Luận văn
Một số giải pháp hoàn thiện công
tác quản trị nguồn lực doanh
nghiệp bằng phần mềm tại Công
ty cổ phần Kinh đô đến năm
2015

- 1 -
PHẦN MỞ ĐẦU
1. TÍNH CẤP THIẾT CỦA ĐỀ TÀI:
Môi trường kinh doanh hiện đại với áp lực cạnh tranh ngày một gia tăng buộc
doanh nghiệp phải hoàn thiện công tác quản lý để sử dụng hiệu quả các nguồn
lực trong quá trình sản xuất kinh doanh nhằm tạo lợi thế cạnh tranh. Ngày
nay, với sự phát triển của công nghệ thông tin, doanh nghiệp đã có công cụ hỗ
trợ thực sự hữu hiệu cho việc quản lý doanh nghiệp là hệ thống phần mềm
hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (Enterprise Resource Planning - ERP).
Việc áp dụng hệ thống phần mềm này ngày càng trở nên phổ biến và thiết yếu
với doanh nghiệp.
Nhận thức được điều này, Công Ty Cổ Phần Kinh Đô đã mạnh dạn đầu tư áp

quản lý cho Công Ty Cổ Phần Kinh Đô.
3. ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU
- Đối tượng nghiên cứu: nghiên cứu việc ứng dụng phần mềm để quản trị
nguồn lực trong doanh nghiệp nói chung.
- Phạm vi nghiên cứu: nghiên cứu thực trạng phần mềm hoạch định nguồn
lực doanh nghiệp đã được áp dụng tại Công Ty Cổ Phần Kinh Đô thời gian
qua.
- Thời gian nghiên cứu: đến năm 2015.
4. PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
Luận văn sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau:
- Phương pháp đọc tài liệu, phương pháp đối chiếu so sánh, phương pháp
quy nạp.
- Thực hiện quan sát thực tế tại Công Ty Cổ Phần Kinh Đô.
- Phương pháp hệ thống và phương pháp tổng hợp để nghiên cứu tình hình
thực tế của doanh nghiệp.
- Phương pháp phân tích, suy luận kết hợp khái quát hóa nhằm đưa ra các
nhận định, giải pháp.
5. KẾT CẤU CỦA LUẬN VĂN:
Mở đầu

- 3 -

quản lý cung ứng và phân phối sản phẩm, quản lý khách hàng, quản lý nhân
sự; hỗ trợ các công cụ dự báo và lập kế hoạch, báo cáo, … nhằm nâng cao
hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh và quản lý cho doanh nghiệp.
1.1.2 Nguồn lực doanh nghiệp
Nguồn lực doanh nghiệp được chia thành 3 loại như sau:
 Nhân lực: các yếu tố về quản lý và phát triển con người
 Vật lực: Tài sản, máy móc, thiết bị, nhà xưởng,
 Tài lực: Tiền bạc, công nợ phải thu, phải trả, về dòng tiền, về đầu tư,
Ba nguồn lực trên nếu không quản lý tốt, không sử dụng hiệu quả sẽ dẫn đến
lãng phí và mất mát lớn cho doanh nghiệp, hoạt động sản xuất kinh doanh của
doanh nghiệp bị rời rạc, chậm chạm, sự phối hợp giao tiếp giữa các cá nhân,

- 5 -
các phòng ban, đơn vị kém và thông tin điều hành không kịp thời, độ tin cậy
không cao.
1.1.3 Lịch sử phát triển của quản trị nguồn lực doanh nghiệp bằng phần
mềm
Vào những năm 1950, các nhà quản lý đã sớm nhận thấy máy tính có thể hỗ
trợ trong việc ứng dụng được nhiều hoạt động quản lý quan trọng như:
- Hệ thống quản lý sản xuất vừa đúng lúc (JIT)
- Khối lượng đặt hàng kinh tế (EOQ )


