LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT
LIỆU VỚI VIỆC TĂNG CƯỜNG QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG
CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT.
I.MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG DOANH
NGHIỆP SẢN XUẤT
1. Nguyên vật liệu và vai trò của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất
1.1 Nguyên vật liệu và đặc điểm của nguyên vật liệu
Một quá trình sản xuất luôn phải đủ ba yếu tố: tư liệu sản xuất, đối tượng lao
động và lao động sống. Ba yếu tố này kết hợp với nhau tạo nên giá trị và giá trị sử
dụng của sản phẩm mới. Đối tượng lao động được hiểu là tất cả mọi vật có trong
thiên nhiên mà lao động của con người có thể tác động vào biến đổi chúng thành
những vật có ích phục vụ cho đời sống của con người. Bất cứ một nguyên vật liệu
nào cũng là đối tượng lao động nhưng không phải bất cứ một đối tượng lao động nào
cũng là nguyên vật liệu mà chỉ có trong điều kiện nhất định, lao động của con người
có thể tác động vào, biến đổi chúng phục vụ cho sản xuất hay tái sản xuất sản phẩm
mới được gọi là nguyên vật liệu. Ví dụ như các loại quặng nằm trong lòng đất thì
không phải là nguyên vật liệu nhưng than đá, sắt, quặng, thiếc khai thác trong quặng
đó thì lại là nguyên vật liệu cho các ngành công nghiệp chế tạo, cơ khí…
Trong quá trình sản xuất sản phẩm mới, nguyên vật liệu tham gia ngay từ giai
đoạn đầu của quá trình sản xuất và thường là phân bổ một lần (100%) vào giá trị của
sản phẩm mới. Về mặt hình thái vật chất, thì nguyên vật liệu được sử dụng toàn bộ
và bị biến đổi hoàn toàn hình thái vật chất ban đầu để cấu tạo nên hình thái vật chất
mới của sản phẩm cần làm ra, nó tạo nên giá trị sử dụng hay công dụng của sản
phẩm. Về mặt giá trị, giá thành nguyên vật liệu dịch chuyển toàn bộ một lần vào giá
trị sản phẩm mới tạo ra, nó hình thành nên giá trị của chính sản phẩm hay giá thành
xuất xưởng của sản phẩm. Như vậy, nguyên vật liệu tạo nên cả giá trị và giá trị sử
dụng của sản phẩm mới, do vậy nó là yếu tố quan trọng chủ chốt của mọi quá trình
sản xuất. Tuỳ vào loại hình kinh doanh của từng doanh nghiệp mà có loại hình
nguyên vật liệu phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh.
1.2 Vai trò của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất
Từ sau đại hội Đảng lần thứ VI, đất nước ta chuyển sang nền kinh tế thị
hơn và phải đa dạng hoá về chủng loại, mẫu mã. Chính vì vậy vật liệu cấu thành
nên sản phẩm cũng không ngừng được nâng cao cả về chất lượng và chủng loại.
Trong điều kiện nước ta hiện nay, một số ngành sản xuất còn phải nhập nguyên vật
liệu từ nước ngoài về cho nên tốc độ sản xuất bị hạn chế và phụ thuộc nhiều. Vì
vậy vấn đề đặt ra để đảm bảo cho quá trình sản xuất được diễn ra thường xuyên,
liên tục thì quản lý vật liệu được đặt lên hàng đầu sao cho sử dụng vật liệu đạt hiệu
quả kinh tế là điều hết sức quan trọng. Như vậy, quản lý vật liệu phải quản lý đồng
bộ ở tất cả các khâu: thu mua, bảo quản, dự trữ, sử dụng.
- Khâu thu mua: Sản xuất sản phẩm phải sử dụng nhiều loại vật liệu có công
dụng riêng do đó đối với quá trình thu mua phải quản lý cho đủ số lượng, đúng
chủng loại, tốt về chất lượng, giá cả hợp lý, thích hợp về chi phí thu mua, địa điểm
thu mua, từ đó hạ thấp được chi phí vật liệu
- Khâu bảo quản: Nguyên vật liệu mua về thường chưa được đưa vào sử dụng
ngay, nó còn phải bảo quản ở kho, bãi. Việc bảo quản vật liệu ở các kho bãi cần
thực hiện đúng chế độ quy định cho từng loại nguyên vật liệu, phù hợp với tính
chất lý hoá của mỗi loại, với quy mô tổ chức của doanh nghiệp, để tránh tình trạng
thất thoát lãng phí hoặc hư hỏng nguyên vật liệu gây ra các thiệt hại.
