Tin học cơ bản - Excel
CHƯƠNG VII
EXCEL 5.0 1. CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN

Excel là một phần mềm thuộc hệ xử lý Bảng tính điện tử, chuyên dùng cho công tác kế
toán, văn phòng trên môi trường Windows có các đặc tính và ứng dụng tiêu biểu sau:
- Dùng để tạo ra những bảng tính có kích thước rất lớn.
- Thực hiện được nhiều phép tính từ đơn giản đến phức tạp.
- Tổ chức và lưu trữ thông tin dưới dạng bảng như bảng lương, bảng kế toán, bảng thanh
toán, bảng thống kê, bảng dự toán
- Khi có thay đổi dữ liệu, bảng tính tự động tính toán lại theo số liệu mới.
Thao tác trên bảng tính có thể tạo ra các báo cáo tổng hợp hoặc phân tích có kèm theo các
biểu đồ, hình vẽ minh hoạ,

1.1. Khởi động Excel

Khởi động Windows từ dấu nhắc của DOS (C:\WIN <Enter>). Chọn nhóm làm việc
(nhóm chứa ứng dụng Excel, thường là nhóm MicroSoft Office) và nhắp đúp chuột lên biểu
tượng của Excel.

1.2. Màn hình Excel

Sau khi khởi động, màn hình của Excel có dạng sau: 81
Tin học cơ bản - Excel
a. Thanh thực đơn (Menu bar)


e. Một số thuật ngữ

Workbook Window là cửa sổ chứa nội dung tệp. Tên tệp (workbook) hiện trên thanh tiêu
đề cửa sổ với phần mở rộng định sẵn là XLS. Các thành phần của Workbook Window là:
- ĐƯỜNG VIỀN CỘT (Column Border) ghi ký hiệu cột từ trái sang phải theo chữ cái bắt
đầu từ A đến Z, tiếp từ AA đến AZ, , IV, có tổng số 256 cột.
- ĐƯỜNG VIỀN HÀNG (Row Border) ghi số thứ tự dòng từ trên xuống dưới bắt đầu từ
1, có tổng cộng 16.384 dòng.
- Ô (Cell) là giao giữa hàng và cột, địa chỉ của một ô xác định bởi cột trước dòng sau. Ví
dụ: A5 - Cột A, dòng 5. Ô hiện hành (Select cell) là ô có khung viền quanh.
- Bảng tính (Sheet) là một bảng gồm 256 cột/16384 dòng hình thành 4 triệu ô dữ liệu. Tên
bảng tính mặc nhiên là Sheet# (# là số thứ tự). Một tệp Workbook mặc định có 16 sheet (có thể
tăng đến 255).

g. Thanh trượt (Scrool Bar): dùng để hiển thị những phần bị che khuất của bảng tính trên
màn hình.

h. Thanh trạng thái (Status Bar): dòng chứa chế độ làm việc và các tình trạng hiện hành
của hệ thống như NumLock, CapsLock,

1.3. Các thao tác cơ bản trong bảng tính

a. Di chuyển phím

Ta có thể dùng mũi tên, Page Up, Page Down trên bàn phím hoặc các tổ hợp phím khác
nhau để di chuyển đến một ô khác. Các phím di chuyển con trỏ thông dụng là:

←, →, ↑, ↓
Di chuyển qua một ô về bên trái, phải, trên, dưới tương

hoặc nhiều vùng)

- Chọn một ô : di chuyển đến ô cần chọn, nhắp chuột.
- Chọn một cột : nhắp chuột tại ký hiệu cột
- Chọn một dòng : nhắp chuột tại số thứ tự dòng
- Chọn một vùng, có các cách sau:
 Đặt con trỏ tại ô đầu vùng, ấn và giữ Shift, dùng các phím mũi tên di chuyển đến ô
cuối vùng.
 Đặt con trỏ chuột tại ô đầu vùng, ấn và giữ nút trái chuột, rê chuột đến ô cuối vùng
 Đặt con trỏ chuột tại ô đầu vùng, ấn và giữ Shift trong khi nhắp chuột tại ô cuối
vùng.
- Chọn nhiều vùng : ấn và giữ Ctrl trong khi dùng chuột thực hiện thao tác chọn các
vùng khác.

c. Cách nhập các kiểu dữ liệu

Trong một ô chỉ có thể chứa một kiểu dữ liệu, kiểu dữ liệu phụ thuộc vào ký tự đầu tiên
gõ vào.

