THỰC TRẠNG KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN
TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG
NGHỆ ĐIỆN TỬ, CƠ KHÍ VÀ MÔI TRƯỜNG- EMECO
2.1. KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG TẠI CÔNG TY EMECO
2.1.1. Chứng từ sử dụng
* Chứng từ sử dụng
Công việc tính lương, tính thưởng và các khoản phải trả khác cho NLĐ
được thực hiện tập trung tại phòng tài chính kế toán của công ty. Các chứng từ
kế toán bao gồm:
- Bảng chấm công (mẫu số 01a- LĐTL).
- Bảng chấm công làm thêm giờ (mẫu số 01b- LĐTL).
- Bảng thanh toán tiền lương (mẫu số 02- LĐTL).
- Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành (mẫu số 05- LĐTL).
- Hợp đồng giao khoán (mẫu số 08- LĐTL).
Ngoài ra công ty cổ phần EMECO còn sử dụng thêm một số chứng từ sau:
- Bảng tổng hợp hệ số lương: Do phòng kế toán tài chính lập và theo dõi tình
hình nhân sự của công ty, tình hình thay đổi bậc lương và hệ số lương của
CNV. Đồng thời là cơ sở để kế toán tính lương, tính thưởng và các khoản phụ
cấp, các khoản trích theo lương của CNV trong công ty.

Bảng 2.1. Bảng tổng hợp hệ số lương tháng 02/2010 của công ty EMECO
Công ty cổ phần công nghệ điện tử,
cơ khí và môi trường- EMECO
BẢNG TỔNG HỢP HỆ SỐ LƯƠNG
Tháng 02 năm 2010
TT Họ và tên
Giới tính Chức vụ Trình độ
Hệ số
lương
Nam Nữ
I. Phòng kế toán tài chính

Đề nghị cho ứng số tiền: 1.000.000 (Viết bằng chữ) Một triệu đồng chẵn.
Lý do tạm ứng: Việc riêng
Thời gian thanh toán: ngày 28 tháng 02 năm 2010
Cam đoan chịu trách nhiệm: Nếu không đảm bảo thời hạn thanh toán, tôi xin
chịu trách nhiệm
- Nếu không sử dụng: Nộp trả công ty 100% số tiền tạm ứng.
- Nếu sử dụng mà không đảm bảo thời gian thanh toán thì sẽ thu qua lương.
Tổng giám đốc Kế toán trưởng Phụ trách bộ phận Người đề nghị
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
* Quy trình luân chuyển chứng từ
- Luân chuyển chứng từ tại khối văn phòng: Mỗi phòng ban sẽ có một người
chịu trách nhiệm chấm công cho CBCNV trong phòng vào bảng chấm công
(bảng 2.3). Sau đó chuyển sang cho phòng tài chính kế toán. Tại đây kế toán
tiền lương sẽ tổng hợp, tính toán và lập bảng thanh toán lương (bảng 2.4).
Bảng thanh toán lương sau khi được lập sẽ chuyển qua cho TGĐ, cán bộ LĐ-
TL và KTT ký duyệt. Sau đó, kế toán tiền lương sẽ phôtô làm 2 bản: Một bản
thủ quỹ sẽ chi tiền để trả cho CNV, một bản kế toán làm căn cứ ghi sổ.
Bảng 2.3: Bảng chấm công tại TT hành chính- tổng hợp của công ty cổ phần EMECO tháng 02 năm 2010
CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ ĐIỆN TỬ, CƠ KHÍ BẢNG CHẤM CÔNG
VÀ MÔI TRƯỜNG EMECO Đơn vị: TT Hành chính- Tổng hợp
Từ ngày: 01 đến ngày 28 tháng 02 năm 2010
T
T
HỌ VÀ
TÊN
1 2 3 4 5 6 7 8 9
1
0
1
1

7
2
8
2
9
3
0
3
1
C
T
N
B
Ô
V
R
R
0
P/
L
VRC
L
Côn
g
1
Đỗ Mạnh
Hà
1 1 1 1 1 \ 1 1 1 1 1 p \ \ L L L 1 p \ \ 1 1 1 1 1 \ \ 5 16,0
2
Phạm Thị

1
2
1
3
1
4
1
5
1
6
1
7
1
8
19
2
0
2
1
2
2
2
3
2
4
2
5
2
6
2

nghiệp
Lương
thu
nhập
Lươn
g BQ
ngày
Côn
g
Số
tiền
Phép lễ Thêm giờ
Lương công
trình
Tổng
cộng
lương
Phụ cấp
Thu
8,5%
BHXH
,
BHYT
Số tiền
lĩnh
Gh
i
ch
ú
Côn

