Thực trạng tổ chức kế toỏn tại Cụng ty TNHH xõy dựng
Quyết Thắng
2.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán
Tổ chức bộ máy kế toán là việc tuyển chọn và xác định số lượng nhân
viên kế toán phù hợp với phân công nhiệm vụ của từng bộ phận trong guồng máy
kế toán chung, xây dựng quy trỡnh hạch toỏn kế toỏn ứng với từng phần hành kế
toỏn, lựa chọn hỡnh thức tổ chức bộ mỏy kế toán phù hợp với đặc điểm quá trỡnh
sản xuất kinh doanh tại đơn vị và quy định mối liên hệ giải quyết công việc giữa bộ
phận kế toán với các phũng ban khỏc trong doanh nghiệp.
Nhằm đảm bảo phù hợp với hỡnh thức tổ chức cụng tỏc kế toỏn cũng như
đặc điểm hoạt động của Công ty thỡ Cụng ty TNHH xõy dựng Quyết Thắng lựa
chọn hỡnh thức tổ chức bộ mỏy kế toỏn theo hỡnh thức tập trung. Quy mụ phũng
kế toỏn được tổ chức theo mô hỡnh tập trung vừa gọn nhẹ, vừa đảm bảo tính linh
hoạt trong việc xử lý và cung cấp thông tin cho các đối tượng sử dụng.
Sơ đồ khái quát tổ chức bộ máy kế toán của Công ty TNHH xây dựng
Quyết Thắng:
Kế toán trưởng
kế toỏn khokế toán tiền lương-kế toán ngân hàng
thủ quỹ
Sơ đồ II.1 : Tổ chức bộ máy kế toán
Nhiệm vụ cụ thể của từng nhân viên trong bộ máy kế toán như sau:
*Kế toỏn trưởng: Có chức nănh quản lý hoạt động của phũng kế toỏn
cũng như của các đội sản xuất, là người chịu trách nhiệm cao nhất về công tác kế
toán ở Công ty; tham mưu tỡnh hỡnh tài chớnh, cỏc hoạt động tài chính của doanh
nghiệp cho Giám Đốc; định kỳ phải dựa trờn cỏc thụng tin từ cỏc nhõn viờn trong
phũng đối chiếu sổ sách để lập báo cáo phục vụ Giám Đốc và các đối tượng có nhu
cầu liên quan đến tỡnh hỡnh tài chớnh của doanh nghiệp như kiểm toán, cơ quan
thuế….
*Kế toán tổng hợp (kế toán phó): là người đứng sau kế toán trưởng trong
việc quản lý điều hành, trong những trường hợp cần thiết là người thay mặt kế toán
trưởng giám sát điều hành hoạt động của phũng kế toỏn; phụ trỏch việc ghi chộp,

-Phương pháp kế toán tài sản cố định theo phương pháp phân loại
+Mỗi TSCĐ được quản lý theo 3 chỉ tiêu giá trị là nguyên giá, giá trị hao
mòn và giá trị còn lại;
+Phương pháp khấu hao theo Quyết định số 203/2006/QĐ-BTC, tính
khấu hao theo phương pháp đường thẳng;
-Phương pháp kế toán hàng tồn kho:
+Hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyờn;
+Đánh giá hàng xuất theo phương pháp nhập trước xuất trước;
2.2.2. Tổ chức hệ thống chứng từ
2.2.2.1. Hệ thống chứng từ mà doanh nghiệp sử dụng:
Chứng từ kế toán là những chứng minh bằng giấy tờ về nghiệp vụ kinh tế
tài chính đó phỏt sinh và thực sự hoàn thành. Mọi số liệu ghi trong sổ kế toán bắt
buộc phải được chứng minh bằng chứng từ kế toán hợp và hợp lệ. Trên cơ sở kế
toán nắm rừ những nguyờn tắc cơ bản trong việc lập chứng từ, ghi chép chứng từ,
ghi sổ kế toán và lưu trữ bảo quản chứng từ thỡ phũng kế toỏn của cụng ty đó sử
dụng hệ thống chứng từ kế toỏn một cỏch đầy đủ và hợp lệ. Cụ thể Công ty đó sử
dụng cỏc nhúm chứng từ sau:
*Lao động tiền lương:
-Bảng chấm cụng;
-Bảng thanh toán tiền lương;
-Bảng thanh toỏn bảo hiểm xó hội;
-Hợp đồng làm khoỏn;
-Phiếu bỏo làm thờm giờ;
-Bảng phân bổ lương và bảo hiểm xó hội;
-Hợp đồng thuê khoán ngoài;
-Biên bản điều tra tai nạn lao động.
*Hàng tồn kho:
-Phiếu nhập kho;
-Phiếu xuất kho;
-Phiếu xuất kho kiờm vận chuyển nội bộ;

