- 1 -
PHẦN MỞ ĐẦU
1. TÍNH CẤP THIẾT CỦA ĐỀ TÀI:
Môi trường kinh doanh hiện đại với áp lực cạnh tranh ngày một gia tăng buộc
doanh nghiệp phải hoàn thiện công tác quản lý để sử dụng hiệu quả các nguồn
lực trong quá trình sản xuất kinh doanh nhằm tạo lợi thế cạnh tranh. Ngày
nay, với sự phát triển của công nghệ thông tin, doanh nghiệp đã có công cụ hỗ
trợ thực sự hữu hiệu cho việc quản lý doanh nghiệp là hệ thống phần mềm
hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (Enterprise Resource Planning - ERP).
Việc áp dụng hệ thống phần mềm này ngày càng trở nên phổ biến và thiết yếu
với doanh nghiệp.
Nhận thức được điều này, Công Ty Cổ Phần Kinh Đô đã mạnh dạn đầu tư áp
dụng phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp để nâng cao hiệu quả
quản lý từ rất sớm. Thực tế việc áp dụng hệ thống phần mềm đã góp phần
nâng cao hiệu quả cho công tác quản lý nhưng cụ thể phần mềm đã mang lại
hiệu quả thế nào và làm sao để phát huy hết hiệu quả của phần mềm là vấn đề
mà công ty đặc biệt quan tâm. Bên cạnh đó, đây cũng là vấn đề mà các công
ty có nhu cầu ứng dụng phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp và
hoạt động sản xuất kinh doanh tương đồng với Công Ty Cổ Phần Kinh Đô rất
quan tâm.
Vì vậy, đề tài “Một số giải pháp hoàn thiện công tác quản trị nguồn lực doanh

Luận văn sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau:
- Phương pháp đọc tài liệu, phương pháp đối chiếu so sánh, phương pháp
quy nạp.
- Thực hiện quan sát thực tế tại Công Ty Cổ Phần Kinh Đô.
- Phương pháp hệ thống và phương pháp tổng hợp để nghiên cứu tình hình
thực tế của doanh nghiệp.
- Phương pháp phân tích, suy luận kết hợp khái quát hóa nhằm đưa ra các
nhận định, giải pháp.
5. KẾT CẤU CỦA LUẬN VĂN:
Mở đầu

- 3 -
Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác quản trị nguồn lực doanh nghiệp
bằng phần mềm.
Chương 2: Phân tích thực trạng quản trị nguồn lực doanh nghiệp bằng
phần mềm tại Công Ty Cổ Phần Kinh Đô thời gian qua.
Chương 3: Một số giải pháp hoàn thiện công tác quản trị nguồn lực doanh
nghiệp bằng phần mềm tại Công Ty Cổ Phần Kinh Đô đến năm 2015.
Kết luận

- 4 -

Ệ
P B
Ằ
NG PH
Ầ
N M
Ề
M

1.1 KHÁI NIỆM VỀ QUẢN TRỊ NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP
BẰNG PHẦN MỀM
1.1.1 Định nghĩa về quản trị nguồn lực doanh nghiệp bằng phần mềm
hoạch định nguồn lực doanh nghiệp
Công tác quản trị nguồn lực doanh nghiệp bằng phần mềm hoạch định nguồn
lực doanh nghiệp (Enterprise Resource Planning – sau đây xin gọi tắt là ERP)
là việc ứng dụng phần mềm trên máy tính hỗ trợ cho doanh nghiệp trong việc
quản lý các nguồn lực như quản lý tài chính, quản lý vật tư, quản lý sản xuất,
quản lý cung ứng và phân phối sản phẩm, quản lý khách hàng, quản lý nhân
sự; hỗ trợ các công cụ dự báo và lập kế hoạch, báo cáo, … nhằm nâng cao
hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh và quản lý cho doanh nghiệp.
1.1.2 Nguồn lực doanh nghiệp
Nguồn lực doanh nghiệp được chia thành 3 loại như sau:
 Nhân lực: các yếu tố về quản lý và phát triển con người
 Vật lực: Tài sản, máy móc, thiết bị, nhà xưởng,...
 Tài lực: Tiền bạc, công nợ phải thu, phải trả, về dòng tiền, về đầu tư,...
Ba nguồn lực trên nếu không quản lý tốt, không sử dụng hiệu quả sẽ dẫn đến
lãng phí và mất mát lớn cho doanh nghiệp, hoạt động sản xuất kinh doanh của
doanh nghiệp bị rời rạc, chậm chạm, sự phối hợp giao tiếp giữa các cá nhân,

