MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ NGUYÊN VẬT LIỆU VÀ SỰ CẦN THIẾT PHẢI TỔ
CHỨC HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT.
1-/ Đặc điểm, vai trò của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất:
Một trong những điều kiện thiết yếu để tiến hành sản xuất là đối tượng lao
động. Theo Mác, tất cả mọi vật thể thiên nhiên xung quanh con người mà lao động
có ích có thể tác động vào để taọ ra của cải vật chất cho xã hội, phục vụ con người
đều là đối tượng lao động. Nguyên vật liệu như sắt thép trong doanh nghiệp cơ khí
chế tạo, bông trong doanh nghiệp dệt, da trong doanh nghiệp đóng giầy, vải trong
doanh nghiệp may mặc v.v... là những đối tượng lao động. Song không phải bất cứ
đối tượng lao động nào cũng là nguyên vật liệu. Ví dụ: Quả bông tự bản thân nó
không phải là nguyên vật liệu. Nhưng nếu những quả bông ấy được lao động của
con người tác động để trở thành các sản phẩm chế biến nhằm cung cấp cho công
nghiệp dệt thì lại là nguyên vật liệu.
Như vậy, nguyên vật liệu là những đối tượng lao động được thể hiện dưới
dạng vật hoá. Xét về mặt hiện vật, nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản
xuất nhất định. Và khi tham gia vào quá trình sản xuất, dưới tác động của lao động
chúng bị tiêu hao toàn bộ hoặc bị thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra hình
thái vật chất của sản phẩm. Xét về mặt giá trị, khi tham gia vào sản xuất, vật liệu
chuyển dịch một lần toàn bộ giá trị của chúng vào chi phí sản xuất kinh doanh
trong kỳ.
Từ đặc điểm trên cho thấy nguyên vật liệu giữ vai trò quan trọng trong quá
trình sản xuất. Kế hoạch sản xuất kinh doanh sẽ bị ảnh hưởng lớn nếu việc cung
cấp nguyên vật liệu không đầy đủ, kịp thời. Mặt khác, chất lượng của sản phẩm có
bảo đảm hay không phụ thuộc rất lớn vào chất lượng vật liệu. Do vậy cả số lượng
và chất lượng sản phẩm đều được quyết định bởi số vật liệu tạo ra nó nên yêu cầu
vật liệu phải có chất lượng cao, đúng quy cách chủng loại, chi phí vật liệu được hạ
thấp, giảm mức tiêu hao vật liệu để sản phẩm sản xuất ra có thể cạnh tranh trên thị
trường.
Do chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn (50-70%) trong giá thành sản
phẩm nên việc tập trung quản lý vật liệu một cách chặt chẽ ở tất cả các khâu từ thu
mua, bảo quản, dự trữ, sử dụng nhằm hạ thấp chi phí vật liệu, giảm mức tiêu hao

thiết, phải bố trí thủ kho và nhân viên bảo quản có nghiệp vụ thích hợp và có khả
năng nắm vững và thực hiện việc ghi chép ban đầu cũng như sổ sách hạch toán
kho. Việc bố trí, sắp xếp vật liệu trong kho phải theo đúng yêu cầu và kỹ thuật bảo
quản, thuận tiện cho việc nhập, xuất, kiểm tra theo dõi. Bên cạnh việc xây dựng và
tổ chức kho tàng của doanh nghiệp, đối với mỗi thứ vật liệu, doanh nghiệp cần
phải xây dựng định mức dự trữ, xác định rõ giới hạn dự trữ tối thiểu, tối đa để có
căn cứ phòng ngừa các trường hợp thiếu vật tư phục vụ sản xuất hoặc dự trữ vật tư
quá nhiều gây ứ đọng vốn. Cùng với việc xây dựng định mức dự trữ, việc xây dựng
định mức tiêu hao vật liệu là điều kiện quan trọng để tổ chức quản lý và hạch toán
vật liệu. Hệ thống định mức tiêu hao vật tư không những phải đầy đủ cho từng chi
tiết, từng bộ phận sản xuất mà còn phải không ngừng cải tiến và hoàn thiện để đạt
tới các định mức tiên tiến. Mặt khác, doanh nghiệp cần phải thực hiện đầy đủ các
quy định về lập sổ danh điểm vật liệu, thủ tục lập và luân chuyển chứng từ, mở sổ
chi tiết và sổ tổng hợp để hạch toán vật liệu theo đúng chế độ quy định. Đồng thời,
thực hiện chế độ kiểm tra, kiểm kê vật liệu, xây dựng chế độ trách nhiệm vật chất
trong công tác quản lý sử dụng vật liệu trong doanh nghiệp và ở từng phân xưởng,
tổ, đội sản xuất.
