Lời mở đầu
Trong những năm qua nền kinh tế nớc ta đã có những bớc chuyển biến căn
bản, xoá bỏ cơ chế tập trung quan liêu bao cấp bớc sang cơ chế thị trờng với các
quy luật kinh tế cơ bản (quy luật giá trị, quy luật cạnh tranh, quy luật cung cầu).
Sự chuyển biến này đòi hỏi các doanh nghiệp phải đổi mới tổ chức quản lý sản
xuất, tự lấy thu bù chi và tiêu thụ sản phẩm nh thế nào để đạt hiệu quả kinh tế cao.
Vật liệu là cơ sở vật chất chủ yếu hình thành nên sản phẩm, chi phí vật liệu
chiếm một tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm. Vì vậy, việc tổ chức tốt công tác
quản lý và hạch toán tốt về chi phí vật liệu không những đảm bảo cho việc tính
toán giá thành đúng đắn mà còn là một biện pháp không thể thiếu đợc để phấn đấu
tiết kiệm chi phí sản xuất và hạ giá thành sản phẩm.
Nhận thấy rõ tầm quan trọng của công tác kế toán vật liệu ở các doanh
nghiệp nói chung và ở Công ty thiết bị đo điện nói riêng, em đã chọn đề tài Kế
toán Vật liệu và Công cụ, dụng cụ ở Công ty Thiết bị đo điện để nghiên cứu
trong thời gian thực tập tại Công ty.
Nội dung của chuyên đề ngoài phần lời mở đầu và kết luận đ ợc chia làm
ba phần nh sau:
Phần thứ nhất: Cơ sở lý luận của công tác tổ chức hạch toán kế toán
nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ trong doanh nghiệp
sản xuất.
Phần thứ hai: Tổ chức hạch toán nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ
ở Công ty thiết bị đo điện.
Phần thứ ba: Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác hạch
toán kế toán nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ ở
Công ty Thiết bị đo điện.
1
Phần thứ nhất
Cơ sở lý luận của công tác tổ chức hạch toán
kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ
trong doanh nghiệp sản xuất.
I-/ Sự cần thiết phải tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu

quản, sử dụng và dự trữ.
ở khâu thu mua phải quản lý về khối lợng, chất lợng, quy cách, chủng loại,
giá mua và chi phí mua cũng nh kế hoạch mua theo đúng tiến độ thời gian phù hợp
với kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Phải thực hiện tốt công tác bảo quản đối với từng loại nguyên vật liệu và
công cụ, dụng cụ tránh h hỏng mất mát, hao hụt, đảm bảo an toàn.
Việc sử dụng vật liệu phải hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở các định mức, dự toán
chi phí nhằm hạ giá thành sản phẩm, tăng thu nhập cho doanh nghiệp nên đòi hỏi
phải tổ chức tốt việc ghi chép, phản ánh tình hình xuất dùng và sử dụng nguyên
vật liệu và công cụ, dụng cụ trong sản xuất kinh doanh.
ở khâu dự trữ, doanh nghiệp phải xác định đợc mức dự trữ tối đa, tối thiểu
cho từng loại vật liệu, công cụ dụng cụ để đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh
doanh đợc liên tục tránh gây ngừng trệ hoạt động sản xuất do thiếu hoặc ứ đọng
vốn do thừa quá nhiều.
3-/ Nhiệm vụ kế toán nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ.
Để đáp ứng yêu cầu quản lý, kế toán nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ
trong doanh nghiệp sản xuất cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau:
3
- Thực hiện đánh giá, phân loại vật liệu, công cụ dụng cụ phù hợp với các
nguyên tắc, yêu cầu quản lý thống nhất của Nhà nớc và yêu cầu quản trị của doanh
nghiệp.
- Tổ chức chứng từ kế toán, tài khoản, sổ sách sử dụng phù hợp với phơng
pháp kế toán hàng tồn kho áp dụng trong doanh nghiệp để ghi chép, phân loại,
tổng hợp số liệu về tình hình hiện có và sự biến động tăng giảm của nguyên vật
liệu và công cụ, dụng cụ trong qúa trình hoạt động sản xuất kinh doanh, cung cấp
số liệu kịp thời để tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm.
- Tham gia việc phân tích, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch mua, tình
hình thanh toán với ngời bán, ngời cung cấp và tình hình sử dụng nguyên vật liệu
và công cụ, dụng cụ trong quá trình sản xuất kinh doanh.
II-/ Tổ chức hạch toán nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ.