- 5 -
Hình 1.1: Sự hình thành và phát triển của các hệ thống hỗ trợ quản trị nguồn
lực doanh nghiệp
Dần dần công nghệ thông tin đã trở thành công cụ chủ đạo giúp doanh nghiệp
tạo sự chuyển biến triệt để trong cách làm việc, tiết kiệm chi phí, nâng cao
chất lượng sản phẩm cũng như cải thiện đáng kể quan hệ với khách hàng. Quá
trình phát triển của các hệ thống phần mềm hỗ trợ cho quản lý như sau:
1.1.3.1 Hệ thống Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu (Material
Requirements Planning - MRP)

- 7 -
Ra đời từ giữa những năm 1960 với mục tiêu nâng cao hiệu quả trong việc
quản lý nguyên vật liệu mà cụ thể là tìm ra một phương thức xử lý đơn đặt
hàng nguyên vật liệu một cách tốt hơn:
MRP đưa ra các đề xuất tối ưu hoá việc mua hàng bằng cách tính toán lại thời
điểm có thể nhận nguyên vật liệu (từ nhà cung cấp) và thời điểm thực sự cần số
hàng đó cho sản xuất.
chỉ ra việc hoạch định tới từng đơn vị, lập kế hoạch về tài chính và có thể mô
phỏng khả năng cung ứng.
Hệ thống có rất nhiều chức năng và được liên kết với nhau chặt chẽ:
- Lập kế hoạch bán hàng
- Kế hoạch sản xuất, kế hoạch tổng thể
- Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu, hoạch định khả năng cung ứng và hỗ
trợ thực hiện khả năng cung ứng nguyên vật liệu.
Đầu ra của hệ thống được tích hợp thể hiện qua các báo cáo như là:
- Kế hoạch kinh doanh
- Kế hoạch mua hàng
- Chi phí vận chuyển.
- Dự báo kho hàng, giá trị tồn kho.
1.1.3.3 Hệ thống Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (Enterprise
Resource Planning - ERP)
Đến những năm 1990, cùng với sự phát triển của công nghệ phần cứng và
mạng máy tính, doanh nghiệp dựa trên cấu trúc máy chủ - máy trạm (client-
server), các hệ thống MRP nhường chỗ cho một phần mềm mới là ERP. ERP
không chỉ giới hạn trong quản lý sản xuất mà bao trùm lên toàn bộ các hoạt
động chức năng chính của doanh nghiệp như kế toán, quản trị nhân lực, kho
vận, quản trị hệ thống cung ứng, và quản trị hệ thống bán hàng.
Thập kỷ 1990 là thời kỳ hoàng kim của các hệ thống ERP, thu hút hàng loạt
các hãng phần mềm và nhiều tên tuổi đã trở thành huyền thoại trong làng
công nghệ thông tin thế giới như hãng SAP của Đức, Computer Associate,
People Soft, JD Edward và Oracle của Mỹ. Các công ty đa quốc gia thi nhau
triển khai ERP cho từng chi nhánh và nối liền các chi nhánh của họ trên toàn

- 9 -


Hình 1.2: Cấu trúc của hệ thống ERM
ERM chính là sự tích hợp các phân hệ phần mềm chức năng và nghiệp vụ sản
xuất kinh doanh
Phần “nghiệp vụ sản xuất kinh doanh” bao gồm quản lý nhân sự, kế toán (kế
toán phải thu, kế toán phải trả, kế toán thanh toán, sổ cái), quản lý sản xuất,
quản lý phân phối, marketing và bán hàng,…
Phần “tích hợp” của hệ thống ERP chính là khả năng kết nối các luồng nghiệp
vụ lại với nhau. Sự tích hợp có thể được hiểu như là sự thống nhất, tập trung
dữ liệu và chia sẻ thông tin. ERP tích hợp để liên kết các qui trình nghiệp vụ.
Vài doanh nghiệp đã tích hợp thành công hệ thống ERP cho việc quản lý toàn
diện. Qui trình tích hợp và đồng bộ các nghiệp vụ của một công ty trong một
hệ thống được hiểu như là ERM.

