Chuyên đề thực tập Đại học kinh tế quốc dân
ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN
KHOA KẾ TOÁN
~*~
CHUYÊN ĐỀ
THỰC TẬP CHUYÊN NGÀNH
Đề tài: Kế toán nghiệp vụ bán và thanh toán hàng bán tại
Công ty TNHH một thành viên Thương mại Dịch vụ và XNK

Họ và tên: Phan Thu Huyền
Lớp: KTA3
Giáo viên hướng dẫn: Th.sĩ Phan Trung Kiên
Hà Nội, tháng 04 năm 2008
K7KTA3 Phan Thu Huyền
1
Chuyên đề thực tập Đại học kinh tế quốc dân
MỤC LỤC
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC
KẾ TOÁN BÁN VÀ THANH TOÁN HÀNG BÁN TẠI CÔNG TY
TNHH MỘT THÀNH VIÊN THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ VÀ XNK.........44
K7KTA3 Phan Thu Huyền
2
Chuyên đề thực tập Đại học kinh tế quốc dân
Lời mở đầu
Trong công cuộc đổi mới quản lý kinh tế ở nước ta ( từ cơ chế quản lý
tập chung bao cấp sang cơ chế thị trường) nhiều chính sách, chế độ về tài
chính, kế toán đã được Nhà nước quan tâm sửa đổi bổ sung, nhằm phù hợp với
yêu cầu quản lý và phù hợp với các thị trường có tính phổ biến ở các nước
phát triển.
Cơ chế thị trường đòi hỏi các doanh nghiệp nói chung và các doanh
nghiệp thương mại nói riêng phải năng động sáng tạo, phải thực hiện hạch

chị, em trong phòng kế toán của Công ty tôi đã đi sâu tìm hiểu thực tế của
công tác hạch toán kế toán đồng thời mạnh dạn đi sâu nghiên cứu đề tài : Kế
toán nghiệp vụ bán và thanh toán hàng bán tại Công ty TNHH một thành
viên thương mại dịch vụ và xuất nhập khẩu, với mong muốn hoàn thiện hơn
nữa những kiến thức được học tập taị Nhà trường.
Vì thời gian và khả năng có hạn nên báo cáo thực tập này của tôi chắc
chắn còn nhiều khiếm khuyết, tôi rất mong được các thầy, cô giáo và các bác,
các cô, chú trong Phòng kế toán Công ty góp ý kiến chỉ bảo để tôi hoàn thiện
hơn kiến thức của mình.
Tôi xin chân thành cám ơn!
Kết cấu đề tài tốt nghiệp của tôi gồm ba phần:
Chương 1: Tổng quan về Công ty TNHH một thành viên thương mại
dịch vụ và XNK
Chương 2: Thực trạng kế toán nghiệp vụ bán và thanh toán hàng bán
tại Công ty TNHH một thành viên thương mại dịch vụ và xuất nhập khẩu
Chương 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán
và thánh toán hàng bán tại Công ty TNHH một thành viên thương mại dịch
vụ và xuất nhập khẩu
K7KTA3 Phan Thu Huyền
4
Chuyên đề thực tập Đại học kinh tế quốc dân
CHƯƠNG I
TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN
THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ VÀ XNK
1. Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty TNHH một thành viên
thương mại dịch vụ và xuất nhập khẩu
Công ty TNHH một thành viên Thương mại - dịch vụ và xuất nhập
khẩu (tên viết tắt: EXSECO) nằm trong khu liên cơ tại Ngõ 149, Giảng Võ,
Đống Đa, Hà Nội. Công ty là một đơn vị thuộc Liên minh HTX Việt nam,
được chuyển đổi theo quyết định số 1268/QĐ - LMHTX ngày 22/ 11/ 2005,