- Khâu sử dụng: Việc sử dụng nguyên vật liệu trong sản xuất phải hợp lý đúng
theo định mức kỹ thuật trong sản xuất, để đảm bảo cho việc hạ thấp giá thành, tăng
thu nhập và tích luỹ cho doanh nghiệp.
- Khâu dự trữ: Doanh nghiệp phải dựa vào khả năng sản xuất và tình hình thị trường
để xây dựng mức dự trữ, định mức hao hụt đối với mỗi loại vật liệu, xác định rõ
giới hạn dự trữ tối thiểu, tối đa để có căn cứ phòng ngừa trường hợp thiếu hụt vật
tư phục vụ sản xuất hay dự trữ vật tư quá thừa gây ứ đọng vốn của doanh nghiệp.
Công tác quản lý nguyên vật liệu càng chặt chẽ, hoàn thiện đến đâu thì việc sản
xuất càng thuận tiện đến đó, nó làm cơ sở cho việc hạ giá thành sản phẩm nguyên
vật liệu. Vì vậy mà các nhà quản lý luôn phải chú ý cải tiến và tăng cường cho
công tác quản lý nguyên vật liệu được phù hợp với thực tế sản xuất.
2.2 Vai trò và nhiệm vụ của hạch toán nguyên vật liệu
Nguyên vật liệu là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể sản phẩm, chi phí
* Nguyên vật liệu chính (bao gồm cả nửa thành phẩm mua ngoài): nguyên vật
liệu chính là đối tượng lao động chủ yếu cấu thành nên thực thể của sản phẩm sản
xuất ra. Mỗi doanh nghiệp sản xuất các sản phẩm khác nhau thì có nguyên vật liệu
chính cũng khác nhau. Đối với nửa thành phẩm mua ngoài với mục đích tiếp tục
sản xuất như sợi đối với các doanh nghiệp dệt cũng được coi là nguyên vật liệu
chính
* Vật liệu phụ: là loại vật liệu đóng vai trò phụ trong sản xuất sản phẩm.Vật
liệu phụ hoặc được sử dụng kết hợp vật liệu với vật liệu chính để tăng chất lượng
nguyên vật liệu chính và tăng thêm các công dụng, chất lượng của sản phẩm hoặc
phục vụ cho công tác quản lý, sản xuất, kinh doanh
* Nhiên liệu: trong doanh nghiệp sản xuất nhiên liệu dùng cho công nghệ sản
xuất, cho việc chuyên chở vận tải, cho máy móc thiết bị hoạt động trong các quá
trình sản xuất kinh doanh như: xăng, dầu, than, củi, hơi đốt dùng trong việc đốt lò.
* Phụ tùng thay thế; bao gồm các loại phụ tùng, chi tiết dùng để thay thế, sửa
chữa máy móc thiết bị sản xuất, phương tiện vận tải như: săm, lốp, van…
* Thiết bị xây dựng cơ bản: bao gồm các thiết bị, phương tiện được sử dụng
trong công tác xây dựng cơ bản (gồm các thiết bị cần lắp đặt, các thiết bị không
cần lắp, công cụ khí cụ, vật liệu kết cấu dùng trong các công trình xây dựng cơ
bản.
* Phế liệu: là những loại vật liệu không nằm trong các loại vật liệu trên được
thu hồi sau sử dụng, có ích cho nhu cầu sử dụng và có thể xác định được giá trị của
chúng.
Việc phân loại trên đây chỉ mang ý nghĩa tương đối. Tuy nhiên cách phân loại
này lại có ý nghĩa to lớn đối với doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp có thể theo dõi
một cách chính xác, thuận tiện từng loại từng thứ nguyên vật liệu trong các kho để
có kế hoạch kịp thời trong việc mua và quản lý nguyên vật liệu, nhận biết được vai
trò và vị trí của từng loại nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất để từ đó có cơ sở
trong công tác quản lý nguyên vật liệu.
Ngoài cách phân loại trên, nguyên vật liệu còn có thể được phân loại căn
cứ vào một số tiêu thức khác như căn cứ vào nguồn nhập, nguyên vật liệu được
Chiết khấu
thương mại,
giảm giá (nếu
có)
+
Thuế nhập
khẩu (nếu
nhập khẩu)
- Đối với cơ sở kinh doanh thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp
trực tiếp hoặc nguyên vật liệu nhập chịu thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế nhập khẩu (nếu
nhập khẩu) thì giá trị vật tư mua vào là tổng giá thanh toán. Công thức tính giá
Giá trị
thực tế
vật liệu
nhập mua
=
Tổng giá thanh
toán cho người
bán (bao gồm cả
thuế GTGT,
hoặc thuế tiêu
thụ đặc biệt
+
Chi phí
mua
thực tế
(A)
-
Chiết khấu
thương mại,
vị gia công
+
Chi phí
vận
chuyển
- Vật liệu nhập từ nguồn liên doanh liên kết.