công lao động và sổ chi phí sử dụng từng công trỡnh để cung cấp thông tin cho
việc hạch toán được chính xác.
Phũng kế toỏn sau khi nhận được các chứng từ ban đầu, kế toán sẽ tiến
hành kiểm tra, phõn loại, xử lý cỏc chứng từ ghi sổ, tổng hợp cung cấp thụng tin
cho việc quản lý và phõn tớch kinh tế.
2.2.3. Tổ chức hệ thống tài khoản kế toỏn
Hệ thống tài khoản của doanh nghiệp được chi tiết đến cấp 4. Trong đó,
cấp 1, cấp 2 được trỡnh bày theo chế độ của Bộ Tài Chính; cấp 3, cấp 4 được
doanh nghiệp chi tiết cho phù hợp với việc hạch toán, tỡnh hỡnh kinh doanh cũng
như đặc thù kinh doanh của doanh nghiệp.
Nhỡn chung, do đây là doanh nghiệp thuộc loại nhỏ và vừa nên hệ thống
tài khoản không khác gỡ mấy so với chế độ của Bộ Tài Chính.
2.2.4. Tổ chức hệ thống sổ kế toỏn
2.2.4.1. Hỡnh thức sổ kế toỏn
Nhằm đảm bảo phù hợp với quy mô và tính chất hoạt động của Công ty,
phù hợp với hỡnh thức tổ chức cụng tỏc kế toỏn của Cụng ty, Cụng ty TNHH xõy
dựng Quyết Thắng ỏp dụng hỡnh thức kế toỏn chứng từ ghi sổ. Với đặc điểm
chung là mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh được phản ánh ở chứng từ gốc đều được
phân loại, tổng hợp và lập chứng từ ghi sổ sau đó sử dụng chứng từ ghi sổ để ghi
sổ cái các tài khoản.
Cỏc loại sổ tổng hợp mà Công ty đang sử dụng:
-Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ: ghi chép các nghiệp vụ theo trỡnh tự thời
gian;
-Sổ cỏi: ghi chộp cỏc nghiệp vụ theo tài khoản;
-Bảng cân đối số phát sinh.
Cụng ty mở cỏc sổ kế toỏn chi tiết:
-Sổ chi tiết tài khoản 133; 131; 141; 331; 631; 622; 623; 627; 154; 311;
335…
-Sổ theo dừi bảo lónh dự thầu;
-Sổ theo dừi tăng giảm TSCĐ…

chi ti tế
S c iổ ỏ
S ng ký ổ đă
ch ng t ghi sứ ừ ổ
S quổ ỹ
Ch ng t ghi sứ ừ ổ
B ng t ng h p ả ổ ợ
ch ng t g cứ ừ ố
B ng cõn i ả đố
s ph t sinhố ỏ
B ng cân i k toánả đố ế
v các báo cáo t ià à
chính khác
2.2.5. Tổ chức hệ thống bỏo cỏo tài chớnh
Báo cáo tài chính của Công ty gồm hệ thống các báo cáo bắt buộc và các
báo cáo quản trị. Trong đó:
*Cỏc bỏo cỏo bắt buộc bao gồm:
-Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh;
-Bảng cân đối tài khoản;
-Bảng cân đối kế toán;
-Báo cáo lưu chuyển tiền tệ;
-Thuyết minh bỏo cỏo tài chớnh.
*Cỏc bỏo cỏo quản trị bao gồm:
-Báo cáo dự toán về kết quả kinh doanh theo tháng, quý, năm;
-Báo cáo kết quả kinh doanh gửi cho từng bên đối tác.
Sau thời điểm kết thúc mỗi quý, phũng kế toỏn lấy số liệu ở Bảng cõn đối
số phát sinh và các bảng tổng hợp chi tiết để lập Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết
quả kinh doanh và Báo cáo lưu chuyển tiền tệ. Do áp dụng hệ thống báo cáo quý
cho nờn tỡnh hỡnh tài sản, nguồn vốn chủ sở hữu và cụng nợ cũng như tỡnh hỡnh
tài chớnh, kết quả kinh doanh trong quý của Công ty được tổng hợp và theo dừi

