Lớn - nhỏ hay quan trọng - khẩn cấp?
Trong điều hành doanh nghiệp, các nhà quản lý phải thường xuyên đối mặt
với nhiều công việc phát sinh hàng ngày. Một cách tự nhiên, người ta
thường chia chúng thành "việc lớn" và "việc nhỏ".

"Việc lớn" là những việc quan trọng (liên quan tới một số tiền lớn hoặc sự
an nguy của doanh nghiệp); còn "việc nhỏ" thì ngược lại. Thoạt nghe không
có gì lạ nhưng nếu đi sâu, sẽ thấy có một số vấn đề.
Trong một tập binh pháp của Trung Quốc, có một câu nói đầy ý nghĩa liên
quan đến vấn đề này, đại ý: "Tướng lâm trận có thể chết chỉ vì người đóng
móng ngựa". Ý câu này muốn nói, nếu coi cái móng ngựa là nhỏ và theo đó,
người đóng móng ngựa và công việc của anh ta là không quan trọng, không
đáng quan tâm thì chính người chỉ huy rất dễ bị lâm nguy khi xung trận.
Trong thực tế, đã có rất nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn không phải do các
"chuyện lớn" gây ra (dù rằng chúng chính là những ngòi nổ) mà do nhiều
"chuyện nhỏ" đã không được giải quyết đến nới đến chốn một cách tốt nhất.
Trong các sách viết về quản lý chuyên nghiệp của Âu Mỹ cũng không thấy
người ta phân việc thành "lớn" và "nhỏ" mà thường phân theo mức độ "quan
trọng" và "khẩn cấp". Theo đó, có thể chia việc ra bốn loại sau (những ví dụ
là theo cách chia của tác giả, còn thực tế mỗi người có cách phân loại khác
nhau):
1. Quan trọng và khẩn cấp: Nếu không thanh toán cho khách hàng ngay
trong tuần này sẽ bị cắt hợp đồng mua vật liệu cho công trình sắp thi công.
Nếu không quyết định giá nhanh trong sáng nay sẽ bị đối thủ cướp mất hợp
đồng...
2. Quan trọng nhưng không khẩn cấp: Giữ gìn sức khỏe, không hút thuốc
nhiều hoặc thức quá khuya, giữ quan hệ tốt đẹp và bền chắc với khách hàng
và nhà cung cấp, kiện toàn lại bộ máy doanh nghiệp...
3. Khẩn cấp nhưng không quan trọng: Một khách hàng tiềm năng vừa
mới quen yêu cầu trả lời ngay lập tức một vấn đề cần thời gian chuẩn bị lâu
dài hoặc bưu điện yêu cầu đóng cước điện thoại di động ngay nếu không mai

thể thực hiện tốt, họ không tự ý vi phạm hoặc tùy tiện sửa đổi những quy chế
do chính họ đặt ra cho doanh nghiệp và bản thân dù họ hoàn toàn có quyền
làm vậy.
Chính nhờ nguyên lý này mà họ ít phải đối đầu với các loại việc "khẩn và
quan trọng". Họ biết cách tối thiểu hóa số lượng loại việc này.
Còn ở Việt Nam thì sao? Có thể thấy vấn đề ngay từ phòng bảo vệ, phòng
tiếp tân. Khi được góp ý, mấy ông bạn doanh nhân của tôi thường có hai loại
thái độ: coi người góp ý là một người quá khó tính hay để ý chuyện vặt hoặc
viện lý do "bận quá, hôm nào rỗi rãi tôi sẽ chấn chỉnh lại"...
Và khi khách hàng bất mãn với cách đón tiếp, chăm sóc của mấy nhân viên
kia phản ánh lên và dọa sẽ "cắt" thì họ tuyên bố sẽ sa thải mấy nhân viên đó
để làm đẹp lòng khách hàng... Đây là ví dụ rất cụ thể của việc để những
chuyện "quan trọng nhưng không khẩn cấp" biến thành "khẩn cấp và quan
trọng".
Không tôn trọng nguyên tắc "quan trọng và không khẩn cấp" còn dễ đưa
người ta vào trạng thái phân đôi khá tai hại: khi đi làm chỉ tập trung vào việc
khẩn cấp và quan trọng; hết giờ làm (hoặc xong việc) lập tức quay ngay sang
việc loại 4 "không khẩn cũng chẳng quan trọng" như nhậu nhẹt xả láng...