Ra đời từ giữa những năm 1960 với mục tiêu nâng cao hiệu quả trong việc
quản lý nguyên vật liệu mà cụ thể là tìm ra một phương thức xử lý đơn đặt
hàng nguyên vật liệu một cách tốt hơn:
MRP đưa ra các đề xuất tối ưu hoá việc mua hàng bằng cách tính toán lại thời
điểm có thể nhận nguyên vật liệu (từ nhà cung cấp) và thời điểm thực sự cần số
hàng đó cho sản xuất.
MRP dựa trên nhu cầu số lượng hàng cần sản xuất trong một giai đoạn
(tuần/tháng/quý/năm,…) để:
- X
ác định số lượng và tất cả các nguyên vật liệu thành phần để sản xuất
ra loại hàng đó.
- Xác định các yếu tố về thời gian. Thời điểm cần các nguyên vật liệu và các
thành phần trong các công đoạn của quá trình sản xuất.
MRP xem xét số lượng nguyên liệu tồn kho (thực tế, số
lượng đang trên đường về), căn cứ vào lượng tồn kho tối thiểu, sau đó xác
định số lượng thật sự cần mua thêm trong thời gian giao hàng (mà nhà cung
cấp hứa hẹn) nhằm đáp ứng một cách tối ưu cho sản xuất.
MRP tiếp tục phát triển và đến giai đoạn Closed-Loop MRP thì hệ thống
không chỉ đơn thuần là hoạch định về nguyên vật liệu, mà còn có một loạt các
chức năng nhiệm vụ khác. Hệ thống cung cấp các công cụ nhằm chỉ ra độ ưu
tiên và khả năng cung ứng về nguyên vật liệu, đồng thời hỗ trợ việc lập kế
hoạch nguyên vật liệu cũng như việc thực hiện kế hoạch đó.
1.1.3.2 Hệ thống Hoạch định nguồn lực sản xuất (Manufacturing Resource

mạng máy tính, doanh nghiệp dựa trên cấu trúc máy chủ - máy trạm (client-
server), các hệ thống MRP nhường chỗ cho một phần mềm mới là ERP. ERP
không chỉ giới hạn trong quản lý sản xuất mà bao trùm lên toàn bộ các hoạt
động chức năng chính của doanh nghiệp như kế toán, quản trị nhân lực, kho
vận, quản trị hệ thống cung ứng, và quản trị hệ thống bán hàng.
Thập kỷ 1990 là thời kỳ hoàng kim của các hệ thống ERP, thu hút hàng loạt
các hãng phần mềm và nhiều tên tuổi đã trở thành huyền thoại trong làng
công nghệ thông tin thế giới như hãng SAP của Đức, Computer Associate,
People Soft, JD Edward và Oracle của Mỹ. Các công ty đa quốc gia thi nhau
triển khai ERP cho từng chi nhánh và nối liền các chi nhánh của họ trên toàn

- 9 -
cầu. ERP đã trở nên hữu hiệu đến mức một thùng Coca-Cola được xuất ra
khỏi nhà máy tại Ngọc Hồi, Hà Nội (một trong hàng ngàn nhà máy đóng chai
Coca-Cola), thì việc bán thùng coca đó ngay lập tức đã được cập nhật vào hệ
thống máy chủ tại đại bản doanh của Coca Cola tại Atlanta, Mỹ. Việc triển
khai này nâng cao hiệu quả về mọi mặt, từ năng suất lao động đến quản lý chi
phí và chất lượng dịch vụ khách hàng
1.1.3.4 Hệ thống Quản trị nguồn lực doanh nghiệp (Enterprise Resource
Management - ERM)
Sau thời hoàng kim của ERP, khi tất cả các công ty đa quốc gia và đại đa số

dữ liệu và chia sẻ thông tin. ERP tích hợp để liên kết các qui trình nghiệp vụ.
Vài doanh nghiệp đã tích hợp thành công hệ thống ERP cho việc quản lý toàn
diện. Qui trình tích hợp và đồng bộ các nghiệp vụ của một công ty trong một
hệ thống được hiểu như là ERM.

