Luận văn
Phân tích và thiết kế hệ
thống thông tin quản lý cán
bộ tại Công Ty Cổ Phần Hạ
Long
1
Mục Lục
Phần Mở Đầu.....................................................................................................3
Chương I.Tổng Quan Về Công Ty Cổ Phần Hạ Long...................................4
I.Tổng quan về công ty Cổ phần Hạ Long......................................................4
1.Lịch sử hình thành và phát triển của công ty...................................................4
2.Chức năng hoạt động của công ty....................................................................4
3.Sơ đồ tổ chức của công ty................................................................................4
4.Chức năng ,nhiệm vụ các phòng ban trong công ty.........................................5
II.Tổng quan về đề tài nghiên cứu...................................................................7
1.Lý do lựa chọn đề tài........................................................................................7
2.ý nghĩa của đề tài nghiên cứu...........................................................................7
Chương II.Những Vấn Đề Chung Về Cơ Sở Và Phương Pháp Luận Cơ
Bản Để Phân Tích Và Thiết Kế Chương
Trình......................................................8
I.Tổng quan về phương pháp luận cơ bản......................................................8
1.Tổ chức và thông tin trong tổ chức..................................................................8
2.Chức năng của hệ thống thông tin trong tổ chức.............................................9
3Phương pháp phát triển một hệ thống thông tin................................................9
3.1.Nguyên nhân dẫn tới việc phát triển một hệ thống thông tin........................9
3.2.Các nguyên tắc để phát triển một hệ thống thông tin...................................9
4.Chức năng của hệ thống thông tin trong tổ chức............................................10
5.Tiêu chuẩn chất lượng của một hệ thống thông tin........................................12
II.Các phương pháp luận cơ bản để phân tích và thiết kế chương trình...13
1.Các phương pháp thu thập thông tin..............................................................13
2.Các công cụ mô hình hóa..............................................................................13

đổi, trong đó vai trò của cách mạng khoa học rất quan trọng đặc biệt là cuộc
cách mạng thông tin .Nó đã và đang thâm nhập ,tác động sâu sắc ,trực tiếp lên
mọi mặt ,mọi lĩnh vực của đời sống kinh tế xã hội. ứng dụng tin học vào lĩnh
vực kinh tế giúp ta nắm bắt thông tin một cách chính xác kịp thời ,đầy đủ ,góp
phần nâng cao hiệu quả kinh doanh ,thúc đẩy nền kinh tế mở rộng và phát
triển.Vì vậy ,trong quá trình quản lý các cơ quan,doanh nghiệp phải thấy được
vai trò của công nghệ thông tin .Nó giúp doanh nghiệp đáp ứng mọi nhu cầu
của khách hàng hiện tại mà còn nâng cao được năng lực sản xuất ,giúp cho các
doanh nghiệp có đủ sức cạnh tranh với thị trường trong và ngoài nước .
Qua quá trình tìm hiểu ,em càng thấy rõ vai trò của tin học nói chung và
hệ thống thông tin quản lý nói riêng khi áp dụng vào doanh nghiệp .Nó giúp
cho doanh nghiệp vận hành và quản lý tốt mọi hoạt động của mình.
Từ những đặc trưng ,họat động chủ yếu của công ty,em đã hiểu được nhu
cầu của công ty và xây dựng nên một phần mềm quản lý .
Công ty cổ phần Hạ Long là doanh nghiệp kinh doanh chủ yếu trong lĩnh
vực khách sạn ,ngoài ra công ty cũng hoạt động trong nhiều lĩnh vực khác như
lữ hành chuyên tổ chức cung cấp thiết kế tour du lịch ,phục vụ ăn uống ,kinh
doanh thương mại ...Trong xu thế thị trường kinh doanh du lịch và dịch vụ ngày
càng phát triển ,việc quản lý cán bộ là một vấn đề quan trọng của công ty .Vì
vậy ,ứng dụng tin học vào quản lý cán bộ là rất cần thiết góp phần nâng cao
chất lượng ,hiệu quả của đội ngũ cán bộ để công ty hoạt động có hiệu quả .Do
đó em lựa chọn đề tài: "Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý cán bộ
tại Công Ty Cổ Phần Hạ Long”.
Em xin chân thành cảm ơn Th.S Nguyễn Văn Thư đã tận tình chỉ bảo
hướng dẫn ,giúp đỡ em hoàn thành đề án này. Chương I: Tổng Quan Về Công Ty Cổ Phần Hạ Long
I. Tổng quan về công ty cổ phần Hạ Long
4

