Phân tích và đánh giá thực trạng hệ thống thông tin
ở ngân hàng ngoạI thơng Hà Nội
I. Khái quát về sự ra đời và phát triển của ngân hàng ngoại thơng
Hà Nội
1. Lịch sử ra đời, chức năng, nhiệm vụ của ngân ngoại thơng Hà
Nội
1.1. Giới thiệu khái quát về Ngân hàng ngoại thơng Hà nội .
Ngân hàng ngoại thơng Hà nội đợc thành lập ngày 01/03/1985 trong bối
cảnh kinh tế nớc ta đang có rất nhiều khó khăn về kinh tế và xã hội, lạm
pháp phi mã đồng tiền Việt Nam mất giá nhanh, tỷ giá giữa đồng Việt Nam
và đô la Mỹ biến động mạnh. Đợc thành lập với t cách là một trong những
chi nhánh chủ chốt của hệ thống Ngân hàng ngoại thơng Việt Nam, Ngân
hàng ngoại thơng Hà Nội đã phát triển không ngừng từ ngân hàng một cấp
sang ngân hàng hai cấp. Ngân hàng ngoại thơng Việt Nam có vai trò quan
trọng trong định hớng chiến lợc phát triển của Ngân hàng ngoại thơng Việt
nam và có nhiệm vụ chủ động đóng góp vào sự nghiệp xây dựng và phát
triển kinh tế trên địa bàn thủ đô.
1.2. Chức năng và nhiệm vụ của Ngân hàng ngoại thơng Hà Nội.
- Thu hút vốn đầu t và tiếp nhận đầu t vốn đối với khách hàng.
- Cung cấp các loại dịch vụ ngân hàng tín dụng, tài khoản, tiết kiệm, kỳ
phiếu, trái phiếu, chuyển tiền trong và ngoài nớc, thanh toán thẻ.
2. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Ngân hàng ngoại thơng Hà Nội và chức
năng nhiệm vụ của các phòng ban.
2.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Ngân hàng ngoại thơng Hà nội (trang
sau)
* Giám đốc: có nhiệm vụ phụ trách chung và trực tiếp phụ trách các
phòng và một số công việc sau:
- Phòng tín dụng- tổng hợp
- Phòng thanh toán xuất nhập khẩu
- Công tác tổ chức cán bộ và duyệt các tờ trình về chi tiêu mua sắm của
chi nhánh.

thông báo số144/NHNTHN ngày 01/06/2000 về phân cấp giải quyết các
công việc của Ban Giám Đốc, của các Trởng phó phòng và sử dụng con dấu
chi nhánh NHNTHN).
- Phối hợp với các tổ chức đảng, đoàn thể của cơ quan trong việc thực
hiện các chế độ chính sách, quản lý đối với công chức, viên chức. Động viên
công chức viên chức tích cực hởng ứng các phong trào thi đua của cơ quan,
hoàn thành tốt nhiệm vụ chính trị chuyên môn.
- Bố trí và sắp xếp cán bộ của phòng cho phù hợp. Xây dựng nội quy làm
việc và phơng thức điều hành hợp lý, có hiệu quả, đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ
đợc giao.
- Phân công trách nhiệm cho các phó Trởng phòng và các thành viên
trong phòng.
- Bảo quản các tài liệu và tài liệu mật theo chế độ quy định.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác khi Ban Giám Đốc chi nhánh ngân hàng
Ngoại thơng Hà Nội giao.
*Nhiệm vụ và quyền hạn của Phó Trởng phòng:
- Giúp Trởng phòng chỉ đạo, điều hành một số mặt công tác do Trởng
phòng phân công và chịu trách nhiệm trớc Trởng phòng và Ban Giám Đốc
chi nhánh về các nhiệm vụ đợc giao.
- Ký thay Trởng phòng trên các giấy tờ, chứng từ, văn bản giao dịch
thuộc trách nhiệm phụ trách, tờ trình Ban Giám Đốc theo sự uỷ quyền của
Trởng phòng và theo đúng sự phân cấp uỷ quyền của Giám đốc chi nhánh
NHNTHN.
- Khi Trởng phòng đi vắng, một phó Trởng phòng đợc uỷ quyền thay mặt
Trởng phòng để giải quyết công việc chung của phòng và phải chịu trách
nhiệm về các công việc đã giải quyết trong thời gian đợc uỷ quyền. Sau đó
phải báo cáo Trởng phòng về những công việc đã giải quyết.
- Tham gia ý kiến với Trởng phòng trong việc thực hiện các mặt công tác
của phòng theo nguyên tắc tập trung dân chủ.
2.2. Các phòng ban chi nhánh của ngân hàng ngoại thơng hà nội có