Lợi nhuận sau thuế 774,738 1,097,842 1,442,300
Thông qua bảng kết quả kinh doanh, ta thấy rằng tuy con rất trẻ nhưng
Công ty TNHH một thành viên Thương mại dịch vụ và xuất nhập khẩu đã rất
cố gắng để lợi nhuận qua các năm đều tăng. Lợi nhuận năm 2007 tăng 86% so
với năm 2005 đạt 1,442,300,000 đồng.
Công ty đặt mục tiêu chung trong những năm tới là đảm bảo sự tăng
trưởng và phát triển thị trường truyền thống, khai thác thêm thị trường mới,
nâng cao đời sống nhân viên.
2. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh
Thông qua các hoạt động kinh doanh và dịch vụ Công ty góp phần vào
quá trình lưu thông hàng hoá từ khâu sản xuất đến khâu tiêu dùng, từ thành
thị tới nông thôn, đồng thời cung cấp nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất.
Tham gia tích cực vào chương trình xuất khẩu và nhập khẩu theo quy định
của nhà nước nhằm góp phần thúc đẩy sản xuất trong nước.
K7KTA3 Phan Thu Huyền
6
Chuyên đề thực tập Đại học kinh tế quốc dân
Công ty tổ chức các hoạt động kinh doanh thương mại tổng hợp với các
ngành nghề sau: Nội thương hàng tiêu dùng, kinh doanh khách sạn, cung ứng
vật tư, đại lý ký gửi mua bán hàng hoá, thu mua nông lâm hải sản.
Sản phẩm và mặt hàng chính của Công ty:
a. Trong nước:
Buôn bán hàng tiêu dùng, buôn bán hàng tư liệu sản xuất, buôn bán hàng
lương thực thực phẩm, đại lý mua bán ký gửi hàng hoá, kinh doanh khách,
kinh doanh dịch vụ công cộng, sản xuất hàng tiêu dùng, lương thực, thực
phẩm, thủ công mỹ nghệ.
b. Xuất nhập khẩu:
- Nhập khẩu hàng tiêu dùng
- Nhập thiết bị máy móc.
Hiện nay công ty đang kinh doanh hơn 200 mặt hàng khác nhau song

Ghi chú:
Quản lý trực tuyến
Cơ cấu bộ máy của công ty gồm:
- Ban Giám đốc: Đứng đầu Công ty là Tổng Giám đốc Công ty do Liên
minh hợp tác xã Việt nam bổ nhiệm. Tổng Giám đốc Công ty tổ chức điều
K7KTA3 Phan Thu Huyền
8
Ban Giám đốc công ty
Phòng
Tổ
chức
hành
chính
Phòng
Xuất
Nhập
Khẩu
Phòng
Kinh
Doanh
Dịch
Vụ
Phòng
Kế toán
Trung
tâm
phân
phối
sản
phẩm

Bộ máy kế toán của công ty đóng vai trò quan trọng, là một bộ phận
không thể tách rời, cánh tay phải đắc lực trợ giúp Ban giám đốc trong việc
kiểm tra, giám sát mọi nghiệp vụ kinh tế tài chính diễn ra trong đơn vị. Phòng
K7KTA3 Phan Thu Huyền
9
Chuyên đề thực tập Đại học kinh tế quốc dân
kế toán cung cấp thông tin thường xuyên, liên tục, đầy đủ và kịp thời góp
phần nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh.
Do xuất phát từ đặc điểm kinh doanh của công ty là trên nhiều lĩnh vực
thương mại, dịch vụ và xuất nhập khẩu do đó phòng kế toán phải cung cấp
đầy đủ tất cả các thông tin, trên tất cả các lĩnh vực vì vậy nhiệm vụ của bộ
máy kế toán được thể hiện qua những nội dung chính sau:
- Ghi chép, tính toán số liệu một cách trung thực và chính xác về tình
hình kinh doanh của doanh nghiệp, tính toán đúng đắn chi phí bán hàng, chi
phí quản lý doanh nghiệp và các khoản chi phí khác.
- Kiểm tra, giám sát tiến độ thực hiện kế hoạch kinh doanh, tình hình
thanh toán với người mua, người bán, nghĩa vụ đối với nhà nước. Đồng thời
kiểm tra việc bảo vệ tài sản, vật tư, hàng hoá phát hiện những hiện tượng tiêu
cực trong kinh doanh.
- Cung cấp thông tin chính xác, trung thực và đầy đủ về mọi mặt hoạt
động kinh doanh trong đó chủ yếu là nghiệp vụ bán hàng nhằm phục vụ cho
việc điều hành và quản lý kinh doanh trong đơn vị đồng thời phục vụ cho
công tác kiểm tra, kiểm soát của nhà nước đối với hoạt động kinh doanh của
công ty.
Như vậy kế toán bán hàng là công tác quan trọng của doanh nghiệp
nhằm xác định số lượng và giá trị của lượng hàng hoá bán ra cũng như doanh
thu của doanh nghiệp. Song để phát huy được vai trò và thực hiện tốt các
nhiệm vụ đã nêu trên đòi hỏi phải tổ chức công tác kế toán thật khoa học và
hợp lý đồng thời cán bộ kế toán phải nắm vững nội dung của tổ chức công tác
kế toán.

