MỘT SỐ ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN
TỔ CHỨC ỨNG DỤNG KTQT QUÁ
TRÌNH TIÊU THỤ VÀ KẾT QUẢ
TIÊU THỤ TẠI CÔNG TY ĐIỆN MÁY KỸ
THUẬT CÔNG NGHỆ
A/ MỘT SỐ NHẬN XÉT VỀ CÔNG TY ĐIỆN MÁY VÀ KỸ
THUẬT CÔNG NGHỆ
I/ Nhận xét chung về công tác KT tại Công ty
1/ Công tác tổ chức quản lý
Công ty Điện Máy và Kỹ Thuật Công Nghệ có bộ máy quản lý chặt chẽ từ
giám đốc đến các nhân viên trong công ty. Công ty đã tổ chức quản lý vừa trực
tuyến vừa chức năng, đội ngũ nhân viên có trình độ lành nghề, năng động, nhiệt tình
tạo điều kiện thuận lợi trong công tác quản lý kiểm soát, phát triển Công ty ngày
càng lớn mạnh và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với Nhà nước. Các chi nhánh hoạt
động riêng lẻ, độc lập dưới sự quản lý của công ty nên đã tạo được tính tự chủ và
năng động của các chi nhánh nên các chi nhánh và Công ty đều phát triển ngày càng
lớn mạnh.
2/ Công tác tổ chức hạch toán tại Công ty
Nhìn chung, công tác hạch toán kế toán tại Công ty được thực hiện tuân theo
chế độ kế toán tài chính mới được ban hành và đã phần nào đáp ứng được nhu cầu
quản lý kinh tế trong nội bộ Công ty và của Nhà nước.
a/ Về tổ chức bộ máy kế toán
Bộ máy kế toán tại Công ty được tổ chức theo mô hình vừa tập trung vừa
phân tán phù hợp với đặc điểm tổ chức SX - KD trên địa bàn rộng của Công ty. Việc
tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình trên đã tinh giảm được khối lượng công việc ở
phòng kế toán Công ty, đảm bảo tính năng tự chủ trong hoạt động SX-KD của các
đơn vị trực thuộc ở xa. Đồng thời, đảm bảo cung cấp thông tin kế toán được kịp
thời, tăng cường hạch toán kế toán nội bộ. Tuy nhiên, loại hình này khi áp dụng
cũng có một số nhược điểm:
Kế toán tại văn phòng Công ty không trực tiếp giám sát các hoạt động kinh
tế tài chính ở cấp dưới, chỉ quản lý thông qua các báo cáo của cá đơn vị gửi về. Như

phí thành biến phí và định phí cũng như các cách phân loại chi phí khác trong
KTQT như chi phí kiểm soát được, không kiểm soát được… và công ty chỉ tổng
hợp chi phí phát sinh cho từng bộ phận, chung cho cả nhóm hàng và không phân bổ
cho từng mặt hàng cụ thể. Điều này làm cho việc lập kế hoạch chi phí tại Công ty
chưa sát với thực tế cũng như quá trình theo dõi chi phí thực tế phát sinh cho từng
bộ phận, từng nhóm hàng, mặt hàng chưa chính xác.
2/ Công tác lập kế hoạch
Kế hoạch chung của công ty được lập dựa trên các bản kế hoạch đăng ký từ
các đơn vị cấp dưới, căn cứ vào tình hình cụ thể của từng đơn vị. Vì vậy, công tác
lập kế hoạch mang tính chủ động, linh hoạt, chính xác hơn dẫn đến hoạt động kinh
doanh hiệu quả hơn. Tuy nhiên, Công ty mới chỉ lập kế hoạch chung mang tính tổng
quát chứ chưa cụ thể hoá một cách chi tiết.
Thực tế tại công ty chỉ lập kế hoạch hoạt động kinh doanh vào đầu mỗi năm
tài chính song chỉ là kế hoạch về sản lượng và doanh thu mà không chú trọng đến
vấn đề chi phí. Như vậy, các báo cáo dự toán được lập ở công ty còn thiếu rất nhiều
và việc lập kế hoạch chỉ do ban giám đốc lập chứ tại các phòng ban không lập các
kế hoạch cụ thể cho bộ phận của mình. Việc lập kế hoạch được tiến hành theo năm,
điều này dẫn đến sự thiếu chính xác và không phản ánh được tính thời vụ cũng như
ảnh hưởng của các điều kiện tự nhiên, xã hội, chính trị, kinh tế... và một số dự toán
chủ yếu thuộc phạm vi KTQT hầu như không được lập. Như vậy, Công ty cần phải
lập thêm đầy đủ các báo cáo dự toán để công tác lập dự toán mang tính đồng bộ,
đảm bảo các hoạt động của công ty được tiến hành và kiểm soát tốt. Công ty có thể
tham khảo các mẫu báo cáo mà đề tài sẽ trình bày ở phần B.
3/ Tổ chức hệ thống sổ chi tiết, báo cáo
Việc tổ chức chi tiết doanh thu và kết quả tiêu thụ chưa được quan tâm nên
công tác này chưa đầy đủ, khoa học. Vì vậy, Công ty cần phải có tổ chức, sắp xếp
lại cho phù hợp hơn.
Hiện Công ty không mở Sổ chi tiết Doanh thu và Sổ chi tiết Giá vốn hàng
bán. Đối với doanh thu Công ty theo dõi theo sổ chi tiết phải thu khách hàng và còn
đối với giá vốn hàng bán thì theo dõi theo thẻ kho và tờ kê chi tiết TK 156 xuất.