Việc quản lý chặt chẽ vật liệu từ khâu thu mua, bảo quản, dự trữ đến sử dụng
là một nội dung quan trọng trong công tác quản lý tài sản ở doanh nghiệp. Để đáp
ứng yêu cầu quản lý, kế toán vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất cần thực hiện tốt
các nhiệm vụ đươc giao .
3.Nhiệm vụ của kế toán vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất:
Thứ nhất: Kế toán vật liệu cần tổ chức ghi chép, phản ánh chính xác, kịp thời,
trung thực các số liệu về tình hình thu mua, vận chuyển, bảo quản, tình hình nhập-
xuất- tồn kho nguyên vật liệu. Tính giá thực tế vật liệu đã dùng và nhập kho.
Thứ hai: Áp dụng đúng đắn các phương pháp hạch toán chi tiết, tổng hợp vật
liệu để theo dõi chi tiết tình hình biến động của từng loại nguyên vật liệu. Kế toán
vật liệu cần hướng dẫn kiểm tra các đơn vị trong doanh nghiệp thực hiện đầy đủ
các chế độ hạch toán ban đầu về vật liệu như: Lập chứng từ, luân chuyển chứng từ,
mở các sổ, thẻ kế toán chi tiết.

để đảm bảo cho công cụ lao động hoạt động bình thường, hoặc dùng để phục vụ
cho nhu cầu kỹ thuật, nhu cầu quản lý (dầu nhờn, hồ keo, thuốc nhuộm, thuốc tẩy
v.v...).
Nhiên liệu: Nhiên liệu là những thứ dùng để tạo ra nhiệt năng như than đá,
than bùn, củi (nhiên liệu rắn), xăng, dầu (nhiên liệu lỏng). Nhiên liệu trong các
doanh nghiệp thực chất là một loại vật liệu phụ, tuy nhiên nó được tách ra thành
một loại riêng vì việc sản xuất và tiêu dùng nhiên liệu chiếm một tỷ trọng lớn và
đóng vai trò quan trọng trong nền kinh tế quốc dân. Nhiên liệu cũng có yêu cầu và
kỹ thuật quản lý hoàn toàn khác với các vật liệu phụ thông thường.
Phụ tùng thay thế: Phụ tùng thay thế là các chi tiết, phụ tùng dùng để sửa chữa
và thay thế cho máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải...
Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: bao gồm các vật liệu và thiết bị (cần lắp,
không cần lắp, vật liệu kết cấu, công cụ, khí cụ...) mà doanh nghiệp mua vào nhằm
mục đích đầu tư cho XDCB.
Phế liệu: phế liệu là các loại vật liệu thu được trong quá trình sản xuất hay
thanh lý tài sản, có thể sử dụng hay bán ra ngoài như phôi bào, vải vụn, gạch, sắt...
Vật liệu khác: Bao gồm các loại vật liệu còn lại ngoài các thứ kể trên như bao
bì, vật đóng gói, các loại vật tư đặc chủng...
Cách phân loại như trên giúp cho doanh nghiệp tổ chức các tài khoản chi tiết,
quản lý và hạch toán vật liệu dễ dàng hơn. Ngoài ra còn giúp cho doanh nghiệp
nhận biết rõ nội dung kinh tế và vai trò chức năng của từng loaị vật liệu trong quá
trình sản xuất kinh doanh, từ đó đề ra biện pháp thích hợp trong việc tổ chức quản
lý và sử dụng có hiệu quả các loại vật liệu.
