Bí quyết bảo mật thông tin
trong doanh nghiệp

Thực tế và các nghiên cứu đã chứng minh rằng những thông tin liên
quan đến bí quyết, bí mật kinh doanh quyết định sự sống còn của doanh
nghiệp thường bị rò rỉ từ trong ra ngoài bởi nhân viên nhiều hơn là qua các
hoạt động gián điệp hay tấn công trên mạng của đối thủ.
Chính những sai sót trong quản trị nhân sự doanh nghiệp đã khiến nhiều
nhân viên vô tình hay cố ý trở thành những “lỗ thủng trên túi tiền của doanh
nghiệp”.
Hướng dẫn nhân viên quá sớm và quá ít
Các doanh nghiệp thường rất ý thức trong việc bảo mật thông tin. Vì thế ở
các doanh nghiệp, nhân viên mới được tuyển vào làm việc thường phải tham dự
các buổi hướng dẫn về những điều nên và không nên làm tại cơ quan và có khi
phải ký tên vào nhiều loại giấy cam kết như: không tiết lộ bí mật kinh doanh,
không chiếm đoạt khách hàng hay kinh doanh cùng ngành nghề trong một thời
gian nào đó sau khi thôi việc…Các thủ tục này là rất cần thiết.
Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp thường thực hiện các thủ tục vừa kể cùng
lúc với các thủ tục hành chính khác ngay trong một hay hai buổi làm việc đầu tiên
của nhân viên mới. Kết quả là nhân viên mới bị quá tải thông tin. Do phải ký quá
nhiều giấy tờ nên họ chỉ đọc qua loa rồi ký để hoàn tất thủ tục nhập việc. Trong
trường hợp đó làm sao họ có thể nhớ hết chi tiết những điều nên và không nên làm
để giữ bí mật thông tin cho công ty.
Một sai sót phổ biến khác là những quy định về bảo vệ bí mật kinh doanh
của doanh nghiệp thường chỉ được nêu đúng một lần vào ngày đầu làm việc. Nếu
cứ ra rả tuyên truyền về các vấn đề bảo mật đôi khi cũng gây phản tác dụng.

Dù vậy doanh nghiệp nên định kỳ một năm hai ba lần giúp các nhân viên
mới cũng như cũ nâng cao ý thức và cập nhật kiến thức về các vấn đề này. Nhiều
trường hợp nhân viên không cố ý nhưng do thiếu hiểu biết vì không được cập nhật
những kiến thức cần thiết nên đã vô tình tiết lộ bí mật kinh doanh của công ty. Ví


Để tránh những điều này, doanh nghiệp nên có quy định rõ rằng tất cả
những thông tin hay ý tưởng phát sinh từ công việc là thuộc quyền sở hữu
pháp lý của doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần có những khuyến khích về vật
chất và tinh thần để nhân viên tạo ra, thực hiện và bảo mật những ý tưởng
mới trong công việc.
Phạm vi bảo mật quá hẹp
Doanh nghiệp thường chỉ quan tâm đến việc bảo mật cho các vấn đề
liên quan trực tiếp đến lĩnh vực kinh doanh của mình mà bỏ quên các vấn đề
gián tiếp nhưng cũng rất quan trọng. Ví dụ, các bí quyết thành công thường
được bảo vệ rất kỹ nhưng những kinh nghiệm thất bại lại bị xem nhẹ. Bạn
đừng quên rằng việc lấy được một kinh nghiệm thất bại có thể tiết kiệm cho
đối thủ được nhiều thời gian và chi phí so với một bí quyết thành công.
Bảo mật với nhân viên thôi việc
Đặt nặng việc bảo mật với nhân viên mới và đương nhiệm nhưng lại lơ
là với người thôi việc là sai sót thường thấy ở một số doanh nghiệp. Người ra
đi đương nhiên cũng mang theo nhiều thông tin, bí mật, bí quyết đi theo. Và
thông thường người ra đi sẽ làm một công việc cùng lĩnh vực hay nguy hiểm
hơn là làm cho một công ty cạnh tranh.