Kiểu số (Number): Ký tự đầu tiên gõ vào là các chữ số 0 đến 9, các dấu + Một số được
nhập vào mặc nhiên là dạng General, sau đó có thể định dạng trình bày số lại theo ý muốn bằng
lệnh Format/Cells. Nếu nhập vào ô một số lớn và xuất hiện #### nghĩa là bề rộng của cột quá
nhỏ. Muốn thấy rõ số, nhắp đúp vào cạnh phải của tiêu đề cột để mở rộng nó.

Kiểu chuỗi (Text): Ký tự đầu tiên gõ vào là các ký tự từ chữ A đến Z, các ký tự canh biên
như sau: ', ", ^, \ .
Ký tự ' để canh các ký tự trong ô về bên trái
Ký tự " để canh các ký tự trong ô về bên phải
Ký tự ^ để canh các ký tự trong ô vào giữa
Ký tự \ để lặp lại ký tự theo sau nó cho đến hết chiều rộng của ô

- Vào Menu File/Exit ( hoặc ấn Alt+F,X).
- Dùng tổ hợp phím Alt+F4.
Nếu văn bản hiện hành có sửa đổi mà chưa ghi vào đĩa thì khi thoát Excel sẽ thông báo:
Thoát, có ghi Không thoát Trợ giúp

Thoát, không ghi

2. CÁC THAO TÁC CƠ BẢN TRÊN BẢNG TÍNH VÀ TRÊN FILE

2.1. Thao tác trên vùng

a. Xoá dữ liệu vùng

Chọn vùng muốn xoá, gõ phím Del. Hoặc nhắp nút chuột phải, chọn "Clear Contents"

b. Hiệu chỉnh dữ liệu bảng tính

- Chọn ô cần hiệu chỉnh, gõ F2 hoặc nhắp đúp chuột vào ô đó.
85
Tin học cơ bản - Excel
- Sửa xong, gõ <Enter>

c. Lặp lại và huỷ bỏ một lệnh

Để lặp lại và huỷ bỏ một thao tác vừa thực hiện, có 2 cách:
- Dùng bàn phím:
Huỷ bỏ: Vào Menu Edit/ Undo hoặc gõ Ctrl+Z

e. Sự khác nhau của việc sao chép một vùng có công thức tham chiếu địa chỉ
tương đối, địa chỉ tuyệt đối và địa chỉ hỗn hợp

Địa chỉ tương đối (Relative Address)

Địa chỉ tham chiếu có dạng <cột><dòng>. Khi chép đến vùng đích, địa chỉ tham chiếu
của vùng đích sẽ thay đổi theo nghĩa phương, chiều và khoảng cách.

Ví dụ: Có dữ liệu tại các ô như sau: A1=2, B1=4, A2=4, B2=6

86
Tin học cơ bản - Excel - Công thức tại ô C1 là: =A1*B1 Ö Kết quả là 8
- Khi sao chép công thức của ô C1 vào ô C2 thì công thức tại ô này là: =A2*B2 và kết quả
là 24
- Khi sao chép công thức của ô C1 vào ô D1 thì công thức tại ô này là: =B1*C1 và kết quả
là 32
Địa chỉ A1, B1 trong công thức của ô C1 là địa chỉ tương đối.

Địa chỉ tuyệt đối (Absolute Address) Địa chỉ tham chiếu có dạng $<cột>$<dòng>. Khi chép đến vùng đích, địa chỉ tham chiếu
của vùng đích sẽ giữ nguyên giống như vùng nguồn.
Ví dụ: Có dữ liệu tại các ô trong bảng đổi tiền như sau: Côn

- Chọn vùng dữ liệu cần di chuyển
87
Tin học cơ bản - Excel
- Chọn Edit/Cut hoặc gõ Ctrl+X. Hoặc nhắp nút chuột phải, chọn Cut.
- Chọn ô cần chuyển dữ liệu đến.
- Chọn Edit/Paste hoặc gõ Ctrl+V. Hoặc nhắp nút chuột phải, chọn Paste.