- PP sổ đối chiếu
luân chuyển
- PP sổ số dư
Lựa chọn phương
pháp hạch toán
- Phương pháp
kiểm kê định kỳ
- Phương pháp kê
khai
thường xuyên
Ghi sổ chi tiết
NVL, CCDC
Xây dựng hệ thống
tài khoản kế toán
Ghi sổ kế toán tổng hợp
1-/ Phân loại nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ.
Trong các doanh nghiệp sản xuất, vật liệu thờng có nhiều chủng loại, có vai
trò, công dụng, tính chất lý, hoá khác nhau và thờng xuyên biến động tăng giảm
trong qúa trình sản xuất kinh doanh. Để thuận lợi cho việc quản lý và hạch toán
vật liệu doanh nghiệp cần phải tiến hành phân loại vật liệu.
Phân loại vật liệu là việc sắp xếp vật liệu thành từng nhóm theo các tiêu thức
khác nhau. Yêu cầu của phân loại vật liệu là phải khoa học, hợp lý phù hợp với
đặc điểm riêng của từng doanh nghiệp và phải đáp ứng yêu cầu của công tác quản
lý và hạch toán vật liệu.
Các phơng pháp phân loại vật liệu gồm.
1.1 Phân loại theo vai trò và công dụng của vật liệu trong quá trình sản
xuất kinh doanh.
Nguyên vật liệu chính: Là những loại nguyên vật liệu mà sau khi gia công,
chế biến sẽ thành thực thể vật chất chủ yếu của sản phẩm (kể cả bán thành phẩm
mua vào).

từng chủng loại vật liệu. Mã số của vật liệu phải thể hiện đợc loại, nhóm, thứ của
vật liệu
Bảng số 1 - Sổ danh điểm vật liệu, công cụ dụng cụ.
A - NL, VL.
Kí hiệu ( mã hoá)
Nhóm Danh điểm NL, VL
Tên, nhãn hiệu,
quy cách NVL
Đơn vị
tính
Đơn giá
hạch toán
Ghi chú
1521.01 1521.01.01
1521.01.02
......................
1521.01.99
7
1521.02 1521.02.01
.....................
1521.02.99
......................
1521.96 1521.99.01
Sổ danh điểm vật liệu rất có ích cho công tác quản lý và hạch toán vật liệu
đặc biệt trong điều kiện cơ giới hoá công tác hạch toán ở doanh nghiệp.
2-/ Tính giá nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ.
Trong hạch toán, kế toán nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ đợc tính theo
giá thực tế (giá gốc). Tuỳ theo doanh nghiệp tính thuế VAT theo phơng pháp trực
tiếp hay phơng pháp khấu trừ mà trong giá thực tế có thể có thuế VAT (nếu tính
theo phơng pháp trực tiếp) hay không có thuế VAT (nếu tính theo phơng pháp