Ngoài cách phân loại trên, còn có những cách phân loại sau:
Phân loại theo nguồn hình thành:
-Nguyên vật liệu mua ngoài
-Nguyên vật liệu do doanh nghiệp tự sản xuất.
-Nguyên vật liệu khác: Nhận cấp phát, nhận góp vốn liên doanh, tặng
thưởng...
Phân loại theo quyền sở hữu:

Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳLượng thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ
Với vật liệu tự sản xuất: Tính theo giá thành sản xuất thực tế.
Với vật liệu thuê ngoài gia công, chế biến: Giá thực tế gồm giá trị vật liệu
xuất chế biến cùng các chi phí liên quan (tiền thuê gia công, chế biến, chi phí vận
chuyển, bốc dỡ...).
Với vật liệu nhận đóng góp từ các đơn vị, tổ chức, cá nhân tham gia liên
doanh: Giá thực tế là giá thoả thuận do các bên xác định.
Với phế liệu: Giá ước tính thực tế có thể sử dụng được hay giá trị thu hồi tối
thiểu.
Với vật liệu được tặng thưởng: Giá thực tế tính theo giá thị trường tương
đương.
b,Phương pháp tính giá nguyên vật liệu xuất kho:
Đối với vật liệu xuất dùng trong kỳ, tuỳ theo đặc điểm hoạt động của từng
doanh nghiệp , yêu cầu quản lý và trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán mà có thể
sử dụng một trong các phương pháp sau để tính giá vật liệu xuất kho theo nguyên
tắc nhất quán trong hạch toán, nếu có thay đổi phải có sự giải thích rõ ràng:
* Phương pháp bình quân gia quyền:
Theo phương pháp này:
Trong đó :
Giá đơn vị bình quân cuối kỳ trước
=
Giá thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ Lượng thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ
Giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập
=
Giá thực tế vật liệu tồn trước khi nhập cộng số nhập Lượng thực tế vật liệu tồn trước khi nhập cộng lượng nhập
Phương pháp giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ tuy đơn giản, dễ làm nhưng
độ chính xác không cao. Hơn nữa, công việc tính toán dồn vào cuối tháng, gây ảnh
hưởng tới công tác quyết toán nói chung.
Phương pháp này mặc dù khá đơn giản và phản ánh kịp thời tình hình biến
động vật liệu trong kỳ. Tuy nhiên, phương pháp này không chính xác vì không tính

tích tách biệt.
* Phương pháp giá hạch toán:
Theo phương pháp này, toàn bộ vật liệu biến động trong kỳ được tính theo giá
hạch toán (giá kế hoạch hoặc một loại giá ổn định trong kỳ). Cuối kỳ, kế toán sẽ
tiến hành điều chỉnh từ giá hạch toán sang giá thực tế theo công thức:
Trong đó
Hệ số giá có thể tính cho từng loại, từng nhóm hoặc từng thứ vật liệu chủ yếu
tuỳ thuộc vào yêu cầu và trình độ quản lý.
Như vậy việc phân loại và tính giá nguyên vật liệu là cơ sở để tổ chức hạch
toán chi tiết và tổng hợp nguyên vật liệu.
III-/ TỔ CHỨC HẠCH TOÁN CHI TIẾT NGUYÊN VẬT LIỆU:
1-/ Tổ chức chứng từ:
a, Thủ tục nhập kho:
Trong doanh nghiệp sản xuất thủ tục chứng từ nhập kho thường gồm:
+ Hợp đồng mua hàng.
+ Biên bản kiểm nghiệm vật tư.
+ Phiếu nhập vật tư.
Căn cứ vào nhu cầu mua vật tư mà bộ phận mua hàng sẽ liên hệ với nhà cung
ứng, lựa chọn người bán hàng và lập hợp đồng mua hàng.