Hoặc dùng biểu tượng Cut

Di chuyển dữ liệu bằng cách rê và thả chuột

Đặt con trỏ chuột vào cạnh viền của vùng cần sao chép, khi con trỏ có hình É thì rê chuột
đến vị trí mới.

2.2. Chèn và xoá cột, hàng và các ô

a. Chèn cột, hàng và ô

Chèn cột (Columns):

- Đưa con trỏ tới cột, nơi mà cột mới sẽ xuất hiện
- Chọn
Insert/Columns hoặc nhắp nút chuột phải chọn Insert. Excel sẽ chèn một cột mới
còn cột hiện hành sẽ chuyển qua bên phải.
Chèn hàng:

- Chọn ô hay hàng, nơi mà hàng mới xuất hiện
- Chọn Insert/Row hoặc nhắp nút chuột phải chọn Insert. Excel sẽ chèn một hàng mới
vào còn hàng hiện hành sẽ chuyển xuống dưới.


- Chọn ô hay vùng muốn xoá
- Chọn
Edit/Delete hoặc nhắp nút chuột phải chọn Delete. Hộp thoại xuất hiện:
- Chọn Shift Cells Left: dời các ô sang trái.
Shift Cells Up: dời các ô lên trên.
Entire Rows: Xoá cả hàng hiện thời chứa ô được chọn.
Entire Columns: Xoá cả cột hiện thời chứa ô được chọn
- Chọn OK.
c. Chèn và xoá bảng

Chèn bảng

Khi chèn một bảng, Excel sẽ chèn vào trước bảng hiện hành. Để chèn một bảng chọn
bảng bên phải nơi mà bảng mới xuất hiện, chọn Insert/Worksheet.

Xoá bảng

Chuyển đến bảng cần xoá, chọn Edit/Delete Sheet.

Di chuyển bảng

Nhắp nút tab bảng cần di chuyển, ấn và giữ nút chuột và rê bảng tính đến vị trí mới trong
Workbook. Khi thả chuột ra bảng sẽ ở vị trí mới.

Tên bảng

Tên bảng mặc nhiên của Excel là Sheet1, Sheet 2, . Tuy nhiên, có thể dễ dàng sửa tên

Một tệp trong Excel có phần mở rộng là XLS.

a. Lưu trữ tệp trên đĩa

- Lưu trữ với tên mới: chọn File/Save As, chọn ổ đĩa và chọn thư mục, đưa vào tên tệp
cần lưu trữ.
- Lưu trữ lần đầu tiên hoặc lưu trữ với tên cũ: chọn File/Save hoặc Ctrl+S hoặc nhắp
chuột vào biểu tượng

b. Mở một tệp đã có trên đĩa
- Thực hiện lệnh File/Open, hoặc nhắp chuột vào biểu tượng trên thanh công cụ.
- Chọn ổ đĩa, thư mục và tên tệp cần mở.

c. Tạo một tệp mới
Chọn File/New, hoặc nhắp chuột vào biểu tượng trên thanh công cụ.

d. Đóng một tệp: Chọn File/Close.

3. ĐỊNH DẠNG DỮ LIỆU BẢNG TÍNH

3.1. Thay đổi độ rộng cột, chiều cao dòng

90
Tin học cơ bản - Excel
- Thay đổi độ rộng cột: Chọn một hay nhiều cột cần thay đổi, đưa con trỏ chuột ngay mép
phải đầu cột cần thay đổi. Khi con trỏ chuột thay đổi thành mũi tên hai đầu nằm ngang thì rê mũi tên
qua trái hay phải để tăng hoặc giảm độ rộng cột, khi đạt yêu cầu thì thả chuột ra.

Tự động điều chỉnh độ rộng cột hoặc hàng: Điều chỉnh độ rộng cho các ô đã nhập dữ liệu
vào tức là nới rộng để hiển thị hết các dữ liệu đã nhập. Chọn ô chứa dữ liệu cần điều chỉnh, chọn

91
Tin học cơ bản - Excel Tiền tệ Phần trăm Dấu phảy
Tăng số thập phân Giảm số thập phân

Để định dạng kiểu số bằng cách dùng thanh công cụ, phải chọn ô có chứa số cần định
dạng, sau đó nhắp nút thích hợp trên thanh công cụ.