- 11 -


theo đơn hàng (các khâu tiếp nhận, chuyển kiểm định, nhập kho); xử lý
việc trả hàng nếu phát sinh.
Quản trị các chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng: vận chuyển, bốc
dỡ, thuế nhập khẩu,…
Kết chuyển tự động số liệu sang các phần hành quản trị kho hàng và quản
trị công nợ phải trả.
Theo dõi tình hình tồn kho nhằm đảm bảo việc cung ứng vật tư đúng tiến
độ.
Thực hiện các thống kê, truy vấn cần thiết.
1.2.2 Quản trị kho hàng
Quản trị các dữ liệu cơ sở có liên quan đến hệ thống kho: các thông tin về
tổ chức hệ thống kho; các thông tin có liên quan đến đối tượng lưu kho

- 13 -
(mã số, qui cách, tiêu chuẩn kỹ thuật, các thông tin kiểm soát: giới hạn
tồn kho cho phép,…).
Tiếp nhận dữ liệu từ các phần hành quản trị mua hàng, quản trị bán hàng;
tự động ghi nhận các phát sinh tăng, giảm hàng tồn kho từ các nghiệp vụ
này.
Xử lý các phát sinh về tăng giảm vật tư trong kho theo từng loại nghiệp
vụ: nhập kho, xuất kho, điều chỉnh, điều chuyển (như xuất sản xuất, điều

Kiểm soát các chi phí phát sinh (các khoản chiết khấu chính sách, chiết
khấu chương trình, chi phí khuyến mãi, chi phí vận chuyển,…).
Xử lý việc trả hàng.
Kết chuyển tự động số liệu sang các phần hành quản trị kho hàng và quản
trị nợ phải thu.
Thực hiện các truy vấn, thống kê cần thiết.
1.2.4 Marketing
Quản trị các chính sách bán hàng mang tính thời điểm (thông qua các
chương trình khuyến mãi); các hoạt động marketing (quảng cáo, tài
trợ,…); các hoạt động cộng đồng.
Theo dõi, cập nhật các phát sinh trong suốt thời gian thực hiện chương
trình.
Thực hiện các ghi nhận, phân bổ chi phí đối với từng chương trình.
Kết chuyển tự động số liệu sang các phần hành có liên quan của hệ thống.
Thực hiện các thống kê và phân loại, phân tích liên quan đến các chương
trình.
1.2.5 Quản trị vốn bằng tiền
Ghi nhận tự động các số liệu liên quan từ phần hành quản trị công nợ phải
thu và phải trả: các nghiệp vụ thu tiền nợ, chi thanh toán.
Xử lý các phát sinh về thu, chi tiền theo từng loại nghiệp vụ (không liên
quan đến công nợ): thu tạm ứng, thu ký quỹ,…; chi chi phí, chi tạm
ứng,…; các nghiệp vụ rút, chuyển tiền,…
Kết chuyển số liệu sang phần hành kế toán tổng hợp dưới dạng các định
khoản kế toán.

- 15 -


- 16 -
Quản lý công nợ chi tiết theo từng hóa đơn, theo dõi tuổi nợ, hạn mức nợ.
Trên cơ sở đó, có thể cho ra đánh giá tình hình thực hiện nghĩa vụ về
thanh toán đối với từng khách hàng.
Lập kế hoạch kiểm soát việc thu tiền nợ.
Kết chuyển số liệu cho phần hành kế toán vốn bằng tiền và kế toán tổng
hợp.
Hệ thống sổ sách kế toán và báo cáo có liên quan.
1.2.9 Quản trị công nợ phải trả
Tiếp nhận dữ liệu từ các hoạt động mua hàng và tự động ghi nhận các
phát sinh tăng, giảm công nợ phải trả từ các nghiệp vụ này.
Xử lý các phát sinh về tăng, giảm nợ phải trả khác.
Xử lý nghiệp vụ thanh toán cho người bán.
Quản lý công nợ chi tiết theo từng hóa đơn, theo từng hợp đồng; theo dõi
tuổi nợ, hạn mức nợ.
Lập kế hoạch thanh toán cho nhà cung cấp.
Kết chuyển số liệu cho phần hành kế toán vốn bằng tiền và kế toán tổng
hợp.
Hệ thống sổ sách kế toán và báo cáo có liên quan.
1.2.10 Kế toán tổng hợp
Quản trị hệ thống tài khoản kế toán: mở thêm tài khoản, thực hiện các