14,0 4.455 6,0 1.909 6.364 200 - 6.564

3 Đỗ Mạnh Hà Lái xe
2.400
109,0
9
16,0 1.745 5,0 408 2,5 273 2.426 400 152 2.673

4
Phạm Văn
Mạnh
Kỹ sư
điện
3.600
163,6
4
6,0 982 13,0 2.127 3.109 450 - 3.559

5
Phạm Văn
Mến CN điện
2.400
109,0
9
- 6,0 480 15,0 1.636 2.117 340 150 2.307

… … … … … … … … … … … … … … … … … …

Tổng cộng
156.90

tính chính xác, tránh nhầm lẫn, dễ theo dõi, không chỉ có ý nghĩa to lớn đối
với nhà quản lý mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho bản thân CBCNV trong
việc đối chiếu kết quả lao động với tiền lương nhận được trong tháng. Quy
trình luân chuyển chứng từ thanh toán lương tại các đội sau đó cũng giống
như quy trình luân chuyển chứng từ tại khối văn phòng. Sau khi đã kiểm tra
các chứng từ tính lương, tính thưởng, tính phụ cấp, trợ cấp, kế toán tiến hành
tính lương, tính thưởng, trợ cấp phải trả cho NLĐ theo từng hình thức trả
lương, trả thưởng đang áp dụng tại công ty và tiến hành lập bảng thanh toán
tiền lương, tiền thưởng. Trên bảng thanh toán lương phải có đầy đủ chữ ký
của kế toán tiền lương, cán bộ LĐ-TL, KTT và TGĐ công ty.
Bảng 2.5: Báo cáo ngày tại TT dịch vụ- bảo hành thiết bị công ty EMECO
Công ty cổ phần công nghệ điện tử,
cơ khí và môi trường- EMECO
BÁO CÁO NGÀY
Đơn vị: TT dịch vụ- bảo hành thiết bị Ngày: 22/02/2010
Tổng số người: 09 Người có mặt làm việc: 08
Người nghỉ: (Ghi rõ họ tên, lý do nghỉ) Nguyễn Huy Chương- Nghỉ phép ……………………………………………….
ST
T
Tên công trình/ Công
việc
Nội dung Người tham gia
Đơn vị
tính
Khối
lượng
Ghi chú
1 Hải Dương
Hệ ĐHKK ngân hàng NT Hải
Dương

Tổng
cộng
Phụ cấp Lương ốm
Thu
8,5%
BHXH
Số
tiền
lĩnh
Ghi
chú
Công Tiền
Số
giờ
Tiền Công Công Tiền Công Tiền
DỊCH VỤ
1 Phạm Văn Mến CN điện 2400 109.09 0.5 55 6 480 535 300 835
… … … … … … … … … … … … … … … … … … …
NGÂN HÀNG NT HẢI DƯƠNG
1 Phạm Văn Mến CN điện 2400 109.09 1 109 109 40 149
… … … … … … … … … … … … … … … … … … …
HỘI TRƯỜNG A1VPTƯ ĐẢNG
1 Phạm Văn Mến CN điện 2400 109.09 1 109 109 109
… … … … … … … … … … … … … … … … … … …
TỔNG CỘNG 362700 505 63007 226.5 24090 - - - 87097 69 9295 - - 383 96392

Hà nội, ngày 04 tháng 3 năm 2010
Kế toán tiền lương Cán bộ LĐ- TL Kế toán trưởng Tổng giám đốc
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)
Thời gian để tính lương, tính thưởng và các khoản phải trả cho NLĐ theo