Phơng pháp này có u điểm là đơn giản, dễ làm nhng độ chính xác không cao.
Hơn nữa công việc tính toán dồn vào cuối tháng, gây ảnh hởng đến tính kịp thời và
công tác quyết toán nói chung.
a.2. Ph ơng pháp giá đơn vị bình quân cuối kỳ tr ớc.
Phơng pháp này cũng khá đơn giản và phản ánh kịp thời tình hình biến động
vật liệu trong kỳ, tuy nhiên không chính xác vì không tính đến sự biến động của
giá cả vật liệu kỳ này.
a.3. Ph ơng pháp giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập.
9
Phơng pháp này có u điểm là khắc phục đợc nhợc điểm của hai phơng pháp
trên vừa chính xác, vừa kịp thời. Tuy nhiên phải tính toán nhiều lần, tốn công sức,
không phù hợp với kế toán bằng tay. Thích hợp với doanh nghiệp sử dụng chơng
trình kế toán máy và số nhập vật liệu trong không nhiều.
b, Ph ơng pháp nhập tr ớc, xuất tr ớc (FIFO).
Theo phơng pháp này, giả thiết rằng số vật liệu nào nhập trớc thì xuất trớc,
xuất hết số nhập trớc mới đến số nhập sau theo giá thực tế của từng số hàng xuất.
Cơ sở tính giá của phơng pháp này là giá thực tế của vật liệu mua trớc sẽ đợc dùng
làm giá để tính giá thực tế vật liệu xuất trớc và do vậy giá trị của vật liệu tồn kho
cuối kỳ sẽ là giá thực tế của số vật liệu mua vào sau cùng.
Ưu điểm của phơng pháp này là luôn cập nhật đợc thông tin về tình hình
nhập - xuất nguyên vật liệu trong kỳ một cách chính xác, đặc biệt là rất thích hợp
trong điều kiện giá cả ổn định và có xu hớng giảm.
Nhợc điểm: không thích hợp trong điều kiện lạm phát xảy ra, giá cả nguyên
vật liệu, công cụ dụng cụ có xu hớng tăng khi đó giá trị hàng tồn kho cuối kỳ sẽ
cao nhất.
c, Ph ơng pháp nhập sau, xuất tr ớc (LIFO):
Phơng pháp này giả định lần mua mới nhất của nguyên vật liệu, công cụ
dụng cụ sẽ đợc xuất kho trớc hết cho sản xuất. Tồn kho cuối kỳ còn lại trong kho
sẽ gồm các mặt hàng đợc mua vào lúc đầu kỳ. Cơ sở tính giá của phơng pháp này
là giá thực tế của vật liệu mua vào sau dùng làm giá thực tế của số nguyên vật liệu,

11
Bớc 3: Cuối tháng sau khi tính đợc giá thực tế nguyên vật liệu, công cụ dụng
cụ tiến hành điều chỉnh giá hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ xuất sử
dụng trong kỳ về giá thực tế theo công thức:
Hệ số giá nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ đợc tính chi tiết cho từng nhóm,
từng loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ.
Khi H = 1: Giá thực tế = giá hạch toán.
Khi H > 1: Giá thực tế > giá hạch toán.
Khi H < 1: Giá thực tế < giá hạch toán.
Việc điều chỉnh từ giá hạch toán sang giá thực tế cho nguyên vật liệu, công
cụ dụng cụ xuất dùng trong kỳ đợc tính cho từng đối tợng có liên quan. Do đó, để
thực hiện việc tính toán trên, trớc hết phải phân loại, tổng hợp nguyên vật liệu,
công cụ dụng cụ theo từng nhóm, từng thứ sử dụng cho từng đối tợng theo giá
hạch toán. Căn cứ vào đó làm cơ sở để lập bảng tính giá thực tế nguyên vật liệu,
công cụ dụng cụ.
12
Bảng số 2: Bảng kê tính giá thực tế nguyên vật liệu,
công cụ dụng cụ
Bảng kê tính giá thực tế nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ
Chỉ tiêu
Vật liệu, công cụ dụng cụ
Giá hạch toán Giá thực tế
I Giá trị NVL, CCDC tồn kho đầu kỳ
II Giá trị NVL, CCDC nhập trong kỳ
III Giá trị cộng tồn và nhập
IV Hệ số giá hạch toán
V Giá trị NVL, CCDC xuất trong kỳ
VI Giá trị NVL, CCDC tồn cuối kỳ
III-/ Kế toán chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ.
Vật liệu, công cụ dụng cụ là một trong những đối tợng kế toán cần phải tổ