thông tin về KTQT quá trình tiêu thụ và kết quả tiêu thụ cũng như những ứng dụng
của nó vào công tác định giá bán và lập kế hoạch là yếu tố quan trọng hàng đầu,
phần nào đáp ứng được nhu cầu thông tin của ban lãnh đạo. Để bộ máy kế toán tại
công ty thực sự là công cụ khoa học hữu ích thì công ty cần phải xây dựng lại tổ
chức bộ máy kế toán phù hợp hơn. Cụ thể:
I/ Xây dựng mô hình tổ chức bộ máy kế toán tại công ty
Xuất phát từ yêu cầu thông tin của KTQT chỉ dùng để phục vụ cho các nhà
quản trị DN trong việc điều hành hoạt động SX – KD cho nên công tác tổ chức
KTQT cũng được tổ chức linh hoạt tuỳ thuộc vào đặc điểm hoạt động SX – KD tại
mỗi DN sao cho đáp ứng thông tin của nhà quản lý.
Tuỳ theo quy mô hoạt động của mỗi DN mà lựa chọn phương thức tổ chức
bộ máy KTQT. Nếu là DN hoạt động quy mô lớn thì có thể tổ chức một bộ phận
chuyên đảm trách KTQT – phương thức riêng biệt. Nếu là DN hoạt động quy mô
nhỏ, vừa thì phần hành KTQT có thể do các kế toán viên của phần hành KTTC kiêm
nhiệm – phương thức kết hợp. Dù lựa chọn phương thức tổ chức riêng biệt hay kết
hợp phần hành KTQT và KTTC thì yêu cầu về công tác KTQT vẫn phải đảm bảo
thực hiện đầy đủ các nhiệm vụ là dự toán, phân tích, đánh giá, lập báo cáo kế toán
quản trị, xem xét đánh giá các dự án và cung cấp thông tin cho lãnh đạo ra các quyết
định.
1/ Các nguyên tắc cơ bản khi xây dựng mô hình KTQT
Để xây dựng mô hình KTQT đem lại hiệu quả tốt nhất, Công ty phải dựa trên
những nguyên tắc sau:
- Không làm xáo trộn quá nhiều về mặt tổ chức hay phá vỡ hoàn toàn cơ cấu
tổ chức hiện tại của Công ty mà phải dựa vào cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán hiện
tại của Công ty để sắp xếp, phân công, bổ sung hoặc điều chỉnh nội dung công việc
cho hợp lý với yêu cầu mới, hoàn cảnh mới.
- Phải đảm bảo cho bộ máy kế toán mới hoạt động, vận hành bao quát được
tất cả nội dung của kế toán tài chính và kế toán quản trị.
- Phải đảm bảo lợi ích kinh tế nghĩa là lợi ích đem lại phải lớn hơn chi phí bỏ
ra.

Sơ đồ 6. Mối quan hệ chức năng và nhiệm vụ của mô hình kết hợp
KTTC
KTQT
Ghi sổ KT tổng hợp
và KT chi tiết
Lập dự toán, phân tích,
tư vấn dự án
Lập BCTC
Lập BCQT
Xử lý số liệu
tổng hợp
Xử lý số liệu
Chi tiết

