THỰC TRẠNG TÌNH HÌNH TỔ CHỨC QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG
VỐN LƯU ĐỘNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ PHỤ TÙNG
HÀ NỘI
2.1. Tổng quan về Công ty Cổ phần Thiết Bị Phụ Tùng Hà Nội.
2.1.1. Khái quát quá trình hình thành và phát triển của Công ty.
Công ty Cổ phần Thiết bị Phụ tùng Hà nội (tên giao dịch quốc tế: HANOI
MACHINERY & SPARE PARTS JOINT STOCK COMPANY, viết tắt là: MACHINCO HANOI) là một
trong các thành viên trực thuộc Bộ Thương mại.
Công ty có trụ sở tại 444 Hoàng Hoa Thám, Quận Tây Hồ, Thành phố Hà Nội.
Công ty có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng.
Công ty hoạt động theo điều lệ tổ chức do Hội đồng quản trị của Công ty ký duyệt
và đăng ký kinh doanh, giấy phép xuất - nhập khẩu do Nhà nước cấp. Công ty nguyên là
Trạm dịch vụ kinh doanh phục vụ đời sống cán bộ công nhân viên trong văn phòng Tổng
Công ty Thiết bị Phụ tùng - Trạm dịch vụ thành lập 10/3/1988.
- Tháng 3/1990 đổi tên thành Xí nghiệp Dịch vụ Kinh doanh Thiết bị Phụ tùng.
- Tháng 3/1991 đổi tên thành Công ty Kinh doanh Thiết bị Phụ tùng Tổng hợp.
- Tháng 4/1993 đổi tên thành Công ty Thiết bị Phụ tùng Hà nội.
- Tháng 9/2003 chuyển đổi sang Công ty Cổ phần Thiết bị Phụ tùng Hà nội theo Quyết
định số: 0282/2003/QĐ - TM ngày 18/3/2003 của Bộ Thương mại.
Từ khi bắt đầu kinh doanh đến nay (từ 10/3/1988), Công ty Cổ phần Thiết bị Phụ
tùng Hà nội ngày càng phát triển, mở rộng quy mô kinh doanh đặc biệt trên thị trường xuất
- nhập khẩu. Đồng thời đã góp phần không nhỏ trong việc phát triển kinh tế đất nước. Để
ổn định và phát triển kinh doanh trong nền kinh tế mới, lãnh đạo Công ty đóng vai trò quan
trọng trong việc chỉ đạo, điều hành các phòng ban theo dõi, cung cấp đầy đủ, chính xác về
tình hình cung cầu, giá cả trên thị trường, cũng như tình hình tài chính của Công ty để lãnh
đạo Công ty đưa ra những quyết định kinh doanh đúng đắn mang lợi nhuận cho Công ty và
đảm bảo đời sống cho cán bộ, công nhân viên trong Công ty .
Qua hơn 10 năm xây dựng và phát triển, Công ty Cổ phần Thiết bị Phụ tùng Hà nội
từ một trạm kinh doanh dịch vụ với doanh thu một năm khoảng 400 triệu đồng đến nay
Công ty đã đạt doanh thu gần 149 tỷ đồng. Điều đó khẳng định sức mạnh vươn lên mạnh
mẽ và không ngừng của Công ty, từng bước khẳng định mình trong nền kinh tế thị trường

- Đồ điện, điên tử, quang học và thiết bị y tế.
- Vật lệu xây dựng.
- Phương tiện đi lại.
- Kinh doanh nông, lâm, thuỷ hải sản chế biến.
- Đại lý xăng dầu.
- Kinh doanh hoá chất.
- Kinh doanh rượu bia nước ngọt.
- Dịch vụ internet công cộng, dịch vụ bưu điện.
- Kinh doanh bất động sản.
- Dạy nghề sửa chữa ô tô xe máy.
- Kinh doanh, khai thác khoáng sản. dịch vụ cho thuê nhà.
- Kinh doanh xuất nhập khẩu máy, thiết bị, vật tư ngành in.