Số (thẻ) kho (mẫu số 06. VT) đợc sử dụng để theo dõi số lợng nhập - xuất -
tồn kho của từng thứ vật liệu, công cụ, dụng cụ theo từng kho. Thẻ kho do phòng
Kế toán lập và ghi các chỉ tiêu: tên, nhãn hiệu, quy cách, đơn vị tính, mã số vật
liệu... sau đó giao cho thủ kho để hạch toán nghiệp vụ ở kho, không phân biệt kế
toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ theo phơng pháp nào.
Các sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu, sổ đối chiếu luân chuyển, sổ số d vật
liệu đợc sử dụng để hạch toán tình hình nhập - xuất - tồn kho vật liệu, công cụ,
dụng cụ về mặt giá trị hoặc cả lợng và giá trị tuỳ thuộc vào phơng pháp kế toán chi
tiết áp dụng trong doanh nghiệp.
14
Ngoài các sổ kế toán chi tiết nêu trên, còn có thể mở thêm các bảng kê nhập,
bảng kê xuất, bảng kê luỹ kế tổng hợp nhập - xuất - tồn kho vật liệu, công cụ,
dụng cụ phục vụ cho việc ghi sổ kế toán chi tiết đợc đơn giản, nhanh chóng kịp
thời.
3-/ Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ.
Hạch toán chi tiết là thực hiện việc ghi chép kịp thời, chính xác biến động
tình hình nhập - xuất - tồn của nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ cả về giá trị và
hiện vật cho từng loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ trong từng kho của doanh
nghiệp.
Việc hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ đợc thực hiện ở cả
hai nơi, tại kho vật t và ở phòng Kế toán, đợc thực hiện bởi thủ kho và kế toán vật
t. Trách nhiệm và quyền hạn của từng nhân viên này đợc thể hiện trong từng mô
hình tổ chức hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ.
3.1. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ theo phơng pháp
thẻ song song.
a, Điều kiện áp dụng:
- Doanh nghiệp có ít chủng loại vật t tài sản, hàng hoá.
- Giá trị hàng hoá vật t lớn cần phải thờng xuyên kiểm tra, theo dõi.
- áp dụng đối với kế toán đợc chuyên môn hoá và đã sử dụng máy tính trong
công tác kế toán.

Cộng
Bảng số 4 - Sổ chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ.
Sổ chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ.
Năm..................
Tên tài khoản....
Tên kho, quy cách vật liệu.......
Số hiệu chứng từ
SH NT
Diễn giải
TK
đối
ứng
Đơn
giá
Nhập Xuất Tồn
SL TT SL TT SL TT
Cộng
Ngày ...tháng....năm
Ngời ghi sổ Kế toán trởng
17
Trình tự hạch toán:
- ở kho: Thủ kho căn cứ vào phiếu nhập và xuất vật t để thực hiện việc nhập,
xuất vật t. Sau đó căn cứ vào phiếu nhập xuất và thẻ kho cho từng loại nguyên vật
liệu, công cụ dụng cụ.
+ Sau khi ghi xong thẻ kho định kỳ hàng ngày hoặc hàng tháng chuyển
chứng từ cho phòng kế toán (trên cơ sở phiếu giao nhận chứng từ nh bảng số 5) để
kế toán vật t ghi sổ kế toán.
+ Thủ kho có nhiệm vụ thờng xuyên đối chiếu giữa số tồn thực tế và số tồn
trên thẻ kho.
+ Cuối tháng, thủ kho tính ra số tồn nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ cho

Cộng
Ưu điểm của phơng pháp này là đơn giản, dễ làm, dễ đối chiếu, dễ kiểm tra
và có thể cung cấp thông tin thờng xuyên về giá trị và hiện vật của từng loại
nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ nhập, xuất, tồn. Rất thích hợp trong những
doanh nghiệp sử dụng ít loại vật liệu và áp dụng chế độ kế toán máy.
Nhợc điểm: ghi chép trùng lắp, không thích hợp cho doanh nghiệp sử dụng
nhiều loại vật liệu và thực hiện ghi sổ bằng tay.
Quá trình tổ chức hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ theo phơng
pháp thẻ song song đợc khái quát theo sơ đồ 2.
Sơ đồ số 2: Khái quát hạch toán chi tiết nguyên vật liệu
theo phơng pháp thẻ song song.
19
3.2 Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ theo phơng pháp
sổ đối chiếu luân chuyển.
a, Điều kiện áp dụng:
Đơn vị có nhiều chủng loại vật t, giá trị không nhỏ, số lợng kho phân tán, kế
toán vật t kiêm nhiệm nhiều phần hành kế toán.
b, Nguyên tắc ghi sổ:
- ở kho: Nhiệm vụ của thủ kho giống nh phơng pháp thẻ song song. Ghi chép
sự biến động nhập, xuất, tồn của vật t về hiện vật trên thẻ kho trên căn cứ các
chứng từ nhập, xuất, sau đó chuyển cho phòng kế toán.
- ở phòng kế toán: Kế toán vật t theo dõi sự biến động nhập, xuất, tồn của
nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ cả về hiện vật và giá trị trên sổ đối chiếu luân
chuyển. Sổ đối chiếu luân chuyển đợc mở cho cả năng, mỗi loại vật liệu ghi một
dòng, theo mẫu bảng số 7.
Bảng số 7: Sổ đối chiếu luân chuyển vật t.
Sổ đối chiếu luân chuyển
20
Nhập kho
Thẻ kho