doanh thương mại ,xuất nhập khẩu trực tiếp các mặt hàng tiêu dùng và đời sống
3.Sơ đồ tổ chức của công ty
5
Đại Hội Cổ Đông
Hội Đồng Quản Trị
Ban Kiểm Soát
Giám Đốc Công Ty Phó Giám Đốc Công Ty
Phòng
Tổ
Chức
H nh à
Chính
Phòng
Kế
Toán
T i à
Chính
Phòng
Thươn
g Mại
Phòng
Kinh
Doanh
Khách
Sạn
Phòng
Du
Lịch
Lữ
H nhà

c.Phòng Kinh doanh thương mại:
Lên kế hoạch quản lý có hiệu quả ,lập kế hoạch và phát triển các sản
phẩm ,dịch vụ mới đáp ứng nhu cầu của khách hàng .
Bán hàng ,quảng cáo cho sản phẩm và dịch vụ.
Nghiên cứu thị trường ,đối tượng khách hàng hiện tại là ai ,khách hàng
trong tương lai là ai và nhu cầu của họ.
Định giá cho sản phẩm và dịch vụ.
Xúc tiến bán hàng ,phân phối sản phẩm ,dịch vụ tới khách hàng.
d.Phòng Kinh doanh du lịch lữ hành:
Nắm được lịch trình ,tính chất đoàn khách đi hướng dẫn,thông cho khách
cùng thống nhất .
Gọi điện đến các đơn vị để chào các chương trình.
Hướng dẫn hồ sơ xuất nhập cảnh cho khách,giao nhiệm vụ cho hướng dẫn
cụ thể chương trình ,yêu cầu của đoàn khách .
Xây dựng chương trình ,tính giá cả cho các tour ,phối hợp cùng tiếp thị để
ký kết hợp đồng.
e.Phòng Kinh doanh khách sạn:
Bộ phận buồng :quản lý cung cấp các đồ dùng ,vật dụng cho các bộ phận
khác ,có mối quan hệ mật thiết với các bộ phận khác:lễ tân ,bảo vệ ,sửa
chữa,bảo dưỡng...
Bộ phận lễ tân: liên hệ giữa khách và khách sạn ,cung cấp thông tin về dịch
vụ khách sạn .Nhiệm vụ là kinh doanh phòng khách ,nghiên cứu phát triển
khách ,dự tính phòng khách và công việc cụ thể ,tham gia vào công tác
marketing,cung cấp thông tin về nguồn khách ,nhu cầu của khách.
II Tổng quan về đề tài nghiên cứu:
1.Lý do lựa chọn đề tài:
Công ty Cổ phần Hạ Long là loại hình kinh doanh dịch vụ ,công ty tạo ra lợi
nhuận từ nhiều mảng kinh doanh nhưng chủ yếu là kinh doanh khách sạn.Do đó
việc quản lý nhân viên đáp ứng nhu cầu của khách là rất quan trọng .Phải quản
7

biết nào đó cho đối tượng nhận tin.
thông tin

Sơ đồ phản ánh của thông tin
-Hệ thống thông tin (Informatinon System) là một tập hợp những con người,
các thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu......thực hiện hoạt động thu thập, lưu
trữ, xử lý và phân phối thông tin trong một tập hợp các ràng buộc gọi là môi
trường.