sách thuế, chế độ trích lập và sử dụng các khoản dự phòng.
+ Có nhiệm vụ báo cáo tài chính theo yêu cầu quản lý và theo quy định
của Nhà nước cũng như của các ngành chức năng.
- Phó phòng kế toán có nhiệm vụ: Trợ giúp kế toán trong công việc
thường ngày, giải quyết công việc cho kế toán trưởng khi kế toán trưởng đi
vắng.
- Thủ quỹ: Chịu trách nhiệm theo dõi tiền mặt trong két và các khoản
thu - chi hàng ngày.
K7KTA3 Phan Thu Huyền
11
Kế toán trưởng
Phó
phòng
kế toán
Thủ
qũy
Thủ
kho
Kế
toán
bộ
phận
Chuyên đề thực tập Đại học kinh tế quốc dân
- Thủ kho: Phụ trách quản lý hàng hoá, công cụ dụng cụ, thực hiện các
nghiệp vụ nhập xuất hàng hoá, công cụ dụng cụ trên cơ sở các chứng từ hợp
lệ đã được kế toán trưởng, giám đốc ký duyệt.
- Kế toán bộ phận: Là kế toán nằm tại các phòng chuyên trách như:
Trung tâm phân phối sản phẩm, phòng xuất nhập khẩu, phòng kinh doanh
dịch vụ.
+ Kế toán trung tâm phân phối sản phẩm: Đảm nhiệm công việc ghi

Chuyên đề thực tập Đại học kinh tế quốc dân
phát sinh bằng những phương pháp khoa học của kế toán, phù hợp với chính
sách, chế độ quản lý kinh tế và đặc điểm tình hình cụ thể của từng doanh
nghiệp.
Nội dung của việc tổ chức công tác kế toán trong Công ty TNHH một
thành viên thương mại dịch vụ và Xuất Nhập Khẩu trong điều kiện ứng dụng
máy vi tính gồm những vấn đề cơ bản sau :
4.2.1. Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán
Đây là khâu đầu tiên của công tác kế toán nhằm cung cấp thông tin đầu
vào, làm cơ sở dữ liệu cho hệ thống thông tin, biến đổi thành thông tin kế toán
cung cấp cho các đối tượng sử dụng.
Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc, kế toán viên kiểm tra chứng từ
rồi định khoản đến từng tài khoản chi tiết (tiểu khoản, tiết khoản) ngay trên
chứng từ, phân loại chứng từ theo đối tượng, nghiệp vụ... rồi nhập số liệu
chứng từ vào máy, kiểm tra tính khớp đúng giữa số liệu trên máy với số liệu
trên chứng từ gốc.
Sơ đồ 3: Khái quát công tác kế toán
Ghi chú:
K7KTA3 Phan Thu Huyền
13
Chứng từ gốc
Sổ Nhật ký
chung
Sổ chi tiết cácTK
có liên quan
Sổ Nhật ký đặc
biệt
Sổ cái các TK
có liên quan
Bảng tổng hợp

