyên tắc tiết kiệm.
I.5/ Hồ sơ dự toán
- Tổng hợp dự toán chi ngân sách Nhà nước năm (Biểu số 03) dùng cho
đơn vị cấp trên, tổng hợp dự toán của các đơn vị trực tiếp sử dụng ngân sách
Nhà nước
- Dự toán chi đầu tư năm (Biểu số 07)
- Dự toán thu, chi ngân sách Nhà nước năm (Biểu số 04)
- Cơ sở tính chi quản lý Nhà nước năm (Biểu số 17)
- Dự toán chi tiết chương trình mục tiêu năm (Biểu số 09)
- Dự toán chi hội nghị tập huấn nghiệp vụ năm (Biểu số 24)

II/ LẬP DỰ TOÁN THU, CHI QUÍ :
Là kế hoạch chấp hành cụ thể dự toán thu, chi năm, vì vậy việc thực hiện
tốt dự toán thu, chi quí là cơ sở để đơn vị phấn đấu hoàn thành toàn diện dự toán
thu, chi năm.
II.1/ Muốn lập dự toán thu, chi quí phải :
- Căn cứ vào dự toán thu, chi năm đã được xét duyệt
- Căn cứ vào khối lượng công tác và đặc diểm hoạt động vủa từng quí
- Căn cứ vào chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi tiêu của Nhà nước
- Căn cứ vào ước thực hiện dự toán quí này năm trước.
II.2/ Phương pháp lập :
Tính toán kế hoạch thu,chi từng tháng cho từng mục ( có chi tiết từng tiểu
mục ) sau đó tổng hợp kế hoạch 3 tháng thành dự toán cả quí.
II.3/ Tổ chức thực hiện dự toán thu, chi quí.
II.3.1/ Tổ chức thực hiện dự toán thu :
- Đơn vị phải đảm bảo thu đúng, đủ, kịp thời các khoản thu cho NSNN.
- Đơn vị không được tự ý gữ lại các khoản thu để chi tiêu cho nhu cầu
riêng.
II.3.2/ Tổ chức thực hiện dự toán chi quí :
- Phải đảm bảo tiền nào dùng cho việc ấy theo đúng dự toán đã được xét
duyệt.
- Nếu đơn vị có những khoản chi đột xuất vượt quá khả năng thì đơn vị
lập dự toán bổ xung để cơ quan chủ quản và cơ quan tài chính xét duyệt, cấp
lệnh chi tiền cho đơn vị .
BẢNG DỰ TOÁN CHI QUÍ I NĂM 2004 :
Đơn vị tính : 1.000đ
Mục
Tiểu
mục
Nội dung Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 Cả quý
100 01Lương ngạch bậc 6,500 6,500 6,500 19,500

Chi phí nghiệp vụ chuyên
môn 2,300 600 1,000 3,900
06
+ Tài liệu dùng cho công tác
chuyên môn nghành 200 200
04+ Chi ngày lễ lớn 400 400
134 11Chi khác 500 500 1,000
145
Mua TSCĐ dùng cho
chuyên môn 15,000 15,000
12+ Thiết bị tin học 7,000 7,000
99Tài sản khác 8,000 8,000
Tổng cộng 59,569C/ CÔNG TÁC KẾ TOÁN
I/ KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN :
Phản ánh số hiện có và tình hình biến động của các loại vốn bằng tiền
của đơn vị gồm : tiền mặt, tiền gửi kho bạc, ngân hàng, chứng chỉ có giá, vàng,
bạc, kim khí quý, đá quý.
I.1/ Kế toán quỹ tiền mặt
I.1.1/ Nguyên tắc hạch toán và quản lý quỹ tiền mặt :
Trong các đơn vị hành chính sự nghiệp đều có một số tiền mặt nhất định
tại quỹ để phục vụ cho hoạt động thường xuyên của đơn vị
Số tiền thường xuyên có tại quỹ được ấn định một mức hợp lý nhất định,
mức này tuỳ thuộc vào quy mô, tính chất hoạt động của từng đơn vị và được
ngân hàng, kho bạc Nhà nước thoả thuận, đơn vị phải chấp hành nghiêm chỉnh
các quy định về chế độ quản lý tiền mặt hiện hành.
Hàng quý, căn cứ vào nhiệm vụ thực hiện dự toán, nhu cầu chi tiền mặt,
đơn vị lập kế hoạch tiền mặt gửi ngân hàng, kho bạc Nhà nước để thoả thuận số

Rút tiền gửi ngân hàng, Nộp tiền mặt vào
Kho bạc về quỹ tiền mặt ngân hàng kho bạc
461, 441, 462 152, 155
Nhận các khoản kinh phí Chi tiền mặt mua
bằng tiền mặt vật tư dụng cụ hàng hoá
311 211, 213
Thu hồi các khoản Chi tiền mặt mua
phải thu bằng tiền mặt tài sản cố định
342 312
Thu hồi công nợ Chi tạm ứng
hoặc thu hộ cấp dưới
511 241, 661, 662, 631
Thu sự nghiệp, phí, lệ phí và Chi tiền mặt cho
các khoản khác bằng tiền mặt các khoản chi phí
331 331, 332,333
Số thừa quỹ khi kiểm kê Trả nợ, nộp thuế phí,
khoản phải nộp theo lương
431 413

Chênh lệch tăng Chênh lệch giảm
do đánh giá ngoại tệ do đánh giá ngoại tệ
I.1.4/ Chứng từ kế toán sử dụng :
Kế toán quỹ tiền mặt sử dụng chứng từ sau :
- Phiếu thu ( mẫu C21- H )
- Phiếu chi ( mẫu C22- H )
- Biên lai thu tiền ( mẫu C27-H )
- Giấy đề nghi thanh toán tạm ứng ( mẫu C23-H )
- Giấy thanh toán tam ứng ( mẫu C24-H )
- Bảng kiểm kê quỹ ( mẫu C26 a, b-H )
- Bảng kê vàng, bạc, đá quý ( mẫu C25-H)