(Ngành nghề kinh doanh và mặt hàng kinh doanh của Công ty có thể được thay đổi và bổ
xung cho phù hợp với từng giai đoạn phát triển)
Mặt hàng kinh doanh chủ yếu của Công ty hiện nay là ô tô. Đây là mặt hàng có giá trị
lớn, thời gian sử dụng lâu dài. Mặt hàng này có nhiều chủng loại mẫu mã khác nhau,
nhưng Công ty chủ yếu chỉ kinh doanh mặt hàng ô tô tải. Loại này không phải là mặt hàng
thiết yếu cấn thiết cho nhu cầu hàng ngày của con người nhưng lại rất quan trọng trong
công tác vận chuyển hàng hoá phục vụ sản xuất kinh doanh và phục vụ những nhu cầu
khác của các đơn vị khách hàng.
Trong những năm qua biến động thị trường ô tô rất phức tạp. Tuy nhiên để kinh doanh
hiệu quả Công ty đã chú trọng nghiên cứu nhu cầu của khách hàng, có nhiều biện pháp
khác nhau nhưng Công ty đã sử dụng các biện pháp chủ yếu sau:
1* Dự toán nhu cầu khách hàng thông qua đơn đặt hàng của khách hàng, thông qua hội
chợ triển lãm tổ chức đăng ký nhu cầu khách hàng.
2* Dự toán nhu cầu bằng nhiều biện pháp cử cán bộ nghiệp vụ tìm hiểu nhu cầu ở các đơn
vị khách hàng.
3* Tổ chức bán lẻ để dự toán nhu cầu.
4* Phương pháp phỏng vấn các chuyên gia về kinh doanh ô tô của các tổ chức thương mại
khác.

+ Hội đồng quản trị: là cơ quan quản lý cao nhất của Công ty giữa hai kỳ đại hội cổ
đông. Hội đồng quản trị có 5 thành viên do Đại hội cổ đông bầu hoặc miễn nhiệm.
Sự phân công công việc trong HĐQT tại công văn số 38/TBPT ngày 24/9/2003 của
Chủ tịch HĐQT.
+ Ban kiểm soát: Ban kiểm soát hoạt động độc lập với Hội đồng quản trị và bộ máy
điều hành của Tổng giám đốc. Ban kiểm soát có 3 thành viên do Đại hội cổ đông bầu hoặc
bãi nhiệm.
+ Ban Giám đốc: Công ty gồm: 1 Tổng GĐ và 2 Phó tổng GĐ
Sự phân công trong Ban Giám đốc tại công văn số 01/TBPT ngày 16/9/2003 của
Tổng Giám đốc.
Khối văn phòng quản lý điều hành và trực tiếp tham gia kinh doanh gồm 6 phòng,
1 cửa hàng, 1 chi nhánh và 1 Trung tâm thương mại:
Phòng tổ chức hành chính: Biên chế 15 LĐ.Chức năng: Tham mưu và giải quyết
toàn bộ các công việc về tổ chức cán bộ, chính sách và lao động tiền lương và các công
việc liên quan đến hành chính sự nghiệp đảm bảo duy trì hoạt động bình thường của đơn
vị.
Phòng Tài chính Kế toán: Biên chế 8 LĐ. Chức năng: Thanh quyết toán, hạch toán
quý, năm; quản lý an toàn và phát triển đồng vốn nhà nước giao theo các chế độ, chính
sách quy định.
Các phòng kinh doanh:
Phòng Kinh doanh 1: Biên chế 10 LĐ.
Phòng Kinh doanh 2: Biên chế 9 LĐ.
Phòng Kinh doanh 3: Biên chế 9 LĐ.
Chức năng: Kinh doanh, xuất - nhập khẩu qua các thương vụ mà phương án đã
được duyệt trên cơ sở không làm thất thoát vốn và có hiệu quả kinh tế.
Phòng Kế hoạch - Đầu tư: Biên chế 5 LĐ. Chức năng xác định các kế hoạch ngắn
hạn, dài hạn; triển khai và đôn đốc thực hiện - tổng hợp tình hình sản xuất kinh doanh
trong Công ty - thông tin tư vấn về pháp luật trong lĩnh vực kinh doanh, xuất - nhập khẩu,
tài chính kế toán ...