ký vào phiếu nhập kho sau đó tiến hành nhập kho. Phiếu nhập kho được lập thành
2 liên, liên 2 chuyển cho thủ kho ký xác nhận và ghi vào thẻ kho, sau đó lưu tại
đội. Liên 2 được chuyển cho phòng kế toán ở trụ sở Công ty. Cuối tháng, đội
trưởng tập hợp các phiếu nhập kho gửi cho phòng kế toán để làm cơ sở cho việc
hoàn tạm ứng.
Sau đây là mẫu hoá đơn GTGT và phiếu nhập kho :
Biểu II.1
Hóa đơn GTGT Mẫu số: 01 GTKT – 3LL
Liên 1 ( giao cho khách hàng ) Ký hiệu : aa/09
Ngày 17 tháng 01 năm 2010
Đơn vị bán : Công ty thương mại Xuân Sơn
Địa chỉ : Cẩm Phong, Cẩm Thuỷ, Thanh Hoá
Họ và tên người mua hàng : Trần Ngọc Kim
Đơn vị : Công ty TNHH xây dựng Quyết Thắng
Hình thức thanh toán : tiền mặt
ST
T
Tên vật tư, hàng
hóa
ĐV
T
Số lượng Đơn giá Thành tiền
1 Xi măng bao
PCB30
Tấn 90 50.000 4.500.000
Cộng tiền hàng : 4.500.000đ
Thuế suất thuế GTGT 10% Tiền thuế : 450.000
Tổng cộng thanh toán : 4.950.000
Số tiền bằng chữ : Bốn triệu chín trăm năm mươi ngàn đồng chẵn
Người mua hàng Người bán hàng

T SH NT xuất Nhập Xuất Tồn
Tồn đầu kỳ ………
1 PNK 17/01 Nhập kho xi măng 17/01 90
05 bao PCB30
…. …. …… ………… ……. ……… ……… ………..
Tồn cuối kỳ ………...
Biểu II.4 Sổ chi tiết TK 152
Tên TK : Nguyên liệu – vật liệu
Tháng 01 năm 2010

Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số tiền
SH NT Nợ Có
….. …… ……………………… …… ………… ………..
PNK 17/01 Nhập kho xi măng bao 141 4.500.000
5 PCB30
…. …….. …………………… …. ……… ………
Người ghi sổ Kế toán trưởng
( ký, họ tên ) ( ký, họ tên )
b. Ghi sổ tổng hợp
NVL sử dụng cho thi cụng cụng trỡnh đều do bộ phận vật tư của các đội
tự tỡm nguồn cung ứng cả về số lượng, chất lượng, mọi quan hệ thanh toán tiền
mua NVL với người cung cấp đều do các đội công trỡnh tự đảm nhận. Cũn quan
hệ giữa đội với Công ty về tỡnh hỡnh nhập, xuất, tồn kho NVL là quan hệ thanh
toỏn tạm ứng chi phớ xõy lắp giao khoỏn nội bộ thực hiờn thụng qua tài khoản
1413. Cụng việc thanh toỏn tỡnh hỡnh nhập kho NVL được kế toán thực hiện vào
cuối mỗi tháng khi ở dưới các đội đó tập hợp và gửi lờn phũng kế toỏn cỏc hoỏ
đơn chứng từ ban đầu liên quan đến tỡnh hỡnh nhập, xuất, tồn NVL tại cụng trỡnh
và cỏc bảng kờ cần thiết. Căn cứ vào đó, kế toán lập chứng từ ghi sổ, sổ đăng ký
chứng từ ghi sổ và ghi sổ cỏI cỏc TK liờn quan.
2.3.2. Kế toỏn phần hành tiền lương và nhân viên

TK 627 12.000 6.200 18.200 430 3.440 645 215 4.730 22.930
TK 334 4.326 1.081,5 721 6.128.5 6.128,5
Cộng 72.100 17.400 89.500 1.442 15.862 3.244,5 1.442 21990,5 111490,5
Biểu II.6 Chứng từ ghi sổ
Ngày 31 tháng 01 năm 2010
Số 75
Số hiệu TK
Trích yếu Số tiền Ghi chú
Nợ Có
Các khoản phải trả công 622 334 61.800.000
nhân viên, tháng 10 năm 623 334 9.500.000
2009, công trình nhà hội 627 334 18.200.000
trường Cẩm Thuỷ
Cộng 89.500.000
Người ghi sổ Kế toán trưởng
( ký, họ tên ) ( ký, họ tên )
Biểu II.7 Chứng từ ghi sổ
Ngày 31 tháng 01 năm 2010
Số 76
TKĐƯ Ghi
Trích yếu Nợ Có Số tiền chú
Các khoản trích theo lương, 622 338 11.132.000
tháng 10 năm 2009, công trình 627 338 4.730.000
nhà hội trường Cẩm Thuỷ 334 338 6.128.500
Cộng 21.990.500
Người ghi sổ Kế toán trưởng
( ký, họ tên ) ( ký, họ tên )
Biểu II.8
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
Tháng 10 năm 2009