Nguyên tắc SMART trong kinh doanh (cũ nhưng luôn mới)

Cuộc sống ngày nay với sự đòi hỏi ngày càng cao trong công việc bắt buộc chúng ta phải
có kỹ năng làm việc tốt để có thể thích nghi được với nó, đạt được kết quả cao trong công
việc cũng như cân bằng được cuộc sống cá nhân và gia đình. Tuy nhiên, với quỹ thời gian
bất biến thì không phải lúc nào
chúng ta cũng có thể giải quyết hài
hoà được việc này.

Mỗi ngày có 24 tiếng, một tuần có 7
ngày, 1 tháng có 30 ngày và một
năm qua đi chỉ sau 365 ngày. Vậy
thì tại sao trong một chứng mực thời
gian nhất định, có người chẳng làm
nên trò trống gì trong khi một số
người làm được vô khối việc lớn lao
to tát? Phải chăng họ có một khả năng siêu phàm và quỹ thời gian nhiêu hơn so với
những người bình thường khác?

Quỹ thời gian của mọi người là như nhau, vì thế, câu trả lời không nằm ở chỗ chúng ta có
bao nhiêu thời gian để làm các công việc đó như thế nào cho hiệu quả. Đa số các chuyên
gia về quản lý nhân sự cho rằng để sử dụng thời gian của mình một cách tốt nhất, trước
hết, mỗi cá nhân phải nhận định năng lực làm việc của bản thân dựa trên phân tích những
điểm mạnh, điểm yếu đối với công việc mình đang đảm nhiệm, từ đó mà biết mình mong
muốn điều gì trong sự nghiệp ở thời điểm hiện tại cũng như trong tương lai. Đây chính là
công việc đặt cho bản thân mình một mục tiêu để hướng tới. Làm thế nào để xác định
được mục tiêu chính xác? Trong kinh doanh hiện đại, người ta thường đề cập đến nguyên
tắc SMART, tức là mục tiêu được xây dựng dựa trên những tiêu chí sau:

• S-Specific: Cụ thể, rõ ràng và dễ hiểu;
• M-Measurable: Đo đếm được;

nên viết sơ đồ phân tích công việc hàng ngày để biết việc gì cần làm trước, việc gì làm
sau, việc gì là quan trọng (important) và việc gì gấp, cần làm ngay (urgent). Tâm lý
chung của chúng ta là việc gì dễ và thích thì làm trước, việc khó và không thích thì để lại
làm sau..

Thật tệ hại là việc khó càng để lâu, càng khó thực hiện và đôi khi việc gấp lại không hề
quan trọng. Hãy liên tưởng tới câu chuyện về chiếc bình và những viên sỏi, nếu ngay từ
đầu bạn cho vào chiếc bình đầy cát thì sẽ không có cách nào để xếp những viên đá hoặc
sỏi vào đó nữa nhưng khi bạn xếp lần lượt đá-sỏi-cát, bạn còn chứa được cả nước cùng
trong một chiếc bình. Vấn đề quan trọng không phải chiếc bình chứa được bao nhiêu thứ
mà quan trọng là bạn phải biết phân biệt được công việc nào là khó “đá hộc” và đâu là
những viên sỏi hay cát trong cuộc đời, biết cách quản lý thời gian hiệu quả để cân bằng
cuộc sống.

Cách quản lý thời gian hiệu quả thường được nhìn nhận từ 2 khía cạnh, người quản
lý và nhân viên.

Tại sao người chủ doanh nghiệp luôn cảm thấy thiếu thời gian và quá tải về công việc?
Thường thì mức độ quá tải công việc của người quản lý tuỳ thuộc vào quá trình hình
thành, quy mô doanh nghiệp, ngành nghề kinh doanh. Tuy nhiên, tâm lý chung của người
lãnh đạo là luôn không hết việc. Những người tham công tiếc việc, làm việc đến 18 tiếng
một ngày họ vẫn cảm thấy chưa đủ, đôi khi họ ao ước “phải chi 1 ngày có 25 tiếng, 1
tuần có 8 ngày và 1 năm có 266 ngày...” và họ luôn phạm phải một tội là “lấy cắp thời
gian của gia đình”.

Vậy có phương pháp nào để cân bằng thời gian cho công việc, nghỉ ngời giải trí và cho
gia đình? Với một doanh nghiệp mới ra đời thì hoàn toàn có thể chấp nhận được với sự
quá tải về công việc và luôn phải làm thêm rất nhiều tiếng trong một ngày đối với người
lãnh đạo. Nhưng tình trạng đó không thể kéo dài mãi, mấu chốt đầu tiên là người chủ
doanh nghiệp phải biết cách xây dựng hệ thống, qui trình làm việc, tiếp theo là xây dựng