Giá nhập được tính theo nguyên tắc tương đương tiền mặt, đó là giá được Hội
đồng liên doanh đánh giá xác định để ghi sổ nguyên vật liệu nhập
- Vật liệu nhập từ nguồn thu hồi sau sử dụng
Giá trị nhập của loại vật liệu này cũng được đánh giá theo nguyên tắc tương đương
tiền, đó là giá ước tính có thể tiêu thụ được hoặc có thể sử dụng được.
- Vật liệu vay mượn tạm thời của các đơn vị khác:
Giá thực tế nhập vật liệu được tính theo giá thị trường hiện tại của số nguyên vật
liệu đó.
- Vật liệu tặng thưởng, biếu, nhận cấp vốn:
Giá thực tế của số vật liệu nhập từ nguồn này được tính theo giá thị trường tương
đương cộng với các chi phí liên quan đến việc tiếp nhận chúng (nếu có)
2.2 Tính giá nguyên vật liệu xuất kho
Giá thực tế vật liệu xuất kho có thể được tính theo một trong các phương
pháp sau:
* Tính theo giá thực tế đích danh:
Phương pháp này thường được áp dụng đối với các loại nguyên vật liệu có
giá trị cao, các loại nguyên vật liệu đặc chủng. Giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho
được căn cứ vào đơn giá thực tế vật liệu nhập kho theo từng lô hàng, từng lần nhập
và số lượng xuất kho theo từng lần. Do vậy, để áp dụng được phương pháp này cần
phải tổ chức tốt công tác tiếp nhận nguyên vật liệu, chứng từ kế toán tương ứng để
có thể xác định ngay được giá thực tế nguyên vật liệu nhập.
* Tính theo giá thực tế nhập trước-xuất trước (FIFO):
Theo phương pháp này, trước hết ta phải xác định được đơn giá thực tế nhập
kho của từng lần nhập và giả thiết hàng nào nhập kho trước thì xuất trước, nguyên
=
Giá thực tế tồn đầu kỳ
Số lượng tồn đầu kỳ
Phương pháp này cho phép giảm nhẹ khối lượng tính toán của kế toán; có
thể ghi sổ bằng tiền một nghiệp vụ xuất nhưng độ chính xác của công việc tính giá
phụ thuộc vào tình hình biến động giá cả của nguyên vật liệu trên thị trường.
Trường hợp giá cả biến động lớn thì việc tính giá nguyên vật liệu xuất kho theo
phương pháp này trở nên thiếu chính xác
* Tính theo đơn giá bình quân cả kỳ dự trữ:
Theo phương pháp này, trước hết phải tính đơn giá bình quân của hàng
luân chuyển trong kỳ theo công thức:
Đơn giá thực
tế bình quân
=
Giá thực tế
tồn đầu kỳ
+
Giá thực tế
nhập trong kỳ
Số lượng tồn
đầu kỳ
+
Số lượng nhập
trong kỳ
Giá thực tế NVL xuất
dùng
=
Giá bình quân
cuối kỳ
x Số lượng NVL xuất dùng
thích hợp với những doanh nghiệp có ít danh điểm nguyên vật liệu và số lần nhập
của mỗi loại không nhiều.
* Phương pháp trị giá hàng xuất theo giá trị nguyên vật liệu tồn cuối kỳ:
Với các phương pháp trên, để tính được giá nguyên vật liệu xuất kho đòi hỏi
kế toán phải xác định được lượng nguyên vật liệu xuất kho căn cứ vào các chứng
từ xuất. Tuy nhiên, trong thực tế có những doanh nghiệp có nhiều chủng loại
nguyên vật liệu với mẫu mã khác nhau, giá trị thấp lại được xuất dùng thường
xuyên thì sẽ không có điều kiện để kiểm kê từng nghiệp vụ xuất kho. Trong điều
kiện đó, doanh nghiệp phải tính giá cho số lượng nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ
trước trên cơ sở đó mới xác định được giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kỳ báo
cáo: giá trị nguyên vật liệu tồn cuối kỳ thường được tính theo giá nhập lần cuối
trong kỳ báo cáo.