Mô hình hệ thống thông tin
9
Nguồn Đích
Thu thập
Phân phát
Xử lý v là ưu
giữ
Kho dữ liệu
Chủ thể
phản ánh
Đối tượng
tiếp nhận
-Hệ thống thông tin quản lý là sự phát triển và sử dụng hệ thống thông tin có
hiệu quả trong một tổ chức. Gồm 5 yếu tố cấu thành xét theo trạng thái tĩnh là:
Thiết bị tin học (máy tính, các thiết bị, các đường truyền...., phần cứng), các
chương trình (phần mềm), dữ liệu, thủ tục, quy trình và con người.
-Hệ thống thông tin quản lý nhân sự là hệ thống thông tin trợ giúp các hoạt
động quản lý nhân sự và những vấn đề liên quan đến nhân sự của tổ chức.
Hệ thống thông tin quản lý nhân sự không chỉ gồm phần mềm quản lý nhân
sự mà còn cần đến các thiết bị máy tính, các phòng ban và đối tượng để thu
thập và xử lý dữ liệu để sử dụng chúng vào các mục đích khác nhau.

hệ thống mới có khả năng cải thiện tình trạng hiện tại và xây dựng các mô hình
logic,mô hình vật lý ngoài của hệ thống đó .Việc thực hiện hệ thống thông tin
liên quan tới xây dựng mô hình vật lý trong của hệ thống mới và chuyển mô
hình đó sang ngôn ngữ tin học .Cài đặt một hệ thống là tích hợp nó vào hoạt
động của tổ chức .
Dưới đây là ba nguyên tắc chung của nhiều phương pháp hiện đại có cấu
trúc để phát triển một hệ thống thông tin :
Nguyên tắc 1:Sử dụng các mô hình
Nguyên tắc 2 :Chuyển từ cái chung sang cái riêng
Nguyên tắc 3:Chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình logic khi phân tích
và từ mô hình logic sang mô hình vật lý khi thiết kế.
4.Các giai đoạn phát triển một hệ thống thông tin
Để phát triển một hệ thống thông tin trong một tổ chức phải trải qua 7 giai
đoạn .Sau đây là mô tả sơ lược các giai đoạn phát triển hệ thống thông tin .
Giai đoạn 1:Đánh giá yêu cầu
Đánh giá yêu cầu có mục đích cung cấp cho lãnh đạo tổ chức hoặc hội
đồng giám đốc những dữ liệu đích thực để ra quyết định về thời cơ, tính khả thi
và hiệu quả của dự án phát triển hệ thống. Giai đoạn này bao gồm các công
đoạn sau:
1.1.Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu
1.2.Làm rõ yêu cầu
1.3.Đánh giá khả năng thực thi
1.4.Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu
Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết
Phân tích chi tiết được tiến hành sau khi có sự đánh giá thuận lợi về yêu
cầu. Những mục đích chính của phân tích chi tiết là hiểu rõ các vấn đề của hệ
thống đang nghiên cứu, xác định những nguyên nhân đích thực của những vấn
đề đó, xác định những đòi hỏi và những ràng buộc áp đặt đối với hệ thống và
xác định mục tiêu mà hệ thống thông tin mới phải đạt được. Trên cơ sở nội
dung báo cáo phân tích chi tiết sẽ quyết định tiếp tục tiến hành hay thôi phát

