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Chapter 10
Finding and Organizing Messages . . . . . . . . . 271
Chapter 11
Processing Messages Automatically . . . . . . . . 283
Chapter 12
Managing Junk E-Mail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 303
Chapter 13
Automatically Responding to Messages . . . . 319
Chapter 14
Securing Your System, Messages, and
Identity . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 329
Chapter 15
Receiving Messages Selectively . . . . . . . . . . . . 367
Chapter 16
Using RSS Feeds . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 379
Chapter 17
Using LDAP Directory Services . . . . . . . . . . . . 395
Part 3: Working with Contacts
Chapter 18
Creating and Managing Your Contacts . . . . . 409
Chapter 19
Using Microsoft Business Contact
Manager . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 451
Part 4: Managing Your Time
and Tasks
Chapter 20
Scheduling Appointments . . . . . . . . . . . . . . . . 499
Chapter 21
Scheduling Meetings and Resources . . . . . . . 533
Chapter 22

Chapter 34
Security and Virus Protection . . . . . . . . . . . . . 805
Part 7: Collaboration
Chapter 35
Delegating Responsibilities to an
Assistant . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 831
Chapter 36
Sharing Calendars . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 841
Chapter 37
Integrating Outlook with Other Offi ce
Applications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 863
Chapter 38
Integrating Microsoft Outlook and
Microsoft Project . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 879
Chapter 39
Collaborating Online with Offi ce . . . . . . . . . . 901
Part 8: Working with Offi ce Server
and SharePoint Services
Chapter 40
Collaboration with Outlook and
Windows SharePoint Services . . . . . . . . . . . . . 935
Part 9: Using Outlook with Exchange
Server
Chapter 41
Confi guring the Exchange Server Client . . . . 967
Chapter 42
Using Outlook with Exchange Server . . . . . . . 979
Chapter 43
Working Offl ine and Remotely . . . . . . . . . . . . 995
Part 10: Mobility

Calendar Changes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
E-Mail Changes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
Color Categories. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
Collaboration and Sharing Improvements. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
Integration with Offi ce SharePoint Server. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
Shared Calendars. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
Shared Business Cards . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .14
And More… . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
Chapter 2:
Outlook Overview and Startup . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
Overview of Outlook . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
Messaging. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
vii
Scheduling . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
Contact Management. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
Task Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .21
Tracking with the Outlook Journal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
Organizing Your Thoughts with Notes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
How Outlook Stores Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
Personal Folders—.pst Files . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
Options for Working Offl ine . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
Sharing Storage Files. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
Understanding Messaging Protocols . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
SMTP/POP3 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
IMAP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
MAPI . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
LDAP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30
NNTP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30
HTML . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
MIME . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32

Personal Folders and Offl ine Folders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57
Adding Other Data Stores . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58
Removing Data Stores . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60
Confi guring Offl ine Storage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60
Confi guring Cached Exchange Mode . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62
Changing Your Data Storage Location. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62
Setting Delivery Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63
Chapter 4:
Working in and Confi guring Outlook. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65
Understanding the Outlook Folders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65
Working with the Standard Outlook Views . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67
Outlook Today . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67
Inbox . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68
Calendar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78
Contacts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84
Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86
Notes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89
Deleted Items. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90
Choosing the Startup View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90
Using Other Outlook Features . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91
Using the Navigation Pane . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91
Using the Outlook Toolbars. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94
Using the Ribbon. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96
Using Multiple Outlook Windows . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97
Using the Folder List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97
Using the Status Bar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98
Using the Reading Pane . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98
Using AutoPreview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99
Using the InfoBar. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99
Confi guring Outlook Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100

Organizing Data with Categories . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .129
Viewing Selected Categories Only . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 130
Sharing a Category List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 132
Sharing Categories with a Registry File . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 132
Sharing Categories with E-Mail. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 133
Using Categories Effectively. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 134
Part 2: E-Mail and Other Messaging
Chapter 6:
Managing Address Books and Distribution Lists . . . . . . . . . . . . . . . . . . 137
Understanding Address Books. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .137
Outlook 2007 Address Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 138
Global Address List (GAL) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 139
LDAP (Internet Directory Services) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 139
Other Address Lists . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .139
Confi guring Address Books and Addressing Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 140
Setting the Contacts Display Option for the OAB . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 140
Removing Contacts Folders from the OAB . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 141
Setting Other Addressing Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 141
Creating Address Book Entries . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 144
Modifying Addresses . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 145
Removing Addresses. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 145
Finding People in the Address Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 145
Using AutoComplete for Addresses . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 147
Deleting a Name from the AutoComplete Cache . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 149
Deleting the Entire Cache . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 149
Using Distribution Lists . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 149
Creating Distribution Lists . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 150
Modifying a Distribution List. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 152
Renaming a Distribution List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 153
Deleting a Distribution List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 153

Chapter 8:
Sending and Receiving Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 181
Working with Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 181
Opening a Standard Message Form. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 182
Addressing Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 182
Including Carbon Copies and Blind Carbon Copies . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 184
Copying Someone on All Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 184
Using Templates and Custom Forms for Addressing. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 185
Specifying Message Priority and Sensitivity . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 186
Saving a Message to Send Later . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 187
Setting Sending Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 188
Controlling When Messages Are Sent . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 190
Requesting Delivery and Read Receipts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 190
Using Message Tracking and Receipts Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 191
Sending a Message for Review . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 193
Replying to Messages. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 193
Forwarding Messages. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 194
Using Other Reply and Forwarding Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 194
Deleting Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .196
Controlling Synchronization and Send/Receive Times . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 196
Setting Up Send/Receive Groups . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 197
Limiting Message Size . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 199
Scheduling Send/Receive Synchronization . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 201
Table of Contents xi
Confi guring Other Messaging Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 202
Setting Up Notifi cation of New Mail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 203
Using Message Alerts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 203
Controlling Dial-Up Account Connections . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 205
Formatting Internet and International Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 205
Managing Messages and Attachments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 207