Chi nhánh Công ty tại TP HCM: Chức năng kinh doanh, xuất - nhập khẩu qua các

chiếm tới 97,08% (trong đó khoản Vay ngắn hạn chiếm phần lớn là 54,46%), còn Nợ
dài hạn là 4.337.449.552 đồng, chỉ chiếm có 2,92%; khoản Nợ khác không có.
+ Đối với Nguồn vốn chủ sở hữu xuất phát chủ yếu là Nguồn vốn quỹ chiếm tới
99,65%. Trong đó chủ yếu là Nguồn vốn kinh doanh chiếm tới 74,71%, tiếp đó là phần
Lợi nhuận chưa phân phối chiếm tỷ lệ 24,91%. Bên cạnh đó, Nguồn kinh phí quỹ khác
chiếm tỷ trọng rất nhỏ (0,35%) song cũng là nguồn để Công ty có thể dễ dàng huy
động phục vụ nhu cầu kinh doanh trong những điều kiện cụ thể.
Qua một năm hoạt động, tình hình tài chính của Công ty có nhiều thay đổi :
- Tổng Tài sản Công ty so với đầu kỳ tăng 83.113.550.504 đồng, với tỷ lệ tăng tương
ứng là 105,86%. Trong đó, TSLĐ & ĐTNH tăng 83.804.431.460 đồng, tỷ lệ tăng tương
ứng là 118,55%; TSCĐ & ĐTDH của Công ty có sự giảm sút so với đầu kì nhưng
không lớn, giảm 690.880.956 đồng, với tỷ lệ giảm tương ứng là 8,84%. Sở dĩ tổng tài
sản của Công ty tăng là do số thương vụ kinh doanh trong năm của Công ty tăng nên đã
tăng quy mô hoạt động.
- Về TSLĐ & ĐTNH, khoản Hàng tồn kho của Công ty cuối kì so với đầu kì tăng rất lớn
là 76.826.738.869 đồng, với tỷ lệ tăng tương ứng là 376,54%. Hàng tồn kho của Công
ty tăng cao như vậy chủ yếu là do Hàng hoá tồn kho tăng 76.784.542.110 đồng, với tỷ
lệ tăng tương ứng 378,31%; đồng thời khoản Tiền cũng tăng với mức cao
2.256.224.693 đồng, tương ứng với tỷ lệ 153,46%, sở dĩ khoản Tiền tăng nhiều như vậy
phần lớn và cũng là nguyên nhân duy nhất là do Tiền gửi ngân hàng tăng với tỷ lệ cao
183,24%. Tiếp đó TSLĐ khác cũng tăng với số tuyệt đối không lớn là 27.236.282 đồng,
nhưng lại tăng với tỷ lệ là khá cao 72,98%. Các khoản phải thu của Công ty so với đầu
kì cũng tăng 4.694.231.618 đồng, với tỷ lệ tăng tương ứng là 9,62%.
(Chi tiết biến động của phần TSLĐ & ĐTNH tác giả luận văn sẽ đề cập đến ở phần sau)
- Nguồn vốn mà Công ty huy động vào sản xuất kinh doanh cũng đã có sự thay đổi, cụ
thể là: Nợ phải trả của Công ty tăng lên 79.916.362.753 đồng, với tỷ lệ tăng tương ứng
là 116,13%; đồng thời nguồn vốn chủ sở hữu của Công ty cũng tăng 3.197.187.751
đồng, với tỷ lệ tăng tương ứng là 32,97%.
2.2.1.2. Đánh giá khái quát tình hình tài chính qua Báo cáo kết quả hoạt động
kinh doanh :

nhưng sự gia tăng đó vẫn chính là nguyên nhân chủ yếu dẫn đến sự tăng vọt Tổng lợi
nhuận sau thuế của Công ty năm 2004 so với năm 2003 cụ thể là 2.648.383.411 đồng,
tương ứng với tỷ lệ tăng là 479,42%.
Như vậy, thông qua bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, ta nhận thấy trong
năm 2004 Công ty Cổ phần Thiết Bị Phụ Tùng Hà Nội đã tăng được chỉ tiêu Lợi nhuận
sau thuế lên rất cao. Đây là thành tích và là nỗ lực rất lớn của Công ty. Có được thành quả
như vậy, Công ty cũng đã có được những thuận lợi nhất định và cũng gặp không ít những
khó khăn .
