"Bắt mạch" họp hành
Họp hành là "chuyện muôn thuở" của các sếp. Tổ chức, điều hành, tham dự các cuộc họp
triền miên khiến nhiều vị tỏ ra ngán ngẩm, thiếu nghiêm túc, thậm chí còn tìm cách để
"trốn" ngay khi có thể.
Một số nguyên nhân khiến nhiều sếp không thích hội họp,
có thể là:
* Nhiều thành viên không tham dự cuộc họp một cách
nghiêm túc.
* Các cuộc họp quá dài và buồn tẻ.
* Mọi người đi lạc chủ đề. Những người tham gia dành thời gian để đi lạc đề hơn là để thảo luận.
* Chẳng có gì diễn ra khi cuộc họp kết thúc. Mọi người không chuyển các quyết định thành hành
động.
* Mọi người không nói sự thật. Có rất nhiều cuộc trò chuyện, nhưng không nhiều sự thẳng thắn.
* Các cuộc họp luôn thiếu các thông tin quan trọng, vì thế họ trì hoãn các quyết định.
* Không tìm cách khắc phục lỗi của các cuộc họp trước, mọi người luôn mắc các lỗi tương tự.
Những điều không nên làm ở các cuộc họp
1. Đến muộn: Không có gì thể hiện rằng: "Tôi đang phá hoại" bằng việc đi vào giữa chừng một
cuộc họp khi mọi người đang chăm chú. Đến sớm không chỉ chứng tỏ bạn biết tôn trọng thời gian
của những người khác, mà còn đảm bảo rằng bạn sẽ có một vị trí như ý muốn.
2. Không chuẩn bị: Nếu bạn được đưa trước tài liệu cho cuộc họp, hãy đọc chúng. Nghĩ về các
câu hỏi bạn đưa ra hoặc những đóng góp của bạn vào các chủ đề thảo luận.
3. Độc quyền các cuộc trò chuyện: Khi thảo luận đảm bảo, theo nghi thức, để những nhân vật
cấp cao đóng góp trước. Khi họ nói xong hãy đưa ra quan điểm chính xác của bạn. Đừng nói
giọng đều đều - hoặc đừng cảm thấy bị ép phải nói nếu bạn không có mục đích gì. Có một câu cổ
ngữ nói rằng: "Thà bị nghĩ là một kẻ ngốc còn hơn là nói điều mà tất cả mọi người đều nghi ngờ".
4. Nói mà như hỏi: Diễn đạt các câu nói của bạn giống như những câu hỏi dễ khiến những
người khác nghi ngờ, bất đồng. Nói những câu thể hiện sự cởi mở với đóng góp của họ như:
"Hãy nghiên cứu kỹ hơn về nó".
5. Hiểu sai: Cố gắng để nắm bắt được nhu cầu và cảm xúc của những người trong phòng. Lắng
nghe cẩn thận những điều mọi người đang nói để xem họ tiếp thu ý kiến của bạn như thế nào.
Bạn cần làm cho thông điệp của bạn phù hợp với người nghe.

thể khách quan hoặc trung thực với những câu hỏi này, hãy hỏi những người tham dự cuộc họp
những câu hỏi tương tự.
* Kết thúc mỗi cuộc họp với một đánh giá: Điều gì được quyết định trong suốt thời gian họp, điều
gì có thể sẽ tốt hơn, điều gì nên được làm khác đi vào thời gian tới. Cam kết đạt được một số
thành tích thực tiễn.
* Cắt giảm những báo cáo họp: Các cuộc họp kéo dài khoảng một giờ thì báo cáo nên dưới một
hoặc hai trang, và nên được thông báo không quá hai ngày sau cuộc họp. Sử dụng báo cáo để
giữ liên lạc các quan điểm thảo luận, các quyết định và phần việc.
Nguyệt Ánh
(tổng hợp