Hạch toán thời gian lao động phải đảm bảo ghi chép kịp thời, chính xác
số ngày công, giờ công làm việc thực tế hoặc ngừng việc, nghỉ việc của từng
lao động, từng đơn vị sản xuất, từng phòng ban trong công ty.
Chứng từ quan trọng nhất trong hạch toán thời gian lao động là “Bảng
chấm công”. “Bảng chấm công” lập riêng cho từng phòng ban, tổ, đội sản
xuất và được sử dụng để hạch toán thời gian làm việc thực tế nghỉ việc, vắng
mặt của NLĐ trong ngày. Bên cạnh “Bảng chấm công” kế toán còn sử dụng
một số chứng từ khác để phản ánh cụ thể tình hình sử dụng thời gian lao động
của CBCNV trong một số trường hợp sau:
- Phiếu nghỉ hưởng BHXH: Phiếu này được lập để xác định số ngày được
nghỉ do ốm đau, thai sản, tai nạn lao động… của NLĐ, làm căn cứ tính
BHXH trả thay lương theo chế độ quy định.
- Phiếu báo làm thêm giờ: Đây là chứng từ xác nhận số ngày công, giờ công
làm thêm trong tháng của CBCNV, là cơ sở tính trả lương cho NLĐ.
* Hạch toán kết quả lao động:
Căn cứ để hạch toán kết quả lao động là “Bảng chấm công” của các
phòng ban, tổ, đội trong công ty. Tiền lương của công ty được tính theo lương
thời gian với mức lương tối thiểu theo quyết định số 33/2009/QĐ- BTC ban
hành ngày 06/04/2009 là 650.000 đồng. Do đó, tiền lương trả cho CBCNV
trong công ty EMECO được tính như sau:
 Lương trả cho cán bộ quản lý.
- Lương thời gian:
Lương cơ bản = Hệ số lương cơ bản x 650.000

Thông thường tại các công ty khác, để đảm bảo mức sống của CBCNV
thì các công ty đó còn có một số quy định về hệ số tăng thêm (HSTT). Khi đó
mức lương tăng thêm tương ứng với HSTT như sau:
Lương tăng thêm
của CBCNV
=

phép
=
Hệ số lương cơ bản x 650.000 đồng
X
Số ngày nghỉ lễ, phép
thực tế
22 ngày
- Lương thêm giờ:
Lương thêm giờ =
Lương thu nhập
X Số công làm thêm giờ
22 ngày
- Công ty không áp dụng tiền ăn ca cho CBCNV. Đối với các khoản phụ cấp
khác như: Phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp xăng xe, phụ cấp điện thoại thì công
ty cũng không tính dựa trên hệ số phụ cấp mà được xác định hoàn toàn trên cơ
sở nhận định, đánh giá của thủ trưởng đơn vị về tần suất đi lại, liên lạc phục
vụ công tác, vai trò, trách nhiệm đảm nhận trong công việc (bảng 1.3- trang
9). Riêng đối với CBCNV phải thường xuyên tiếp xúc với hóa chất độc hại ở
kho hay khi thực hiện công trình thì mức phụ cấp độc hại là 5.000 đồng/công.
- Các khoản trích theo lương:
+ BHXH (6 %): 6 % x LCB.
+ BHYT (1,5 %): 1,5 % x LCB.
+ BHTN (1%): 1 % x LCB.
Tổng các khoản trích theo lương là 8,5 % tính trên LCB của CBCNV.
Vậy thu nhập thực lĩnh của CBCNV trong công ty EMECO được tính
theo công thức sau:
Thu nhập
thực lĩnh
=
Lương thời

Lương lễ,
phép
=
3.458 nghìn đồng
X 5,5 = 865 (nghìn đồng)
22 ngày
- Các khoản trích theo lương:
+ BHXH: 6 % x 3.458 nghìn đồng = 207,48 (nghìn đồng)
+ BHYT: 1,5 % x 3.458 nghìn đồng = 51,87 (nghìn đồng)
+ BHTN: 1 % x 3.458 nghìn đồng = 34,58 (nghìn đồng)
Tổng các khoản trích theo lương là: 294 (nghìn đồng).
- Phụ cấp: 200 (nghìn đồng).
Vậy: Tổng lương thực lĩnh của ông Phạm Hữu Chữ trong tháng 02/2010 là:
4.614 + 865 + 200 - 294 = 5.385 (nghìn đồng)
 Lương trả cho công nhân trong biên chế tại các tổ, đội sản xuất, thi công công
trình.
Lương tính cho công nhân trong biên chế cũng được tính tương tự cách
tính lương của cán bộ quản lý. Đặc biệt, ngoài bảng thanh toán lương tổng
hợp tại công ty thì lương của công nhân cũng được chi tiết theo từng công
trình mà công nhân thực hiện trong tháng. Điều này đảm bảo sự chính xác, dễ
theo dõi, đối chiếu giữa kết quả đạt được và thời gian thực tế làm việc.
Ví dụ: Anh Phạm Văn Mến- công nhân sửa chữa điện, có hệ số LCB là 2,71,
lương thu nhập 2,4 triệu. Trong tháng 02/2010 có 15 ngày công đi làm thực
tế, 6 công nghỉ lễ, phép, không có công làm thêm giờ, phụ cấp điện thoại:
100.000 đồng, phụ cấp xăng xe: 200.000 đồng và 40.000 đồng phụ cấp độc
hại tương ứng với 8 công. Lương thực lĩnh của anh Phạm Văn Mến được tính
như sau:
- Lương cơ bản: 2,71 x 650 = 1.762 (nghìn đồng)
- Lương thu nhập: 2.400 (nghìn đồng)
- Thu nhập bình quân ngày:

1. Dịch vụ
2. Ngân hàng NT Hải Dương
3. Hội trường A1 VP TƯ Đảng
4. Phủ chủ tịch
5. INTIMEX
835
149
109
109
109
6. HONDA GIẢI PHÓNG
7. CROWN PLAZA MỸ ĐÌNH
450
545
Tổng cộng 2.306
 Lương trả cho công nhân thời vụ.
Để đáp ứng được nhu cầu của công trình, đảm bảo thực hiện thi công
đúng tiến độ, nhiều lúc công ty phải tiến hành thuê thêm lao động bên ngoài.
Lương của công nhân thuê ngoài được tính tương tự như tính lương cho
CBCNV trong biên chế công ty. Điều đáng chú ý ở đây là hệ số LCB của
công nhân thuê ngoài do chủ nhiệm công trình đề xuất dựa trên khả năng làm
việc, năng suất lao động, mức độ đáp ứng được yêu cầu của công ty… Sau
đó, “Bảng đề xuất hệ số lương cơ bản” sẽ được chuyển qua cán bộ LĐ- TL và
TGĐ xem xét ký duyệt. Sau khi được sự đồng ý của BGĐ thì kế toán tiền
lương sẽ tính lương và các khoản trích theo lương trên cơ sở hệ số LCB đó.
 Trả lương theo hình thức khoán.
Riêng đối với trường hợp công nhân được trả lương theo hình thức
khoán thì chứng từ ban đầu để hạch toán kết quả lao động là HĐLĐ. Hợp
đồng này là biên bản ký kết giữa người giao khoán và người nhận khoán về
công việc, thời gian, địa điểm làm việc, trách nhiệm và quyền lợi mỗi bên khi

HỢP ĐỒNG LAO ĐỘNG
Ngày 02 tháng 11 năm 2008
Chúng tôi gồm: Ông Phạm Hữu Chữ- Phó tổng giám đốc công ty (bên A)
Ông Nguyễn Quốc Việt- Người lao động (bên B)
Hai bên cùng nhau ký kết hợp đồng với nội dung như sau:
Điều I: Trách nhiệm bên B
- Chịu trách nhiệm về an ninh và bảo về máy móc, thiết bị, vật tư tại công
ty EMECO- C6 Thanh Xuân Bắc, Hà Nội.
- Chấp hành nội quy và quy định chung của xí nghiệp.
Điều II: Trách nhiệm bên A
- Trả lương tháng đúng hạn (vào cuối tháng).
- Đảm bảo điều kiện làm việc cho nhân viên.
Điều III: Số tiền lương khoán là 1.500.000 đồng/ tháng.
Bên giao việc (bên A) Bên nhận việc (bên
B)
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
2.1.3. Tài khoản sử dụng
- Tài khoản 334: “Phải trả công nhân viên”.
Tài khoản 334 không được chi tiết thành các tài khoản cấp 2 nên gây khó
khăn trong việc theo dõi trả lương cho từng bộ phận, từng nhóm CBCNV với
các phương thức trả lương khác nhau.
Bên cạnh đó, công ty còn sử dụng các tài khoản liên quan khác như:
- TK 622: “Chi phí nhân công trực tiếp”.
- TK 641: “Chi phí bán hàng”- Chi tiết TK 6411: “Chi phí nhân viên”.
- TK 642: “Chi phí quản lý doanh nghiệp”- Chi tiết TK 6421: “Chi phí nhân
viên quản lý”.
…
2.1.4. Quy trình kế toán
Phần mềm kế toán mà công ty EMECO đang sử dụng là phần mềm kế
toán MISA- SME Express Version 7.9. Việc tính lương và các khoản trích