Giá trị thực NVL tồn kho
CK
=
Số lượng tồn kho
CK mỗi loại
x
Đơn giá NVL nhập kho
lần cuối mỗi loại
Giá trị
NVL xuất
kho
=
Giá trị thực
tế NVL tồn
ĐK
+
Giá trị thực tế
NVL nhập trong
=
Giá thực tế của vật
liệu tồn kho đầu kỳ
+
Giá thực tế của vật liệu
nhập trong kỳ
Giá hạch toán của vật
liệu tồn kho đầu kỳ
+
Giá hạch toán của vật
liệu nhập kho trong kỳ
Hệ số giá có thể tính cho từng loại, từng nhóm hoặc từng thứ vật liệu tuỳ
thuộc yêu cầu và trình độ quản lý.
Tuỳ theo những điều kiện của mỗi doanh nghiệp để lựa chọn phương pháp
tính giá xuất kho hợp lý và tôn trọng nguyên tắc nhất quán cũng như các nguyên
tắc tính giá khác cần được tôn trọng, tuân thủ.
III. TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN CHI TIẾT NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG
DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT
1. Chứng từ nhập, xuất nguyên vật liệu
Căn cứ vào nội dung các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến vật tư để xác
định các chứng từ kế toán cần sử dụng ở doanh nghiệp. Thông thường các doanh
nghiệp thường sử dụng các chứng từ bắt buộc sau:
- Phiếu nhập kho (mẫu 01- VT)
- Phiếu xuất kho (mẫu 02-VT)
- Thẻ kho (mẫu 06- VT)
- Biên bản kiểm kê vật tư sản phẩm hàng hoá (mẫu 08-VT)
Ngoài ra, tuỳ theo từng doanh nghiệp có thể có các nghiệp vụ phát sinh riêng như
điều chuyển vật tư nội bộ thì sử dụng thêm “Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội
bộ -mẫu 03-VT”. Nếu vật tư được sử dụng liên tục, nhiều lần theo định mức thì có
thể sử dụng “Phiếu xuất kho vật tư theo hạn mức -mẫu 04-VT”. Doanh nghiệp có
thẻ kho và chỉ ghi theo chỉ tiêu số lượng. Khi nhận chứng từ nhập - xuất kho, thủ
kho phải tiến hành kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi tiến hành ghi
chép số liệu thực nhập, thực xuất từ chứng từ vào thẻ kho. Cuối ngày tính ra số tồn
ghi vào thẻ kho. Định kỳ thủ kho giao (hoặc do kế toán xuống kho nhận) các chứng
từ nguyên vật liệu nhập, xuất đã được phân loại theo từng thứ vật liệu để làm căn
cứ ghi sổ kế toán chi tiết, tổng hợp.
- Ở phòng kế toán: kế toán sử dụng (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu để ghi chép tình
hình nhập, xuất, tồn kho theo chi tiêu hiện vật và giá trị. Cơ sở ghi sổ (thẻ) chi tiết
vật liệu là chứng từ nhập, xuất thủ kho gửi lên.
Sơ đồ 1: Sơ đồ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song
song
Thẻ kho
Bảng tổng hợp nhập –xuất –tồn vật liệu
Thẻ kế toán chi tiết vật liệu
Phiếu nhập, xuất kho nguyên vật liệu
Sổ kế toán tổng hợp về vật liệu
Ghi chú Ghi hàng ngày:
Đối chiếu :
Ghi cuối tháng:
Phương pháp ghi thẻ song song đơn giản, dễ làm, dễ kiểm tra đối chiếu số
liệu, đảm bảo độ tin cậy cao của thông tin và có khả năng cung cấp thông tin nhanh
cho quản trị hàng tồn kho, tuy nhiên phương pháp này cũng có hạn chế là khối
lượng ghi chép lớn đặc biệt trường hợp doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật tư
(hàng hoá), ghi chép trùng lắp chỉ tiêu số lượng giữa kế toán và thủ kho.
2.2 Phương pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển:
Đặc trưng cơ bản trong cách tổ chức hạch toán kế toán chi tiết theo phương
pháp này là:
- Ở kho: thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép chỉ tiêu hiện vật giống như
phương pháp ghi thẻ song song.
- Ở phòng kế toán: kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép tình hình
số lượng. Cuối tháng phải ghi sổ tồn kho đã tính được trên thẻ kho (về lượng) vào
sổ số dư.
Ở phòng kế toán: Định kỳ, nhân viên kế toán phải xuống kho để hướng dẫn và
kiểm tra việc ghi chép thẻ kho của thủ kho và thu nhận chứng từ. Khi nhận được
Copyright: Tài liệu đại học ©