Kiểu mã số

# Vị trí số thực sẽ hiển thị.
0 Cũng giống như dấu # nhưng ngoại trừ số 0 của phần thập phân để kết hợp với
kiểu số đã định dạng.
$ Biểu tượng tiền tệ được hiển thị cùng với số.
, Vị trí dấu phân cách hàng ngàn của số thực sẽ hiển thị.
. Vị trí dấu chấm thập phân số học sẽ hiển thị.
% Từ số 1 -100 đều có dấu % hiển thị cùng nhân số cho 100 và hiển thị số đó
cùng với ký hiệu phần trăm.

3.3. Định dạng kiểu ngày tháng

- Chọn vùng dữ liệu cần định dạng.
- Chọn Format/Cells, hoặc ấn Ctrl+1, hoặc nhắp nút chuột phải rồi chọn Format Cells.
- Chọn Tab Number, chọn Date trong Category.
- Chọn kiểu định dạng trong hộp thoại Format Codes.
- Chọn OK
- Chọn mục Vertical để điều chỉnh dọc dữ liệu trong từng ô:
Top : Canh trên.
Bottom : Canh dưới.
Center : Canh giữa.

- Chọn mục Orientation để chọn hướng cho dữ liệu: hướng thẳng đứng hoặc nằm ngang.

- Chọn OK hoặc gõ Enter.

3.5. Thay đổi kiểu chữ, kích cỡ, kiểu trình bày

Dữ liệu trong các ô có thể định dạng theo 3 thành phần: Font(nét chữ), Style (nghiêng,
đậm, gạch chân, ) và Size (kích cỡ chữ).

93
Tin học cơ bản - Excel
Thay đổi bằng hộp thoại Format Cells:

- Chọn vùng dữ liệu để định dạng.
- Chọn
Format/Cells, hoặc ấn Ctrl+1, hoặc nhắp nút chuột phải rồi chọn Format Cells.
- Xuất hiện hộp thoại Format Cells, chọn Tab Font.
- Chọn phông chữ trong mục Font, chọn kiểu chữ trong mục Font Style, Underline và
Effects, chọn kích thước chữ trong mục Size.
- Chọn OK hay gõ Enter.
Thay đổi bằng biểu tượng trên Formatting Toolbar.


Canh vào
giữa ô
Canh theo
mép trái
Kiểu chữ
đậm
Kiểu chữ
nghiêng
Kiểu chữ
gạch chân

94
Tin học cơ bản - Excel
- Dùng biểu tượng trên Formatting Toolbar:

3.7. Định dạng nền dữ liệu

- Chọn ô hay vùng cần định dạng.
- Chọn Format/Cells, hoặc ấn Ctrl+1, hoặc nhắp nút chuột phải rồi chọn Format Cells.
- Xuất hiện hộp thoại Format Cells, chọn Tab Pattern.
- Chọn dạng nền dựa vào các mẫu đưa ra trong Pattern.
- Chọn OK hay gõ Enter.

4. SỬ DỤNG CÁC HÀM MẪU CỦA EXCEL

sau đó nhắp nút AutoSum.
Dùng Wizard hàm số:

- Đặt con trỏ tại ô cần nhập hàm mẫu.
- Chọn Insert/Function hoặc nhắp chuột vào biểu tượng trên thanh Toolbar. Xuất
hiện hộp đối thoại Function Wizard - Step 1 of 2.

96
Tin học cơ bản - Excel
- Chọn nhóm hàm cần thực hiện trong khung Function Category: khi di chuyển vùng sáng
đến tên nhóm hàm trong khung Function Category, tương ứng trong khung Function Name xuất
hiện nhóm các tên hàm mẫu.
- Chọn tên hàm cần thực hiện trong khung Function Name. Ví dụ hàm AVERAGE
- Chọn nút Next hoặc ấn Enter để hiện thị hộp đối thoại bước kế tiếp.
- Chọn các đối số theo quy định của từng hàm.
- Chọn Finish hoặc gõ Enter, kết quả xuất hiện trên ô đã chọn.