chưa phải là một mô tả chi tiết. Các công đoạn của giai đoạn đề xuất các
phương án giải pháp:
4.1.Xác định các ràng buộc của tổ chức và tin học
4.2.Xây dựng các phương án của giải pháp
4.3.Đánh giá các phương án của giải pháp
4.4.Chuẩn bị và trình bày báo cáo của giai đoạn đề xuất các phương án của
giải pháp
Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài
Giai đoạn này được tiến hành sau khi một phương án được lựa chọn. Thiết
kế vật lý ngoài gồm 2 tài liệu kết quả cần có: trước hết là một tài liệu bao chứa
tất cả các đặc trưng của hệ thống mới sẽ cần cho việc thực hiện kỹ thuật; và tiếp
đó là tài liệu dành cho người sử dụng và nó mô tả phần thủ công và cả những
giao diện với những phần tin học hóa. Những công đoạn chính của quá trình
thiết kế vật lý ngoài :
12
5.1.Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài
5.2.Thiết kế chi tiết các giao diện vào/ra
5.3.Thiết kế cách thức tương tác với phần tin học hóa
5.4.Thiết kế các thủ tục thủ công
5.5.Chuẩn bị và trình bày báo cáo thiết kế vật lý ngoài
Giai đoạn 6: Triển khai kỹ thuật hệ thống
Kết quả quan trọng nhất của giai đoạn thực hiện kỹ thuật là phần tin học hóa
của hệ thống thông tin, có nghĩa là phần mềm.Những người chịu trách nhiệm về
giai đoạn này phải cung cấp các tài liệu như các bản hướng dẫn sử dụng và thao
tác cũng như các tài liệu mô tả về hệ thống. Các hoạt động chính của việc triển
khai thực hiện kỹ thuật hệ thống như sau:
6.1.Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật
6.2.Thiết kế vật lý trong
6.3.Lập trình
6.4.Thử nghiệm hệ thống

Phỏng vấn là hỏi trực tiếp người có liên quan đến thu thập thông tin. Đó là
cách đơn giản và quan trọng nhất để thu thập thông tin về một tổ chức. Phỏng
vấn cho phép thu được những xử lý theo cách khác với mô tả trong tài liệu, gặp
được những người chịu trách nhiệm trong thực tế, số người này có thể không
được ghi trong văn bản tổ chức. Qua đó, chúng ta có thể thu được những nội
dung khái quát về hệ thống mà khó có thể thu thập được qua nghiên cứu tài
liệu.
Phỏng vấn được thực hiện qua các bước
- Chuẩn bị phỏng vấn
-Tiến hành phỏng vấn
b.Nghiên cứu tài liệu
Phương pháp này giúp ta nghiên cứu kỹ và tỉ mỉ về nhiều khía cạnh của tổ
chức như: lịch sử hình thành và phát triển, tình trạng tài chính, vai trò và nhiệm
vụ của các thành viên, nội dung và hình dạng của các thông tin vào/ra. Thông
tin trên giấy tờ phản ánh quá khứ, hiện tại và tương lai của tổ chức.
c.Sử dụng phiếu điều tra
Phương pháp này được sử dụng khi cần lấy thông tin từ một số lượng lớn
các đối tượng và trên một phạm vi địa lý rộng. Yêu cầu và câu hỏi trên phiếu
phải rõ ràng, cùng hiểu như nhau, phiếu ghi theo cách thức dễ tổng hợp
d.Quan sát
Khi phân tích viên muốn nhìn thấy những gì không thể hiện trên tài liệu
hoặc qua phỏng vấn như tài liệu được lưu ở đâu, có được sắp xếp hay không
sắp xếp, do ai quản lý...
2.Các công cụ mô hình hóa
Sau khi đã tìm hiểu về hệ thống, phân tích viên sử dụng một số các công cụ
mô hình hóa để mô tả lại hệ thống thông tin hiện tại.Một số công cụ mô hình
hóa thường được sử dụng là : Sơ đồ luồng thông tin, sơ đồ luồng dữ liệu.
2.1 Sơ đồ luồng thông tin
14
Sơ đồ luồng thông tin dùng để mô tả hệ thống thông tin theo cách thức động.