Inserting an Equation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 243
Inserting a Symbol . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .243
Inserting a Horizontal line . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 243
Working with Hyperlinks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 244
Inserting Hyperlinks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .244
Inserting Hyperlinks to Files or Web Pages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 245
Inserting a Hyperlink to a Place in the Current Message . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 247
Inserting a Hyperlink to a New Document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 247
Inserting a Hyperlink to an E-Mail Address . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 247
Removing a Hyperlink . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 248
Inserting Bookmarks. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 248
xii Table of Contents
Including Other Items in a Message . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 249
Attaching Files . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 249
Inserting Files in the Body of a Message . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 249
Including an Outlook 2007 Item. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 249
Attaching a Business Card to a Message . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 250
Including a Calendar. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 251
Customizing the Appearance of Your Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 252
Understanding How Outlook Formats Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 252
Using Themes to Customize Your Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 254
Creating a Custom Theme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 260
Using Stationery to Customize Your Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 261
Creating a Custom Message Appearance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 262
Using Signatures. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 263
Understanding Message Signatures. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 264
Defi ning Signatures. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 264
Adding Signatures to Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 265
Backing Up Your Signatures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 266
Using the Proofi ng and Research Tools . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 266

Sharing Rules with Others. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 297
Backing Up and Restoring Rules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .298
Using the Organize Pane to Create Rules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 299
Using Rules to Move Messages Between Accounts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 300
Running Rules Manually and in Specifi c Folders. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 301
Chapter 12:
Managing Junk E-Mail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 303
How Outlook 2007 Junk E-Mail Filtering Works. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 303
No Automatic Filtering . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 304
Low. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 304
High . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 304
Safe Lists Only . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 305
Understanding How Outlook 2007 Uses the Filter Lists . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 305
Deleting Instead of Moving Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 306
Postmarking Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 306
How Outlook 2007 Phishing Protection Works . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 307
Enabling and Confi guring Junk E-Mail Filtering . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 308
Controlling Automatic Downloads . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 309
Confi guring Automatic Downloading of External Content . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 311
Marking and Unmarking Junk E-Mail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 312
Creating Other Junk E-Mail Rules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 312
Other Spam Filtering Solutions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 313
Filtering in Exchange Server . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 313
Using Third-Party Filters. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 314
Managing Junk E-Mail Effectively . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 316
Chapter 13:
Automatically Responding to Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 319
Creating Automatic Responses with the Out Of Offi ce Assistant . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 319
Understanding Out Of Offi ce Assistant Features. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 320
Using the Out Of Offi ce Assistant with Exchange Server 2003 and Earlier . . . . . . . . 322

Using Microsoft’s IRM Service . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 362
Viewing IRM-Protected Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 364
Working with Multiple Accounts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 365
Chapter 15:
Receiving Messages Selectively . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 367
Understanding Remote Mail Options. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 367
Remote Mail in a Nutshell . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 368
Setting Up for Remote Mail. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 369
Working with Message Headers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 370
Downloading Message Headers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 370
Marking and Unmarking Message Headers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 370
Processing Marked Headers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 373
Selective Downloading for POP3 Using Send/Receive Groups . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 375
Retrieving Only Message Headers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 376
Retrieving Based on Message Size . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 377
Keeping Messages on the Server . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 377
Chapter 16:
Using RSS Feeds . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 379
Understanding RSS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 379
Confi guring RSS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 380
Adding RSS Feeds to Outlook . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 380
Using Your RSS Feeds . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 383
Adding an OPML File to Outlook . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 386
Managing Your RSS Feeds . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 388
Setting RSS Properties. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 390
Chapter 17:
Using LDAP Directory Services . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 395
Overview of LDAP Services. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 395
Confi guring a Directory Service Account in Outlook. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 396
Setting the Search Base . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 399

Custom Contact Printing with Word . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 440
Working with Distribution Lists . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 440
Creating a Personal Distribution List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 441
Adding or Deleting Names in a Distribution List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 442
Sharing Contacts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 443
Sharing Your Contacts Folders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 443
Sharing Contacts with vCards . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 446
Setting Contact Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 448
Using Contacts Effectively . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 449
Chapter 19:
Using Microsoft Business Contact Manager . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 451
Understanding What Business Contact Manager Can Do . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 451
Confi guring Business Contact Manager . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 454
Where Is Business Contact Manager? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 455
Adding and Removing Business Contact Manager for a Profi le . . . . . . . . . . . . . . . . . 456
Using the Business Contact Manager Interface . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 457
Business Contact Manager Folders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 457
Business Contact Manager Menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 461
Working with Business Contacts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .463
Copying Existing Contacts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 463
Creating New Business Contacts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 464
xvi Table of Contents
Using Contacts. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 467
Creating and Using Accounts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 468
Performing Actions with Accounts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 470
Creating and Using Business Projects . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 471
Working with Project Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 472
Creating and Using Opportunities . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 473
Creating and Managing Products. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 474
Adding Products to an Opportunity . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 476

Setting the Number of Days Displayed . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 505
Selecting a Date. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 506
Working with One-Time Appointments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 506
Specifying the Subject and Location . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 507
Specifying Start and End Times . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 508
Setting a Reminder . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 508
Classifying an Appointment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 509
Adding a Note . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 510
Table of Contents xvii