Chú ý:
- Nếu sau bước 1, chọn Finish. Excel đóng hộp thoại và đưa tên hàm lên thanh công thức.
Ví dụ: chọn hàm tính trung bình cộng AVERAGE, sau khi chọn nút Finish, thanh công
thức hiển thị: =AVERAGE(number1,number2, ).
- Nhập dữ liệu của đối số theo quy định của hàm trong dấu ngoặc đơn.
- Gõ phím Enter, kết quả xuất hiện trên ô đã chọn.
b. Khảo sát một vài hàm số mẫu

 ROUND(N,n) Làm tròn giá trị của biểu thức số N đến n số lẻ. Nếu n>0 làm tròn về
bên phải cột thập phân. Nếu n<0 làm tròn về bên trái cột thập phân.
Ví dụ: =ROUND(333333,-3) cho giá trị 333000
=ROUND(123.383,2) cho giá trị 123.38
=ROUND(12345.543,0) cho giá trị 12346
 SQRT(N) Cho trị là căn bậc 2 của biểu thức số N (N>0)
Ví dụ: =SQRT(25) cho kết quả 5
 SUM(N1,N2) Tính tổng của các giá trị có trong danh sách đối số.
Ví dụ: Dữ liệu trong các ô C1,C2,C3,C4,C7 lần lượt là 1,2,3,4,5.Công thức ở ô
C8 là: =SUM(C1:C4,C7). Giá trị trả về trong ô C8 là 15.

Hàm thống kê
 AVERAGE(N1,N2, ) Cho giá trị trung bình của danh sách đối số.
Ví dụ: Dữ liệu trong các ô C1,C2,C3,C4 lần lượt là 2,5,4,5. Công thức ở ô C5
là: =AVERAGE(C1:C4). Giá trị trả về trong ô C5 là 4.
 COUNT(Giá trị1,Giá trị 2, ) Tính tổng số lượng các số là đối số.
 MAX(N1,N2, ) Cho giá trị cực đại của một danh sách các đối số.
 MIN(N1,N2, ) Cho giá trị cực tiểu của một danh sách các đối số.

Hàm văn bản
 CONCATENATE(text1,text2, ,text30) Liên kết tới 30 đối số văn bản.
 LOWER(text) Chuyển văn bản thành chữ thường.
 TRIM(text) Xoá các khoảng trống trong văn bản.
 UPPER(text) Chuyển văn bản thành chữ hoa.

Hàm Logic
 AND(điều kiện 1, điều kiện 2, ) Cho giá trị đúng khi mọi điều kiện nêu trong danh
sách đều cho trị đúng.
Ví dụ: AND(3>2,4<7) cho giá trị TRUE
AND(TRUE,FALSE) cho giá trị FALSE

 Nếu trị dò lớn hơn phần tử cuối cùng trong danh sách, xem như tìm thấy ở phần tử
cuối cùng.
 Nếu trị dò x đúng khớp với một phần tử trong danh sách (không phân biệt chữ hoa
hay chữ thường nếu là chuỗi), đương nhiên tìm thấy ở tại phần tử đó, và cho trị là trị của ô
nằm trong cột tham chiếu cùng hàng với phần tử này.
- Nếu cách dò là 0:
 Danh sách ở cột bên trái của bảng không cần phải xếp theo thứ tự.
 Nếu trị dò x không đúng khớp với bất kỳ phần tử nào trong danh sách (không phân
biệt chữ hoa hay chữ thường nếu là chuỗi), hàm cho trị là #N/A (Not Available: Không khả
thi).
 Chỉ khi nào trị dò x đúng khớp với một phần tử trong danh sách (không phân biệt
chữ hoa hay chữ thường nếu là chuỗi), mới cho trị là của ô nằm trong cột tham chiếu cùng
hàng với phần tử này.

Ví dụ: Tính lương cho ba loại công lao động khác nhau, biết rằng số tiền cho từng loại
công lao động là: loại A: 20000 đồng/công, loại B: 10000 đồng/công, loại C: 5000 đồng/công.
Tiền lương được tính theo công thức: TiềnLương = SốCông x SốTiềnMộtCông.