a. Bộ phận Xử lý nghiệp vụ chuyển tiền:
Nhận yêu cầu chuyển tiền từ các giao dịch viên tại FRONT- END, bộ
phận này có nhiệm vụ kiểm tra tính pháp lý và xử lý các yêu cầu liên quan
đến nghiệp vụ chuyển tiền của khách hàng gồm:
- Về thanh toán: Liên hàng vãng lai nội bộ Vietcombank, bù trừ và liên
hàng Ngân hàng nhà nớc
- Hạch toán điện đến từ nớc ngoài theo MT100, từ liên hàng nội bộ, từ
bù trừ và từ liên hàng Ngân hàng nhà nớc và chuyển báo có cho phòng dịch
vụ ngân hàng để trả cho đơn vị hởng hoặc mời khách đến nhận tiền
- Xử lý các nghiệp vụ nhờ thu: thanh toán nhờ thu đi, đến trong nớc và n-
ớc ngoài, séc đích danh.
- Tạo các bảng kê trả lơng tự động, thực hiện các giao dịch chuyển tiền
tự động(AFT), các giao dịch đầu t tự động
- Đối chiếu liên hàng nội bộ (On-line,Off-line)
- Quản lý các báo cáo thuộc phần việc của mình.
b. Bộ phận quản lý tài khoản
Quản lý toàn bộ các tài khoản khách hàng và các tài khoản nội bộ trong
và ngoài bảng tổng kết tài sản (các tài khoản nội, ngoại bảng) bao gồm:
- Nhận và phân loại các báo cáo, phân loại chứng từ, bảng kê, liệt kê để
chấm và đối chiếu tài khoản.
- Chấm, đối chiếu lần lợt từng tài khoản mà mình phụ trách
- Sau khi kiểm tra đối chiếu và tính lãi định kỳ cho từng khách hàng trên
các tài khoản tiền gửi, tiết kiệm, kỳ phiếu, trái phiếu, chuyển kết quả (bao
gồm các sổ phụ, phiếu tính lãi, báo có) đến cho bộ phận quản lý thông tin
khách hàng để trả cho khách hàng
- Đóng và lu nhật ký chứng từ
- Tra soát, đối chiếu tài khoản.
- Kiểm tra, quản lý các món tiền gửi không kỳ hạn, có kỳ hạn, trái phiếu,
kỳ phiếu ĐVN và ngoại tệ của chi nhánh tại Trung Ương, các tổ chức tín
dụng khác và kho bạc nhà nớc.

khai thực hiện kế hoạch đó
- Tham mu giúp việc cho Ban Giám Đốc trong việc xây dựng quy hoạch
cán bộ theo yêu cầu của Ngân hàng ngoại thơng Việt nam, ngân hàng nhà n-
ớc Thành phố và của Thành uỷ Hà Nội
- Hàng năm nhận xét đánh giá, phân loại cán bộ theo quy định của Ngân
hàng ngoại thơng Việt nam
- Thực hiện các chế độ chính sách đối với các cán bộ nhân viên trong cơ
quan
- Lu giữ quản lý hồ sơ cán bộ theo chế độ quy định
- Thực hiện công tác bảo vệ chính trị nội bộ và công tác quân sự của cơ
quan
- Thờng trực công tác thi đua, khen thởng của cơ quan
b. Công tác hành chính và quản trị
- Tham mu giúp việc cho Ban Giám Đốc về những vấn đề chung của
công tác hành chính, quản trị, xây dựng cơ bản, mua sắm tài sản, vật liệu,
thực hiện hợp đồng về điện nớc, điện thoại, sửa chữa và xây dựng nhỏ của cơ
quan
- Trực tiếp quản lý con dấu của cơ quan.Thực hiện công tác hàng chính,
văn th, lu trữ, in ấn, telex, fax. Quản lý tài liệu mật và bảo quản tài liệu lu trữ
tại kho
- Quản lý, bảo quản tài sản của chi nhánh, ô tô, kho vật liệu dự trữ của cơ
quan theo đúng chế độ quy định
- Thực hiện công tác lễ tân, công vụ phục vụ các hoạt động của cơ quan
- Thực hiện công tác bảo vệ cơ quan (có phối hợp với các phòng có liên
quan và ngành nội chính)
- Quản lý quỹ chi tiêu nội bộ của cơ quan
2.2.5 Phòng ngân quỹ
- Thu chi tiền ĐVN, ngân phiếu thanh toán
- Thu chi các loaị ngoại tệ: tiền mặt, séc du lịch, giám định tiền thật tiền
giả