căn cứ vào bảng chấm công do các phòng ban gửi lên, kế toán tiền lương sẽ
vào mục chấm công để thực hiện chấm công cho nhân viên. Bảng chấm công
khi in ra sẽ có dạng như bảng 2.3- trang 19.
* Tính lương:
Sau khi thực hiện chấm công cho CNV trong toàn công ty, kế toán tiền
lương chọn danh sách CBCNV cần tính lương rồi nhấn nút: “Tính lương” để
thực hiện thao tác tính lương.
* Bảng lương:
Sau khi thực hiện thao tác tính lương, kế toán vào phần bảng lương sẽ
thấy xuất hiện bảng thanh toán tiền lương. Tại đây, kế toán có thể xem xét chi
tiết hoặc tính lại bảng lương cho chính xác và in được ra bảng thanh toán
lương (bảng 2.4- trang 20). Sau đó, chuyển số liệu tiền lương của các CBCNV
vào sổ sách báo cáo bằng nút: “Ghi sổ”.
* Trả lương:
Sau khi đã tính lương và kiểm tra bảng lương của đơn vị, kế toán tiến hành
trả lương cho CBCNV bằng cách nhập đầy đủ các thông tin cần thiết trong
giao diện: “Trả lương nhân viên”.
Bảng 2.8: Giao diện”Trả lương nhân viên” tháng 02 năm 2010
tại công ty cổ phần EMECO
Sau khi nhấn nút “Đồng ý”, do công ty trả lương bằng tiền mặt nên phần
mềm tự động sinh ra phiếu chi tiền mặt. Kế toán tiền lương vào “Phiếu chi”
của phần hành “Quản lý quỹ” sẽ thấy giao diện của phiếu chi với đầy đủ
thông tin đã khai báo. Với phiếu chi đó, kế toán thanh toán phải in ra một liên
để đính kèm với bảng tổng hợp thanh toán lương thực trả chuyển cho TGĐ,
cán bộ LĐ- TL và KTT ký duyệt chi. Cụ thể như sau:
Bảng 2.9: Phiếu chi thanh toán lương tháng 02/2010 tại công ty EMECO
Phiếu chi sau khi được duyệt sẽ được chuyển cho thủ quỹ kèm với bảng
tổng hợp thanh toán lương để thủ quỹ tiến hành xuất quỹ tiền mặt chi trả
lương cho CBCNV trong toàn công ty.
Với những CBCNV nghỉ ốm trong tháng kế toán tiền lương sau khi tính

22 ngày
Vậy chị Tô Kim Phượng sẽ được hưởng mức BHXH trả thay lương tháng 02/2010 là 1.159.364 đồng. Sau
khi khai báo đầy đủ thông tin, kế toán tiền lương vào “Phiếu chi” của phần “Quản lý quỹ” sẽ thấy phiếu chi
tiền BHXH trả thay lương cho chị Tô Kim Phượng trong tháng 02/2010 với đầy đủ các thông tin đã khai báo.
Kế toán tiền lương tiến hành in ra phiếu chi kèm với giấy chứng nhận nghỉ
ốm chuyển cho TGĐ, KTT ký duyệt chi, sau đó chuyển cho thủ quỹ tiến hành
xuất quỹ trả lương cho chị Tô Kim Phượng. Cụ thể như sau:
Bảng 2.10: Phiếu chi thanh toán chế độ BHXH cho : Tô Kim Phượng
Công ty cổ phần công nghệ điện tử, Mẫu số 02-TT
cơ khí và môi trường- EMECO (Ban hành theo QĐ 15/2006/QĐ-
BTC
ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng
BTC)
PHIẾU CHI
Ngày 28/02/2010
Số: PC164
Nợ:334
Có: 1111
Họ tên người nhận tiền: Tô Kim Phượng
Địa chỉ: Phòng tài chính kế toán
Lý do thanh toán: Thanh toán chế độ BHXH cho: Tô Kim Phượng
Số tiền: 1.159.364 (Viết bằng chữ): Một triệu, một trăm năm mươi chín
nghìn, ba trăm sáu mươi tư đồng.
Kèm theo: (02 chứng từ gốc) Phiếu nghỉ hưởng BHXH và bảng thanh toán
BHXH.
Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): Một triệu, một trăm năm mươi chín
nghìn, ba trăm sau mươi tư đồng.
Ngày 28 tháng 02 năm
2010
Tổng Giám đốc Kế toán trưởng Thủ quỹ Người lập phiếu Người nhận