Công cụ quản lý Benchmarking
(Phần 1)
Benchmarking là gì?
Benchmarking là một kỹ thuật quản trị nhằm cải thiện hoạt động kinh
doanh. Kỹ thuật này được sử dụng để so sánh tình hình hoạt động giữa các tổ chức
khác nhau nhưng hoạt động trong lĩnh vực tương tự nhau hoặc giữa các bộ phận
trong cùng một tổ chức. Benchmarking là một phương pháp mang tính liên tục
dùng để đánh giá, cải tiến sản phẩm, dịch vụ và thói quen để đạt được vị trí dẫn
đầu trong ngành. Phương pháp này cũng được định nghĩa như là một phương pháp
“tìm kiếm những cách thức tốt nhất trong thực tiễn giúp cho doanh nghiệp hoạt
động tốt hơn trong ngành”. Không giống như các phương pháp phân tích cạnh
tranh trước kia tập trung vào một ngành riêng biệt và xác định “điểm chuẩn” của
ngành, benchmarking có thể so sánh được các phương thức kinh doanh tương tự
nhau mà không cần xem liệu sản phẩm đầu ra các khác nhau hay hoặc đầu ra khó
tính toán.
Tại sao benchmarking lại quan trọng?
Chính phủ muốn phát triển các dịch vụ công cộng hiện đại, có chất lượng
cao, hiệu quả và tập trung vào khách hàng. Các tổ chức giống như tổ chức của bạn
sẽ được yêu cầu tập trung vào các kết quả cuối cùng và các tiêu chuẩn dịch vụ hơn
là chỉ đơn giản tập trung vào các hoạt động và phương pháp kinh doanh của họ, do
vậy, bạn cũng sẽ cần phải tìm cách cải thiện chất lượng dịch vụ cho đáng với số
tiền người mua bỏ ra. Bạn cần phải biết rằng tổ chức của bạn đang hoạt động tốt ở
mức nào so với những tổ chức khác, bạn cũng cần biết nơi nào đáng bỏ thời gian
và tiền bạc ra để cải tiến. Có một vài lợi thế lớn khi sử dụng phương pháp cấu trúc
như benchmarking khi tìm kiếm các cơ hội để cải thiện dịch vụ và/hoặc giảm chi
phí vì có hiệu quả. Đối với các dự án xây dựng, benchmarking là một bộ phận
quan trọng của “Achieving Exellence initiative” theo đó, các tổ chức là khách
hàng phải so sánh việc quản lý các dự án xây dựng với những gì mà các tổ chức
khác đã đạt được.
Những lợi ích tiềm tàng
Các tổ chức sử dụng phương pháp benchmarking thành công cho biết

khuyến khích nguồn sở hữu/tài trợ cho chiến lược, các chính sách quản trị và kỹ
thuật). Benchmarking chiến lược không phải là một “thắng lợi nhanh chóng”
nhưng nó có tiềm năng đạt được những lợi ích lớn trong dài hạn, thường là thông
qua một quá trình thay đổi triệt để.
Tìm kiếm những kinh nghiệm thực tế phù hợp nhất với tổ chức của
bạn Những nguồn tài liệu về những kinh nghiệm thực tiễn tốt nhất đã được công
bố là một tài liệu có giá trị để phát triển những kinh nghiệm tối ưu trong nội bộ tổ
chức của bạn, giúp bạn hoàn thiện thông qua những kinh nghiệm của tổ chức khác.
Ví dụ, đánh giá về việc mua các dịch vụ giá trị thấp của NAO xác định những lợi
ích và chi phí phù hợp của quá trình cung cấp dịch vụ đã được cải tiến. Lưu ý
rằng, những tiêu chuẩn đánh giá cơ bản về sự cải thiện là những tiêu chuẩn đánh
giá về kinh doanh. Bạn nên áp dụng những ý tưởng về Mục tiêu/Câu hỏi/… để
đánh giá liệu phạm vi cải tiến của tổ chức khác có phù hợp với tổ chức của bạn
không – tổ chức đó có những mục tiêu giống tổ chức của bạn và có thể so sánh
tương đương không? Nếu có, quá trình cải thiện của họ đáng để bạn quan tâm đến.
Xác định điều gì là quan trọng đối với bạn để thực hiện
benchmarking Những lĩnh vực hoạt động nào mà bạn thực sự có ưu thế để thành
công, benchmarking phải được áp dụng vào lĩnh vực đó. Trong lĩnh vực cung cấp
dịch vụ, những lĩnh vực sau đây thích hợp để hoàn thiện:
- Mối quan hệ giữa nhà cung cấp với người sử dụng dịch vụ
- Mối quan hệ giữa tổ chức với khách hàng và những người góp vốn
của những doanh nghiệp hỗ trợ dịch vụ khác.
- Những lĩnh vực mang lại lợi ích kinh doanh lớn nhất
- Những lĩnh vực có chi phí lớn nhất
Xem xét những tổ chức khác đang hoạt động tốt
Bạn sẽ cần phải:
- Có một cái nhìn từ phía ngoài. Kết hợp giữa tin tức kinh doanh và
tình hình hoạt động bên trong để đưa ra những kết luận về cách cải tổ lại nguồn
lực và quy trình trong nội bộ tổ chức để bằng và vượt trội hơn những tổ chức khác
- Tìm kiếm những kinh nghiệm thực tế tốt hơn