trình phần mềm hệ thống mạng, thiết lập hệ thống bảo mật của hệ thống
mạng theo chỉ đạo của ban Giám Đốc
- Truyền và tiếp nhận thông tin trong nội bộ cơ quan theo chế độ quy
định của Ngân hàng ngoại thơng Việt nam và chi nhánh
- Chịu trách nhiệm phổ biến và hớng dẫn nghiệp vụ tin học cho các
phòng ban khi cần thiết và khi có quy trình mới
- Thực hiện một số nhiệm vụ khác do giám đốc giao
2.2.7 Phòng dịch vụ ngân hàng
a. Bộ phận thông tin khách hàng
- Tiếp nhận và mở các hồ sơ khách hàng mới (Hồ sơ CIF)
- Tiếp nhận quản lý và giải quyết các yêu cầu thay đổi về về: Chủ tài
khoản, địa chỉ, kế toán trởng, mẫu dấu, mẫu chữ ký
- Tiếp nhận và trả lời các thông tin về tài khoản khách hàng: Số d tài
khoản, hoạt động vào ra chi tiết liên quan đến tài khoản thông qua nhiều
hình thức bao gồm cả liên lạc trực tiếp và qua các phơng tiện thông tin liên
lạc
- Tập hợp và trả sao kê, sổ phụ, bảng kê, phiếu tính lãi, bán ấn chỉ cho
khách hàng (các chứng từ có liên quan trả cho khách hàng)
- Giải đáp thắc mắc, hớng dẫn quy trình, nghiệp vụ cho khách hàng.
Phản ánh tình hình giao dịch và đề xuất chính sách thu hút khách hàng
b. Bộ phận dịch vụ khách hàng
- Xử lý toàn bộ các giao dịch liên quan đến tài khoản tiền gửi (VNĐ và
ngoại tệ) của mọi đối tợng khách hàng với các loại tiền và bằng mọi hình
thức: Tiền mặt, chuyển khoản, séc (trừ phần tạo điện)
- Xử lý các nghiệp vụ liên quan đến các tài khoản tiền gửi tiết kiệm, kỳ
phiếu, trái phiếu (VNĐ và ngoại tệ)
- Xử lý các nghiệp vụ thanh toán thẻ và phát hành séc Vietcombank
- Xử lý nghiệp vụ mua, chuyển đổi ngoại tệ, séc du lịch bằng mọi hình
thức (tiền mặt ngân phiếu thanh toán hoặc chuyển khoản) và bán ngoại
tệ theo hộ chiếu

khoản cho vay, theo dõi hợp đồng tín dụng và tính lãi theo định kỳ.
- Xử lý nghiệp vụ mua, chuyển đổi ngoại tệ, séc du lịch bằng mọi hình
thức (tiền mặt, ngân phiếu thanh toán, chuyển khoản) và bán ngoại tệ theo
hộ chiếu do Giám đốc phân cấp
- Chi trả kiều hối
- Phát hành th bảo lãnh cho khách hàng trong nớc ký quỹ 100%
* Nghiệp vụ chuyển tiền và quản lý tài khoản
Thanh toán viên có trách nhiệm kiểm tra tính hợp lý chứng từ của khách
hàng và xử lý:
- Mở và quản lý toàn bộ các tài khoản khách hàng (các tài khoản nội
ngoại bảng)
- Tạo điện, bảng kê, tạo file đi nớc ngoài, đi liên hàng, bù trừ
Nội dung hai nghiệp vụ trên đợc chuyển về phòng tài chính kế toán giải
quyết
- Tạo th nhờ thu, thanh toán báo có nhờ thu
- Nhận và phân loại các báo cáo, phân loại chứng từ, bảng kê, liệt kê, để
chấm đối chiếu tài khoản và trả chứng từ (bao gồm sổ phụ, phiếu tính lãi,
báo có...) cho khách hàng
- Thực hiện một số nhiệm vụ khác do giám đốc giao
2.2.9 Tổ kiểm tra và kiểm toán nội bộ
- Lập kế hoạch định kỳ hoặc đột xuất về kiểm tra, kiểm toán nội bộ trình
giám đốc duyệt và tiến hành kiểm tra, giám sát việc chấp hành các quy tình
thực hiện nghiệp vụ, hoạt động kinh doanh và quy chế an toàn trong kinh
doanh theo đúng quy định của pháp luật về ngân hàng và quy định của Ngân
hàng nhà nớc, điều lệ tổ chức và hoạt động và các quy định nội bộ của Ngân
hàng ngoại thơng Việt nam
- Đánh giá mức độ đảm bảo an toàn trong hoạt động kinh doanh và kiến
nghị các biện pháp nâng cao khả năng an toàn trong hoạt động kinh doanh
của chi nhánh