Kỹ năng kiểm soát quá trình-MBP
Part 1
Dành cho nhà quản lý
Management by Process Docs Part I
by Ngo Quang Thuat
2
Lời giới thiệu
Management by Process Docs Part I
by Ngo Quang Thuat
3
Mục đích
Khi nghiên cứu tài liệu này, sẽ giúp bạn:

Thiết lập được phương pháp kiểm soát theo quá trình.

Phương pháp setup các loại tài liệu quản lý như sổ tay,
thủ tục, quy định, hướng dẫn, biểu mẫu…
XÂY DỰNG CÔNG NGHỆ SETUP QUÁ TRÌNH

Tài liệu gồm 2 phần: Phần 1 về định nghĩa.., cách thức
thiết lập và kiểm soát quá trình. Phần 2 dành cho các tài
liệu khác (hệ thống tài liệu của DN, kiểm soát tài liệu bộ
phận, kiểm soát hồ sơ)./.
Management by Process Docs Part I
by Ngo Quang Thuat
4
1/ KHÁI QUÁT CHUNG VỀ MBP
1.1 Khái niệm:
1.1.1Quá trình:
+ Định nghĩa 1: Theo tiêu chuẩn ISO 9000:2000 (3.4.1),
quá trình là tập hợp các hoạt động có quan hệ lẫn nhau và


Hiện nay các nhà quản lý đang tiếp cận quản lý theo
hai hướng chính là:
+ Quản lý theo mục tiêu (management by object – MBO).
+ Quản lý theo quá trình – MBP.

Vẫn chưa có quan điểm thống nhất về sử dụng phương
pháp quản lý nào hiệu quả hơn, nhưng chúng ta có thể
tiếp cận hai phương pháp này qua bảng so sánh sau
đây.
Management by Process Docs Part I
by Ngo Quang Thuat
8
Bảng so sánh MBO – MBP.
Tiêu chí so sánh MBO MBP
Kết quả công việc + Đảm bảo theo mục
tiêu đề ra.
+ Hiệu quả
+ Làm đúng việc.
+ Kiểm soát được công
việc chi tiết, nhưng
chưa chắc đã đảm bảo
mục tiêu.
+ Hiệu năng
+ Làm việc đúng.
Người sử dụng Thường là quản lý cấp
cao và cấp trung
Thường là quản lý cấp
trung và cấp thấp
Ưu điểm Thuận lợi cho công việc

Sự lãnh đạo – Leadership.
Management by Process Docs Part I
by Ngo Quang Thuat
11
1.3 Ý nghĩa của MBP (tt)

Có sự tham gia của mọi người – Involvement of people.

Cách tiếp cận theo quá trình – Proces approach.

Cách tiếp cận theo hệ thống - System approach to
management.

Cải tiến liên tục – Continual improment.

Quyết định dựa trên sự kiện – Fatual approach to
decision making.

Quan hệ hợp tác có lợi với nhà cung ứng – Mutually
beneficial supplier relationship.
Management by Process Docs Part I
by Ngo Quang Thuat
12
1.4 Yêu cầu của hệ thống tài liệu

Tạo thành hệ thống tài liệu cho DN được chuẩn hoá.

Kiểm soát được hệ thống tài liệu hiện hành thông từ
quá trình soạn thảo, phân phối, lưu trữ, chỉnh sửa..


quyết tranh chấp hay vi phạm.
Management by Process Docs Part I
by Ngo Quang Thuat
14
1.5 Khó khăn trong việc áp dụng
(tt):

Thực tế hoạt động không áp dụng như tài liệu
đã quy định.

Hệ thống tài liệu quá nhiều. Công ty không thể
kiểm soát được tài liệu mới, lỗi thời.

Không tiến hành cải tiến, xem xét lại hệ thống
tài liệu sau một thời gian.

Bệnh giấy tờ  ngoại lệ?
Management by Process Docs Part I
by Ngo Quang Thuat
15
2/ QUÁ TRÌNH SET UP TÀI LIỆU
2.1 Khái niệm và phân biệt tài liệu – hồ
sơ:
+ Tài liệu là những văn bản được ban
hành mà mọi thành viên trong tổ chức
phải tuân theo.
+ Hồ sơ là bằng chứng về việc thực hiện
theo tài liệu.
Management by Process Docs Part I
by Ngo Quang Thuat


Xác định tài liệu phải tuân theo và hồ sơ.

Xác định phương pháp kiểm soát các bước công việc.

Xác định các điểm cần kiểm tra thử nghiệm.

Mô tả/diễn giải các bước công việc.

Hoàn thiện phần định nghĩa, tài liệu tham khảo, biểu
mẫu kèm theo.
Management by Process Docs Part I
by Ngo Quang Thuat
18
2.2.1 Xác định nhu cầu

Áp dụng tiêu chuẩn mới.

Tái cấu trúc.

Nâng cấp hệ thống.

Do yêu cầu của các cấp quản lý…
Management by Process Docs Part I
by Ngo Quang Thuat
19
2.2.2 Xác định mục đích:

Xác định bản chất của quy trình là gì? Thông thường là
GTGT của quy trình.

khách hàng đối với toàn bộ hệ thống nhà hàng của công
ty.
III/ Định nghĩa:
………………..
Management by Process Docs Part I
by Ngo Quang Thuat
22
2.2.4 Xác định số bước công việc
trong quy trình:

Hiện nay không có quy chuẩn cho việc xác
định bao nhiêu bước công việc là hợp lý.

Thực tế, một quy trình có thể từ 5 – 20
bước, tuy nhiên nên từ 8-15 bước là phù
hợp.

Quy trình có quá nhiều bước sẽ dẫn đến rắc
rối trong việc kiểm soát, ngược lại thì sẽ
dẫn đến không đủ để kiểm soát.
Management by Process Docs Part I
by Ngo Quang Thuat
23
2.2.4 Xác định số bước công việc
trong quy trình:(tt)
Để phân tích các bước trong một quy trình, cần dựa vào
các yếu tố sau:

Input: đầu vào của quy trình gồm những yếu tố nào?



Machine: Máy móc.

Material: Nguyên vật
liệu.

Method: Phương pháp
làm việc.
Management by Process Docs Part I
by Ngo Quang Thuat
25
2.2.4 Xác định số bước công việc
trong quy trình:(tt) – case study

Ví dụ xác định số bước công việc của
quy trình book xe.