toán của công ty:
- TK111 “Tiền mặt”: Phản ánh số hiện có và tình hình thu, chi tiền mặt
tại quĩ.
Tài khoản 111 có 3 tài khoản cấp 2:
+ TK111(1): Tiền Việt Nam
+ TK111(2): Ngoại tệ
+ TK111(3): Vàng, bạc, đá quý, kim khí quý
K7KTA3 Phan Thu Huyền
14
Chuyên đề thực tập Đại học kinh tế quốc dân
- TK112 “Tiền gửi ngân hàng”: Phản ánh số hiện có và tình hình biến
động tăng, giảm của tiền gửi ngân hàng.
Tài khoản 112 gồm có 3 tài khoản cấp 2:
+ TK112(1): Tiền Việt Nam
+ TK112(2): Ngoại tệ
+ TK112(3): Vàng, bạc, kim khí quí, đá quí
- TK 131 “Phải thu của khách hàng”: Dùng để theo dõi các khoản phải
thu của các đối tác kinh doanh trong mua bán, giao dịch. TK này được công
ty mở chi tiết theo từng đối tượng.
- TK 156 “Hàng hoá” : Phản ánh số hiện có và tình hình tăng, giảm
hàng hoá trong các doanh nghiệp thương mại, dịch vụ và những cơ sở sản
xuất có tổ chức hoạt động kinh doanh hàng hoá.
Tài khoản 156 gồm có 2 tài khoản cấp 2 :
+ TK156(1) : Trị giá mua hàng hoá
+ TK156(2) : Chi phí thu mua hàng hóa
- TK 331 “Phải trả người bán”: Phản ánh các khoản phải trả cho nhà
cung cấp.
- TK 611 “Mua hàng” : Phản ánh trị giá vốn của hàng luân chuyển
trong tháng (Trường hợp doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo
phương pháp kiểm kê định kỳ).

dùng cho quản lý doanh nghiệp...
Tài khoản này được mở thành 8 tài khoản cấp 2 tương ứng với nội dung
của từng loại CPQLDN.
- TK 3331 “Thuế GTGT phải nộp” : Phản ánh số thuế GTGT đầu ra, số
thuế GTGT của hàng nhập khẩu phải nộp, số thuế GTGT được khấu trừ, số
thuế GTGT đã nộp và còn phải nộp vào NSNN.
Tài khoản 3331 có 2 tài khoản cấp 3:
+ Tài khoản33311 “Thuế GTGT đầu ra”
+ Tài khoản 33312 “Thuế GTGT hàng nhập khẩu”
- TK 911 “ Xác định kết quả ”: Tài khoản này dùng để xác định kết quả
hoạt động sản xuất, kinh doanh và các hoạt động khác của doanh nghiệp.
4.2.3 Tổ chức hệ thống sổ kế toán
Sổ kế toán: Là những tờ sổ hoặc quyển sổ theo mẫu nhất định có liên quan
chặt chẽ với nhau dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo đúng
phương pháp kế toán trên cơ sở số liệu của chứng từ kế toán.
Sổ kế toán gồm 2 loại: Sổ chi tiết và sổ tổng hợp được mở ghi chép, quản
lý, lưu trữ và bảo quản theo chế độ kế toán hiện hành.
Tổ chức hệ thống sổ kế toán là việc xây dựng nên các mẫu sổ cần thiết, có
thể liên quan chặt chẽ với nhau, qui định việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế
theo đúng phương pháp kế toán trên cơ sở số liệu chứng từ kế toán. Tổ chức
K7KTA3 Phan Thu Huyền
16
Chuyên đề thực tập Đại học kinh tế quốc dân
sổ kế toán phải đảm bảo nguyên tắc: Mỗi DN chỉ có một hệ thống sổ kế toán
chính thức, kết cấu, phương pháp ghi sổ phải phù hợp với trình độ kế toán,
nhân viên quản lý. Nếu như tổ chức chứng từ kế toán nhằm cung cấp các
thông tin riêng rẽ về nghiệp vụ kinh tế phát sinh và làm cơ sở hoạt động tổng
hợp và chi tiết thì hệ thống sổ sách kế toán sẽ là công việc tiếp theo để xử lý
các thông tin ban đầu nhằm cung cấp các thông tin tổng hợp, có hệ thống theo
từng thời điểm không gian và thời gian về đối tượng quản lý. Vì vậy có thể