2.2.2. Những thuận lợi và khó khăn trong hoạt động kinh doanh của Công ty:
2.2.2.1 Về thuận lợi :
- Ngành nghề và mặt hàng kinh doanh của Công ty khá đa dạng và thuộc nhiều lĩnh
vực (đã được cụ thể ở phần 2.1.2). Hiện nay Công ty kinh doanh xuất nhập khẩu và kinh
doanh thị trường nội địa trên 30 mặt hàng. Đây là yếu tố quan trọng giúp Công ty giảm
thiểu được rủi ro trong kinh doanh. Đồng thời đây cũng là tiền đề để Công ty có thể mở
rộng được thị trường trên nhiều lĩnh vực hoạt động kinh doanh.
- Công ty Cổ phần Thiết Bị Phụ Tùng Hà Nội trước đây nguyên là Doanh nghiệp Nhà
nước trực thuộc Tổng Công ty Máy và Phụ tùng đã có uy tín và tên tuổi trên thị trường
trong nhiều năm qua. Hiện nay Công ty có quan hệ thương mại với 24 đối tác nước ngoài
và 28 bạn hàng trong nước, có quan hệ tín dụng với chi nhánh của 4 Ngân hàng lớn là
Ngân hàng Công thương, Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam, Ngân hàng Ngoại
Thương Hà Nội, Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Việt Nam. Những mối
quan hệ thường xuyên, truyền thống đó sẽ tạo cho Công ty một sự ổn định và lâu dài trong
sự phát triển, và sẽ là một lợi thế rất lớn trên thương trường cạnh tranh.
- Hiện nay, năng lực và khả năng sản xuất trong nước không đáp ứng được hết nhu
cầu về các thiết bị máy móc và công nghệ hiện đại phục vụ cho quá trình công nghiệp hoá
hiện đại hoá của đất nước. Chính vì vậy nhu cầu trong nước về máy móc thiết bị phụ tùng,
phương tiện vận tải hiện đại là rất lớn và ngày càng tăng cả về số lượng và tỷ trọng phục
vụ cho xây dựng cơ sở hạ tầng, giao thông vận tải và công cuộc phát triển nền kinh tế đất
nước. Đây sẽ là thị trường rộng lớn đảm bảo cho đầu ra và sự phát triển lâu dài của Công
ty.

so với trước khi cổ phần hoá. Điều này gây khó khăn rất lớn cho Công ty trong công tác
huy động vốn đảm bảo cho hoạt động kinh doanh.
- Mặt bằng kinh doanh của Công ty có nguy cơ bị thu hẹp do quy hoạch phát triển
đô thị của thành phố Hà Nội, mặt khác địa điểm văn phòng của Công ty còn nằm ở đường
nhỏ, nằm khuất ở dốc đứng. Đồng thời kho tàng của Công ty gần như không có, chủ yếu
phải thuê ngoài làm tăng chi phí, giảm hiệu quả kinh tế, giảm khả năng cạnh trang cũng
như khả năng mở rộng sản xuất kinh doanh sau này. Ngoài ra, công tác quản lý của Công
ty còn chưa được tiêu chuẩn hoá thành một hệ thống tiêu chuẩn.
- Sự cạnh tranh về kinh doanh thiết bị phụ tùng ngày càng gay gắt và quyết liệt, các
Công ty xuất nhập khẩu xuất hiện ngày càng nhiều ở mọi thành phần kinh tế. Môi trường
cạnh tranh không lành mạnh giữa các thành phần kinh tế Nhà nước với các thành phần
kinh tế khác.
