Quản lý là gì? Người quản lý cần làm gì và
làm như thế nào?
Đó là những câu hỏi mà hầu hết những người làm công tác quản lý từng tự hỏi ít nhất một
lần.
Quản lý vừa là một nghệ thuật, vừa là một khoa học. Đó là nghệ thuật làm cho người khác
(nhân viên) làm việc hiệu quả hơn những điều bản thân họ sẽ làm được nếu không có bạn.
Còn khoa học chính là cách bạn làm thế nào để thực hiện được nghệ thuật quản lý. Lên kế
hoạch, tổ chức, chỉ đạo và giám sát là bốn điều căn bản trong khoa học đó.
Bốn người công nhân có thể làm ra 6 sản phẩm trong ca làm việc 8 giờ khi không có người
quản lý. Nếu tôi thuê bạn quản lý họ và họ vẫn chỉ làm ra 6 sản phẩm mỗi ngày, vậy thì
đâu là lợi ích của việc tôi thuê bạn? Hay nói cách khác, nếu hiện họ làm ra 8 sản phẩm mỗi
ngày, bạn, trong vai trò của người quản lý đã phát huy được giá trị của nghệ thuật quản lý.
Một suy luận tương tự áp dụng đối với ngành dịch vụ, bán lẻ, dạy học hay bất kỳ một công
việc nào khác. Liệu khi bạn có mặt, nhóm nhân viên của bạn có thể xử lý được nhiều cuộc
gọi từ khách hàng hơn khi bạn vắng mặt hay không? Liệu họ có bán được nhiều sản phẩm
có giá trị cao hơn hay không? Có truyền đạt, phổ biến kiến thức hiệu quả hơn không?…
Đó chính là giá trị của việc quản lý – khiến cho nhân viên làm việc hiệu quả hơn.
Kế hoạch
Việc quản lý bắt đầu với việc lên kế hoạch. Quản lý tốt là khởi đầu bằng những kế hoạch
hay.
Không có kế hoạch, bạn sẽ không bao giờ đạt tới thành công. Nếu bạn chỉ vô tình lên một
kế hoạch cho mục tiêu của mình, sự thành công đó sẽ chỉ là sự may mắn hoặc do cơ hội
nào đó và sẽ không thể lặp lại. Bạn có thể làm điều đó như trường hợp của “người nổi
tiếng nhất thời”, cảm giác một sớm một chiều và bạn sẽ không bao giờ đạt được thành tích
đích thực - được xây dựng bằng những thành công.
Để tránh tất cả những điều nói trên, bạn hãy tìm hiểu mục tiêu của bạn là gì (hoặc lắng
nghe khi ông chủ nói với bạn). Sau đó hãy tính toán cách tốt nhất để đạt được mục tiêu đó.
Bạn có trong tay những nguồn lực nào? Bạn có thể làm được gì với chúng? Hãy so sánh
điểm mạnh và yếu điểm của các cá nhân và những người khác. Liệu việc giao cùng một
nhiệm vụ công việc cho bốn người làm trong 14 giờ sẽ ít tốn kém hơn thuê một chiếc máy
cũng có thể làm nhiệm vụ tương tự cùng với 1 người công nhân trong 6 giờ? Nếu bạn thay

bản nhạc được cất lên. Và ở đây, công việc của bạn, người quản lý cũng tương tự như thế.
Bạn đưa cho tất cả các những người chơi nhạc (chính là công nhân) bản nhạc (với vai trò
như bản kế hoạch). Bạn có trong tay con số chính xác những người chơi nhạc (công nhân)
trong mỗi đoạn nhạc (mỗi phòng ban trong doanh nghiệp) và bạn đã sắp xếp những đoạn
theo giai đoạn để bản nhạc có thể vang lên những âm thanh trong trẻo nhất (bạn với vai trò
người tổ chức công việc). Và bây giờ bạn cần bước nhẹ lên bục chỉ huy dành cho người chỉ
huy dàn nhạc cùng với một cái gậy dành cho nhạc trưởng để thu hút sự chú ý của họ và bắt
đầu nhịp đầu tiên của khổ nhạc.
Giám sát
Khi mọi thứ đang trong quỹ đạo chuyển động, bạn phải giám sát tất cả. Hãy đảm bảo rằng
mọi cái sẽ đi theo kế hoạch. Trong trường hợp ngược lại, không theo kế hoạch, bạn cần
phải can thiệp và điều chỉnh kế hoạch, cũng như việc người chỉ huy dàn nhạc điều chỉnh
nhịp độ.
Khi những vấn đề bất ngờ xảy ra, con người ta sẽ trở nên mệt mỏi. Một phần của kế hoạch
sẽ không thực hiện đúng thời gian. Khách hàng then chốt có thể sẽ phá sản. Đó là lý do tại
sao bạn phải triển khai ngay lập tức kế hoạch thay thế. Bạn, với vai trò người quản lý, cần
phải luôn ý thức được những điều sẽ tiếp tục xảy ra để có những điều chỉnh kịp thời.
Đây là một tiến trình lặp đi lặp lại nhiều lần. Khi có sự việc bất thường, bạn cần lên kế
hoạch để ổn định lại, tổ chức những nguồn lực để kế hoạch tiến triển tốt, chỉ đạo những
người trực tiếp thực hiện kế hoạch và tiếp tục giám sát hệ quả của sự thay đổi, điều chỉnh
này.
Việc này có đáng làm không?
Quản lý nhân viên, quản lý con người là một việc làm không hề dễ. Tuy nhiên, chúng ta có
thể làm việc đó thành công. Và đây có thể là một kinh nghiệm quý báu. Hãy nhớ rằng việc
quản lý, cũng giống như bất kỳ một kỹ năng nào, là một việc bạn có thể cải thiện, nâng cao
bằng sự học hỏi, nghiên cứu và thực tế.