+ Sổ chi tiết thanh toán tạm ứng
+ Sổ chi tiết thuế GTGT
4.2.4 Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán
Để cung cấp thông tin kế toán cho yêu cầu quản lý nội bộ và cho các cơ
quan chức năng, Công ty thiết lập hệ thống báo cáo bao gồm:
* Báo cáo nội bộ:
- Định kỳ hàng tháng: Báo cáo quỹ, Báo cáo chấm công lao động.
- Định kỳ quý: Báo cáo lãi lỗ về tiêu thụ sản phẩm hàng hoá; Báo cáo
tình hình thu chi tiền mặt, ngoại tệ; Báo cáo công nợ; Báo cáo chi phí, thu
nhập bất thường.
* Báo cáo tài chính: gồm 4 loại theo quy định của chế độ kế toán:
Vì là một Công ty có hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra thường
xuyên, liên tục lên các nghiệp vụ phát sinh nhiều. Để đảm bảo chính xác của
thông tin kế toán, kịp thời xử lý khối lượng công việc và nâng cao trình độ
chuyên môn cho cán bộ kế toán. Công ty TNHH một thành viên thương mại
dịch vụ và xuất nhập khẩu đã áp dụng kế toán máy vào công tác kế toán. Việc
kết chuyển dữ liệu, tổng hợp, in ấn sổ sách, báo cáo sẽ do máy tính thực hiện
hoàn toàn. Kế toán chỉ việc lưu trữ chứng từ gốc, các sổ tổng hợp, các sổ chi
tiết do máy in ra vào các hồ sơ kế toán.
5. Nội dung tổ chức công tác kế toán ở Công ty TNHH một thành viên
thương mại dịch vụ và Xuất Nhập Khẩu trong điều kiện kế toán trên
máy
Để bắt kịp tốc độ phát triển kinh tế của nước ta cũng như trên toàn thế
giới, cùng sự tiến bộ của khoa học kỹ thuật và sự thay đổi trong cơ chế quản
lý của Nhà nước đã có những ảnh hưởng, tác động mạnh mẽ đến việc tổ chức
công tác kế toán trong doanh nghiệp, đòi hỏi tổ chức công tác kế toán phải
thật khoa học, hợp lý nhằm cung cấp thông tin một cách kịp thời, đầy đủ và
trung thực, đáp ứng yêu cầu của cơ chế quản lý trong thời đại mới.
K7KTA3 Phan Thu Huyền
18