- 11 -

Hình 1.3: Mô hình hệ thống ERM
Ngày nay ERP cũng được hiểu như là ERM, nghĩa là khi nói đến ERP người
ta liên tưởng ngay đến việc phần mềm và các quy trình hoạt động tạo thành
một hệ thống kiểm soát toàn diện hoạt động doanh nghiệp.

- 12 -
(mã số, qui cách, tiêu chuẩn kỹ thuật, các thông tin kiểm soát: giới hạn
tồn kho cho phép,…).
Tiếp nhận dữ liệu từ các phần hành quản trị mua hàng, quản trị bán hàng;
tự động ghi nhận các phát sinh tăng, giảm hàng tồn kho từ các nghiệp vụ
này.
Xử lý các phát sinh về tăng giảm vật tư trong kho theo từng loại nghiệp
vụ: nhập kho, xuất kho, điều chỉnh, điều chuyển (như xuất sản xuất, điều
chuyển kho, xuất chi phí,…; nhập bán thành phẩm, thành phẩm,…; các
nghiệp vụ điều chỉnh số lượng, giá trị,…). Xác định giá trị xuất kho theo
nhiều phương pháp tính khác nhau.
Kiểm soát tình hình hàng tồn kho, quản trị các hạng mức hàng tồn kho
cho phép, làm cơ sở cho việc điều tiết và quản lý hàng hóa vật tư một
cách hợp lý, hiệu quả theo kế hoạch.
Tự động kết chuyển số liệu sang bộ phận kế toán kho xử lý.
Thực hiện các thống kê, truy vấn cần thiết.
1.2.3 Quản trị bán hàng
Quản trị kế hoạch điều phối hàng: tổng hợp kế hoạch thị trường, lập các
chỉ tiêu kế hoạch có liên quan (điều phối vận chuyển tối ưu, kho bãi,…);
theo dõi tình hình thực hiện kế hoạch.
Ghi nhận, theo dõi và kiểm soát toàn bộ các hoạt động của quy trình điều
phối hàng đến nhà phân phối: tiếp nhận đơn hàng xử lý; kiểm tra khả
năng cung ứng, tình hình công nợ, theo dõi hợp đồng,…; lập phiếu đề
nghị xuất hàng, xuất hàng, in hóa đơn,…
Quản trị các hợp đồng vận chuyển theo từng hóa đơn: lập hợp đồng, theo

Ghi nhận tự động các số liệu liên quan từ phần hành quản trị công nợ phải
thu và phải trả: các nghiệp vụ thu tiền nợ, chi thanh toán.
Xử lý các phát sinh về thu, chi tiền theo từng loại nghiệp vụ (không liên
quan đến công nợ): thu tạm ứng, thu ký quỹ,…; chi chi phí, chi tạm
ứng,…; các nghiệp vụ rút, chuyển tiền,…
Kết chuyển số liệu sang phần hành kế toán tổng hợp dưới dạng các định
khoản kế toán.

- 15 -
Hệ thống sổ sách kế toán có liên quan: Sổ quỹ, sổ tiền gửi, sổ chi tiết các
tài khoản tiền,…
1.2.6 Quản trị ngoại tệ
Quản trị các dữ liệu có liên quan đến ngoại tệ của doanh nghiệp: danh
mục ngoại tệ, tỷ giá quy đổi,…
Thực hiện các nghiệp vụ xử lý chênh lệch tỷ giá định kỳ đối với các số dư
ngoại tệ; đối với các số dư về công nợ bằng ngoại tệ.
Kết chuyển số liệu sang phần hành kế toán tổng hợp dưới dạng các định
khoản kế toán.
Hệ thống sổ sách và thống kê có liên quan.
1.2.7 Quản trị tài sản cố định
Quản trị danh mục các tài sản thiết bị tại doanh nghiệp: các thông tin về