-Tiến trình (Process) là một công việc hay một hành động có tác động lên các
dữ liệu làm cho chúng di chuyển, được lưu trữ, thay đổi hay được phân phối.
Được biểu diễn bằng một hình tròn và tên của xử lý bắt đầu bằng một động từ
thể hiện khái quát công việc mà nó thực hiện.
Tiến trình xử lý
-Kho dữ liệu (Data Store): là các dữ liệu được lưu trữ tại một chỗ. Kho dữ
liệu được dùng để lưu trữ các dữ liệu tạo nguồn dữ liệu cho xử lý.
16
Tên người/Bộ
phận phát/nhân tin
Tên tiến
trình xử
lý
Tệp dữ liệu Kho dữ liệu
Các mức của DFD
Sơ đồ ngữ cảnh (Context Diagram) thể hiện rất khái quát nội dung chính của
hệ thống thông tin. Sơ đồ này không đi vào chi tiết mà mô tả sao cho chỉ cần
một lần nhìn là nhận ra nội dung chính của hệ thống. Để cho sơ đồ ngữ cảnh
sáng sủa, dễ nhìn, có thể bỏ qua các kho dữ liệu; bỏ qua các xử lý cập nhật. Sơ
đồ khung cảnh còn được gọi là sơ đồ mức 0.
Phân rã sơ đồ
Để mô tả hệ thống chi tiết hơn người ta dùng kỹ thuật phân rã (Explosion)
sơ đồ.Bắt đầu từ sơ đồ khung cảnh, người ta phân rã sơ đồ thành sơ đồ mức 0,
tiếp sau mức 0 là mức 1.....
III Cơ Sở Dữ Liệu Cuả Hệ Thống Thông Tin Quản Lý
1.Một số khái niệm của cơ sở dữ liệu
Để thiết kế được cơ sở dữ liệu trước hết ta phải hiểu được các khái niệm
cơ bản liên quan đến cơ sở dữ liệu.
Trước khi có máy tính điện tử tất cả các thông tin vẫn phải được thu thập,
lưu trữ, xử lý, phân tích và cập nhật. Các dữ liệu này được ghi lên bảng, ghi

thuộc tính của cá thể trên dòng đó.
-Cơ sở dữ liệu (Database) là một nhóm gồm một hay nhiều bảng có liên quan
đến nhau.
-Một tập hợp các CSDL có liên quan với nhau được gọi là một hệ cơ sở dữ
liệu (Database System).
2 Các phương pháp thiết kế Cơ sở dữ liệu:
Có hai phương pháp chủ yếu dùng để thiết kế cơ sở dữ liệu đó là thiết kế cơ
sở dữ liệu từ các thông tin đầu ra và thiết kế cơ sở dữ liệu bằng phương pháp
mô hình hóa .
2.1.Thiết kế cơ sở dữ liệu từ các thông tin đầu ra.
Bước1.Xác định các thông tin đầu ra
Bước 2.Xác định các tệp dữ liệu cần thiết cung cấp đủ dữ liệu cho việc tạo
ra từng đầu ra.
Liệt kê các phần tử thông tin trên đầu ra.Trên mỗi thông tin đầu ra bao gồm
các phần tử thông tin như giới tính, họ tên, ngày tháng năm sinh.........được gọi
là các thuộc tính. Ta phải liệt kê toàn bộ các thuộc tính thành một danh sách.
Đánh dấu các thuộc tính lặp – là những thuộc tính có thể nhận nhiều giá trị dữ
liệu như HS_Lương....
Đánh dấu các thuộc tính thứ sinh – là những thuộc tính được tính toán hoặc
suy ra từ các thuộc tính khác như thực lĩnh
Gạch chân các thuộc tính khóa cho thông tin đầu ra.
*Chuẩn hóa mức 1 (1.NF)
-Chuẩn hóa mức 1 (1.NF) quy định rằng, trong mỗi danh sách không được
phép chứa những thuộc tính lặp. Nếu có các thuộc tính lặp thì phải tách các
thuộc tính lặp đó ra thành các danh sách con, có ý nghĩa dưới góc độ quản lý.
18