4/ Thiết lập sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty
Để bộ máy kế toán theo mô hình kết hợp KTQT và KTTC đảm bảo hoàn
thành tốt công việc của KTQT và KTTC thì Công ty nên áp dụng mô hình động,
nghĩa là mỗi nhân viên sẽ không làm một công việc nhất định mà sẽ tham gia vào
các tổ làm việc khác nhau tuỳ thuộc vào yêu cầu công việc và thời điểm khác
nhau trong kỳ. Bởi vì, một số công việc kế toán chỉ thực hiện vào những thời điểm
nhất định, do đó nếu bố trì công việc hợp lý thì việc tham gia vào nhiều tổ xử lý
công việc khác nhau sẽ giúp cho Công ty tận dụng được nhân công, tiết kiệm chi
phí.
Theo mô hình này, các bộ phận kế toán đảm nhận các phần hành KTTC và
tương ứng với các phần hành KTTC nói trên thì sẽ bao gồm cả các phần hành
KTQT. Các nhân viên kế toán từng phần hành vừa thực hiện các công việc của
KTTC đồng thời cũng được giao nhiệm vụ KTQT liên quan đến phần hành đó. Đối
với những trường hợp nhà quản trị yêu cầu các báo cáo KTQT liên quan đến nhiều
phần hành thì đòi hỏi phải có sự tham gia của các kế toán viên đảm nhiệm các phần
hành dó.

Tổ
Phân
tích
đánh giá
Quan hệ trực tuyến
Quan hệ chức năng
5/ Chức năng và nhiệm vụ của các bộ phận
Trong mô hình này, mỗi tổ sẽ có một tổ trưởng phụ trách và số lượng người
tham gia vào tổ sẽ thay đổi tại các thời điểm khác nhau tuỳ thuộc vào yêu cầu của
công việc.
 Kế toán trưởng: Chịu trách nhiệm về công tác kế toán toàn Công ty, chỉ
đạo hướng dẫn các nghiệp vụ, tổ chức kiểm tra tính trung thực của các báo cáo kế
toán và tư vấn các hoạt động quản trị cho hội đồng quản trị và ban giám đốc.
 Tổ kế toán tổng hợp: Theo dõi chi phí phát sinh tại các đơn vị hạch toán
phụ thuộc, đồng thời tổng hợp số liệu từ các phần hành khác để vào sổ sách tổng
hợp, xác định kết quả kinh doanh, lập báo cáo tài chính và kiểm tra số liệu kế toán.
Công việc này được thực hiện vào cuối kỳ kế toán.
 Tổ kế toán công nợ: Theo dõi công nợ phải thu khách hàng, phải trả nhà
cung cấp và các khoản phải thu, phải trả nội bộ .
 Tổ kế toán thanh toán: Theo dõi các khoản thu chi bằng tiền mặt,
TGNH, theo dõi, phản ánh tiền lương, các khoản trích theo lương, các khoản tạm
ứng của cán bộ công nhân viên, theo dõi thuế và các khoản phải nộp cho NSNN.
 Tổ kế toán mua hàng, bán hàng: Theo dõi, hạch toán tình hình mua
hàng, nhập, xuất hàng, theo dõi hàng tồn kho, theo dõi tình hình tiêu thụ hàng hoá,
xác định doanh thu.
 Tổ dự toán: thực hiện các công việc: tập hợp chi phí, phân tích thành
biến phí, định phí, lập các dự toán SX – KD.
 Tổ phân tích, đánh giá: Có nhiệm vụ lập các báo cáo KTQT, so sánh,
đánh giá kết quả thực hiện với kế hoach đề ra, tìm nguyên nhân gây ra biến động từ
đó đề xuất các phương án sửa đổi.

xuất từ các xí nghiệp…
phòng ban làm căn cứ lập kế
hoạch cụ thể tổ chức hoạt động.
Tổ
phân tích,
đánh giá
Nhận các báo cáo thực hiện của
các bộ phận, sử dụng các phương
pháp nghiệp vụ để tiến hành
phân tích, đánh giá.
Cung cấp thông tin kết quả
phân tích, đánh giá cho các bộ
phận kịp thời điều chỉnh.
Tổ
nghiên cứu
dự án
Nhận thông tin từ phòng kế
hoạch, phòng thị trường, phòng
kinh doanh xuất nhập khẩu và
ban giám đốc về các dự án.
Cung cấp thông tin phân tích
các phương án khác nhau của
các dự án.
Để tạo được mối liên hệ thường xuyên, liên tục thì nhà quản trị cần thiết lập
các mẫu báo cáo định kỳ giữa KTQT và các phòng ban liên quan bên cạnh các báo
cáo đột xuất khi có yêu cầu.
II/ Tổ chức công tác KTQT quá trình tiêu thụ và kết quả tiêu thụ
1/ Nhận diện và phân tích chi phí phát sinh tại công ty
Do hiện nay Công ty mới chỉ bắt đầu áp dụng KTQT nên công ty vẫn chưa
tiến hành phân loại chi phí mà chỉ theo dõi chung cho các khoản mục chi phí. Vì