1.2.9 Quản trị công nợ phải trả
Tiếp nhận dữ liệu từ các hoạt động mua hàng và tự động ghi nhận các
phát sinh tăng, giảm công nợ phải trả từ các nghiệp vụ này.
Xử lý các phát sinh về tăng, giảm nợ phải trả khác.
Xử lý nghiệp vụ thanh toán cho người bán.
Quản lý công nợ chi tiết theo từng hóa đơn, theo từng hợp đồng; theo dõi
tuổi nợ, hạn mức nợ.
Lập kế hoạch thanh toán cho nhà cung cấp.
Kết chuyển số liệu cho phần hành kế toán vốn bằng tiền và kế toán tổng
hợp.
Hệ thống sổ sách kế toán và báo cáo có liên quan.
1.2.10 Kế toán tổng hợp
Quản trị hệ thống tài khoản kế toán: mở thêm tài khoản, thực hiện các
chỉnh sửa cho phép,…
Ghi nhận các phát sinh kinh tế hàng ngày của doanh nghiệp dưới dạng các
định khoản kế toán. Hầu hết việc ghi nhận được thực hiện tự động dựa
vào phát sinh ở các phần hành khác.

- 17 -
Cho phép thực hiện các nghiệp vụ điều chỉnh, phân bổ kết chuyển,…
dưới dạng các định khoản kế toán. Đây là những thông tin hết sức cần thiết cho việc lựa chọn nhà cung cấp
tốt nhất (giá rẻ, thời gian giao hàng và điều khoản thanh toán phù hợp).
 Bên cạnh việc cung cấp thông tin hỗ trợ thực hiện các bước trong quy
trình, ERP còn hỗ trợ kiểm soát việc thực hiện quy trình, đảm bảo các
bước công việc được thực hiện theo trình tự nhất định.
Ví dụ: Quy trình mua hàng như sau:
Yêu cầu mua hàng
Lựa chọn nhà cung cấp
Đặt hàng
Kiểm định chất lượng hàng hóa
Nhập kho

Hình 1.4: Quy trình mua hàng
Quy trình mua hàng bắt đầu bằng việc các phòng ban có nhu cầu lập Yêu
cầu mua hàng gửi đến phòng cung ứng. Trên cơ sở đó phòng cung ứng
tiến hành Lựa chọn nhà cung cấp và Đặt hàng. Nhà cung cấp giao hàng,
phòng kiểm soát chất lượng tiến hành Kiểm định chất lượng hàng hóa.
Hàng hóa sau đó sẽ được Nhập kho.
Các bước lập Yêu cầu mua hàng, Lựa chọn nhà cung cấp, Đặt hàng, Kiểm
định chất lượng hàng hóa, Nhập kho đều được thực hiện trên ERP và phải
theo đúng trình tự. Hệ thống sẽ không cho phép thực hiện nhập kho khi

- 19 -
Ví dụ: Quy trình bán hàng như sau:
Đơn đặt hàng
Đề nghị giao hàng
Lập hóa đơn tài chính
Kiểm tra chất lượng hàng hóa
Xuất kho

Hình 1.5: Quy trình bán hàng
Quy trình bán hàng bắt đầu bằng việc các nhà phân phối lập Đơn đặt
hàng gửi cho phòng kinh doanh, nhân viên kinh doanh cập nhật đơn hàng
vào hệ thống sau đó sẽ kiểm tra hạn mức công nợ cho phép và lập Phiếu
giao hàng đảm bảo giá hàng hóa đúng với chính sách bán hàng của công
ty. Tiếp đến phòng kế toán Lập Hóa đơn tài chính, Phòng kiểm soát chất
lượng tiến hành Kiểm tra chất lượng hàng hóa và sau đó bộ phận kho sẽ
Xuất kho.
Trong quy trình bán hàng trên, khi ứng dụng hệ thống ERP, nhân viên các
phòng ban bắt buộc phải thực hiện đầy đủ các bước của quy trình mà
không thể bỏ qua bất kỳ bước nào bởi vì nếu bỏ qua một bước thì bước kế
tiếp sẽ không thực hiện được. Ví dụ nếu Phòng kiểm soát chất lượng
không thực hiện Kiểm tra chất lượng hàng hóa trên hệ thống thì bộ phận
kho sẽ không có cơ sở để lập phiếu xuất kho trên hệ thống.

