Kỹ năng kiểm soát quá trình-MBP
Part 1
Dành cho nhà quảnlý
Management by Process Docs Part
I by Ngo Quang Thuat
2
Lờigiớithiệu
Management by Process Docs Part
I by Ngo Quang Thuat
3
Mục đích
Khi nghiên cứutàiliệu này, sẽ giúp bạn:
 Thiếtlập đượcphương pháp kiểm soát theo quá trình.
 Phương pháp setup các loạitàiliệuquảnlýnhư sổ tay,
thủ tục, quy định, hướng dẫn, biểumẫu…
XÂY DỰNG CÔNG NGHỆ SETUP QUÁ TRÌNH
 Tài liệugồm2 phần: Phần1 vềđịnh nghĩa.., cách thức
thiếtlậpvàkiểm soát quá trình. Phần 2 dành cho các tài
liệukhác(hệ thống tài liệucủaDN, kiểmsoáttàiliệubộ
phận, kiểmsoáthồ sơ)./.
Management by Process Docs Part
I by Ngo Quang Thuat
4
1/ KHÁI QUÁT CHUNG VỀ MBP
1.1 Khái
n
iệm:
1.1.1Quá trình:
+ Định nghĩa 1: Theo tiêu chuẩn ISO 9000:2000 (3.4.1),
quá trình là tậphợpcáchoạt động có quan hệ lẫn nhau
và tương tác để biến đầu vào thành đầura.

phương pháp quảnlýnàohiệuquả hơn, nhưng chúng
ta có thể tiếpcậnhaiphương pháp này qua bảng so
sánh sau đây.
Management by Process Docs Part
I by Ngo Quang Thuat
8
Bảng so sánh MBO – MBP.
Tiêu chí so sánh MBO MBP
Kếtquả công việc+ Đảmbảotheomục
tiêu đề ra.
+ Hiệuquả
+ Làm đúng việc.
+ Kiểmsoátđượccông
việcchi tiết, nhưng
chưachắc đã đảmbảo
mụctiêu.
+ Hiệunăng
+ Làm việc đúng.
Ngườisử dụng Thường là quảnlýcấp
cao và cấp trung
Thường là quảnlýcấp
trung và cấpthấp
Ưu điểmThuậnlợichocôngviệc
khó kiểmsoáthoặc đo
lường.
Thuậnlợichocôngviệc
khó xác định mụctiêu.
Management by Process Docs Part
I by Ngo Quang Thuat
9

management.
Cảitiến liên tục – Continual improment.
Quyết định dựatrênsự kiện – Fatual approach to
decision making.
Quan hệ hợptáccólợivới nhà cung ứng – Mutually
beneficial supplier relationship.
Management by Process Docs Part
I by Ngo Quang Thuat
12
1.4 Yêu cầucủahệ thống tài liệu
 Tạo thành hệ thống tài liệuchoDN đượcchuẩnhoá.
 Kiểmsoátđượchệ thống tài liệuhiệnhànhthôngtừ
quá trình soạnthảo, phân phối, lưutrữ, chỉnh sửa..
 Phê duyệttàiliệutrước khi ban hành.
 Xem xét, cậpnhậtlạikhicầnthiết.
 Đảmbảosự nhậnbiếtcácthayđổicủatàiliệu.
 Đảmbảotàiliệucósẵnnơisử dụng.
 Đảmbảotàiliệuluônrõràng, dễ nhậnbiết.
 Tài liệucónguồngốc bên ngoài đượcnhậnbiết.
 Ngănngừasử dụng vô tình các tài liệulỗithời.
Management by Process Docs Part
I by Ngo Quang Thuat
13
1.5 Khó khăntrongviệcápdụng
MBP:
 Hệ thống tài liệu không đủ để kiểmsoát(SL). Chủ yếulà
do tổ chứcchưacókinhnghiệptrongviệcset up quy
trình.
 Nội dung củahệ thống tài liệuquásơ sài. Các tài liệu
không phảnánhđủ các hoạt động thựctiễn đang diễn

16
2.1 Khái niệmtàiliệuhồ sơ (tt):
 Các loạitàiliệubaogồm:
+ Sổ tay.
+ Thủ tục.
+ Quy định.
+ Hướng dẫn.
+ Biểumẫu…
 Ví dụ hồ sơ: biên bảnvi phạm.
 Trong phần I, chỉ xem xét đếnquytrìnhsetup cáctài
liệulàcácthủ tục.
Management by Process Docs Part
I by Ngo Quang Thuat
17
2.2 Các bướcthiếtlậpTHỦ TỤC
 Xác định nhu cầu.
 Xác định mục đích.
 Xác định phạmvi.
 Xác định số bướccôngviệc.
 Xác định các điểmkiểmsoát.
 Xác định ngườithựchiện.
 Xác định tài liệuphải tuân theo và hồ sơ.
 Xác định phương pháp kiểm soát các bướccôngviệc.
 Xác định các điểmcầnkiểmtrathử nghiệm.
 Mô tả/diễngiải các bướccôngviệc.
 Hoàn thiệnphần định nghĩa, tài liệuthamkhảo, biểu
mẫukèmtheo.
Management by Process Docs Part
I by Ngo Quang Thuat
18

21
2.2.3 Phạmvi củathủ tục: tt
Ví dụ:
I/ Mục đích:
………
II/ Phạmvi:
Thủ tụcnàyápdụng cho việcgiảiquyếtkhiếunạicủa
khách hàng đốivớitoànbộ hệ thống nhà hàng củacông
ty.
III/ Định nghĩa:
………………..
Management by Process Docs Part
I by Ngo Quang Thuat
22
2.2.4 Xác định số bướccôngviệc
trong quy trình:
 Hiệnnay khôngcóquychuẩnchoviệcxác
định bao nhiêu bướccôngviệclàhợplý.
 Thựctế, một quy trình có thể từ 5 – 20
bước, tuy nhiên nên từ 8-15 bướclàphù
hợp.
 Quy trình có quá nhiềubướcsẽ dẫn đếnrắc
rối trong việckiểmsoát, ngượclại thì sẽ
dẫn đếnkhôngđủ để kiểmsoát.
Management by Process Docs Part
I by Ngo Quang Thuat
23
2.2.4 Xác định số bướccôngviệc
trong quy trình:(tt)
Để phân tích các bướctrongmột quy trình, cầndựavào

25
2.2.4 Xác định số bướccôngviệc
trong quy trình:(tt) – case study
 Ví dụ xác định số bướccôngviệccủa
quy trình book xe.