sau:
1.3.1 Chuẩn hóa, cải tiến quy trình nghiệp vụ
 ERP không chỉ đơn thuần ghi nhận các giao dịch, nghiệp vụ phát sinh mà
nó tham gia một cách sâu rộng vào hoạt động công ty thông qua việc hỗ
trợ thực hiện tác nghiệp của nhân viên, phòng ban đối với từng bước trong
các quy trình nghiệp vụ (quy trình mua hàng, quy trình sản xuất, quy trình
bán hàng, quy trình thanh toán,…).
Ví dụ: Trong quy trình mua hàng, với công đoạn lựa chọn nhà cung cấp,
ERP sẽ hỗ trợ cung cấp các thông tin về giá, thời gian giao hàng, điều
khoản thanh toán…của các nhà cung cấp đối với những mặt hàng cần mua.

- 18 -
Đây là những thông tin hết sức cần thiết cho việc lựa chọn nhà cung cấp
tốt nhất (giá rẻ, thời gian giao hàng và điều khoản thanh toán phù hợp).
 Bên cạnh việc cung cấp thông tin hỗ trợ thực hiện các bước trong quy
trình, ERP còn hỗ trợ kiểm soát việc thực hiện quy trình, đảm bảo các
bước công việc được thực hiện theo trình tự nhất định.
Ví dụ: Quy trình mua hàng như sau:
Yêu cầu mua hàng
Lựa chọn nhà cung cấp
Đặt hàng

đang tồn tại trong quy trình hoạt động. Bên cạnh đó, khi ứng dụng ERP,
doanh nghiệp sẽ được thừa hưởng các quy trình chuẩn của phần mềm. Nếu
ứng dụng các hệ thống đã được triển khai thành công cho nhiều doanh
nghiệp trên thế giới, công ty sẽ được thừa hưởng các quy trình hoạt động
tiên tiến, đây sẽ là cơ hội lớn cho doanh nghiệp nâng tầm quản lý.
1.3.2 Kiểm soát quy trình hoạt động sản xuất kinh doanh
Hiện nay, một trong những vấn đề gây “đau đầu” cho nhà quản lý là việc
nhân viên không tuân thủ các quy trình, quy chế hoạt động của doanh
nghiệp. Mặc dù các quy trình, quy chế hoạt động đã được ban hành cụ thể
bằng văn bản nhưng làm sao để nhân viên tuân thủ tuyệt đối luôn là vấn đề
mà các nhà quản lý quan tâm.

- 20 -
Ví dụ: Quy trình bán hàng như sau:
Đơn đặt hàng
Đề nghị giao hàng
Lập hóa đơn tài chính
Kiểm tra chất lượng hàng hóa
Xuất kho

Hình 1.5: Quy trình bán hàng

cho phép đồng thời đảm bảo giá cả hàng hóa là chính xác.
Tóm lại, việc ứng dụng hệ thống ERP giúp doanh nghiệp đảm bảo được
tính tuân thủ trong việc thực hiện quy trình, quy chế hoạt động.
1.3.3 Hoàn thiện thông tin quản trị
Để tồn tại trong nền kinh tế thị trường đầy cạnh tranh, doanh nghiệp cần
nằm rõ toàn diện thông tin về tình hình hoạt động làm cơ sở cho việc
kiểm soát, phân tích, ra quyết định, lập kế hoạch và định hướng phát triển
cho doanh nghiệp. Chẳng hạn như qua các thông tin phục vụ cho việc
kiểm soát kế hoạch, doanh nghiệp có thể tìm ra nguyên nhân chênh lệch
giữa kế hoạch và thực tế. Các biến động bất lợi hoặc có lợi đều được phân
tích nhằm có những biện pháp khắc phục, hoặc phát huy cho phù hợp với
tình hình của doanh nghiệp và những thay đổi trên thị trường. Với các
thông tin hữu ích, doanh nghiệp có thể phân tích được các biến động mà
doanh nghiệp có thể kiểm soát được và các biến động mà doanh nghiệp
không thể kiểm soát được làm cơ sở cho việc hoạch định kế hoạch sản
xuất kinh doanh trong tương lai.
Thông tin quản trị rõ ràng hết sức cần thiết cho doanh nghiệp và điều
quan trọng là các thông tin này phải được cung cấp một cách chính xác,
kịp thời.