Khi vật liệu về đến doanh nghiệp nếu cần kiểm nghiệm thì phải thành lập ban
kiểm nghiệm. Ban này có nhiệm vụ kiểm nghiệm về mặt số lượng, chất lượng, quy
cách vật liệu và lập “Biên bản kiểm nghiệm vật tư”. trong biên bản ghi rõ kết luận
của ban kiểm nghiệm.
Bộ phận cung ứng trên cơ sở hoá đơn, giấy báo nhận hàng, biên bản kiểm
nghiệm vật tư (nếu có) so sánh với hợp đồng mua hàng để lập “phiếu nhập vật tư”.
Tại kho, thủ kho sau khi kiểm nhận xong ghi rõ số lượng thực nhập vào phiếu nhập
kho. Phiếu nhập kho khi đã có đủ chữ ký của người phụ trách cung ứng, người giao
và người nhận, thủ kho gửi một bản cùng biên bản thừa, thiếu (nếu có) cho bộ phận
cung ứng. Bản còn lại sau khi ghi vào thẻ kho được chuyển cho kế toán ghi sổ kế
toán, còn hợp đồng của người bán được giao cho bộ phận tài vụ làm thủ tục thanh

liên giao cho thủ kho sử dụng để ghi thẻ kho rồi chuyển cho phòng kế toán.
Trường hợp xuất vật liệu từ kho này đến kho khác trong nội bộ doanh nghiệp
bộ phận cung ứng lập “Phiếu di chuyển vật tư nội bộ”
2-/ Hạch toán chi tiết sự biến động của vật liệu:
Hạch toán chi tiết vật liệu là công việc có khối lượng lớn, là khâu hạch toán
khá phức tạp ở doanh nghiệp . Việc hạch toán chi tiết đòi hỏi phải phản ánh cả giá
trị, số lượng, chất lượng của từng thứ, từng danh điểm vật liệu theo từng kho. Vì
vậy, việc tổ chức hạch toán vật liệu ở kho và phòng kế toán có liên hệ chặt chẽ với
nhau, để sử dụng các chứng từ kế toán về nhập xuất vật liệu một cách hợp lý trong
việc ghi chép vào thẻ kho của thủ kho và ghi chép vào sổ kế toán chi tiết của kế
toán, đảm bảo phù hợp với số liệu ghi trên thẻ kho và sổ kế toán (chi tiết), đồng
thời tránh được sự ghi chép trùng lắp không cần thiết, tiết kiệm lao động trong
hạch toán, quản lý có hiệu quả. Chính sự liên hệ này đã hình thành nên các phương
pháp hạch toán chi tiết vật liệu khác nhau. Tuỳ theo đặc điểm của từng doanh
nghiệp cũng như trình độ kế toán và quản lý mà doanh nghiệp lựa chọn 1 trong 3
phương pháp hạch toán chi tiết vật liệu sau:
-Phương pháp thẻ song song.
-Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển.
-Phương pháp sổ số dư.
(3)
(2)
(2)
(1)
(1)
CHỨNG TỪ NHẬP
CHỨNG TỪ XUẤT
THẺ KHO SỔ CHI TIẾT TỔNG HỢP CHI TIẾT
a, Phương pháp thẻ song song.
Phương pháp hạch toán vật liệu này khá đơn giản và được áp dụng phổ biến ở
nước ta trong những năm 1970. Theo phương pháp thẻ song song.

hợp các chứng từ nhập, xuất phát sinh trong tháng của từng thứ vật liệu, mỗi thứ
chỉ ghi một dòng trong sổ. Cuối tháng, tiến hành đối chiếu số lượng vật liệu trên sổ
đối chiếu luân chuyển với thẻ kho, đối chiếu giá trị vật liệu với kế toán tổng hợp.
Áp dụng đối chiếu tổng mức luân chuyển công việc ghi chép kế toán chi tiết
theo từng danh điểm vật liệu được giảm nhẹ nhưng toàn bộ công việc ghi chép,
tính toán, kiểm tra đều phải dồn hết vào ngày cuối tháng, cho nên công việc hạch
toán và lập báo cáo hàng tháng thường bị chậm trễ.
