1
Th.S. DINH TIEN MINH 1
CHƯƠNG 3: CHƯƠNG TRÌNH TRUYỀN
THÔNG HIỆU QUẢ
(Effective Communication)
1. Truyền thông là gì?
2. Qui trình thu thập, chuyển tiếp, xử lý
và lưu trữ thông tin
3. Các rào cản trong quá trình truyền
thông
Th.S. DINH TIEN MINH 2
ª Để đạt được hiệu quả cao trong hoạt
động truyền thông, chuyên viên PR
cần rèn luyện 3 kỹ năng sau:
1. Biên soạn và hiệu đính (Writing/
Editing → News Releases, Reports)
2. Nói chuyện thuyết trình (Speaking/
Presenting → Meetings, Speeches)
3. Tương tác, điều khiển độïi nhóm
Interacting → Seminars/ Conferences
2
Th.S. DINH TIEN MINH 3
Kỹ năng 1: Biên soạn
Hãy viết một bài ngắn (khoảng 50 từ) để
đăng trên báo Tiếp Thò về một loại nước
rửa chén/ máy nghe nhạc MP3 thế hệ mới
sẽ được tung ra thò trường vào tháng
11/2005. (10 phút)
Th.S. DINH TIEN MINH 4
Hãy đọc thật kỹ câu chuyện dưới đây và
hãy hoàn toàn tin tưởng vào những gì

trên để sửa lỗi và không đọc lại những câu
đã trả lời rồi.
4
Th.S. DINH TIEN MINH 7
1. Tuấn là đốc công
2. Công việc của Tuấn bắt đầu sớm
3. Buổi sáng, anh ta mệt khi tới nơi
4. Nhà anh ta ở xa cơ quan
5. Hôm đó, anh ta đi làm trễ
6. Tối hôm trước, anh không xem phim
7. Sếp không hài lòng vì nhân viên đi làm trễ
8. Tình huống này diễn ra vào tháng giêng
9. Tuấn làm việc ở xưởng B
10.Tuấn vào xưởng lúc 6 giờ
Th.S. DINH TIEN MINH 8
Bây giờ, hãy viết lại câu chuyện cho hoàn
chỉnh để người đọc không cảm thấy nghi
ngờ, khó hiểu ở một vài điểm nào đó.
5
Th.S. DINH TIEN MINH 9
Nhit tỡnh
ắ Bn khụng th thuyt phc c ngi khỏc nu trỡnh
by vn mt cỏch min cng, thiu s nhit tỡnh, nh
th ang phi "tr bi''.
ắ Hóy t ht nim tin vo sn phm hoc dch v m bn
ang cho bỏn v truyn nim tin ú n khỏch hng bng
nhit tỡnh ca chớnh mỡnh.
ắ Lu ý rng nhit tỡnh khụng cú ngha l phi núi nhanh
hay núi ln, m iu quan trng l phi trỡnh by vn
mt cỏch sinh ng v cú tớnh thuyt phc cao.

người có tầm ảnh hưởng đến việc ra quyết định mua sản
phẩm hoặc dịch vụ của bạn.
7
Th.S. DINH TIEN MINH 13
Đặt mình vào vị trí của người nghe
¾ Để bài thuyết trình thêm phần thú vị và đem đến cho
người nghe nhiều thông tin cần thiết, ngoài nội dung, bạn
cần để ý đến thời lượng của buổi thuyết trình.
¾ Hãy đặt mình vào vị trí của người nghe để xác định
mình cần nói điều gì. Nên nhớ rằng, lúc đầu khách hàng
không quan tâm đến bạn hay sản phẩm và dịch vụ mà bạn
đang chào bán. Để thu hút sự quan tâm của họ, bạn cần
phải làm cho họ thấy được lợi ích khi sử dụng sản phẩm
hoặc dịch vụ của bạn.
Th.S. DINH TIEN MINH 14
Chuẩn bị kỹ
¾ Nội dung của bài thuyết trình cần được chuẩn bị kỹ và
bạn cần phải thực hành nhiều lần trước khi tiếp xúc với
khách hàng. Điều này giúp bạn rèn luyện kỹ năng trình bày
và có thêm sự tự tin.
¾ Bạn cũng nên chú ý đến yếu tố thời gian. Nếu trong bài
thuyết trinh, bạn có sử dụng các đồ thị, bảng biểu thì phải
bảo đảm tính hợp lý và nhất quán của chúng.
¾ Hãy dự trù trước những câu hỏi mà khách hàng có thể
đặt ra và chuẩn bị câu trả lời.
8
Th.S. DINH TIEN MINH 15
Chú ý đến trang phục
¾ Ngày nay, trang phục công sở rất đa dạng tùy theo tính
chất của công việc. Điều này cũng ít nhiều gây khó khăn