Ta thực hiện như sau:

- Tạo bảng gồm 2 cột: cột A chỉ các loại công lao động (A,B,C) và cột B chỉ số tiền công
tương ứng.
- Chọn ô E6, nhập công thức: =VLOOKUP(C6,$A$1:$B$3,2,1)*D6
99
Tin học cơ bản - Excel
Copy công thức này xuống các ô E7 E8,

Ta có kết quả:
Nông sản 165000 255455 165000 122000
100
Tin học cơ bản - Excel
Thuỷ sản 210000 241255 185000 164600

Lập biểu đồ để so sánh kết quả xuất khẩu giữa các loại trong từng quý và của từng loại
qua 4 quý. Trục đứng Z biểu diễn giá trị xuất khẩu theo loại, trục ngang X biểu diễn thời gian:
quý 1, quý 2, quý 3, quý 4.

Tạo biểu đồ: chọn cả bảng tính, gồm cả các tiêu đề cột và dòng để tạo biểu đồ.

Các bước lập biểu đồ:

Bước 1: Nhắp chuột vào biểu tượng Chart Wizard: trên thanh công cụ.
Khi đó con trỏ chuột biến thành hình dấu (+). Hãy vẽ phác hoạ một vùng trên bảng tính để đặt
biểu đồ vào đó bằng cách rê chuột từ góc trên bên trái đến góc dưới bên phải của vùng. Hộp đối
thoại sau xuất hiện:
Nhắp chuột vào nút Next > để tiếp tục bước 2

Bước 2: Chọn kiểu đồ thị, Excel có 15 kiểu khác nhau, muốn chọn kiểu nào thì nháy
chuột vào hình kiểu đó để chọn (ở đây ta chọn kiểu 3-D Column)

Nhắp chuột
chọn kiểu
biểu đồ cần
tạo


- Add a Legend?: Cú thờm phn chỳ gii khụng? Chn Yes s cú khung bờn cnh cho bit
ct mu gỡ l khoỏng sn, nụng sn, thu sn. Chn No thỡ khụng cú khung ny.
- Chart Title: t tiờu cho biu .
- Axis Title: t tiờu cho trc X v Z.
Hp Category (X): gừ tiờu trc X.
Hp value (Z): gừ tiờu trc Z.
Cui cựng chn Finish, ta cú biu sau:
Quý 1 Quý 2 Quý 3 Quý 4
0
50000
100000
150000
200000
250000
300000
Gía trị
Quý 1 Quý 2 Quý 3 Quý 4
Quý
Biểu đồ theo dõi xuất khẩu
Khoáng sản
Nông sản
Thuỷ sản

5.2. Hiu chnh biu

- Chn: Nhp chut vo biu mun hiu chnh, khung vin biu s hin 8 nỳm 4
gúc v im gia cỏc cnh.
- Di chuyn: Dựng chut kộo phm vi biu n v trớ mi
- Thay i kớch thc: dựng chut rờ cỏc nỳt trờn khung vin.
- hiu chnh cỏc thnh phn bờn trong biu , nhp ỳp chut trong phm vi, khi ú

vùng tiêu chuẩn. Vùng Extract cũng có dòng đầu tiên chứa các tiêu đề muốn trích. Chỉ cần dùng
vùng này trong trường hợp thực hiện thao tác trích, còn các thao tác tìm kiếm, xoá không cần
dùng đến vùng này.

Ví dụ:
Ở đây: Vùng A1:F6 là vùng Database, vùng H2:H4 là vùng Criteria, vùng A9:D11 là
vùng Extract.
Để tiện cho việc nhập và hiệu chỉnh các bản ghi trong một danh sách, Excel cung cấp một
mẫu dữ liệu (Data Form) để giới thiệu cách tổ chức dữ liệu và tạo nhập dữ liệu dễ dàng hơn và
chính xác hơn. Mẫu để trình bày các tên trường, hộp chữ để nhập dữ liệu, nút nhập thêm nút xoá
và nút tìm các bản ghi để có thể nhập vào bản ghi mới, hiệu chỉnh bản ghi hiện có, tìm và xoá các
bản ghi bằng cách dùng Data Form.
104
Tin học cơ bản - Excel

6.2. Sử dụng hộp đối thoại Data Form

Đặt con trỏ ô nằm trong phạm vi vùng Database.
Thực hiện lệnh: Date/Form Hộp đối thoại sau hiện ra: Criteri
a
: nh
ập
điều ki
ệ

ngay trên vùng CSDL).
- Xác định địa chỉ vùng Database vào hộp: List Range.
- Xác định địa chỉ vùng Criteria vào hộp: Criteria Range.
105