(3)
(3)
(4)
(2)
(2)(1)
(1)
CHỨNG TỪ NHẬP
CHỨNG TỪ XUẤT
THẺ KHO SỔ ĐCLC
BẢNG KÊ NHẬP
BẢNG KÊ XUẤT
SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN CHI TIẾT NGUYÊN VẬT LIỆU THEO
PHƯƠNG PHÁP ĐỐI CHIẾU LUÂN CHUYỂN
c, Phương pháp sổ số dư.
Phương pháp sổ số dư là một bước cải tiến căn bản trong việc tổ chức hạch
toán chi tiết vật liệu. Đặc điểm nổi bật của phương pháp này là kết hợp chặt chẽ
việc hạch toán nghiệp vụ của thủ kho với việc ghi chép của phòng kế toán.
Ở kho: Giống các phương pháp trên. Định kỳ, sau khi ghi thẻ kho, thủ kho phải
tập hợp toàn bộ chứng từ nhập kho, xuất kho phát sinh theo từng thứ vật liệu quy
định. Sau đó, lập phiếu giao nhận chứng từ và nộp cho kế toán kèm theo các chứng
từ gốc. Ngoài ra, thủ kho cần phải ghi số lượng vật liệu tồn kho cuối tháng theo từng
danh điểm vật liệu vào sổ số dư. Sổ số dư được kế toán mở cho từng kho và dùng
cho cả năm, trước ngày cuối tháng kế toán giao cho thủ kho để ghi vào sổ, ghi xong

Để hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu, kế toán có thể áp dụng phương pháp
kê khai thường xuyên hoặc phương pháp kiểm kê định kỳ. Việc sử dụng phương
pháp nào là tuỳ thuộc vào đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp, vào yêu cầu của
công tác quản lý và trình độ cán bộ kế toán.
a, Phương pháp kê khai thường xuyên:
Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi và phản ánh
tình hình hiện có, biến động tăng, giảm hàng tồn kho một cách thường xuyên, liên
tục trên các tài khoản phản ánh hàng tồn kho. Phương pháp này có độ chính xác
cao và cung cấp thông tin về hàng tồn kho một cách kịp thời, cập nhật. Theo
phương pháp này, tại bất kỳ thời điểm nào, kế toán cũng có thể xác định được
lượng nhập- xuất- tồn kho từng loại hàng tồn kho nói chung và nguyên vật liệu nói
riêng.
b, Phương pháp kiểm kê định kỳ
Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp hạch toán căn cứ vào kết quả
kiểm kê thực tế để phản ánh giá trị hàng tồn kho cuối kỳ trên sổ kế toán tổng hợp
rồi từ đó tính ra giá trị vật tư, hàng hoá đã xuất trong kỳ theo công thức:
Theo phương pháp kiểm kê định kỳ, mọi biến động vật tư, hàng hoá không
theo dõi, phản ánh trên các tài khoản tồn kho mà giá trị vật tư, hàng hoá mua và
nhập kho trong kỳ được theo dõi phản ánh trên một tài khoản riêng. Tài khoản mua
hàng. Phương pháp này có ưu điểm là đơn giản, giảm nhẹ khối lượng công việc
hạch toán nhưng độ chính xác về vật tư, hàng hoá xuất dùng cho các mục đích
khác nhau không cao mà bị ảnh hưởng bởi chất lượng công tác quản lý tại kho,
quầy, bến bãi.
3.2-/ Các tài khoản sử dụng trong hạch toán nguyên vật liệu
a) TK 152 - Nguyên vật liệu
Tài khoản này dùng để ghi chép số hiện có và tình hình tăng giảm nguyên vật
liệu theo giá thực tế
Kết cấu TK 152:
Bên Nợ: phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm tăng nguyên vật liệu trong kỳ
(Mua ngoài, tự sản xuất, nhận góp vốn, phát hiện thừa, đánh giá tăng...)