relationships, entertainment programs,
learning people skills, leadership skills,
leadership development, accelerating
change, merging cultures, kicking off
new project teams, incorporating
different methods or cultures, or literally
building teams.
10
Th.S. DINH TIEN MINH 19
 Truyền thông/ giao tiếp là quá trình
thông qua đó con người bày tỏ quan
điểm hoặc diễn tả cảm xúc của mình.
 Truyền thông/ giao tiếp là việc chuyển
tiếp thông tin/ thông điệp từ một cá
thể/ tổ chức này đến một cá thể/ tổ
chức khác nhằm mục đích cho đôi bên
hiểu nhau.
1. Đònh nghóa
Th.S. DINH TIEN MINH 20
2. Thu thập, chuyển tiếp, xử lý,
lưu trữ thông tin
Ý nghó Ỉ Mã hoá
Người phát
Thông điệp
kênh
Tiếp nhận Ỉ giải mã
Người nhận
Phản hồi
Nhiễu
Hình 1: Sơ đồ quá trình truyền thông giữa các cá nhân

 Cần thiết phải lựa chọn phương tiện truyền thông thích
hợp trong đó bao gồm cả việc xác định phạm vi mà
phương tiện được truyền tải phải phù hợp với sản phẩm
(Tạp chí Nhà Đẹp).
 Đảm bảo mục đích mà hoạt động PR theo đuổi được
truyền tải một cách chính xác, ví dụ nỗ lực xây dựng
thương hiệu thông qua việc duy trì
đội bóng của Công ty
gạch Đồng Tâm.
13
Th.S. DINH TIEN MINH 25
6C TRONG THÔNG ĐIỆP PR
Content - Nội dung thông điệp cần đơn giản, dễ
hiểu và có ý nghĩa đối với người nhận
 Mead Johnson cho rằng, tình thương của người mẹ đối
với con bằng sữa Enfa A+ giúp trẻ thông minh và mang
đến niềm vui cho người mẹ “A+ cho bé và @ cho mẹ”.
Tuy nhiên, hình ảnh A+ hơi khó hiểu, vì nếu hiểu là điểm
thì Việt Nam sử dụng thang điểm 10 chứ không dùng điểm
A+; nếu hiểu theo nghĩa khoa học thì A+ mang thêm
DHA+ARA.
 Việc này phức tạp đến mức Mead Johnson phải sử dụng
thông điệp PR trên báo thông qua các bài phỏng vấn Tổng
giám đốc Tradewind Asia - Trưởng đại diện chịu trách
nhiệm tiếp thị của Mead Johnson Nutritionals tại Việt Nam
về các chất bổ sung DHA và ARA.
Th.S. DINH TIEN MINH 26
6C TRONG THÔNG ĐIỆP PR
Clarity - Thông điệp phải rõ ràng
 Thông điệp rõ ràng nhằm tránh những hiểu nhầm không

(Thương hiệu với nhà quản lý)
15
Th.S. DINH TIEN MINH 29
3. Các rào cản trong quá trình
truyền thông
a) Rào cản Văn hoá
b) Rào cản Thể chất/ Vật lý
c) Rào cản Tâm lý/ Nhận thức
d) Rào cản Ngôn ngữ/ Kỹ năng nghe
Th.S. DINH TIEN MINH 30
4. Giao thiệp với truyền thông
4.1 Soạn thảo một danh sách các đơn vò
truyền thông.
16
Th.S. DINH TIEN MINH 31
Một khi đã có danh sách, cần thực hiện các
công việc sau:
 Gọi điện thoại cho phòng thông tin để có
được tên, chức danh, điện thoại, fax của
người mà bạn cần liên lạc.
 Tìm kiếm những nhà báo chuyên viết về
lónh vực của tổ chức bạn.
 Tự giới thiệu về bạn. Tìm thời gian thích
hợp để gởi thông tin. Tìm hiểu xem họ
thích gởi thông tin qua phương tiện nào ?
Th.S. DINH TIEN MINH 32
4.2 Các hình thức giao thiệp với giới truyền
thông
 Điện thoại
 Thông cáo báo chí

Th.S. DINH TIEN MINH 36
4.4 Những yếu tố cần lưu ý trong việc thu
hút các phóng viên
 Gởi bài ồ ạt
 Thời gian đáp ứng
 Ngăn nắp, trật tự