!
đào tạo
phương pháp soạn thảo tài liệu phù hợp
yêu cầu tiêu chuẩn iso 9001:2000
!
Mục đích - yêu cầu đối với hệ thống Tài liệu
Mục đích:
Là phương tiện để quản lý hệ thống chất lượng và nâng
cao hiệu quả hoạt động
Yêu cầu:
- Đơn giản:
* Vừa đủ, rõ ràng, ngắn gọn, có khả năng thực thi;
* Nguyên tắc KISS:
(Keep it simple and straightforward)
- Dễ kiểm soát
- Dễ truy tìm, dễ thấy, dễ lấy, dễ sử dụng
- Có cấu trúc khoa học
!"
nguyên tắc thực hiện:
Cân đối giữa:
để:
- Hiểu kỹ vấn đề; và
- tránh dư thừa, l ng phíã
* Mức độ chi tiết của các Tài liệu phải tương ứng với năng
lực
* Tránh tình trạng quá nhiều tài liệu khi năng lực có thể
đảm bảo HTCL hoạt động hiệu quả.
Tài liệu của
Hệ thống
Quản lý
chất lượng

Không phù hợp,
tài liệu không đảm
bảo hoạt động
có hiệu lực
của hệ thống
Tài liệu
nhiều,
chi tiết
Năng lực cao
Thấp
Nhận biết nhu cầu
Nhận biết nhu cầu
Nhận biết nhu cầu
Bao nhiêu tài liệu?
Bao nhiêu tài liệu?
Bao nhiêu tài liệu?
!%
Hoạch định cấu trúc tài liệu
(Các tài liệu và Sự kết nối giữa chúng)
Viện dẫn Tham khảo
Nhận biết nhu cầu
Nhận biết nhu cầu
Nhận biết nhu cầu
Nhận biết nhu cầu
Sổ tay chất lượng
Các Tài liệu tổ chức tự
xác định cần có (HƯớng dẫn,
tàI liệu kỹ thuật...)
Biểu mẫu
thủ tục và các kế

- Tất cả các tài liệu phải được phê duyệt trước khi sử dụng
1. Hình thức
- Thống nhất, dễ nhận biết
- Tên gọi rõ ràng, phản ánh được nội dung bên trong
- Đẹp mắt
- Chữ viết dễ đọc, có chia đoạn, phân chương, khuyến khích sử dụng h(nh nh.
- Sử dụng khổ giấy sao cho thuận tiện trong việc sao chụp và lưu giữ (A3)
2. Nội dung
- Tương ứng với các quá trình của HTQLCL
- Có sự nối kết giữa các tài liệu, nhưng tránh trùng lặp
- Phù hợp với hoạt động thực tế và đáp ứng các yêu cầu của ISO 9001
- Mạch lạc, có logic, mang tính hỗ trợ (hướng dẫn ) cho người thực hiện công việc
- Linh hoạt, đảm bảo phù hợp với đa số các trường hợp
3. Ngôn ngữ
- Văn viết
- Từ ngữ phải phù hợp với văn hoá của tổ chức, phù hợp với đối tượng sử dụng tài liệu
!
Yêu cầu đối với một tài liệu trong Hệ thống tài liệu
1. Cấu trúc
- Mục đích
- Phạm vi áp dụng
- Tài liệu tham khảo
- Định nghĩa (nếu cần)
- Trách nhiệm và quyền hạn
- Nội dung chính (lưu đồ/ bảng tóm tắt + mô tả chi tiết)
- Các hướng dẫn/ phụ lục, biểu mẫu đi kèm
2. Hình thức trình bày
- Trang bìa (trang 1): biểu tượng c a t ch c ; loại tài liệu; tên tài liệu; m số; ký hiệu lần sửa ã
đổi; ngày ban hành; trang/tổng số trang ; bảng theo dõi sự sửa đổi ; mục lục ; các ô ký duyệt
; danh sách phân phối ; phân ghi chú/ nhắc nhở.