- 21 -
quan trọng là các thông tin này phải được cung cấp một cách chính xác,
kịp thời.

- 22 -
13.3.1 Tính kịp thời
Như chúng ta đã biết, hệ thống ERP hỗ trợ kiểm soát toàn diện các hoạt
động của doanh nghiệp và dữ liệu ghi nhận toàn bộ hoạt động này được
lưu trữ tập trung nghĩa là thay vì duy trì nhiều cơ sở dữ liệu độc lập cho
từng phòng ban (ví dụ phòng kinh doanh có cơ sở dữ liệu riêng, kế toán
có dữ liệu riêng, kho có dữ liệu riêng,…), doanh nghiệp sẽ có một cơ sở
dữ liệu thống nhất và tập trung.
Dữ liệu tập trung sẽ cho phép thường xuyên truy vấn các báo cáo kịp thời
cho lãnh đạo do hệ thống chỉ cần xử lý một lần trên một nguồn dữ liệu
thống nhất và duy nhất. Nếu duy trì nhiều nguồn dữ liệu, để truy vấn một
báo cáo yêu cầu nhiều thông tin từ các nguồn dữ liệu khác nhau, phải mất
thêm một công đoạn thủ công tập hợp, tổng hợp các nguồn dữ liệu này
mới cho ra được báo cáo do đó sẽ tốn kém về mặt thời gian.
Ví dụ: báo cáo “Lãi lỗ theo mặt hàng” cần các chỉ tiêu Doanh thu,
giá vốn => lãi gộp theo mặt hàng. Nếu có hệ thống ERP với dữ liệu
tập trung, chỉ cần thực hiện bấm nút In báo cáo, tất cả các dữ liệu sẽ
được tự động truy vấn và thể hiện. Nếu duy trì nhiều cơ sở dữ liệu

Trong việc thực hiện quy trình, hệ thống ERP cho phép các công đoạn sau
thừa hưởng dữ liệu từ các công đoạn trước đó, do đó dữ liệu không phải
nhập lại nhiều lần vừa tiết kiệm được thời gian và đặc biệt giúp hạn chế
được sai sót.
Ví dụ: trở lại quy trình bán hàng ở trên (hình 1.5: quy trình bán
hàng), quy trình bán hàng bắt đầu bằng việc các nhà phân phối lập
Đơn đặt hàng gửi cho phòng kinh doanh, nhân viên kinh doanh A
cập nhật đơn hàng vào hệ thống, sau đó sẽ kiểm tra hạn mức công
nợ cho phép và lập Phiếu giao hàng đảm bảo giá hàng hóa đúng với
chính sách bán hàng của công ty. Phiếu giao hàng này được thừa
hưởng dữ liệu từ đơn đặt hàng đã lập trước đó. Tiếp đến dữ liệu về
thông tin giao hàng này được tự động chuyển đến phòng kế toán,
nhân viên kế toán chỉ cần kiểm tra thông tin và nhấn nút in Hóa đơn
tài chính, lúc này các định khoản kế toán như tăng công nợ phải thu
tương ứng với doanh thu cũng sẽ được tự động cập nhật. Sau đó dữ
liệu lại được tự động chuyển xuống bộ phận kiểm soát chất lượng và

- 24 -
bộ phận kho để tiến hành kiểm tra chất lượng hàng hóa và xuất kho,
nhân viên kiểm tra chất lượng thực hiện việc kiểm tra chất lượng và
xác nhận đảm bảo chất lượng trên hệ thống ERP. Trên cơ sở đã có