529 mẹo nhỏ máy tính – Làm việc với Excel 2007
LỜI KHUYÊN
Dữ liệu in hoàn hảo
Nếu các dữ liệu in ra không phù hợp với hình dáng của trang
dữ liệu Excel 2007, hãy kiểm tra page layout (bên dưới tab
View) để xem xem chính xác những gì máy in sẽ in ra. Bạn
cũng có thể dễ dàng add thêm các header hay footer vào dữ
liệu in.
Tạo danh sách chọn “drop-down”
Trong Excel có công cụ tạo một danh sách lựa chọn có sẵn. Để tạo nó trước tiên bạn phải có một danh sách,
chọn các ô theo hàng hoặc cột mà bạn sẽ không sử dụng đến; nhập nội dung danh sách vào từng ô trong
hàng hoặc cột đó. Chọn các ô sẽ có danh sách drop-down chọn sẽ xuất hiện (các ô không cần tiếp giáp
nhau). Chọn Data | Validation... Dưới Allow chọn List. Tích In-cell dropdown, kích chuột trái vào
Source: hộp, đánh dấu các cell đã nhập danh sách ban đầu của bạn, sau đó chọn OK.
HƯỚNG DẪN
Tạo phím tắt chèn ngày hiện tại
Bạn có thể chèn ngày hiện hành vào bất kỳ cell nào bằng cách nhấn Ctrl và dấu chấm phẩy (;); còn Ctrl +
Shift + ; sẽ chèn vào thời gian hiện hành.
Lặp lại văn bản trong nhiều cell
Chọn một dãy các ô trống, đánh vào nội dung văn bản (văn bản sẽ xuất hiện trong ô đầu tiên), nhấn
Ctrl+Enter, khi đó văn bản sẽ điền vào trong các ô đã đánh dấu.
Paste văn bản plain text vào Excel
Nếu bạn muốn paste văn bản từ Word hoặc IE vào Excel mà không muốn có định dạng theo nguồn lấy (lấy
theo dạng plain text). Hãy nhấn F2 để vào chế độ chỉnh sửa trước khi paste. Sau đó chỉ paste văn bản đã
copy vào, phần định dạng sẽ được bỏ đi.
Paste vào các ô không liên tục
Việc Paste công thức từ một ô nào đó vào một loạt các ô không liên tục không có nghĩa là thực hiện nhiều
lần cut và paste. Hãy copy công thức từ ô nguồn, giữ phím Ctrl và kích vào mỗi ô nơi bạn muốn paste công
thức vào. Sau đó nhấn Ctrl-V để paste công thức vào tất cả các cell. Thao tác này cũng cũng có thể áp dụng
cùng với thao tác nhập lặp lại dữ liệu trong nhiều ô (chọn một vùng cần nhập công thức, gõ công thức vào
và nhấn Ctrl + Enter)

thêm ngay phía trên dòng tổng và định dạng các ô trong hàng đó phù hợp với định dạng đã có trong bảng.
Chuyển đổi các bảng sang dữ liệu thông thường
Các bảng của Excel, có thể thực hiện cập nhật một cách dễ dàng các cột của nó thông qua menu lọc và
phân loại trong header, có thể được chuyển đổi thành dải dữ liệu thông thường khi giữ cùng định dạng và
công thức. Trong tab TableTools | Design, kích Convert to Range. Nhưng bạn nên cẩn thận! chỉ có cách
để có thể hoàn lại thao tác này là sử dụng Undo ngay lập tức, bằng không bạn phải bắt đầu lại mọi việc từ
lệnh Format as Tables (xóa toàn bộ định dạng).
Mã màu cho các clue trực quan
Áp dụng Conditional Formatting (từ phần Styles trên tab Home của ribbon) để tạo mã màu, biểu tượng
và các biểu đồ thanh dữ liệu được tích hợp (hoặc trộn lẫn) trên mỗi ô. Các clue trực quan này cho phép bạn
có thể quan sát ngay lập tức các số cao nhất và thấp nhất trong cột hoặc hàng đó kể cả khi nó không được
phân loại.
Tìm ra các giá trị nhân bản
Conditional Formatting có thể nhận dạng ra các giá trị nhân bản. Khi bạn đánh dấu một danh sách và
kích Conditional Formatting, chọn Highlight Cell Rules và chỉ định Duplicate Values. Các giá trị nhân
bản sẽ bị đánh dấu.
Sử dụng các tùy chọn paste
Khi paste dữ liệu được copy từ Excel 2007 vào Word hoặc PowerPoint, bạn thường sử dụng Ctrl-V, tuy nhiên
hãy tìm biểu tượng clipboard/paper trong phần góc phải bên dưới của bảng. Nó sẽ xuất hiện Paste options,
trong đó có một số tùy chọn: sử dụng các định dạng của tài liệu cục bộ cho các bảng trong PowerPoint
hoặcWord, chúng có thể cho phép bạn paste dữ liệu như một ảnh hoặc làm nổi nó với các bảng đang tồn tại.
Paste như một đối tượng
Dữ liệu từ Excel có thể được paste như một đối tượng. Trong PowerPoint hoặc Word, vào tab Home, kích
vào mũi tên dưới Paste, chọn Paste Special. Trong menu, chọn Microsoft Office Excel 2003
Spreadsheet Object. Nếu nút radio bên trái chỉ có Paste thì dữ liệu sẽ được chèn khi bạn kích nó và có
khả năng soạn thảo như bạn có thể thực hiện trong Excel. Nếu bạn chọn Paste Link thì bất kỳ một nâng
cấp nào xảy ra với dữ liệu của bạn trong trang bảng tính đều hiện trong biểu mẫu của Word hoặc
PowerPoint.
13 phím tắt trong Excel 2007
Nhiệm vụ