2.2.3. Phân tích thực tế tình hình tổ chức quản lý và sử dụng vốn lưu động tại
Công ty năm 2004:
2.2.3.1. Công tác tổ chức xác định nhu cầu vốn lưu động tại Công ty năm 2004:
Công tác xác định nhu cầu vốn lưu động của Công ty Cổ phần Thiết Bị Phụ Tùng
Hà Nội được tổ chức liên tục đều đặn qua các năm và nó nằm trong Kế hoạch tài chính của
Công ty. Thực tế trong năm 2004 vừa qua Công ty đã xác định nhu cầu vốn lưu động theo
cách sau:
Dựa vào kế hoạch kinh doanh và các số liệu lịch sử của Công ty (chủ yếu là năm 2003):
+ Giá vốn hàng bán năm 2003: 209.938.394.351 (đồng)
+ Vòng quay vốn lưu động bình quân năm 2003: 3,57 (vòng)
+ Dự báo Giá vốn hàng bán trong năm 2004 là: 309.730.000.000 (đồng)
+ Đưa ra chỉ tiêu Vòng quay vốn lưu động bình quân năm 2004: 3,1 (vòng)
Từ đó xác định nhu cầu vốn lưu động theo công thức:
Nhu cầu vốn
lưu động bình
quân KH 2004
=
Giá vốn hàng bán

154.497.896.889 (đồng) ta có chênh lệch sau:
Chênh lệch (∆
VLĐ
) = Nhu cầu VLĐ bình quân KH – VLĐ bình quân thực tế 2004
VLĐ đầu kỳ + VLĐ cuối kỳ
VLĐ bình quân thực tế 2004 =
2
70.693.465.429 +154.497.896.889
=
2
= 112.595.681.159 (đồng)
Suy ra:
Chênh lệch (∆
VLĐ
) = 99.913.000.000 - 112.595.681.159
= - 12.682.681.159 (đồng)
Như vậy trong năm 2004 công tác xác định nhu cầu vốn lưu động của Công ty là
không chuẩn xác, cụ thể đã xác định thiếu một lượng vốn lưu động tương đối lớn là
12.682.681.159(đồng). Điều này đã khiến cho Công ty không chủ động được nguồn vốn
đáp ứng nhu cầu vốn lưu động trong năm, gây khó khăn hơn cho Công ty khi huy động
thêm vốn ngoài kế hoạch. Nếu Công ty không có biện pháp kịp thời giải quyết vấn đề này
trong kỳ tới rất có thể Công ty sẽ bỏ lỡ mất những cơ hội kinh doanh không đáng mất vì
không chuẩn bị kịp vốn lưu động chớp thời cơ.
Mặt khác, có một điều là thông thường khi xác định chỉ tiêu kế hoạch, các doanh
nghiệp thường đưa ra chỉ tiêu cao hơn năm trước đó (nếu không có biến động lớn). Nhưng
ở Công ty Cổ phần Thiết Bị Phụ Tùng Hà Nội lại đưa ra chỉ tiêu Vòng quay vốn lưu động
thấp hơn năm trước, cụ thể kế hoạch năm 2004 đưa ra chỉ tiêu là 3,1 (lần), còn của năm
2003 tính được là 3,57 (lần).
2.2.3.2. Công tác tổ chức nguồn tài trợ vốn lưu động tại Công ty năm 2004:
• Nguồn hình thành vốn lưu động :

dụng
15.792.639.7
66
22,34 65.759.334.1
22
42,56 49.966.394.3
56
316,3
9
Tổng cộng 70.693.465.4
29
100,0
0
154.497.869.
889
100,0
0
83.804.431.4
60
105,8
6
Từ bảng 03 ta thấy, vốn lưu động của Công ty được tài trợ từ các nguồn: Vốn chiếm
dụng, Vốn tín dụng, Vốn CP Nhà nước và Vốn tự bổ sung. Cụ thể là :
Số vốn lưu động hình thành từ nguồn Vốn CP Nhà nước và tự bổ sung chiếm tỷ
trọng thấp trong tổng số vốn lưu động của Công ty (1,24% và 5,30%). Đối với Công ty Cổ
phần Thiết Bị Phụ Tùng Hà Nội, phần vốn CP Nhà nước từ khi Công ty cổ phần hoá đến
nay không đổi 1.920.000.000đ chiếm 20% Nguồn vốn kinh doanh. Còn sự gia tăng của
nguồn vốn tự bổ sung năm 2004 so với năm 2003 là rất lớn tới 5.931.781.098 đ tương ứng
với tỷ lệ 263,37%.