- 22 -


phải cập nhật dữ liệu đúng quy trình theo đúng thời gian thực vì trong quy
trình, nếu nhân viên không thực hiện bước trước thì bước sau cũng sẽ bị
ách tắc, không thực hiện được. Điều này thúc đẩy từng cá nhân đều phải
cập nhật dữ liệu theo đúng thời gian thực và kết quả là dữ liệu luôn mang
tính tức thời, nhà quản trị sẽ xem xét được đầy đủ tình hình hiện tại của
doanh nghiệp.
Ví dụ: thành phẩm sản xuất hoàn thành nhập kho, nếu thủ kho
không cập nhật trên hệ thống, bộ phận kinh doanh sẽ không thể lập
Phiếu giao hàng để bán cho khách hàng do chưa có hàng trong kho.
1.3.3.2 Tính chính xác
Trong việc thực hiện quy trình, hệ thống ERP cho phép các công đoạn sau
thừa hưởng dữ liệu từ các công đoạn trước đó, do đó dữ liệu không phải
nhập lại nhiều lần vừa tiết kiệm được thời gian và đặc biệt giúp hạn chế
được sai sót.
Ví dụ: trở lại quy trình bán hàng ở trên (hình 1.5: quy trình bán
hàng), quy trình bán hàng bắt đầu bằng việc các nhà phân phối lập
Đơn đặt hàng gửi cho phòng kinh doanh, nhân viên kinh doanh A
cập nhật đơn hàng vào hệ thống, sau đó sẽ kiểm tra hạn mức công
nợ cho phép và lập Phiếu giao hàng đảm bảo giá hàng hóa đúng với
chính sách bán hàng của công ty. Phiếu giao hàng này được thừa
hưởng dữ liệu từ đơn đặt hàng đã lập trước đó. Tiếp đến dữ liệu về
thông tin giao hàng này được tự động chuyển đến phòng kế toán,
nhân viên kế toán chỉ cần kiểm tra thông tin và nhấn nút in Hóa đơn

thay vì duy trì nhiều cơ sở dữ liệu độc lập cho từng phòng ban (ví dụ
phòng kinh doanh có cơ sở dữ liệu riêng, kế toán có dữ liệu riêng, kho có
dữ liệu riêng,…). Việc duy trì nhiều nguồn dữ liệu khác nhau có thể dẫn
đến tình trạng dữ liệu không đồng nhất. Ví dụ: cả bộ phận kinh doanh và
kế toán đều lưu trữ doanh số bán hàng và đôi khi dữ liệu của 2 phòng ban
này là khác nhau. Do đó việc lưu trữ dữ liệu tập trung sẽ giúp dữ liệu luôn
đồng nhất và chính xác trong toàn hệ thống.

- 25 -
1.3.4 Tiết kiệm thời gian thực hiện tác nghiệp trong hoạt động kinh doanh
Như đã phân tích ở trên, trong việc thực hiện quy trình, hệ thống ERP cho
phép các công đoạn sau thừa hưởng dữ liệu từ các công đoạn trước đó, do
đó dữ liệu không phải nhập lại nhiều lần, điều này tiết kiệm được rất
nhiều thời gian thực hiện tác nghiệp cho nhân viên.
Bên cạnh đó, dữ liệu ERP được lưu trữ tập trung do đó thông tin được
chia sẻ hoàn toàn và mọi đối tượng đều có thể truy vấn thông tin một cách
nhanh chóng.
Ví dụ: thông tin về tình hình nhập, xuất, tồn kho trước hết rất quan
trọng cho bộ phận kho quản lý hàng hóa. Bên cạnh đó, thông tin này
cũng hết sức cần thiết cho bộ phận bán hàng, cũng như bộ phận mua
hàng, kế toán,… Khi ứng dụng ERP, tất cả các phòng ban đều có thể