CP Văn phòng phẩm

CP dịch vụ mua ngoài

CP lãi vay

CP vận chuyển, bốc dỡ, bảo
quản

Công tác phí

CP tiếp khách

CP quảng cáo, tiếp thị

Thuế môn bài, phí, lệ phí
trước bạ

Bên cạnh đó, Công ty cũng cần tiến hành tổ chức chi tiết lại hệ thống tài
khoản cho khoản mục chi phí như sau để thuận tiện cho việc theo dõi, hạch toán:
- Đối với chi phí bán hàng: Từ TK 641- chi phí bán hàng, Công ty nên sử
dụng thêm các TK chi tiết cấp 2:
+ TK 6411: Chi phí nhân viên bán hàng.
+ TK 6412: Chi phí khấu hao TSCĐ.
+ TK 6413: Chi phí vận chuyển, bốc dỡ.
+ TK 6414: Chi phí quảng cáo, tiếp thị.
+ TK 6415: Chi phí dịch vụ mua ngoài.
+ TK 6416: Chi phí văn phòng phẩm.
+ TK 6418: Chi phí bán hàng khác.

từng nhóm hàng.
Kết hợp với Bảng kê hàng bán bị trả lại mà công ty đã mở ( trang 35 ), công
ty có thể tham khảo mẫu sổ sau: ( xem trang 56, 57 )

Sổ theo dõi chi tiết doanh thu
Cũng giống như giá vốn hàng bán, Công ty phải tiến hành theo dõi doanh thu
theo từng mặt hàng của từng nhóm, và mỗi mặt hàng được theo dõi trên một hay
một số tờ sổ nhất định và được lập theo từng quý. Đối với các khoản giảm trừ
doanh thu cũng cần phải được theo dõi chi tiết trên sổ chi tiết doanh thu để thuận
tiện cho việc báo cáo doanh thu vào bất kỳ thời điểm nào khi nhà quản lý yêu cầu.
Định kỳ vào thời điểm cuối quý, kế toán sẽ tổng hợp doanh thu chung theo
từng nhóm hàng.
Sau đây là mẫu sổ mà công ty có thể tham khảo: ( xem trang 60, 61 )

Sổ theo dõi chi tiết chi phí BH và QLDN
Đối với sổ chi tiết chi phí BH &QLDN thì cùng với việc tổ chức hệ thống tài
khoản chi tiết ( xem trang 54, 55 ), công ty nên tổ chức lại sổ chi tiết theo tài khoản
để dễ kiểm soát chi phí. ( Xem trang 62, 63 )
Hiện nay, Công ty không tiến hành phân bổ chi phí cho từng mặt hàng mà
chỉ phân bổ chi phí phát sinh chung cho cả nhóm. Điều này là không hợp lý vì sẽ
không chỉ ra cho nhà quản trị thấy được mặt hàng nào kinh doanh có hiệu quả và
mặt hàng nào thì không để từ đó có phương hướng kinh doanh cụ thể cho từng mặt
hàng trong nhóm để đem lại lợi nhuận lớn nhất cho công ty. Vì vậy, ngoài quá trình
phân bổ chi phí cho từng nhóm hàng ( trang 39 ), Công ty cần phải tiến hành phân
bổ chi phí cụ thể cho từng mặt hàng trong từng nhóm để xác định được mức độ
đóng góp của từng nhóm hàng vào tổng doanh thu và mức độ đóng góp của từng
mặt hàng vào doanh thu tiêu thụ của nhóm.
Chi phí BH và QLDN được phân bổ theo tiêu thức số lượng hàng hóa tiêu
thụ như sau:
CPBH (CPQLDN) CPBH (CPQLDN) phân bổ cho nhóm hàng Số lượng

và QLDN vào sổ cái, hàng tháng kế toán tổng hợp cũng phải đồng thời tổng hợp số
liệu cho hai khoản mục chi phí này theo từng yếu tố chi phí phát sinh để lập báo cáo
nhanh cho lãnh đạo Công ty về tình hình doanh thu, chi phí cuối mỗi tháng. Do đó,
để phục vụ thông tin một cách có hiệu quả, ngoài sổ kế toán chi tiết chi phí BH và
QLDN mà công ty đã lập, kế toán có thể lập thêm bản báo cáo nhanh như sau ( xem
trang 65 )

Trích đoạn Phân tích tình hình thực hiện kế hoạch tiêu thụ

---