chuyển đến ghi đơn giá thành tiền.
+ Kế toán vật t tiến hành phân loại chứng từ làm hai loại, phiếu nhập vật t và
phiếu xuất vật t cả về giá trị và hiện vật.
+ Cuối tháng, dựa trên cơ sở số liệu của bảng kê nhập và bảng kê xuất
nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ vào sổ đối chiếu cho từng loại vật liệu, công cụ
dụng cụ cả về mặt giá trị và hiện vật. Mỗi loại vật liệu, công cụ dụng cụ ghi trên
một dòng.
+ Cuối tháng, kế toán vật t tính ra số tồn cả về giá trị và hiện vật cho từng
loại vật liệu, công cụ dụng cụ trên sổ đối chiếu luân chuyển.
+ Tiếp theo kế toán vật t lập kế hoạch đối chiếu với thủ kho về hiện vật và với
kế toán tổng hợp về giá trị. Nếu có chênh lệch do nhầm lẫn phải tiến hành tìm
nguyên nhân và điều chỉnh.
Ưu điểm: Tránh đợc sự ghi chép trùng lắp giữa kho và phòng kế toán.
Nhợc điểm: Công việc kế toán thờng dồn vào cuối kỳ, do đó việc lập báo cáo
cũng không kịp thời và nếu có sai sót thì khó phát hiện. Quá trình tổ chức hạch
21
toán chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ theo phơng pháp sổ đối chiếu luân
chuyển đợc khái quát theo sơ đồ số 3.
Sơ đồ số 3: Khái quát hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, công
cụ dụng cụ theo phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển.
3.3. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ theo phơng pháp
sổ số d.
a, Điều kiện áp dụng.
áp dụng cho những đơn vị có nhiều chủng loại vật t, mật độ nhập xuất cao,
trình độ nhân viên kế toán cao.
b, Nguyên tắc hạch toán:
- ở kho: Thủ kho chỉ ghi chép sự biến động nhập, xuất, tồn của nguyên vật
liệu, công cụ dụng cụ về hiện vật trên thẻ kho, cuối tháng lấy số liệu trên thẻ kho
lập sổ số d và giao cho phòng kế toán (Bảng số 8: mẫu sổ số d).
22

toán vật t tính thành tiền cho từng loại vật liệu tồn kho trên sổ số d.
+ Tiếp theo, kế toán vật t tiến hành đối chiếu về giá trị giữa sổ số d và bảng
kê luỹ kế nhập, xuất, tồn. Nếu có chênh lệch phải tìm ra nguyên nhân và điều
chỉnh.
Kế toán vật t tiến hành đối chiếu về giá trị với kế toán tổng hợp về giá trị vật
liệu nhập, xuất, tồn.
23
Bảng số 8: Mẫ sổ số d.
Sổ số d
TT Danh điểm ĐVT
Tháng 1 Tháng 2 ........ Tháng ....
SL TT SL TT SL TT SL TT
Cộng
Bảng số 9: Mẫu bảng kê luỹ kế nhập - xuất - tồn
Bảng kê luỹ kế nhập - xuất - tồn
TT Danh điểm
Tồn đầu
tháng
Nhập Xuất Tồn
1 - 15 15 - 30 1 - 15 15 - 30 1 - 15 15 - 30
Cộng
Ưu điểm: Tránh đợc sự ghi chép trùng lắp giữa kho và phòng kế toán. Có thể
cung cấp thông tin kịp thời cho ngời quản lý về giá trị vật liệu nhập, xuất, tồn.
Nhợc điểm: Nếu có nhầm lẫn và sai sót thờng khó phát hiện, khó đối chiếu,
kiểm tra. Do đó, phơng pháp này thờng đợc sử dụng ở những nơi có trình độ kế
toán cao.
24
Qu¸ tr×nh tæ chøc h¹ch to¸n chi tiÕt nguyªn vËt liÖu, c«ng cô dông cô theo
ph¬ng ph¸p sæ sè d ®îc kh¸i qu¸t theo s¬ ®å sè 4.
25