K7KTA3 Phan Thu Huyền
19
Chuyên đề thực tập Đại học kinh tế quốc dân
Các mặt hàng khác cũng được mã hoá tương tự
* Mã hoá khách hàng:
- Mã hoá công nợ phải thu khách hàng
Ví dụ: Khách hàng là Công ty Thịnh Thái
131TTHIN: Phải thu khách hàng – công ty Thịnh Thái
- Mã hoá công nợ phải trả người bán.
Ví dụ: Công ty TNHH thương mại A Nam.
331ANNAM: Phải trả người bán - Công ty TNHH Thương mại An
Nam
Các đối tượng khác được mã hoá tương tự
K7KTA3 Phan Thu Huyền
20
Chuyên đề thực tập Đại học kinh tế quốc dân
CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN VÀ THANH TOÁN HÀNG BÁN TẠI
CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ VÀ XNK
1. Đặc điểm các phương thức bán hàng và phương thức thanh toán tại
công ty
1.1. Các phương thức bán hàng
Đối với các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh, bán hàng là khâu cuối
cùng của một chu kỳ kinh doanh. Đó là khâu then chốt quyết định việc sản
xuất kinh doanh có được liên tục hay gián đoạn, từ đó ảnh hưởng trực tiếp
đến kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Đối với các doanh nghiệp thương mại, tổ chức tiêu thụ sản phẩm là vấn
đề xương sống, quyết định đến sự tồn tại và phát triển của bản thân mỗi
doanh nghiệp. Công ty TNHH một thành viên thương mại dịch vụ và xuất
nhập khẩu bên cạnh hàng loạt các sản phẩm có chất lượng tốt, đa dạng, phong

1.2. Các phương thức thanh toán
Hiện nay công ty đang áp dụng các hình thức thanh toán sau:
- Thanh toán bằng tiền mặt: Đây là hình thức được sử dụng chủ yếu
trong công ty. Với trường hợp bán lẻ khách hàng mua với khối lượng ít nhân
viên bán hàng sẽ trực tiếp thu tiền mặt ngay sau khi giao hàng cho khách
hàng. Còn với trường hợp bán buôn cho các đại lý và siêu thị thì tuyệt đại đa
số các khách hàng này thường thanh toán vào một vài ngày cố định trong
tháng, đến ngày thanh toán kế toán đảm nhận việc thanh toán sẽ mang theo
phiếu nhập kho và bảng đối chiếu công nợ tới thanh toán (Việc thanh toán này
được trả bằng tiền mặt chiếm tới 80%). Số tiền thu được (hoặc chưa thu) sẽ
được ghi vào sổ công nợ của từng nhân viên bán hàng, kế toán bán hàng căn
cứ vào đó để ghi vào sổ doanh thu bán hàng và cập nhật số liệu vào máy, máy
sẽ tự động tính ra từng số tiền còn nợ của từng khách hàng.
- Thanh toán qua ngân hàng: Công ty sử dụng hình thức uỷ nhiệm thu,
uỷ nhiệm chi. Ngân hàng đóng vai trò là trung gian đứng ra thu, chi hộ các
khoản tiền từ khách hàng về cho công ty và từ công ty đến người bán.
K7KTA3 Phan Thu Huyền
22
Chuyên đề thực tập Đại học kinh tế quốc dân
2. Hạch toán các phương pháp kế toán bán hàng và thanh toán với người
mua tại Công ty TNHH một thành viên thương mại dịch vụ và XNK
2.1 Chứng từ và tài khoản sử dụng
a. Chứng từ
Đây là khâu đầu tiên của công tác kế toán nhằm cung cấp thông tin đầu
vào, làm cơ sở dữ liệu cho hệ thống thông tin, biến đổi thành thông tin kế toán
cung cấp cho các đối tượng sử dụng.
Hệ thống danh mục chứng từ trong Công ty TNHH một thành viên
thương mại dịch vụ và Xuất Nhập Khẩu gồm các loại chứng từ sau:
- Đơn đặt hàng của khách hàng
- Phiếu lên hàng

gian hàng trong siêu thị, hoặc nhân viên bán hàng quản lý theo khu vực, đến
tận nơi đặt hàng mang đơn về, hoặc được khách hàng đặt hàng qua điện thoại
hoặc fax. Quy trình đối với "Đơn đặt hàng trước" được thực hiện như sau:
K7KTA3 Phan Thu Huyền
24
Chuyên đề thực tập Đại học kinh tế quốc dân
Sơ đồ 4 : Quy trình đối với "Đơn đặt hàng trước"

K7KTA3 Phan Thu Huyền
25
Thu các
đơn hàng